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第3章 中文文字处理软件Word 97,3.1 Word 97概述 3.2 创建新文档 3.3 文档的格式化 3.4 版面设置 3.5 使用编辑工具 3.6 创建表格 3.7 图文混排 3.8 邮件合并,上一章,返回总目录,3.1 Word 97概述,3.1.1 Word 97简述 3.1.2 Word 97的启动与退出 3.1.3 Word 97窗口的组成 3.1.4 Word的帮助功能,3.1.1 Word 97简述,Word是Microsoft Office办公套装软件中使用频率最高、功能最强的一个组件。它能够进行图文混合处理，大大方便了文稿的编辑，可以高效率、高水平地处理各种办公文件、商业资料、科技文章以及各类书信。,3.1.2 Word 97的启动与退出,1启动Word 97 启动Word 97的方法很多，其中常用的有： （1）通过“开始”菜单启动； （2）利用Microsoft Office快捷图标启动； （3）利用桌面上的快捷图标启动； （4）直接利用已经创建的文档进入Word。,图3.1.1 Word窗口,2退出Word 97程序 以下方法都可以退出Word 97程序： （1）利用鼠标左键单击Word窗口标题栏右端的“关闭”按钮。 （2）双击标题栏左端的控制按钮。 （3）选择“文件”菜单中的“退出”命令。 如果在退出Word 97之前，工作文档还没有存盘，在退出时，Word会提示是否将编辑或修改的文档存盘。,3.1.3 Word 97窗口的组成,在Word 97中，其窗口可分为Word主窗口、Word文本窗口和对话框（或信息框）窗口三大类（参见上图3.1.1）。 1标题栏 2控制按钮 3主菜单 如下图3.1.2所示。,4工具栏,加载“表格和边框”工具栏的操作方法是： （1）选择“视图”中“工具栏”命令，在弹出的下级子菜单中选择“表格和边框”工具项。 （2）单击鼠标左键后，所选“表格和边框”工具栏就显示在窗口中。,图3.1.3 加载“表格和边框”工具栏,5状态栏 在Word文档窗口下的水平区域是状态栏，用来提供关于当前正在窗口中查看的内容的状态、插入点所在页数和位置、以及文档上下文信息，如图3.1.4所示,6标尺 在文档窗口的上方是水平标尺，在页面视图中还有垂直标尺，如图3.1.5所示。,7滚动条 文本区的右侧和底边各有一个滚动条，分别为垂直滚动条、水平滚动条。 8视图切换按钮 视图切换按钮位于文档窗口的左下方。利用视图切换按钮，可以方便地以不同视图进行编辑与浏览。,以上为视图切换按钮,9制表符 在文档窗口的左上端是制表符。,10文本区 文本区用以输入文字。该区有一个黑色竖线并不断闪动，这是光标插入点。当输入文字时，输入的文字就显示在插入点上。使用键盘上的方向键、可以移动插入点。移动鼠标到某特定位置，再单击鼠标左键可将光标插入点定位。,3.1.4 Word的帮助功能,1Word帮助主题窗口 选择“帮助”菜单项中的“Microsoft Word帮助”或按F1弹出如图3.1.6所示对话框。,从中用鼠标选择所需的帮助项目可以查看有关内容，鼠标单击第一项“查看帮助主题的完整列表”，将打开“帮助主题”窗口，如图3.1.7，从中可以查看帮助的信息。,2屏幕提示 选择“帮助”菜单项中的“这是什么”，这时光标变成一个带问号的指针，把带问号的指针移到有Word窗口中有疑问的地方单击鼠标左键，即可显示各种屏幕元素信息。 3Office助手 Office助手在工作过程中，根据用户工作的不同方式会提供相应的帮助信息。Office助手可以根据用户的喜好进行选择，在图3.1.6所示对话框中选择“选项”按钮，则出现“选项”对话框（图3.1.8），在“助手之家”选项卡中可以选择不同助手。,图3.1.8 “助手之家”对话框,4从Internet中获取帮助 选择“帮助”菜单项中的“Microsoft On Web”项，在子菜单中选择所需的资料或信息即可通过Internet上的Microsoft网站获取帮助信息。 