秘书工作职责概要

秘书工作职责 随着我校研究生教育的发展，学位申请人员不断增多，为规范学位申请工作，方便论文答辩秘书检索各项工作要求，特编写秘书工作手册答辩秘书工作职责列表如下：工作职责工作要求答辩工作组织答辩前工作安排答辩秘书审核论文格式，符合要求后，方可打印；协助导师、学生，进行论文的评阅，并回收论文评阅书；审核学位培养材料与成绩。答辩时间安排表公示，内容包括：姓名、专业、论文题目、答辩时间、地点、参加人员等（版式附后）由二级单位汇总后报研究生处准备答辩酬金（酬金标准附后）答辩用的材料（清单附后）答辩过程中的工作明确论文答辩程序，并准备一份程序交答辩主席明确答辩委员会决议意见书写要求并拟初稿答辩后资料收集按资料收集清单做学位评定工作学位评定分委会工作准备学位评定分委会汇报材料博士学位论文创新点学位评定分委会决议用表格大学学位评定委员会工作准备大学学位评定委员会汇报材料大学学位评定委员会决议用表格学位申请材料与档案整理学位申请材料整理要求第一部分 答辩工作组织1、 答辩前工作（1）学位论文格式的审核：研究生学位论文完成后，经导师审核通过并签名，由答辩秘书审核论文格式，符合要求后，方可打印；同时审核研究生培养材料与学位成绩，合格者发论文评阅人与答辩委员会聘书。（2）评阅书的回收：协助导师、学生，进行论文的评阅，并回收论文评阅书；（3）答辩前三天需将答辩时间安排表公示；（4）准备答辩用酬金；（5）准备答辩材料，要求研究生填写学位申请书；2、附录：广州中医药大学研究生学位论文基本要求与写作规范为了进一步提高学位工作水平和学位论文质量，保证我校学位论文在结构和格式上的规范与统一，特做如下规定：一、学位论文基本要求（一） 科学学位硕士论文要求1.论文的基本科学论点、结论，应在中医药学术上和中医药科学技术上具有一定的理论意义和实践价值。2.论文所涉及的内容，应反映出作者具有坚实的基础理论和系统的专门知识。3.实验设计和方法比较先进，并能掌握本研究课题的研究方法和技能。4.对所研究的课题有新的见解。5.在导师指导下研究生独立完成。6.论文字数一般不少于3万字，中、英文摘要1000字左右。（二）临床专业学位硕士论文要求1.学位论文包括病例分析报告及文献综述。2.学位论文应紧密结合中医临床或中西结合临床实际，以总结临床实践经验为主。3.学位论文应表明申请人已经掌握临床科学研究的基本方法。4.论文字数一般不少于8000字，中、英文摘要1000字左右。（三）科学学位博士论文要求1.研究的课题应在中医药学术上具有较大的理论意义和实践价值。2.论文所涉及的内容应反映作者具有坚实宽广的理论基础和系统深入的专门知识，并表明作者具有独立从事科学研究工作的能力。3.实验设计和方法在国内同类研究中属先进水平，并能独立掌握本研究课题的研究方法和技能。4.对本研究课题有创造性见解，并取得显著的科研成果。5.学位论文必须是作者本人独立完成，与他人合作的只能提出本人完成的部分。6.论文字数不少于5万字，中、英摘要3000字；详细中文摘要(单行本)1万字左右。（四）临床专业学位博士论文要求1.要求论文课题紧密结合中医临床或中西结合临床实际，研究结果对临床工作具有一定的应用价值。2.论文表明研究生具有运用所学知识解决临床实际问题和从事临床科学研究的能力。3.论文字数一般不少于2.5万字，中、英文摘要2000字；详细中文摘要(单行本)5000字左右。二、学位论文的格式要求（一）学位论文的组成博士、硕士学位论文一般应由以下几部分组成，依次为：1.论文封面；2. 原创性声明及关于学位论文使用授权的声明；3.中文摘要；4.英文摘要；5.目录；6.引言；7.论文正文；8.结语；9.参考文献；10.附录；11.致谢。1.论文封面：采用研究生处统一设计的封面。论文题目应以恰当、简明、引人注目的词语概括论文中最主要的内容。