EffectiveTimeManagement-meteor有效的时间管理.ppt

Margaret Jing on 29th April,2009,Time Management 时间管理,厦门米特自动化设备有限公司 管理培训,生命知多少！-关于时间的一个小游戏,请准备一张长条纸用笔将它划成10份（中间部分刚好每两列一份代表生命中的十年，分别写上10，20等，最左边的空余部分写上“生”字，最右边的空余部分写上“死“字）,生 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 死,请大家按我提的问题去做-,请问你现在几岁？（把相应的部分从前面撕掉） -过去的生命是再也回不来了！请撕彻底撕干净！ 请问你想活到几岁？（如果不想活到100岁的话就从后面把那部分撕掉） 请问你想几岁退休？（把相应的退休以后的部分从后面撕下来，不用撕碎，放在桌子上） -就剩这么长了，这是你可以用来工作的时间。 请问一天24小时你会如何分配？一般人通常是睡觉8小时（有人还不止呢！）占了 1/3，吃饭、休息、聊天、看电视、游玩等又占了1/3，其实真正可以工作有生产力约8小时，只剩1/3。所以请将剩下来的折成三等份。并把2/3撕下来，放在桌子上。 比比看。请用左手拿起剩下的1/3，用右手把退休那一段和刚才撕下来的2/3加在一起。 -请思考一下您如何用好左手的1/3时间工作赚钱，提供自己另外2/3的吃喝玩乐及退休后的生活。,时间知多少！,这个游戏，你按要求做完了吗？你有什么感想？上海的一次培训课堂上，一位近50岁重新创业的女士做完这个游戏，当场就“哇”的一声大哭了起来！,人生最宝贵的两项资产,时间,头脑,天下最公平的是什么,时间,时间特性,供给毫无弹性,无法蓄积,无法取代,无法失而复得,课程目的,引导学员了解时间管理四象限及其根本、智慧，以及与个人生活及工作的关系 记事簿的使用 邮件系统DWA在时间管理方面的运用；,时间管理的本质,管理时间，就是管理自己 管理自己，就是管理自己的时间 管理了自己的时间，就等于管理了自己的生命,时间管理总体水平的测试,请你根据自己的实际情况，计分方式为：从不0分，有时1分，经常2分，总是3分 我在每个工作日之前都能为计划中的工作做些准备。 凡是可交派下属或别人去做的，我都交派下去 我利用工作进度来书面规定工作任务与目标 我尽量一次性处理完毕每份文件 我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序排列，依次办理这些事情 我尽量回避干扰性电话、不速之客的来访，以及突然的约会 我试着按照生理节奏变动规律曲张图来安排我的工作 我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件 当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要事情时，我会说“不”,结论：,0-12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。 13-17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。 18-22分：你的时间管理状况良好。 23-27分：你是值得学习的时间管理的典范。,浪费时间的原因主观和客观两大方面,做事目标不明确 作风拖拉 缺乏优先顺序，抓不住重点 过于注重细节 做事有头无尾 没有条理，不简洁，简单事情复杂化 事必躬亲，不懂得授权 不会拒绝别人的请求 消极思考,结论：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。,时间管理四象限-1,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,非重要，非紧急,非重要，紧急,M4,尽量避免扩大M1,尽量减少M3事情,多投资时间在M2,尽量避免做M4事情,时间管理四象限-2,干扰的事件 无谓的电话信件会议 闲聊 游逛,防患于未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 制定计划,危机（救火） 急迫的问题 有期限压力的计划,重要,紧急,不速之客 无关紧要信件 某些电话 浪费时间之事,陪女友逛大街-必须的do it now!,陪岳母逛大街-无奈的Delegate!,陪客户逛大街-战略的Draw it!,陪老婆逛大街-多余的Dont do it!,分清事务轻重缓急，进行如下的排序,重要且紧急比如救火、抢险等）-必须立刻做 重要但不紧急比如学刁、做计划、与人谈心、休检等）只要没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。 紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”，而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）只有在优先考虑重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则，而不是把“重要”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。 既不紧急也不重要比如娱乐、消遣等事情有闲工夫再说。,判断一下您属于哪个类型,执行的关键,当上司或是客户有紧急要求，让你必须调整时间段，应该先依照优先序来比较判断。如果现在正在执行的任务更重要，应该先与对方沟通，取得建议或是谅解； 约束自己，不要对不重要的、突如其来的任何事项与干扰立即反应，除非它是极度重要又极度紧急的，否则应该坚守优先序的原则。 