Word2000的排版技术.ppt

Word 2000的排版技术,制作人：许克林,目 录,字符格式的编排 段落格式的编排 版 面 设 置 样 式 模 板 自 动 生 成 目 录 文档的预览和打印,字符格式的编排,字符格式 字符格式的查看 字符格式的设置 字符格式的重复（复制）,字符格式,字符格式：指对英文、汉字、数字和各种标点符号进行字符类型的格式化。包括常规设置和效果设置。常规设置分为字体、字形、字号设置；效果设置分为下划线、字体颜色、上下标、字符间距和字符位置。,字符格式的查看,选中字符在格式工具栏上，或“格式”“字体”，在字体对话框中查看。,字符格式的设置,可在输入前预先设置再输入字符，也可在输入后选中再设置,利用格式工具栏：单击格式工具栏上对应的按钮 利用“字体”对话框可一次性设置多种字符格式 “格式”“字体” 设置后点“确定”按钮 利用快捷组合键更加方便快捷,利用格式工具栏设置字符格式,字体列表框,字形按钮,字号列表框,字体颜色按钮,利用“字体”对话框设置字符格式,字符格式的重复（复制）,设置字符格式后，选中其它字符“编辑” “重复”；或 选中其它字符使用Ctrl+Y组合键。 使用格式刷：选中已设置好格式的字符单击或双击常用 工具栏上的“格式刷”按钮 选取其它字符。 格式刷：其主要功能是复制字符和段落格式，还可复制表格的单元格格式和图形格式（非组合图形）。 单击格式刷只能使用一次，松开鼠标左键即取消格式刷的使用；双击格式刷可使用多次，要取消格式刷的使用，可再次单击格式刷或按“Esc”键。,段落格式的编排,段 落 段落格式的查看 段落格式的设置 段落格式的复制 段落格式的重复 对 齐 方 式 段 落 缩 进 方式 制 表 位,段 落,段落：指以段落标记结束的一些文本和图形或任何其他对象 的集合。 段落标记： 即“回车”符号。是按Enter键（回车）产生的， 要显示或隐藏段落标记，应单击常用工具栏中的 “显示/隐藏编辑标记”按钮 ，或选择“视图”“显 示段落标记”命令 段落格式：是文档段落的属性，Word 2000中段落格式包括 缩进、对齐、行间距、段间距以及制表位等。 段落排版：是指对段落进行段缩进、对齐、行间距和段间距等 设置以确定整个段落的外观。,段落格式的查看,选中段落或光标置于某段在格式工具栏上，或“格式”“段落”，在段落对话框中查看。,段落格式的设置,利用格式工具栏：将光标置于某段中或选取要设置的几个段落单击格式工具栏上对应的按钮 利用标尺设置段落的缩进：将光标置于某段中或选取要设置的几个段落用鼠标左键拖动标尺上相应的缩进标记。 利用“段落”对话框可一次性设置多种段落格式：将光标置于某段中或选取要设置的几个段落 “格式”“字体” 设置后点“确定”按钮,格式工具栏中的段落格式化部分按钮,标尺上的缩进标记指针,“段落”对话框,“段落”对话框可以设置： 对齐方式、缩进方式、行间距、段间距、换行、分页、中文版式、制表位等。,段落格式的复制,新段落：按回车键在新段落中没用上段的段落格式。 旧段落：使用“格式刷”能复制选定段落的所有格式 （包括字符格式）。操作步骤： 将光标置于已设置好段落格式的段落中，或选中该段落。 单击（或双击）常用工具栏上的“格式刷”按钮，鼠标指针在文本编辑区变为插入点涂刷的组合指针。（单击只能使用一次，双击可多次使用） 在要复制格式的段落中单击鼠标，或按住左键拖过要复制格式的多个段落。 如是双击选取的格式刷：单击“格式刷”按钮，或按Esc键停止“格式刷”的使用。,段落格式的重复,设置段落格式后，选中其他段落（或将光标置于其他段落中）“编辑” “重复（R）格式”；也可使用组合键Ctrl+Y，或直接按F4键。,对 齐 方 式,段落对齐方式：是指文本在页面中的水平或垂直排列的方式。Word2000主要有三类对齐方式：,段落对齐方式的设置：将光标置于要设置的段落中或选取要设置的段落 “格式” “段落” 在段落对话框的“缩进和间距”选项卡中设置；也可直接单击“格式工具栏”上的对齐方式按钮设置。