避免使用不常见的缩略词、缩写字，题名一般不超过30个汉字。论文封面“指导教师”栏只写入学当年招生简章注明、经正式遴选的指导教师1人，协助导师名字不得出现在论文封面。2原创性声明及关于学位论文使用授权的声明（后附）。3.中文摘要：要说明研究工作目的、方法、成果和结论。并写出论文关键词35个。4.英文摘要：应有题目、专业名称、研究生姓名和指导教师姓名，内容与中文提要一致，语句要通顺，语法正确。并列出与中文对应的论文关键词35个。5.目录：将论文各组成部分(13级)标题依次列出，标题应简明扼要，逐项标明页码，目录各级标题对齐排。6.引言：在论文正文之前，简要说明研究工作的目的、范围、相关领域前人所做的工作和研究空白，本研究理论基础、研究方法、预期结果和意义。应言简意赅，不要与提要雷同。7.正文：是学位论文的核心部分。可包括：临床观察、调查资料、实验研究、理论探讨，形成的论点、导出的结论，本研究方法与已有研究方法的比较，以及经过加工整理的图表等。论点、论据和观点应力求准确完备，客观清晰，合乎逻辑。正文中的图、表要符合统计学要求，应精心设计绘制，具有自明性。图题连同图号置于图下。表题连同表号置于表上。表内不能用“同上”、“同左”、“”等代替，应一律填入具体数字或文字。计量单位、缩略词和符号必须符合国家规定标准。其行文方式和文体可根据研究课题的表达需要灵活掌握。8.结语：系论文最终和总体的结论，不是正文各段小结的简单重复，要求起到对全篇论文画龙点睛的作用。结论应准确、完整、明确、精炼，要重点阐述自己的创造性工作在本领域中的地位和作用或新见解的意义，如果不可能导出应有的结论，也可以没有结论而进行必要的讨论，进一步提出需要讨论的问题和建议。9.参考文献：引用时，在引出处右上角用方括号标注阿拉伯数字编排序号。参考文献应按文中引用顺序列出，应用原文献语种。10.附录：包括论文内过分冗长的公式推导；重复性数据图表；实验性图片；论文使用的重要符号说明、计算单位、缩写、程序全文及说明。11.研究生在学期间发表论文情况。格式为：编号作者（要求列出前三位作者，中间用“，”分隔；超过三位加“等”）.文章题目名.期刊名，年份；卷数(期数)：页码。12.致谢：指对给予各类资助、指导和协助完成研究工作以及提供各种对论文有利条件的单位和个人表示感谢。三、博士学位论文详细中文摘要（单行本）学位论文详细中文摘要是学位论文的缩影，应具有独立性和自含性，即不阅读学位论文全文也可获得全文的主要信息和结论，是一篇完整的短文，应突出本文的新见解和创造性成果。包括研究目的、研究方法与内容、研究结果、结论，应分项写，项目标题居中。摘要一般不含图表。论文摘要须单独打印。四、学位论文打印格式及装订1.学位论文全部采用WORD编辑。页面采用A4纸张，上下边距均为2.7cm，左边距2.7cm，右边距2.7cm，行距为1.25倍行距。双面打印。2.学位论文封面版式从网上下载。3论文目录、提要、引言、正文、结语、附录、致谢内容及摘要正文用小四号宋体字；每部分另起一页，正文起始页为奇数页；“目录”、“摘要”、“引言”等两个字标题，用小三号黑体字居中排，每字之间空两格，四个字以上的不空，均与下文之间空一行；英文摘要中“论文题目”、“摘要”小三黑体居中，实词首写字母大写，其他小写；“专业名称”、“作者姓名”、“导师姓名”（Speciality: Author: Tutor:）竖排左对齐，与关键词同用小四黑体。其他用小四宋体。“关键词”另起一行，“关键词”用黑体，后空一格，之间用“；”分隔。正文一级标题用小四号黑体，各级标题占一行，左对齐；图序及图名用小四号黑体字置于图的下方；表序及表名用小四号黑体置于表的上方。论文中标题、图表可采用阿拉伯数字连续编号，如：1 1.1 1.1.1 1.1.1.1；图1；表1；也可采用一、 （一） 1. （1） 。