约束自己，不要在做事中途自己去找一些不相干的事来打断自己的工作(这是许多人的一种逃避方式)。 今日事今日毕，你今天安排的任务事项完成的比例，将决定你当天对工作的掌控程度与成就和满足感。当你完成一个任务事项后，可以在执行清单上打个钩或标上“OK”，或者就画个笑脸，这样可以促使你继续为下一件事而愉快地努力。,如 何 处 理 低 价 值 的 活 动,授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 降低自己的标准，不要追求完美。 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 将它们汇总，集中时间处理。,做正确的事比正确的做事更重要！,时间管理习惯,积极,全面,排序,计划,保持主动，拥有更多控制权。,目标要求的全部任务都予以列示，整体考虑。,按分类排序，时间比例适当，按顺序做事。,提前准备，安排计划，逐步实施。,十年计划,两年计划,年计划,月计划,周计划,日计划,节省时间的方法,目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。 优先级最高的事物先着手。 与拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。 大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。 自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。 学会委派别人做事。 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。 减少例行事物：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。,节省时间的方法,避免完美主义。记住80/20定律 避免作出过多许诺，对你在有限时间内能完成的工作持现实态度 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件 设置时间限制。如：做某些决定时，不应超过3分钟 聚精会神地做手头的事情 处理重要事情时，使用大块的时间 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易 文书工作争取只处理一次 在行动以前彻底地思索整件工作 第一次就做好,谋杀时间的凶手,没有日程计划 生活失去平衡 桌面杂乱（请看后页） 睡眠不足 不吃午饭 办事拖拉 会议冗长 不速之客闯入 电话干扰 经常加班加点 穷于应付突发事件,上班漫谈、聊天 交待不清，事情做错 不敢拍板，等待指示 不考虑事情过于复杂 主管事必躬亲 完美主义办事 不考虑轻重缓急 凭记忆办事 主办人员迟到 同样的事总是一而再再而三地出现,办公室美学,物以类聚，东西用毕物归原处不乱放东西把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记好记性不如烂笔头，要勤于记录 处理文件的3个环节迅速回复,迅速归档，以免文件弄乱或弄丢及时销毁,没用的文件要及时处理掉,对策,该扔则扔 不要移师暗处 不放无关物品，将物品放在固定地方。 建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾办公桌,记事簿的内容,记录与提醒你需要去完成的行动任务； 日程、时程安排、约会、行程安排； 记录会议、谈话内容； 订目标计划； 记录与查询联系人通讯录； 记录想法心得、创意点子,邮件系统DWA如何帮助您进行时间管理,邮件进行重要度标示（Follow up),Follow up,Follow up,To Do,TO DO,TO DO,注意使用邮件中的提醒功能,接受会议或培训邀请后，打开Calendar在提醒栏后打勾并选择提醒时间 每天上班后打开邮件系统后浏览一下Calendar中当天会议或培训安排，做到准时出席，不浪费他人时间，从而他人也不会浪费您的时间,培训后回答的问题,1、你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少时间睡觉？ 2、你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？ 3、开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。 4、每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？ 5、你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？ 6、你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？ 7、你每天花多少时间保护自己的健康？,一些数据分享给大家,人们一般采用13种不同的方法管理他们的时间。 人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。 一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或者多余耗费花1个半小时，每周7个半小时。 10个人中有9个人会在会议开始的时候做白日梦。 做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。 如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自己一天做12件事情，则会完成7-8件事。 上班的人平均每天发出和接收190条讯息。,一些数据分享给大家,每天自学1小时，7小时一周，