5关于Microsoft Word 选择“帮助”菜单项中的“关于Microsoft Word”项，打开“关于Microsoft Word”对话框，将得到有关Word版本、版权和用户信息，单击其中的“系统信息”按钮，则打开“系统信息”窗口，从中可以查看有关计算机的系统配置信息。,3.2 创建新文档,3.2.1 输入文字和符号 3.2.2 选定文本 3.2.3 删除、移动与复制文本 3.2.4 查找与替换文本 3.2.5 定位 3.2.6 撤销与重复操作 3.2.7 保存文档 3.2.8 打开与关闭文件,3.2.1 输入文字和符号,1输入汉字 在文档中输入中文，必须切换中文输入法 2输入数字 当输入“1、2、3”这些普通数字时，只需按键盘上的数字键，直接输入即可。但如果希望把它变为其他数字形式，则可通过“数字”对话框来设置。方法是： （1）选择“插入”菜单中的“数字”菜单项，出现“数字”对话框，如图3-11所示。 （2）在“数字”编辑框内输入数字，如输入“11400”，在“数字类型”列表框中，选择数据显示形式。 （3）单击“确定”按钮，在文档中出现中文大写数字“壹万壹仟肆佰” 。,图3-11 利用“数字”对话框设置数字形式,3日期和时间的输入 一般情况下日期和时间的输入方法与普通文字的方法相同，若需要插入当前日期或当前时间，其方法是： （1）将插入点移至需插时间或日期的位置。 （2）选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令项，弹出“日期和时间”对话框，如图3-12。 （3）在“有效格式”列表框中，选定所需的日期和时间的显示格式。 （4）单击“确定”按钮，即可在文档中插入各种形式的日期和时间。,图3-12 “日期和时间”对话框,4标点符号的输入 在中文输入状态时，需要输入中文标点符号，由于中文标点符号比英文标点符号多，中文系统一般都通过键盘定义的方法来确定中文标点符号。 5特殊符号的插入 有时输入文字时需要输入一些诸如希腊字母、罗马数字和日文片假名及汉语拼音等特殊符号。在Word 97中插入这些符号的方法有两种：,（1）利用“符号”对话框插入,图3-13 “符号”对话框,（2）用软键盘输入符号,图3-15 数字序号软键盘,图3-14 软键盘菜单,3.2.2 选定文本,1使用鼠标选定文本，表3-1 利用鼠标选择文本的快捷方法,（1）选定任意数量的文字 （2）选定一个英文单词 （3）选定一行文字、多行文字、一 段文字、多段文字和整个文档 （4）选定一个句子 （5）选定大块文字 （6）选定垂直的一块文字,1使用鼠标选定文本,图3-16 选定垂直文字的方法,2使用键盘选定文本,（1） 利用Shift或Ctrl与方向键选定文本 （2）使用F8扩展键选定文本 （3）使用“编辑”菜单命令选定文本,表3-2 键盘组合键选定文本方法,3.2.3 删除、移动与复制文本,1删除文本 选定欲删除的文本，按Del键或退格键即可将其删除。 2移动与复制文本 （1）选定要移动或复制的文本。单击“常用”工具栏上的复制按钮，或选择“编辑”菜单中“复制”的命令。 （2）将插入点移至需移动或复制文本的位置。单击工具栏上的粘贴按钮或选择执行“编辑”菜单中“粘贴”命令，选定的文本即移动或复制到所需位置。,3.2.4 查找与替换文本,1常规查找 （1）若要限定查找的范围，则应选定文本区域，否则系统将在整个文档范围内查找。 （2）选择“编辑”菜单栏中的“查找”命令或按Ctrl+F组合键，打开“查找”对话框，如图3-17所示。 （3）在“查找内容”编辑框内输入查找的字符串，如“人生”。 （4）单击“查找下一处”按钮即开始进行查找工作。,图3-17 “查找和替换”常规对话框,2. 高级查找 如果要查找带有格式的文本、特殊符号或者对查找的范围及内容进行限定，就需要使用高级查找。 （1）查找特殊符号 单击“特殊字符”按钮，打开“特殊字符”列表，从中选择查找除键盘字符和符号以外的可打印字符。 （2）查找带格式文本 首先单击“格式”按钮，在弹出的选项菜单中选择所需查找的格式：字体、段落、制表位、语言、图文框、样式和突出显示。 （3）限定搜索范围 （4）限定搜索对象,图3-18 高级查找,3替换 替换的操作与查找的操作相类似。 （1）选择“编辑”菜单中“替换”命令项，打开图3-19。 （2）在“查找内容”编辑框中输入查找的内容并设置有关选项和参数。 （3）在“替换为”编辑框中输入替换的内容并设置有关选项和参数。 （4）单击“查找下一个”按钮，如果不修改当前Word找到的符合条件的文本、字符或格式，而想查找下一符合条件的文本、字符或格式，可按“查找下一条”按钮。 （5）在替换过程中，按Esc取消搜索，或单击“取消”按钮结束操作。,图3-19 “替换”对话框,3.2.5 定位,1“定位”命令 使用“定位”命令的方法是： （1）选择“编辑”菜单中的“定位”命令或按F5键，打开“定位”选项卡，如图3-20所示。 （2）在“定位目标”列表中选择定位的目标，如“页”，表示要定位到指定的某一页。在列表框右侧的编辑框内输入具体的数值或特定内容，对话框右端的选择按钮由“下一处”变为“定位。 （3）单击“定位“按钮，插入点即可移动到指定位置。,图3-20 “定位”选项卡,2快捷键Shift+F5 在编辑一篇长文档时，有时需要移动光标到其他位置进行一次操作，而操作完以后重新回到原先位置需要较长时间。为此Word 97提供了回到前一编辑位置的快捷命令：Shift+F5。利用此命令可快速地回到前一次操作所在的位置。此命令可连续重复使用三次，即可以回到前三次操作所在的位置，其方法是连续按Shift+F5组合键。,3创建书签 在文本中可以创建书签，以便以利用书签进行快速定位。选择“插入”菜单中的“书签”命令，打开“书签”对话框，如图3-21。在对话框的文本框中输入书签名，单击“添加”按钮即可在光标插入点处创建一个书签。,图3-21 “书签”对话框,3.2.6 撤销与重复操作,如果要撤销最近的一次操作，以下三种方法均可实现： 按Ctrl+Z组合键。 使用“编辑”菜单中的“撤消”命令。 单击“常用”工具栏中的撤消按钮。 按Ctrl+Y键或F4键，或者执行“编辑”菜单中的“重复”命令，都可以重复上次操作。如果上次进行的是撤消操作，则“编辑”菜单中的“重复”命令将变为“恢复”命令。,3.2.7 保存文档,保存新文档 保存已命名的文档 自动保存,图3-22 “另存为”对话框,图3-23 “新文件夹”对话框,图3-24 输入新文件名,3.2.8 打开与关闭文件,1打开文档,图3-25打开文档对话框,2关闭文档 （1）单击文档窗口中的关闭按钮 （2）若此文档在关闭前未进行“存盘”操作，则会弹出一个如图3-26所示的警告框，询问是否保存对该文档修改。选择“是”，则保存对文档的修改；选择“否”，则此文档中修改的内容会丢失；选择“取消”表示不进行关闭文档操作。,图3-26 存盘警告框,3.3 文档的格式化,3.3.1 字符格式化 3.3.2 段落格式化 3.3.3 制表位 3.3.4 边框和底纹 3.3.5 项目符号与编号 3.3.6 格式刷 3.3.7 首字下沉,3.3.1 字符格式化,1利用“字体”对话框设置字体,图3-27 “字体”对话框,（1）设置字体 （2）设置字号 （3）设置字符间距 （4）设置文字的动态效果,图3-28 “字符间距”选项卡,2粗体、斜体、下划线、字体缩放,图3-29 “格式”工具栏,3利用格式工具栏设置字体格式,（1）样式 选定文本后，打开“样式”列表，可定义文本的样式。 （2）字体 选定文本后，打开“字体”列表，设定文本的字体。 （3）字号 选定文本后，打开“字号”列表，可设定字体的大小。 （4）粗体、斜体、下划线 单击各按钮分别为选定的文本加粗、倾斜、下划线，如加粗、倾斜、下划线。 （5）加框、阴影、字符缩放 单击各按钮分别为选定的文本设置加框、阴影和字符缩放，如加框、阴影、字符缩放。 （6）字体颜色 单击下拉按钮后打开颜色列表，从中选择所需字体颜色。,3.3.2 段落格式化,1缩进与间距 在“段落”对话框中，单击“缩进与间距”选项卡，如图3-30所示，可为选定的文本设置缩进与间距。 （1）缩进 利用“缩进和间距”选项卡中的“缩进”框可对选定的文本设置缩进值。 左、右：输入或利用微调按钮设置段落与左边界或右边界之间的距离。若该值为负，则表示为反向缩进。 特殊格式：用于设置段落第一行的缩进位置。 度量值：用于重新设置“首行缩进”或“悬挂缩进”的数值。