怎样做好办公室主任-jjt.ppt

,怎样做好办公室主任,焦江涛,讲演主要内容,一、2008年度工作总结 二、2009年度工作总体设想及思路 三、个人表态及决心,一、2008年度工作总结,(一)、经营发展部工作 带领经营部团队主要以 “经营管理、合同管理、造价管理、能源统计管理、档案管理、固定资产管理、成本管理”七大职能开展工作。在2008年里重点完善了以上七大职能制度建立健全,提高了工作质量、工作效率。为供暖所的经济建设与发展发挥了重要作用。,一、2008年度工作总结（经营发展部）,1、经营管理 编制了供暖所2008-2009年度经营投资计划。 参与完成了 2007-2008年度自主经营兑现方案。,一、2008年度工作总结（经营发展部）,2、合同管理 制订、执行了供暖所合同管理办法、供暖所工程编号管理办法。,一、2008年度工作总结（经营发展部）,3、造价管理 完成了2007年煤改工程结算审核、结算审计工作；完善了煤改气工程招投标程序。 完成了2007-2008年度市、区两级供热应急抢修抢险工程结算的编制、申报、结算审计工作。 完成了2008年十个老旧小区管网改造项目工程结算编制、图纸资料整理、市质检验收、施工进度上报、项目立项、可研编制、项目评估、项目资金申请等工作。我们整体项目的实施及竣工资料还得到了市管委的认可,被选为北京老旧小区管网改造项目标杆单位。,一、2008年度工作总结（经营发展部）,完成了2008年供热节能项目资料整理、申报、结算编制、结算审计及2009年供热节能项目申报工作。 完成开阳里热力外线工程结算编制、审计工作。 完成南苑二期危改项目供热方案、工程预算的编制工作。 完成2009年度十个老小区管网改造项目工程概算编制、项目立项工作。 完成了2008-2009年度市、区两级冬季供热应急抢修抢险工程结算的编制、上报。,一、2008年度工作总结（经营发展部）,4、能源统计管理 修订完善了供暖所能源统计管理办法。 按月完成月度能源消耗统计、分析工作。 完善了供暖所节能管理体系及制度、供暖所重点用能设备台帐等。,一、2008年度工作总结（经营发展部）,4、能源统计管理 建立健全了供暖所能源计量管理制度、供暖所能源计量器具台帐等。 按区统计局要求完成季度、年度各种统计数据的上报工作。 组织了2次对各锅炉房能源计量表现场核查，确保了各能源数据的准备性。 组织了2次能源统计员培训。,一、2008年度工作总结（经营发展部）,5、档案管理 建立健全了供暖所文书档案管理制度，制定供暖所文书档管理暂行规定和文档案归档范围与保管期限表。 加大档案知识宣传力度，提高了全所员工对档案工作的认识。加强了各种档案 收集范围、收集力度。,一、2008年度工作总结（经营发展部）,6、固定资产管理 编制了供暖所固定资产管理办法、固定资产折旧年限统一管理暂行规定。 按期完成我所固定资台帐录入工作。,一、2008年度工作总结（经营发展部）,7、其它工作 完成指定锅炉房视觉化工程设计与实施。 协助完成海纳盛办公楼装饰设计方案。 完成海盛热力有限公司增加注册资金、固定资产登记等工作。 完成海纳盛公司的注册、固定资产登记等工作。,一、2008年度工作总结（经营发展部）,8、其它工作 完成恒有源热力公司的固定资产登记、挂牌交易等相关工作。 完成2007年煤改气工程环保验收的工作。 完成海盛、海纳盛公司的营业执照及组织机构代码的年检工作。 完成“北京家家暖热力有限公司”企业核准名称登记工作。 完成“北京家家暖供热呼叫中心”运营资质及 “96”号码的申请工作。,一、2008年度工作总结（办公室）,（二）办公室工作 办公室处于承上启下的地位，是联结供暖所党、政、工、团和基层的桥梁，是协调各部门关系的纽带，是保持单位工作正常运转的中枢。 在2008年度里围绕“服务职能、参谋职能、承办职能、管理职能、协调职能、”五大职能落实供暖所的各项决策、工作内容。主要工作如下。,一、2008年度工作总结（办公室）,加强、提高了对党、政、工、团、职能部门、基层单位服务、参谋、承办、协调、后勤保障工作。 加强、完善、提高了本部门人员管理、职能分工、团队协作、办事效率、办事质量、承办能力、办事流程、对外协调、职能服务等管理工作。 承办、配合完成了供暖所三届四次职工代表大会、供暖所2008年自主营经营签约大会、共青团丰台供暖设备服务所委员会成立大会、2007年度表彰会、兑现会暨2008年度供暖动员会、唱响2009、迎新春联欢会等大型会议的策划、组织、服务、后勤保障工作。,一、2008年度工作总结（办公室）,配合市场开发部完成蓝靓供热项目、热力合格供热服务商项目、三羊居供热系统运营单位投标文件的编制工作。 加强、完善了公文管理：1、收、发、借阅文件的登记。