,段落对话框中设置对齐方式,五种对齐方式,两端对齐：使正文沿页的左、右边距对齐，Word自动调整每一行的空格。当文本满行时呈两端对齐，不满行时呈左对齐。两端对齐是Word正文默认的对齐方式。 居中：正文居中，一般用于标题或表格内的内容居中对齐。当文本满行时呈两端对齐，不满行时呈居中对齐。 右对齐：使正文沿右页边距对齐。当文本满行时呈两端对齐，不满行时呈右对齐。 左对齐：使正文沿左页边距对齐。当文本满行时呈两端对齐，不满行时呈左对齐。 分散对齐：使正文沿页的左、右边距在一行中均匀分布；还可选定几个字符后（不含段落符号），按设定的距离（字符个数）均匀分布。 提示：英文文本，两端对齐以单词为单位，自动调整单词间空格的大小；分散对齐以字符为单位均匀分布。,段 落 缩 进 方式,首行缩进：控制插入点所在段的第一行和第一个字的起始位置 悬挂缩进：控制插入点所在段中除第一行的其他行的起始位置 左缩进：控制插入点所在段的左边界缩进位置 右缩进：控制插入点所在段的右边界缩进位置,段落缩进方式的设置,方法一：在“段落”对话框中的“缩进和间距”选项卡中设置。 方法二：拖动水平标尺上相应的标记滑块设置，这种方法最 快捷直观 方法三：单击格式工具栏上的“减少缩进量”、“增加缩进量” 按钮，可设置左缩进量（单击一次为一个字符位置 的缩进量）,制 表 位,制表位的含义 制表位的使用,制表位的含义,制表位是指在水平标尺上的位置，指定文字缩进的距离或一栏文字开始之处。 表格是由表元素和表格线组成的。表的内容可以不用格线来划分成小格，而是依靠相互之间的固 定的间距和规则的纵横定位来形成表的特征，这就是制表位。,制表位,制表位的使用,制表位的三要素 制表位的包容性 设置制表位的两种方法 在段落中应用制表位,制表位的三要素, 制表位位置 对齐方式 前导字符,制表位位置,制表位位置用来确定表内容的起始位置，比如，确定制表位的位置为10.5厘米 时，在该制表位处输入的第一个字符是从标尺上的10.5厘米处开始，然后，按照指定的对齐方式向右 依次排列。,对齐方式,制表位的对齐方式与段落的对齐格式完全一致，只是多了小数点对齐和竖线对齐方式。选择小数点对齐方式之后，可以保证输入的数值是以小数点为基准对齐；选择竖线对齐方式时 ，在制表位处显示一条竖线，在此处不能输入任何数据。 制表符对齐方式： 左对齐、右对齐、居中、小数点对齐 、竖线对齐,前导字符,前导字符是制表位的辅助符号，用来填充制表位前的空白区间。比如，在书籍的 目录中，就经常利用前导字符来索引具体的标题位置。前导字符有4种样式，它们是实线、粗虚线、细 虚线和点划线。,制表位的包容性,制表位是符号与段落缩进格式的有机结合，所以，只要是在普通段落中可 以插入的对象，都能够被插入到制表位中。,设置制表位的两种方法,使用“制表位”对话框 设置 利用水平标尺来设置制表位,使用“制表位”对话框设置制表位,操作步骤：“格式”“制表位”；或“格式”“段落” “中文版式” “制表位” 在打开的“制表位”对话框中完成对三要素的设 置。输入制表位位置选择对齐方式选择前 导符单击设置按钮，再如法设置其余制表位 最后单击“确定”按钮。,Word默认的制表位宽度为0.74厘米（2字符），即每按一次Tab键，光标向右移动的距离。,利用水平标尺来设置制表位,操作步骤：选定要设置制表符的段落 单击水平标尺左侧“制表符对齐方式”按钮，选择 制表符对齐方式 单击水平标尺对应位置上的刻度值（被击点产生 制表符） 执行第、 设置其余制表位,制表符对齐方式按钮,默认状态下的制表符为左对齐方式,在段落中应用制表位,应用制表位的关键是如何把光标快速定位到指定的制表位处，然后再输入表中的内容。在Word2000中：按一下“Tab“键就可以快速地把光标移动到下一个制表位处，在制表位处输入各种数据的方法与常规段落完全相同。