,图3-30 “段落”对话框中的“缩进和间距”选项卡,（2）间距 1）在使用“段落”对话框中的“缩进和间距”选项卡前，必须选定需要设置行距和间距的文本，否则系统认为是对整个文档进行设置。 2）在“间距”框的“段前”、“段后”输入框中输入或选择一个正的十进制数值，用该值来确定选定段落的第一行之上、最后一行之下应留的间距。 3）若要设置行间距，打开“行距”下拉列表，单击其中选项，可为选定的段落设置行间距。行距的选项主要有单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值、多倍行距等。,2对齐方式 “段落”对话框中可以设置文本的水平对齐方式。打开下拉列表，单击其中的选项，就可以为选定的文本设置对齐方式。 利用“格式”工具栏中两端对齐、居中、右对齐、分散对齐等按钮可以快速设置文本对齐方式。图3-31为这四种对齐方式的效果示意图。,3.3.3 制表位,单击“格式”菜单中的“制表位”菜单项，弹出“制表位”对话框，如图3-32所示。用鼠标左键双击水平标尺的下半部分，也可以打开“制表位”对话框。 用户可以设置每个制表位的位置、对齐方式，也可设置制表位前导字符，即制表位左侧空白间距中的点线、横线、下划线等。,图3-32 “制表位”对话框,3.3.4 边框和底纹,1设置边框 设置边框的方法是： （1）选定需要设置边框的文本，若是只对某段加框时，可将光标插入点置于该段即可。 （2）单击“格式”菜单中的“边框和底纹”菜单项，打开“边框和底纹”对话框，选择“边框”选项卡，如图3-33所示。,图3-33 “边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡,利用“边框”选项卡可对以下内容进行设置： 边框类型：Word 97提供边框类型为无边框、方框、阴影、三维、自定义五种。 边框线型：Word 97提供了22种线条形状，单击即可为边框选择需要的线型。 边框颜色：单击“颜色”框的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择边框线条颜色。 边框宽度：单击“宽度”框的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择边框线条宽度。 应用范围：单击“应用范围”框的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择应用的范围。,2设置底纹,图3-34 “边框和底纹”对话框中的“底纹”选项,3.3.5 项目符号与编号,1插入项目符号 （1）单击“格式”菜单中的“项目符号和编号”菜单项，打开“项目符号和编号”对话框，并选择“项目符号”选项卡，如图3-35所示。 （2）从“项目符号”选项卡中选择项目符号，单击“确定”按钮，即插入了项目符号。 （3）若对其中的符号不满意，可以单击“自定义”按钮，出现“自定义项目符号列表”对话框，从中可以设置自定义项目符号。 （4）按回车键新起一段后，Word在新的一行将自动插入符号，用户可输入下一个项目内容。,图3-35 “项目符号和编号”对话框中“项目符号”选项,2插入编号 （1）“编号”选项卡 （2）增加或删除编号,图3-36 “项目符号和编号”对话框中的“编号”选项卡,3取消自动编号 （1）选择“工具”菜单中的“自动更正”菜单项，打开“自动更正”对话框，选择“自动功能”选项卡，如图3-37。 （2）将自动项目符号列表“和“自动编号列表”前选项按钮从置为 , 即可取消该项自动功能。,图3-37 “自动更正”对话框,格式刷的作用在于将某些字符的字体、字形甚至段落的格式复制、传递给其他字符或段落。 1. 一次格式的复制 选定字符源（即要复制的格式字符）后，单击“常用”工具栏上的按钮，鼠标指针变为刷子和一个插入光标。将光标移至要复制格式的字符前，按住鼠标左键，拖动鼠标至需复制格式的字符结束处，松开鼠标左键即可完成格式复制。 2. 多次格式的复制 首先选定字符源（即要复制的格式字符），然后双击“常用”工具栏上的按钮，此后可利用鼠标在不同的文本块中复制格式。复制完成后，可单击“常用”工具栏上的按钮或按Esc键。