2、规范了上报、下发文件格式、流程、核稿等管理。3、加大公文收集力度、范围。4、规范了上级单位及外单位来文件的阅办程序。 建立健全电话接听、处理登记台帐。 加强了实物档案归档范围、力度。 完善所机关饮用水保障措施。,一、2008年度工作总结（办公室）,建立了电脑事故主动服务制度：1、每周1上午电话询问各基层单位电脑使用情况。2、电脑出现故障后2天内快速处理。3、定期下基层单位清理电脑与工作无关的软件与故障。4、规范了所机关网络管理，安装了专业软件，控制了所内聊天、玩游戏等与工作无关的不良行为，提高了网络资源的有效利用率。 组织修订了员工交通费发放规定等10多项制度并下发执行。,一、2008年度工作总结（办公室）,应急接管后勤管理工作：1、加强了食堂安全管理、卫生管理、卖饭时间管理、饭菜质量管理、服务管理、成本管理、原材料采购管理、统一着装等工作。2、按期为员工采购、发放食品补贴、劳保用品。3、加强所办公用品质量控制。4、加强所机关卫生管理，开展卫生大检查，效果显著。5、加强所机关公共设施的维修、维护。6、配合工会完成对锅炉房员工宿舍配备安全电源插座。7、加大了企业文化的推广范围，制作了带有我所标志的桌旗、一次性水杯。,一、2008年度工作总结,以上是办公室和经营发展部两个团队完成的主要工作,也是各位领导、各职能部门、四站两公司以及本部门员工大力支持、大力配合、团结协作的结果。在此，向大家真诚的道一声：谢谢！,一、2008年度工作总结（工作存在的不足）,（三）工作存在的不足 1、执行力度低 2、工作效率低 3、工作质量低 4、对管辖业务培训少 5、部门内部开会少 6、下基层单位少,一、2008年度工作总结（工作存在的不足）,7、和基层单位及横向部门、部门内部员工沟通少。 8、倾听员工心声少。 9、成本管理及控制有待提高。 10、管理制度不健全、不完善。 11、工作创新少、改进工作措施少。,一、2008年度工作总结（工作存在的不足）,12、工作激情少、积极心态有待提高。 13、对青年员工的培训力度、培训方法有待提高，挖掘潜力不够，让他们独立工作和自我管理能力有待提高。 14、个人沟通能力、协调能力、写作能力、管理能力、自我认识能力、自我控制能力、自我激励能力、自我学习能力、对外交际能力有待提高。,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室主任）,（二）事务管理方面有哪些新的方法和措施 在2009年度，办公室将继续围绕“服务职能、参谋职能、承办职能、管理职能、协调职能”五大职能落实、开展各项工作 。确保上下级、各职能部门、各基层单位之间上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调一致的开展工作。,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室主任）,（一）人员管理方面有哪些新的方法和措施 企业成功和发展的关键在于专业知识资源的积累、人才的培养。企业的竞争归根结底是人才的竞争。所以人员的管理至关重要。 管好别人首先要管好自己：做为一个合格部门主管，1、要把自己定好位，哪些该管、哪些必管、哪些放开让自己的员工去管。2、要具备良好的职业道素质、职业行为、职业技能、职业态度。,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室主任）,给自己的员工定好位：明确他的岗位职责和工作范围，给他一个宽松的空间，要让员工在自己工作职责范围内发挥个人最大的潜能，做到部门员工人人有其责，事事有人做，时时见效率。 服务好自己的员工：为员工营造一个良好的、和谐的、团结协作的、积极奋进的工作氛围。 多为员工搭建成长的舞台：为他们提供工作、学习锻炼的机会,让员工在工作中得到成长与快乐。 为员工树立正确的工作的导向：树立全局意识、服务意识、团结合作意识、自我管理意识、学习创新意识、承担责任意识、和谐意识。,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室主任）,（二）事务管理方面有哪些新的方法和措施 1、加强印信管理,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室）,（二）事务管理方面有哪些新的方法和措施 1.1、加强印章管理 a、完善印章管理制度。 b、加强印章管理人的培训。 c、严格履行印章使用批准程序。 d、严格履行印章使用登记制度，详细登记用印日期、内容摘要、批准人、承办人、盖印人、用印数、及留存材料。 e、严格控制印章外带使用，不能脱离印章管理人的监督。 f、严禁在空白纸上盖印章。 