,版 面 设 置,页面设置 文档的分页 节的设置 插入页码 设置页眉和页脚 设置分栏 边框和底纹 首字下沉 其他格式,页面设置,版面的组成 页面设置对话框的操作,文档的页面设置指对文档设置每页的排版版面,版面的组成,每页的版面由版心以及版心周围的空白位置组成,页面设置对话框的操作,“页面设置”对话框的打开方法： “文件”“页面设置” “页面设置”对话框可以设置：页边距、纸张大小、方向、页眉、页脚、版式、对齐方式等,Word默认的纸张大小： A4（21cm29.7cm） 方向：纵向,文档的分页,软分页 控制分页,软分页,软分页又称为自动分页，当文本内容超过一页时，Word会按设置的页面大小自动分页，在普通视图方式下自动分页在文档中用一条水平虚线表示。,控制分页,当特殊需要时，有们常常自己插入分页符，实现对文档分页的控制，这种分页方式称为人工分页或硬分页。操作步骤为： 将光标定位到需要设置分页的位置。 单击“插入”“分隔符”命令，打开”分隔符”对话框。 选中”分页符”单选按钮，单击”确定”。 提示：将光标定位后，按Ctrl+Enter键可插入分页符，将光标移到人工分页符标记前，按Del键可删除分页符。 “分隔符”是在文档中分隔页、栏或节的符号，Word 2000中的分隔符包括分页符、分栏符和分节符。,节的设置,节的概念 分节符类型 设置分节的方法,节的概念,节是文档中可以独立设置页面格式的部分。在默认状态下Word将整篇文档视为一节，在较复杂文档的排版中，若需要使一篇文档的不同内容具有不同的编排样式，在Word中可以将文档“分节”后，分别进行不同的格式化，实现复杂文档的排版。 在文档中“节”是以分节符作标记的，它既是上一节内容的结束，也是下一节内容的开始。 分节符是分隔相邻节的标记，分节符中存贮了节的格式设置。分节符在文档中显示为包含有”分节符”字样的双虚线。 “节”可以包括多个段落，”节”中保存了纸型、页眉、分栏等页面格式。,分节符类型,四种类型：,设置分节的方法,如果需要为文档的不同部分设置纸的纸型、页眉、分栏等页面格式，就需要将文档分为多个节。在文档中插入分节符的操作步骤： 将光标定位到需插入分节符的位置； 单击“插入”“分隔符”命令，打开”分隔符”对话框； 在”分节符类型”单选组中单击需要的分节类型单选框；再单击”确定”按钮。 这样就可在光标位置插入指定类型的分节符。 提示：”连续”型分节符经常被用于平衡多栏文档的栏尾。在制作分栏文档时，我们经常会遇到这样的一个问题文档最后一页两栏的底部不齐。对于这种情况，我们只需在文档的末尾处插入一个”连续”型分节符，Word会自动平衡两栏的底部。,插入页码,页码 添加页码 修改页码 删除页码,页码,页码：文档每一页面上标明次第的数目字。用以统计文档的面数，便于用户检索。 Word一般把页码作为页眉和页脚进行格式化，只要在文档的任意位置插入页码号，Word即会为全文的页码自动编号。,添加（插入）页码,Word一般把页码作为页眉和页脚进行格式化，只要在文档的任意位置插入页码号，Word即会为全部文档的页码自动编号。插入页码可以通过如下两种方法： 如果页眉或页脚中只包括页码：“插入”“页码” 在页码对话框中设置后单击“确定”。 如果除页码外，还要加上文字及图形等信息，则可使用建立“页眉和页脚”的方法。,“页码”对话框,修改页码,可以在“页码格式”对话框中修改起始页码；也可修改页码格式。 可以双击页码进入“页眉和页脚”编辑状态，直接修改页码的字符格式。,删除页码,双击页码处进入“页眉和页脚”编辑状态选择页码按Delete键。即可将整个文档或当前节的页码删除。,设置页眉和页脚,页眉和页脚 插入页眉和页脚 在文档中建立不同的页眉和页脚 修改页眉和页脚 删除页眉和页脚,页眉和页脚,在文档的每一页顶部或下部（上、下页边距处）的描述文字称为页眉和页脚。 