文中所用表格一律采用三线格式，其中上线和底线宽度为1磅，中间线宽度为0.5磅，表中内容及表后注一般用5号宋体。4.每页要有页眉，在版心上加一横线，其上居中奇数页打印论文题目，偶数页打印“广州中医药大学届博（硕）士学位论文”字样，字号为小5号楷体。页码标注在每页下方的正中位置。页码、页眉从“引言”起加至最后。5.参考文献格式为：引用期刊文献：编号作者（要求列出前三位作者，中间用“，”分隔；超过三位加“等”）.文章题目名.期刊名，年份；卷数(期数)：页码.引用著作：编号作者（要求列出前三位作者，中间用“，”分隔；超过三位加“等”）.书名，出版地：出版单位，出版年，版次：页码.6博士学位论文详细摘要每项标题用小三黑体居中；其他格式同论文正文格式。每页加页眉，在版心上加一横线，其上居中奇数页打印论文题目，偶数页打印“广州中医药大学届博士学位论文摘要”字样，字号为小5号楷体。7论文与摘要采用印刷式装订，为学位档案管理需要，论文装订不可用订书针，侧面须用胶粘。五、打印研究生在完成论文初稿后要交导师审阅。经审定的二稿要在指导小组范围内做论文报告，广泛征求意见后再作修改。论文及摘要清样分别由导师签署“同意打印”意见，交各二级单位研究生主管部门审核、备案后，方可正式打印。附:广州中医药大学学位论文原创性声明本人郑重声明： 所呈交的学位论文，是个人在导师的指导下，独立进行研究工作所取得的成果。除文中已经特别加以注明引用的内容外，本论文不含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的作品成果。对本文的研究做出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明并致谢。本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。 学位论文作者签名 日 期： 年 月 日关于学位论文使用授权的声明本人完全了解广州中医药大学有关保留使用学位论文的规定，同意学校保留或向国家有关部门机构送交论文的复印件和电子版，允许被查阅和借阅。本人授权广州中医药大学可以将本学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或其他复印手段保存和汇编本学位论文。（保密论文在解密后应遵守此规定）论文作者签名 论文导师签名 日 期： 年 月 日分类号 学校代号 10572UDC 密级 学 号 博士学位论文(论文题目2号宋体加粗)学位申请人4号宋体加粗指导教师姓名4号宋体加粗专业名称4号宋体加粗申请学位类型科学学位/专业学位(选择)论文提交日期2007年4月分类号 学校代号 10572UDC 密级 学 号 博士学位论文(详细摘要)(论文题目2号宋体加粗)学位申请人4号宋体加粗指导教师姓名4号宋体加粗专业名称4号宋体加粗申请学位类型科学学位/专业学位(选择)论文提交日期2007年4月分类号 学校代号 10572UDC 密级 学 号 博士学位论文(非医攻博)(论文题目2号宋体加粗)学位申请人4号宋体加粗指导教师姓名4号宋体加粗专业名称4号宋体加粗申请学位类型科学学位论文提交日期2007年4月分类号 学校代号 10572UDC 密级 学 号 博士学位论文(非医攻博)(详细摘要)(论文题目2号宋体加粗)学位申请人4号宋体加粗指导教师姓名4号宋体加粗专业名称4号宋体加粗申请学位类型科学学位论文提交日期2007年4月分类号 学校代号 10572UDC 密级 学 号 硕士学位论文(论文题目2号宋体加粗)学位申请人4号宋体加粗指导教师姓名4号宋体加粗专业名称4号宋体加粗申请学位类型科学学位/专业学位(选择)论文提交日期2007年4月分类号 学校代号 10572UDC 密级 学 号 