现代企业档案管理流程

工作流程一、 合同归档1、 我司合同是属定格合同；2、 我司每年微波炉3月28日，空调10月份签订新年度合同；3、 根据新年度合同进行分地区分客户分类别进行整理归档；4、 按地区客户进行整理客户档案。（包括所有通讯地址）5、 按签订合同额度进行跟踪每月的合同额的完成进度。二、 合同、协议审批1、 合同及协议的签订，首先是由业务员进行对新客户的经营状态及经营实力的进行评审，评审合格业务员必须签字然后正本合同或协议一式两份寄回公司。2、 总部收到合同或协议，首先是进行年度政策的核对，如没有超出年度政策转交部门经理审批生效，如超出年度政策必须部门经理审批签字后转总裁办审批方可生效。三、 文件归档1、 总裁办在每个时期的发文，统一签收后转交部门主管批阅方可传阅及归档。2、 部门每个时期的发文，按部门发文格式下发，发出的文件必须有部门经理签字及盖章方可发出及归档。3、 发出的文件要及时跟踪反馈。四、 邮件收发1、 公司西门的邮件快递收发室，每天发两次，上午九点半一次，下午两点半一次。2、 每天邮件签收后进行登记汇总（做一份邮件清单表），然后拆开邮件核对办事处的邮件清单及票据或资料是否相符，如果不相符当时马上要打电话去办事处咨询交寄人是否漏寄。3、 办事处寄回公司的资料一般分为11类：1、银行汇票、银行承兑汇票；2、退回增值税发票；3、折让证明、客户倒开冲差发票、串号发票、超市收货单等；4、合同、协议；5、客户奖励确认单、返利发票、转款委托书；6、业务员的差旅费、微波炉、空调展台制作费，促销活动费等；7、办事处日常开支的固定费用票据；8、业务员、内务员、促销员进厂登记表及资料；9、促销员月薪酬收入表；10、售后部相关资料；11、其它资料。4、 根据11类资料进行转发工作：1、 银行汇票、银行承兑汇票；（1）微波炉、小家电货款转发给欧阳琰韫签收；（2）空调货款转发吴惠玲签收。2、 退回增值税发票，转发给财务单证曾书华书签收。3、 折让证明、客户倒开冲差发票、串号发票、超市收货单等，转发给中国市场销售部陈建华签收。4、 合同、协议，转发给中国市场销售部李秀清签收。5、 客户奖励确认单、返利发票、转款委托书，转发给财务单证叶翠云、陈诗签收。6、 业务员的差旅费、微波炉、空调展台制作费，促销活动费等，转发给中国市场管理科徐丹签收。7、 办事处日常开支的固定费用票据，转发给中国市场管理科张昌权签收。8、 业务员、内务员、促销员进厂登记表及资料，转发给中国市场管理科林慧娴签收。9、 促销员月薪酬收入表，转发给中国市场管理科刘海琼签收。10、 售后部相关资料，转发给售后部相关人员。11、 其它资料，转发给相关人员。5、当天收到的邮件或包裹原则上当天要处理完毕。五、 业务人员进、出手续衔接1、新聘业务人员及终端经理，必须理先征得领导同意，然后提供书面申请报告领导批复后，方可将个人资料寄回中国市场管理科备案。2、营销中心内部及跨地区业务人员调岗，必须征得领导同意，提供书面说明报回中国市场销售部。3、业务人员及终端经理的辞职或辞退，必须出具辞职或辞退申请报告，经领导同意批复后，办理离职交接手续，并填写交接清单，交接完毕方可离去。4、公司人力资源部招聘的推广员派往营销中心实习，如需转为我部正式业务员，必须由营销中心经理出具申请报告，领导同意批复后，人力资源部在行政科办理转岗手续，才算我部正式业务员。5、每月在月初汇总一份中国市场销售部驻外业务人员变动情况表给中国市场管理科，进行人员更新及备案。六、 ISO900评审衔接工作1、 根据每年的质量分解目标与质量考核指标，进行每月月初对微波炉、空调统计新品销售率计算（按月度发货进度量，数据在财务打单组肖江凤处取数），统计表做好，交一份全质办张小娥备案，中国市场销售部留一份备案。 2、为了配合公司对ISO900评审，每年进行一次微波炉、空调经销 商满意度调查。经销商满意度调查，现在基本定在每年的订货会进行。收集及整理有关ISO900评审相关资料。 中国市场销售部 李秀清一、 合同签订要求1、 合同/协议签订之前，所有的条款必须先征得公司条线主管同意，然后将合同/协议文本传回公司，经公司条线主管审核同意后方可将正本寄回公司。2、 合同/协议签订，谁经办，谁签字。二、 办事处寄邮件要求1、 办事处寄邮件统一归口由一人办理。2、 寄邮件要填写一份邮寄清单，所有寄回的资料必须列明清楚一目了然。（清单表按公司统一格式，请看附表）3、 邮件清单填写完毕，经办人必须签上名，填写日期。三、 办事处业务人员进、出手续衔接要求1、新聘业务人员及终端经理，必须理先征得领导同意，然后提供书面申请报告领导批复后，方可将个人资料寄回中国市场管理科备案。2、营销中心内部及跨地区业务人员调岗，必须征得领导同意，提供书面说明报回中国市场销售部。3、业务人员及终端经理的辞职或辞退，必须出具辞职或辞退申请报告，经领导同意批复后，办理离职交接手续，并填写交接清单，交接