外贸笔记之《细节决定成败(邮件的标题、附件及签名档)》

8月14日【回盘训练营第十期】讨论主题是细节决定成败（邮件的标题、附件及签名档）。经过大家的热烈讨论，现把内容汇总在邮件中，方便查看和学习。我们的分享只是抛个砖，希望引出更多玉！大家有好的经验也欢迎继续在群里分享哦 同时也希望明天继续关注哦！Part 1: 邮件标题引言：是否收到这样名字的询盘呢？Please send me more information on your RC car?或是这样的：What is the MOQ on your rc toys.这些标题很多都是系统推荐买家填写的，并不一定是买家自己填写或关注的哦;所以如果直接回复”RE”，对方不一定会知道这是在回复他发出去的邮件呢，很难被买家感兴趣并打开。第一种：用买家名称与供应商名称。简短点的，举个例子：ToJohn-MP3player-fromXXX。如果买家根本就对我们公司不熟悉，可以通过第三方来引起买家重视。例如：如果买家认可某一个行业的零售商walmark，可以写：walmarktrustedsupplierofmp3player如果买家信任阿里巴巴平台，则写：alibabaverifiedsupplierofmp3player如果信任某个同行的买家JohnSmith，则写：JohnSmithrecommendedsupplierofmp3players上面这些都是通过第三方引起重视的例子疑问1：供应商表示阿里巴巴的金牌会员 但是客户依然担心钱的安全性；（这种要怎么办？）答：因为在阿里巴巴上找的客户，再说这个用处不大的时候就要突出其他的亮点：比如质量、品质、和谁合作过等疑问2：国外的客户 要求我们把当地成交过的客户资料给他，他好去看看我们的货；（这种我们该怎么应对？）答：我们和买家有签订协议，不得泄露买家的资料。当然，如果我们合作，我也不会泄露您公司的任何资料。但是有一点我可以告诉你：这个买家自称是当地行业的第三大的公司。给买家无限的想象空间；第二种：邮件标题用产品报价。譬如:PreferentialquotationforModel101atthepriceofUS$8.99FOBXX但有产品型号、报价币种及数据的标题邮件可能会被服务器当作兜售产品或广告垃圾邮件拦截或删除，可以考虑改成：Mp3offersonepercentlessthanyourtargetprices。这样可以顺便探知买家的目标价。但对印度买家慎用, 印度买家特别关注价格，如果这样做，价格很可能被压得更加低第三种：邮件标题用客户求购的产品名称。譬如：Model123mp3player,或者Productcatalogofmp3players这些邮件标题能够突现买家查询的产品类型。但是买家从邮件标题上看不出独特卖点与附加值，因此不一定会重视这个邮件，那么我们可以尝试把邮件标题写为：Popularmp3playersinEuropeanMarket(如果欧洲是买家的销售市场),或者Mp3playerswithpatenteddesigns。归根一句，就是勇当标题党，让买家先看了我们的邮件再说！学员晒标题：1. 100pcs hair comb (0.24 USD/pc) to Mr. Martin Zamecnik from Karen 这是我成交的一个小小单点评：很不错，用价格和买家姓名去吸引买家，有一个小细节需要注意一下，就是出现一些数据，可能会被服务器当作兜售产品或广告垃圾邮件拦截或删除2100pcs hair dye (with FDA certificate) to Mr.Lin from Karen也可以把产品所通过的认证写进去，如果对方很在意认证的话点评：用认证的亮点去吸引买家。注意：不要想着自己没有大公司的合作都没有亮点，价格、质量、MOQ、认证、后续服务、交货期准时、买家的称赞哪怕简介给大买家做过产品等等的都可以作为亮点，关键是你是否愿意去发掘。但是前提是先了解自己的买家，了解客户的需要，再针对性的设置标题。Part 2: 公司介绍附件注意点：1. 附件名称和邮件标题都不宜过长。2.关于附件的格式，当然首选PDF格式啦。原因主要有两个：1）PDF更专业2）wordexcel容易携带病毒了。3）海外不一定都用micro soft操作系统，不一定能够打开word和excel。在中国流行用micro soft操作系统，是因为我们很多用的都是盗版的。但是在很多国家是控制不能用盗版的，而使用微软的费用又很高，所以部分买家未必适用微软的操作系统。最后现在是移动互联网时代，智能手机，平板电脑使用率大大提高。动不动就是“发自我的iphone,发自我的ipad。再用word, excel，确实不方便买家打开。3.附件的大小也是要注意的。如果用wordexcel制作报价单，插图太多也会很大，但转化为PDF格式之后就会小很多了。所以发送成功率更高。至于附件大小应该多少才合适，这个跟接收方的邮箱服务器有关，反正就尽量控制。4.附件标题注意不要使用中文，否则会出现乱码或者并屏蔽。Part 3: 邮件签名档管理员晒案例供大家讨论大家的看法：CONTACT:MARY CHENABC Trading Co., LTDADD.:XXXXXXTEL:（86）0754 89564231FAX:（86）0754 89564232MOBMAIL:WEBSITE:1.skype， msn等即时联系方式没有 2.网址缺www3.手机前没有86，可以是+86，（86）或者00864.电话0754去掉0管理员分析：1. 注意一个小细节，电话号码的表示方法，区号前面不要加0，多加了1个“0”，买家就无法拨通电话了2.要有在线聊天工具帐号，方便买家沟通3. email最好可以多留一个，避免邮件退信后，买家有多个选择总结一下，签名档有2个主要作用，一是体现公司的专业、正规；二是方便买家即时联系。签名档是您的名片，要信息完整、专业清晰。一般情况下都会包括姓名、职位、公司名称、手机号码、电话、传真、邮箱、网址、地址，或者可以加上旺旺或MSN等聊天，还可以加上公司logo，甚至可以加上专业个人形象照片。管理员晒优质案例管理员晒的这个签名档比较专业，希望了解签名档的制作。邮箱功能支持的话有个傻瓜的方法是把签名档用PS制作成图片插入邮件正文最末尾。但更建议使用买家容易拷贝的文字格式。其实不管哪种展示形式，最重要的是注意信息完整：包括姓名、职位、部门、公司全名、Email、电话、传真、移动电话、地址、网页、Trade Manager和MSN等在线聊天工具账号但是邮箱地址，网址、电话等这些不要在图片中，因为图片客户不能点也不能复制粘贴 很多买家就懒得做了小分享：一.文档格式转换工具：1. 07版的office软件：word/excle转化为pdf格式操作如下：1. 03版的office软件：Excel转为PDF :/exc