,3.3.6 格式刷,3.3.7 首字下沉,（1）将插入点移至需首字下沉的段落中。 （2）选择“格式”菜单中的“首字下沉”菜单项 （3）在对话框中设置首字下沉的位置。 （4）单击“确定”按钮，返回文档后，即可看到首字下沉的效果，如图3-39。,图3-39 “首字下沉”效果,3.4 版面设置,3.4.1 分节与分页 3.4.2 分栏 3.4.3 页面设置 3.4.4 设置页眉与页脚 3.4.5 设置页码 3.4.6 设置页面边框 3.4.7 打印预览 3.4.8 打印文稿,3.4.1 分节与分页,1分节 （1）设置分节符 将插入点移至需分节的位置。 单击“插入”菜单中的“分隔符”菜单项，打开“分隔符”对话框，如图3-40所示。 在“分隔符”对话框中的“分节符”框中选择下列任一种分节的方式： a.下一页 b. 连续 c. 偶数页 d.奇数页 单击“确定”按钮，即可在插入点当前位置分节。 （2）删除分节符 若想删除分节，只要将插入点置于分节符之前按Del键或在分节符之后按Back Space键。,图3-40 “分隔符”对话框,2分页 页面充满文本或图形时，Word将插入一自动分页符并生成新页。 若要将同一页中的文本分别放置在不同页中，可通过插入人工分页的方法来实现。 插入人工分页符的方法是： 将光标移动到需要重新分页的位置。 单击“插入”菜单中的“分隔符”选项，打开“分隔符”对话框，选择“分页符”选项按钮。 单击“确定”按钮返回文档。此时若是页面视图则会出现新的一页页面，若是普通视图则会出现一条贯穿页面的虚线。,3.4.2 分栏,1创建分栏 （1）将插入点移至需分栏的节内，或选定需要分栏的文本内容。 （2）选择“格式”菜单中的“分栏”命令，打开如图3-41所示的对话框。 （3）在“分栏”对话框中的“预设”组框中选择分栏数目和分栏形式。 （4）在“栏宽和间距”组框中设置栏宽和间距值。 （5）在“选定范围”列表中选择分栏在文档中的应用范围。 （6）单击“确定”按钮后，即可将文本分栏。,图3-41 “分栏”对话框,2创建跨栏标题,图3-42 创建跨栏居中标题,3平衡栏长,图3-43 平衡栏长效果,3.4.3 页面设置,1页边距,图3-44 页边距及其设置简介,（1）利用标尺设置页边距 （1）将插入点设置在要改变页边距的节中，如果整个文档只为一节，则设置的页边距将应用于整个文档。 （2）如果要改变左右页边距，则将鼠标指向水平标尺上的页边距的左、右边界。待鼠标箭头变成双向箭头，按下左键并拖动鼠标，页边距线也将随之移动。 （3）如果要改变上下页边距，则将鼠标指向垂直标尺上的页边距的上、下边界。待鼠标箭头变成双向箭头，按下左键并拖动鼠标，页边距线也将随之移动。 （4）如果在用标尺调整页边距时查看精确的数值，可先切换到页面视图或打印预览状态，然后在拖动页边距边界时按住Alt键，如图3-45所示。 （5）此外，在“打印预览”状态下通过标尺设置页边距，更加能够从整体上设置边距的大小。,图3-45 在拖动鼠标过程中按Alt键,（2）使用页面设置对话框 （1）选择“文件”菜单中“页面设置”选项，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡，如图3-46所示。 （2）在“上”、“下”、“左”、“右”四个数值框中输入或利用微调按钮指定固定的页边距值。 （3）当需要修改文档中一部分页边距时，在“应用于”列表框中选择“所选文字”选项。 （4）系统默认的页边距为：上下页边距2.54 cm，左右页边距3.17 cm。 （5）在“页边距”选项卡中设好新页边距后，单击“默认”按钮，使Word将新默认设置保存于文档所用模板。,图3-46 “页边距”选项卡,2纸张大小 （1）在“页面设置”对话框中单击“纸张大小”选项卡。 （2）单击“纸张大小”列表框中的下拉箭头，打开纸张类型列表，从中选择打印机支持的纸张尺寸。 （3）在“方向”框中可选择页方向。“纵向”是指以纸的短边作为页面上边；“横向”是指以纸的长边作为页面上边。 （4）如要修改文档中一部分的纸张大小或方向，可在“应用于”列表框中选择“所选文字”项（系统默认为整篇文档），Word将在所选的文本前后插入分节符，并将新的设置应用于该部分文字中。,图3-47