G、加强印章的保管，指定专人管理，明确责任，防止印章被滥用或盗用。,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室）,1.2加强介绍信、证明等管理 a、加强介绍信及各种证明的管理，完善制度、加强登记、专人负责。 b、严禁开出空白介绍信、严禁开出空白证明信、严禁开出有损供暖所利益各类文件。,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室）,（二）事务管理方面有哪些新的方法和措施 2、加强文公管理,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室）,2.1加强公文管理 a、加大公文收集范围和力度：包括上级单位下发的各种文件及各领导、各部门参加外单位的各种培训、各种会议资料。 b、完善收文处理程序：主要有接收、登记、拟办、批办、筛选、分送、传阅、催办、承办、收集、整理、归档。,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室）,c、完善、加强各种类通知文件催办、承办、办复的程序和力度。 d、完善、加强发文管理：主要有拟稿、核稿、会签、送审、签发、登记、编号、印制、分装、发送等。 e、提高公文写作能力。 f、完善、提高公文整理、归档的质量。,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室）,3、提高会议管理 加强各类会议会前准备、会场设施及相关设备布置、会议签到与入场、会议组织、会间服务等综合能力。,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室）,4、加强后勤管理,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室）,食堂管理： “民以食为天”。食堂管理的好与坏，直接关系到所内员工的身体健康和企业和谐问题，我们不仅要让员工吃饱饭，还要他们吃出营养、吃出健康、更要让大家吃出团结与和谐。思路如下： 1、严把食品货源质量关。 2、加强对食堂员工管理与考核，加强食堂员工思想教育和技能培训。 3、不断调整饭菜品种，合理科学配餐，增加营养成份。 4、加强食品加工质量管理。,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室）,4、加强后勤管理 加强办公用品质量控制、价格控制；加强所内公共设施维护、加强院内绿化养护、加大和完善所内环境卫生考核力度；争创市级精神文明单位。,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室）,4、提高对内、对外、对上、对下沟通与协调管理。 5、提高对外接待、礼仪质量。 6、加强全所电话、计算机、网络管理和维护。 7、加大对各部门、各基层单位的服务力度和范围： 7.1在所机关及有条件的各基层单位建立图书阅览室，a、和丰台区图书馆建立合作关系，定期借换一些文学类、科学类、健康类等图书，丰富员工的文化生活，b、购置一些平时工作中常用的管理类、法律类等图书。,二、2009年度工作总体设想及思路 （办公室）,3、财务控制方面有哪些新的方法和措施 在保障办公正常运转下，合理使用成本、节约成本。 1、采购办公用品、食用品一定要选质优价廉的品牌产品，并要定期调查市场动态、货比三家，坚决杜绝冒牌伪劣产品。 2、建立部门成本预警机制，把成本严格控制计划投资内。 3、按月张贴食堂成本使用情况，让资金使用在阳光下进行。,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室）,4、物资管理方面有哪些新的方法和措施 1、建立健全管理制度（包括办公用品、食堂食用品等）：入库手续、物资检验制度、物资台帐、出库手续、定期盘库制度、物资来源（保障有可追溯性）、发放台帐等，安排专人负责定期严格检查各项制度执行情况。 2、大力提倡勤俭节约，比如使用能更换笔芯的笔、少使用一次性纸杯等。,二、2009年度工作总体设想及思路（办公室）,5、其他方面有哪些新的方法和措施 a、协助基层单位建立站内局域网，提高工作效率、实现无纸化办公。 b、对各站队会议室建立网络视频平台，实现网络视频会议、各类培训，提高工作效率，节省成本。 c、协助、完善基层单位对所机关下发的种类文件、通知、技术资料按规范整理、立卷，以便于员工查阅。,二、个人表态与决心,机遇与挑战同在，勇敢面对挑战，战胜自我、超越自我。假如我再次当选办公室主任，我将努力做好以下几点：,二、个人表态与决心,1、要勇