商务英语笔记

商务英语笔记favorable impression 良好印象Personnel Manager 人事经理Managing Director（MD） 总裁the assistant to the Personnel ManagerIve heard a lot about you. (久闻大名)colleague 同事software development 软件开发Sales Director销售主管the Accounts Department 会计部I havent seen you around before我以前在这儿没见过你。common interest 共同兴趣break the ice 打破僵局Have you found time to see much？daily routine 日常杂务5.Anytime. （不用谢）也是英美人用来回答致谢的话。extension 分机switchboard 总机delivery 送货speak to sb. 与.讲话put sb. through为某人接通（给的电话） connect.with 接通电话available 可得到的、可获得的，（人）有空leave a message 留口信take a message 捎口信call sb back 给（某人）回电话Could you ask him to get back to me as soon as possible?fix安排，决定（某事）fix a meeting 安排会谈 manage 设法做到Im phoning to . 我打电话是想Im phoning about. 我打电话是关于的事情。Im phoning about an order we placed two months ago. It hasnt arrived yet.（我打电话是为了我们两个月前订货的事，货物现在还没到。）Could you manage Tuesday? 你周二有空吗？）be booked up （人）因有约而抽不出空Friday in the morning would suit me fine.Im fully booked up next week. （下一星期的日程我都排满了。）Shall we say 10 oclock? （十点钟怎么样？）Any country, let us say Sweden, might do the same. （任何一个国家，比如说是瑞典吧，可能会这么做。）recipient 收信人salutation 称呼enclosure 附件signature 签名Company Limited 责任有限公司Corporation 责任有限公司（美）Incorporated 责任有限公司（美）Yours faithfully 您忠诚的Yours Sincerely 您忠诚的Best Wishes 谨致问候Subject 主题Body 正文Complimentary close 结束敬语Enclosure Notation 附件说明不过我们还是要在印好的信头下面加上发信日期的。日期的书写可分为美式和英式两种：美式的写法是按照的月-日-年的顺序，比如： 2000年5月9日：May 9, 2000，May 9th, 2000, 或者5/9/2000。当然，你也可以根据情况，使用英式的写法。 注意，英式的顺序是日-月-年： 9 May, 2000， 9th May, 2000有了发信人的地址，自然还要注明收信人的地址，这就是信内地址(Inside Address)。比如：Mr. R JamesT F Consultancy29 Lower Village Rd.London SE17 2ST翻译成中文就是：伦敦洛尔庄路29号，TF咨询公司，R. 詹姆斯先生。邮政编码：SE17 2ST 你是否留意到，原文地址和所翻译的中文的地址顺序恰恰相反。这是因为英文地址是按照从小到大的顺序来书写的，即： 人名-公司的具体地址-城市名+ 邮政编码-国家。另外在地址中，为了显得更简洁，还常用到下面的几个缩写词： Rd.= Road（路）; St.=Street（街）; Sq.=Square（广场）; P.O.B= Post Office Box（邮政信箱）； # 24= 24号(美式用法)； No.24= 24号（英式用法）所以如果说公园广场 44号，就可以表达为：44 Park Sq.，而中山路，则是：Zhongshan St. 公司的名称也是商务信件必不可少的一项。 一般来说，国外绝大多数公司、企业都是责任有限公司(Company Limited)，缩写为Co. Ltd.。 在美国，责任有限公司叫Corporation 或者 Incorporated，缩写为Corp. or Inc.。例如微软的全称是Microsoft Corporation, 而摩托罗拉则是Motorola, Inc. 完成了地址一项，你就要写信件开头的问候语（Salutation）和结尾的敬语（Complimentary close）等等。虽说这些都是客套话，但是在商务信件中却是必不可少的。quotation n. 报价above-mentioned adj. 上述的，信中已提到的attach vt.附上、加上（条件等）enclose vt.把（随函）附寄inconvenience n. 不便forgive vt. 原谅With reference to_ 关于商务信函的格式非常规律化，而其内容和语言上也是有律可循的。下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。 下列是一封财务公司的询价信：HERITAGE FINANCE LIMITED-22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TBTel:081 899 3642 Fax:081 364429 January 199-Mr. R JamesT F Consultancy29 Lower Village Rd.London SE17 2STReference: Financial Consultancy ContractDear Mr. James , We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.Yours sincerely Signature J FishCorporate Finance Manager 仔细阅读这封询价信之后，你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前，写下了信件的主题：关于财政合同（Reference: Financial Consultancy Contract）。因为商务信函强调效率第一，所以在正文(body)前面加上信件的主题，会使收信人对信件的主要内容一目了然，达到事半功倍的效果。商务信函的主题有好几种表达方式，你可以把主题放在收信人称呼之前，比如：Subject: _; Re:_ 或者Reference:_也可以在放在收信人称呼之后，正文的开头，如： With reference to_ （关于） 例如，我们可以用下面这句话来引出正文：With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact （关于我们以前的信件，我们希望你们注意到这样一个事实）Please find enclosed samples.（请查收附上的样品。）I am writing to inform you that/apply for / requestetc.（我写信是要告诉/申请/请求等等。）而当你回复别人信件时，首先要对对方的来函表示感谢：Thank you for your letter of 1 July.感谢贵方7月1日的来信。当然,你还可以点明具体的事由：Thank you for your application for credit at Barrows.（感谢您申请Barrows的商业信用帐户。）如果你想写的是一封道歉信，用道歉来开头会让对方体会到你的诚意。比如对于客户的投诉，你可以说：We are sorry for any inconvenience we caused you.（我们对给您带来的任何不便深表歉意。）道歉的方式很多，你也可以选择比较委婉的方式，比如为延误回复来信道歉：I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.（希望您能原谅我延误回复您6月9日的来信。）be d