硕士学位论文(以同等学力申请硕士学位)(论文题目2号宋体加粗)学位申请人4号宋体加粗指导教师姓名4号宋体加粗专业名称4号宋体加粗申请学位类型科学学位/专业学位(选择)论文提交日期2007年4月分类号 学校代号 10572UDC 密级 学 号 硕士学位论文(高校教师申请硕士学位)(论文题目2号宋体加粗)学位申请人4号宋体加粗指导教师姓名4号宋体加粗专业名称4号宋体加粗申请学位类型科学学位论文提交日期2007年4月答辩时间安排表公示（表格版式附后）广州中医药大学研究生论文评阅、答辩补贴标准1、硕士研究生论文的评阅，每份补贴80元，论文答辩：每位参加论文答辩专家补贴100元（含误餐费）2、博士研究生论文的评阅，每份补贴100元，论文答辩：每位参加论文答辩专家补贴150元（含误餐费）聘请校外专家参加论文答辩，补助交通费50元。3、其他补贴标准（1）答辩秘书：硕士生每生30元，博士生每生40元。（2）生活秘书：每生20元。（3）答辩记录员：每生二人，每人20元。（4）答辩茶水费：每场一次性50元。答辩前准备材料清单1、 学位申请书一式两份；2、 学位申请人个人简历一份，3、 论文评阅书，硕士一式两份，博士一式五份；4、 授予博、硕士学位人员信息登记表一份5、 论文答辩评议意见表一式3-5份填写学位申请表注意事项填写硕士学位申请表注意事项1、 学位论文评阅人（二人）须聘请与本门学科、专业相关的学术造诣较深的教授、副教授或职称相当的专家担任，其中必须有一名院外专家。导师组参加评阅人人数最多为一人。2、 学位论文答辩委员（3-5人）须聘请与本门学科、专业研究方向相关的学术造诣较深的教授、副教授或相当职称的专家。申请科学学位聘请5位专家，其中必须有一名校外专家参加；申请临床专业学位，聘请3位专家，其中必须有一名院外专家参加。导师不能担任答辩委员会主席。答辩委员会主席（一人）由副教授、教授或相当职称的专家担任。导师组成员参加答辩人数最多二人。3、 答辩委员会的委员可以同时担任论文评阅人。4、 聘请院外答辩委员原则上限于广州地区。5、 聘请院外答辩委员的委员人选，由研究生所在教研室和指导老师共同提名，经院、系、所领导审核同意后，送研究生处审核批准。填写博士学位申请表注意事项1、 学位论文同行评议人（五人）（1）应尽可能聘请国务院学位委员会学科评议组成员。（2）国内同类学科、专业或相关学科、专业的博士生导师、教授参加评议。（3）正在指导博士生学习的副教授以上职称专家可参加评议。（4）至少应有二名外单位专家进行论文评议。2、学位论文答辩委员（五人）（1）论文答辩委员会委员应由学术造诣较高的相关学科专家组成。尽可能聘请本学科、专业和相关学科、专业的博士导师、教授或相当职称专家参加。其中有二名以上外单位专家。（2）答辩委员会主席由教授或相当职称的专家担任，指导教师可以参加答辩委员会，但不能担任主席。（3）聘请外单位答辩委员原则上限于广州地区。（4）同行评议人、答辩委员会委员的人选，由研究生所在教研室主任和指导教师共同提名，经院、系、所领导审核同意后，送研究生处审核批准。二、答辩过程中秘书工作1、答辩过程中秘书工作步骤答辩过程中，按照论文答辩程序进行，答辩秘书根据论文评阅书的意见起草答辩委员会决议讨论稿，按答辩委员会人数复印，填写好表决票；在答辩委员会举行会议时，将决议讨论稿与表决票发给答辩委员会，经讨论与表决投票，形成论文评语和答辩决议，填入学位申请书，答辩委员会签字，同时发放答辩补贴。 2、附录论文答辩程序一、答辩委员会秘书宣布本次论文答辩委员会组成人员和担任本次答辩委员会主席名单；二、答辩委员会主席宣布答辩开始，并宣读答辩规则；（如系多人答辩，可以集体宣布，然后抽签决定答辩顺序）； 三、导师简略介绍答辩人情况（政治思想、主要经历、主要课程成绩、研究生学习期间取得的成绩和发表的文章、论文工作完成情况等）；四、答辩人报告论文，时间要求：硕士不少于30分钟，博士不少于60分钟；五、答辩委员会成员，列席人员提问，申请人答辩（也可给15分钟准备），答辩时间不少于30分钟；六、申请人及列席会议者暂时退场；七、答辩委员会举行会议，宣读评阅人意见，对论文评议，并就是否通过论文答辩、建议授予学位进行表决，全体成员三分之二以上（含三分之二）同意为通过；形成论文评语和答辩决议，填入学位申请书，须经答辩委员会签字；八、申请人及列席者回到会场，答辩委员会主席宣布论文评议及表决结果；九、主席宣布答辩会结束。