页眉和页脚可以是文档的章节、页码，或者是公司的名称、徽标及其他任何信息。,插入页眉和页脚,单击“视图”“页眉和页脚”命令，进入页眉和页脚编辑状态将光标定位到文档的页眉/页脚区域中； 在页眉区域中输入或插入页眉/页脚的内容，设置页眉的文字及其他内容的格式。 单击”页眉和页脚”工具栏上的”关闭”按钮 提示：单击”页眉和页脚”工具栏（系统自动弹出）上的”页眉和页脚间切换”按钮 切换到页脚区域；如果要对页眉中的内容进行修改，请双击页眉和页脚区域，激活页眉或页脚之后，可以象处理文档正文一样处理页眉或页脚内容。,在文档中建立不同的页眉和页脚,给奇、偶页建立不同的页眉和页脚 在文档的首页建立不同的页眉和页脚 在文档的不同的节建立相同的页眉和页脚,给奇、偶页建立不同的页眉和页脚, 单击“文件”“页面设置”，打开”页面设置”对话框单击“版式”标签 选中“奇偶页不同”复选框单击”确定”按钮。 单击“视图”“页眉和页脚”，进入页眉和页脚编辑状态， 页面上的“页眉（或页脚）”标志变为“奇数页页眉（或页脚）”编辑框设置“奇数页页眉（或页脚）”中的内容。 单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示下一项”按钮 设置“偶数页页眉（或页脚）”中的内容。 单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮。,显示前一项,在文档的首页建立不同的页眉和页脚, 单击“文件”“页面设置”，打开”页面设置”对话框单击“版式”标签 选中“首页不同”复选框单击”确定”按钮。 单击“视图”“页眉和页脚”，进入页眉和页脚编辑状态， 页面上的“页眉（或页脚）”标志变为“首页页眉（或页脚）”编辑框设置“首页页眉（或页脚）”中的内容（如不设置，首页页眉和页脚空白）。 单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示下一项”按钮 设置其他页“页眉（或页脚）”中的内容。 单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮。,在文档的不同的节建立相同的页眉和页脚, 将文档分为多个节。 在创建每个节的页眉页脚时单击并弹起“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮 切断本节的页眉页脚与前节的链接关系。,修改页眉和页脚,进入“页眉和页脚”编辑状态，可以在其编辑框中对页眉或页脚中的内容格式、位置、页眉和页脚线进行修改和调整。 对页眉或页脚中的内容格式、位置的修改和设置基本上与文档排版 中的基本操作相同。 调整页眉和页脚的位置，除了应用段落的对齐、缩进方式的设置调整其水平位置外，还可以通过“页面设置”对话框调整页眉和页脚与正文之间的距离。 设置页眉和页脚线可以通过“格式”菜单中的“边框和底纹”对话框或“表格和边框”工具栏中设置线的类型和粗细；线的长短可以在“段落”对话框中或使用水平标尺调整左、右缩进。,删除页眉和页脚,进入页眉和页脚编辑状态选择不需要的内容按Delete键或退格键（Backspace键）。,分栏排版,分栏 设置分栏,分栏,在同一页面中，将文档分成几个竖向区域，文字从一个竖向区域的末尾连接到下一个竖向区域的开始的排版方式称为分栏。 当设置的纸张较大而每一行的内容太长，或要编排版面形式多样的电子板报，可能使用分栏排版，从而便于文档内容的排列和阅读，也可使版面样式丰富多彩。,设置分栏,建立分栏格式必须切换到“页面视图”显示方式，才能显示分栏效果。设置分栏可以通过下列两种方法进行： 利用“其他格式”工具栏（只能建立相同的栏宽）： 选中要分栏的段落或将光标置于要栏的节中单击“其他格式”工具栏上的“分栏”按钮 按住左键拖出所需的栏数。 