答辩委员会对论文答辩的决议书写要求1、 概述论文的研究内容、结果；2、 对论文的评议；3、 答辩委员会的决议。例如：本课题在系统整理/总结 中西医研究进展的基础，对 进行了临床或实验研究，结果显示： ，本研究在 方面（理论、方法、技术、设计等）具有创新性，或提出独到见解，对 进行了有益的探索/对某疾病的防治/某方面研究具有指导作用/提供理论依据。 本课题立题新颖/正确，依据充分，数据准确/可靠，方法可行/先进，结论可信；答辩时，思路清晰，问题回答流利，答辩委员会 同意通过论文答辩，并建议授予博士学位/临床医学专业博士学位，硕士学位/临床医学专业硕士学位。拟博士学位论文创新点要求姓名：论文题目：创新点：字数不超过150字，由答辩秘书根据答辩委员会的决议，提炼出来。 内容要求：评价客观、准确、规范。例如：*博士，导师：*，论文题目：*，本论文的创新点：1、2、3、三、 答辩后秘书工作1、 答辩后工作要求：答辩后秘书需整理答辩材料，答辩材料清单博士答辩后的学位申请材料汇总： 序号材 料 名 称份数备注1学位申请书2答辩秘书审核项目2学位论文评阅书53毕业（学位）论文14论文答辩评议意见表55照片答辩现场拍摄（单人正面相一张、与答辩委员会合影一张）26学位研究生培养管理信息录入表（硕士）1硕士答辩后的学位申请材料汇总： 序号材 料 名 称份数备注1学位申请书2答辩秘书审核项目2学位论文评阅书2-53毕业（学位）论文14论文答辩评议意见表3-55照片答辩现场拍摄（单人正面相一张、与答辩委员会合影一张）26学位研究生培养管理信息录入表（博士）1第二部分 学位评定委员会工作一、 学位评定分委会会议1、会议工作：分委会主席主持会议，分委会秘书宣读申请人学位论文答辩委员会的决议，博士学位申请人须读学位论文创新点，经投票表决，将决议写入分会学位授予审核报告书，做好会议记录，经分委会主席签字后，交学校学位评定委员会办公室。2、准备材料清单：序号内容数量1各位申请人学位论文答辩委员会的决议分委会成员每人一份2博士的决议后另附博士学位论文创新点分委会成员每人一份3分委会授予学位表决票分委会成员每人一份4学位授予审核报告书一份5分委会授予学位名单一份6分委会会议记录一份2、附录：学位评定分委员会授予博士/硕士学位表决票（根据需要调节大小）序号姓 名表 决序号姓 名表 决同意反对弃权同意反对弃权注：请评委在相应的表决栏目中划“”，表决票须盖有学位评定分委会公章方为有效。会议日期： 年 月 日学位评定分委员会名称：（公章） 广州中医药大学学位评定委员会分会学位授予审核报 告 书* 本报告书必须附分委会会议详细记录（附件1）和授予学位名单（附件2）分会名称会议时间地点应到委员人数实到委员人数缺席委员人数出席委员名单缺席委员名单列席人员名单学位评定委员会分会决议书本次申请学位人数 名，其中博士 名，硕士 名。经本次学位评定分委会讨论、表决决定：同意授予博士学位 名，其中未能全票（到会委员）通过的 名。同意授予硕士学位 名，其中未能全票（到会委员）通过的 名。未通过授予博士学位 名，未通过授予硕士学位 名。详细名单附后。有关授学位的其它决议（包括答辩委员会未通过或分委会未通过，但允许在一定时间内修改论文重新答辩、申请学位的情况）以上决议报校学位评定委员会审批。 分委会主席：记录人： 年 月 日广州中医药大学学位评定委员会分会表决授予学位名单学位评定分委会： 学分会。