利用“分栏”对话框： 选中要分栏的段落或将光标置于要栏的节中单击“格式”菜单中的“分栏”命令，在弹出的“分栏”对话框中设置。,提示：要想取消分栏只需把要栏数设置成一栏即取消了分栏。,“分栏”对话框的操作,边框和底纹,边框和底纹是文档的一项重要修饰内容，可为字符、段落、表格、单元格，甚至整个页面添加边框和底纹。,用“边框和底纹”对话框添加边框 用“表格和边框”工具栏添加边框 添加底纹,用“边框和底纹”对话框添加边框,选定设置边框的字符 或段落（对全文或节的页面设置只需定位光标） 选择“格式”“边框和底纹” “边框”（为页面添加边框，选择“页面边框”选项卡） 在设置栏选择设置的边框形式 在线型、颜色、宽度列表框中选择框线的外观效果 在预览框中观察设置效果，也可单击某边改变该边的框线设置。 设置好后单击“确定”按钮。,提示： “边框”选项卡中可以设置文字、段落、表格、单元格的边框。 “页面边框”选项卡只能针对整篇文档或节的页面设置边框。 如只设置选定文字的边框，可使用格式工具栏中的“字符边框”按钮 。,用“表格和边框”工具栏添加边框,选定设置边框的字符 或段落（表格和边框工具栏不能设置页面边框） 单击常用工具栏上的“表格和边框”按钮 在“表格和边框”工具栏中：选择线型、粗细、边框颜色，最后单添加边框按钮中的“外部边框”或“所有框线”,“表格和边框”工具栏,添加底纹,底纹的设置同边框一样，选定文本后，打开”边框和底纹”对话框，选择”底纹”标签（选项卡），就可进行底纹的设置。在底纹选项卡中，可以为选定的文字、段落、表格、单元格 添加底纹。,首字下沉,首字下沉是将段落或章节的第一个字符放大、增强并下沉，以强调视觉效果。操作步骤： 把插入点放到要设置首字下沉的段落中或选定要设置首字下沉的段落。 单击【格式】菜单中的【首字下沉】命令，打开【首字下沉】对话框 。 在”位置”选项组中，根据需要选择”下沉”或”悬挂”选项，如果选择”无”，则取消以前设置的首字下沉。 在”选项”栏的”字体”列表中设置好下沉字符的字体，在”下沉行数”增量框中指定首字的高度占多少行，在”距正文”框中指定首字与段落中其他文字之间的距离。 单击“确定”按钮。,“首字下沉”对话框,其他格式,用“其他格式”工具栏和“格式”菜单中的“中文版式”选项下的相关命令可以为选定的文本和段落设置其他格式。 突出显示：给选择的文本添加底纹 着重号：给选择的文本添加着重号 双删除线：给选择的文本添加双删除线 拼音指南：给选定的汉字添加拼音 合并字符：将所选的字符排列成组合字符（最多支持6个字符） 带圈字符：将选定的字符用圆圈或方框、三角形、菱形圈起来 （一次只能对一个汉字或2个英文字母或2个数字设置） 纵横混排：将选定的文本实现纵向排版，以实现“纵横混排” 双行合一：将选定的文本分成两行后合在一起作为一行文字进 行排列和显示。,其他格式工具栏,打开“其他格式”工具栏：“视图”“工具栏” “其他格式”,样 式,样式的概念 样式的分类 样式的使用 样式的建立 样式的修改和删除,样式的概念,样式是指一组已经命名的存储在Word中的字符格式和段落格式的组合。它涉及到字体、字形、字体的大小、行间距、对齐方式和段落间距等。 样式是模板的一个重要组成部分，将定义的样式保存在模板上，既可提高工作效率，双可统一文档风格。利用样式可以快速地对大量的文字或段落进行相同的排版操作。,样式的分类,字符样式：保存了对字符的格式化，包括文本的字体、大小、粗体和斜体等字形格式、大小写以及其它效果等。 段落格式：保存了字符和段落的格式，如字体和大小、对齐方式、行间距、段间距、缩进以及边框等。,样式的使用,利用“格式”工具栏使用样式 利用“样式”对话框使用样式,利用”格式”工具栏使用样式,操作步骤： 选中要应用样式的段落或文本。 打开”格式”工具栏中”样式”下拉列表框。 单击所需的样式。,利用“样式”对话框使用样式,操作步骤： 选中要应用样式的段落或文本。 单击【格式】菜单中的【样式】命令，打开”样式”对话框。 在”样式”列表框中选择所需样式。 单击”应用”按钮。,样式的建立, 选定已排版的文本。 单击样式对话框中”新建”按钮，打开“新建样式”对话框。 在“名称”框中输入新建样式的名称。 在”样式类型”列表框中选择新建的样式类型(有段落和字符两个样式)。 在”基准样式”列表框中选择一种样式作为基准。如果不想指定样式，可以选择”无样式”选项。 在”后续段落样式”中选择样式名。 单击”格式”按钮，从”格式”列表框中选择相应的命令来定义样式的格式。 单击”确定”按钮，返回到”样式”对话框中。 提示：选定创建样式的文本后直接在”格式”工具栏的”样式”列表框中输入新建样式的样式名并按Enter键，可快速创建新的样式。但是，用此法创建的样式只能在当前文档中使用。,“新建样式”对话框,样式的修改和删除,修改样式和创建样式一样，在“样式”对话框中单击“更改”按钮，在弹出的“更改样式”对话框中修改样式的名称属性并对修改的样式进行必要的格式设置即可。 对于不再使用的自定义样式，可以将其删除。在“样式”对话框选中要删除的样式，再单击“删除”按钮即删除了该样式。,模 板,模板的概念 使用模板 创建模板 修改模板 使用向导,Word的模板功能为某类形式相同，但具体内容有所不同的文档的建立提供了便利，因此应用模板来创建文档，可以大大减少用户对文档格式化的工作，并且建立的文档也十分规范。,模板的概念,模板：即文档的样板，是提供构成最终文档的文本、格式、对象以及制作最终文档预先编排好的一类特殊文档。在这类特殊的文档中包括一些固定的内容和固定的字符、段落格式等。 每一种模板都对应着一个模板文件，模板文件的扩展名为“.dot”，模板中的所有信息都保存在模板文件中。 启动Word 2000时，会出现一个名为“文档1”的空白文档，该文档使用的是Word的默认文档模板(Normal.dot)。,使用模板,使用模板可以快速地生成所需类型文档的大致框架，从而节省大量时间。Word提供的模板包括以下几大类：信函与传真、备忘录、简历、新闻稿、议事日程、Web主页等。利用模板创建文档的步骤如下： 选择【文件】菜单的【新建】命令(不能用常用工具栏上的新建按钮)，打开”新建”对话框，模板按不同的类别分别存放在相应的标签（选项卡）中。 选中所需标签，在该标签中选择相应的图标。此时，在”预览”框中显示该模板的格式。 单击”确定”按钮，就快速在创建了一份所需的文档。,创建模板,如果多个文档具有相同的格式，如页面设置相同、样式种类相同、若干文字的格式相同等等，就可把这些文档公用的、相同的部分定义为模板，以便直接利用模板快速建立具有严格一致的格式的文档。其方法是：在保存文档时（如是旧文档应执行“另存为”命令），选择保存类型为：文档模板。 也可上网下载Word文档模板，将其保存到Templates文件夹中。,修改模板,如果想对Office提供的现有模板中的某一模板的内容进行修改，使之更能够适应用户的需要，则可以对模板进行相应的修改，修改模板的步骤为： 1. 单击“文件”“打开”命令，弹出”打开”对话框。 2. 在“文件类型”下拉列表框中选中”文档模板”选项。 3. 在“查找范围”列表框中选中模板的文件夹，选中要修改的模板，然后单击“打开”按钮，打开要修改的模板。 4. 更改该模板需要修改的文本图片、样式、格式、宏、自动图文集词条、自定义工具栏菜单设置和快捷键。 单击”保存”按钮，将该模板保存起来。,使用向导,向导与模板类似，可以算作是一种特殊的模板，它只需根据对话框的提示输入或者选择所需的选项，即可引导用户迅速建立文档。例如想建立一份传真，先打开模板，依次点击”信函与传真”、”传真向导”，再点击”确定”即出现传真向导对话框，用户根据向导提示一步一步输入或选择，即可指导用户迅速完成文档的建立。,自 动 生 成 目 录,Word具有