主席签名：第 页，共 页。（注：1、“学号”按在校生的学号排列，如同等学力申请学位，请注明“同力”；2、“学位类别”指博士、硕士和学士；3、“表决结果”分为三类：全票通过，非全票通过，未通过；4、本表格为分委会会议报告书附件2，可加页。）；5请按照单位、授予学位类别（博士、硕士）、专业、学号排列。序号姓名专业学位类别同意票数不同意或弃权表决结果广州中医药大学学位评定委员会分会会议记录（本记录是报告书的附件1。详细记录分委会会议过程、主要议题、讨论和表决情况。由分委会指定人员记录）分委会名称：二、大学学位评定委员会会议1、 大学学位评定委员会会议前准备工作（1）会议要求：开会前一周，各二级学院按要求将学位论文上交大学学位评定委员会办公室，以便汇总送大学学位评定委员会专家评审；会议按大学学位评定委员会会议议程进行，由各分委会主席汇报各分委会学位审核情况。（2）材料准备清单：序号准备材料份数备注1各分委员会总体情况汇报12博士学位论文创新点27份3大学学位评定委员会决议用表格27份4论文上交论文需在会议前一周上交2、会议过程中记录好大学学位评定委员会对所在院所学位审核的情况与决议。3、会后在博、硕士学位申请书中，填写分委会与大学学位评定委员会的决议意见，并签字盖章；按要求整理材料上交。附录：广州中医药大学学位评定委员会会议议程（当年议程见具体通知）一、学校学位评定委员会主席宣布会议开始二、学位申请基本情况汇报1学校学位评定委员会办公室主任汇报本年度硕士、博士学位申请的基本情况。2教务处王洪琦处长汇报本年度学士学位申请的基本情况。三、各分委会主席报告学位申请人审核情况，按以下顺序进行：第一临床医学院分委会 第二临床医学院分委会基础医学院分委会 针灸骨伤学科分委会 中药与哲学学科分委会 研究所分委会1学士、硕士学位申请人审核情况介绍（1）本科各专业毕业及学士学位情况介绍（2）硕士总体情况介绍 （3）七年制硕士申请情况（4）在职申请硕士学位人员情况（5）学位评定委员会对硕士学位申请人进行审核与表决（6）工作人员统计投票结果2博士学位申请人审核情况(1)各分委会主席报告博士学位申请人基本情况（重点报告论文创新点答辩委员会投票情况分委会审核意见）（2）评定委员会对博士学位申请人进行审核与表决（3）工作人员统计投票结果四、学校学位评定委员会主席宣布学位评定表决结果五、学校学位评定委员会主席宣布会议结束各分委会学位授予情况总体汇报（附例）第一临床医学院申请学位研究生基本情况介绍申请学位人数共89人1、博士研究生：20人，申请学位：申请临床医学博士学位15人，申请医学博士学位 5人；临床能力考核成绩：15人均在80分以上；学位课程：均合格；答辩委员会与分委会投票情况：均全票通过。2、硕士研究生：37人申请学位：申请临床医学硕士学位35人，申请医学硕士学位2人；临床能力考核成绩：36人均在80分以上；学位课程：均合格；答辩委员会与分委会投票情况：均全票通过。3、七年制学生：17人申请学位：均申请临床医学硕士学位；临床能力考核成绩：均在80分以上；学位课程：均合格；答辩委员会与分委会投票情况：均全票通过。4、同等学力人员申请博士、硕士学位： 人申请学位：申请临床医学硕士学位 人，申请医学硕士学位 人；临床能力考核成绩： 人均在 分以上；外语情况： 学位课程：均合格；答辩委员会与分委会投票情况：均全票通过。第一临床医学院学位评定委员会年 月 日大学学位评定委员会会议前材料准备要求一、 上交要求：会议前一周将学位论文上交学位科，要求博士、硕士分开捆扎，上附姓名、专业与论文题目清单，以便分发大学学位评定的专家。硕士论文要求全文5份、电子版1份，即每单位硕士论文为5捆，上附清单。博士论文全文5份、详细中文摘要25份、电子版1份，即每单位博士论文全文为5捆，详细中文摘要25捆，上均附清单。二、 学位申请材料每生一