详细介绍如何操作excel.ppt

第五章电子表格,2,5.1 Excel 2003基本知识 5.2 工作表的建立 5.3 工作表的编辑和格式化 5.4 数据的图表化 5.5 数据列表 5.6 页面设置和打印,5.1概述,一、启动和退出 二、EXCEL2003的屏幕,1. 工作簿窗口 2. 菜单栏 3. 工具栏 4. 编辑栏 5. 快捷菜单 6. 鼠标指针 7. 状态栏,1. 标题栏: 当前编辑的工作簿名。 2. 工作簿: Excel是以工作簿为单位处理和存储数据的，工作簿是Excel存储在磁盘上的最小独立单位 。 3. 工作表：是Excel完成一个完整作业的基本单位 ，由行、列组成的表格。列 A,B.,IV(256)；行 1,2.65536。 4. 单元格： 行和列的交叉，表格的最小单位。 5. 活动单元格：当前正在操作的单元格，被黑线框住。 6. 工作表标签： Sheet1Sheet3，当前活动的白色，其余灰色。 7. 标签滚动按钮： 利用标签按钮，切换显示工作表。,三、工作簿窗口,一、创建工作簿 1)创建空白工作簿： 单击“文件|新建”命令，在打开的“新建工作簿”任务窗格中单击“空白工作簿”链接命令；也可以单击“常用”工具栏中的“新建”按钮。 2) 创建基于模板的工作簿： 在“新建工作簿”任务窗格中，单击“本机上的模板”链接命令，打开“模板对话框”，单击“电子方案表格”选项卡。,6,二、保存工作簿 “文件|保存”命令或“常用”工具栏上的“保存”按钮。 如果要防止工作簿中的重要数据被别人复制、删除等，可以在“另存为”对话框中为工作簿设置密码，方法如下： 单击“工具”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“常规选项”命令，打开“保存选项”对话框。选择需要的保护级别，即打开权限、修改权限和建议只读，并设置相应的密码。,三、保护工作簿及工作表 1、保护工作簿 单击“工具|保护|保护工作簿”命令， 打开“保护工作簿”对话框。 选中“结构”复选框用以保护工作簿的结构，从而禁止对工作表进行删除、移动、重命名、隐藏等操作，也不能插入新的工作表。 为了防止别人取消对工作簿的保护，可以在“密码”文本框中输入密码，单击“确定”按钮后再次输入该密码以确认。 2、保护工作表 单击“工具|保护|保护工作表”命令,课堂实验,任务1 保护工作簿（p110）,8,9,四、打开工作簿 单击“文件|打开”命令，或单击“常用工具栏”上的“打开”按钮，在弹出的对话框中选择或输入工作簿文件所在路径及文件名，单击“打开”按钮即可。 如果工作簿设置了打开权限密码，则只有正确输入了密码才能打开工作簿；如果设置了修改权限密码，则只有正确输入了密码才能以读写方式打开工作簿，否则只能以只读方式打开工作簿。,一、 工作表的删除、插入和重命名 1. 选取工作表 单个、连续多个、不连续多个（工作组） 2. 删除工作表 选取要删除的工作表 编辑/删除工作表 3. 插入工作表 选取插入工作表的位置 插入/工作表 4. 重命名工作表 双击要重命名的工作表 输入新名字,5.3 工作表的编辑,二、 工作表的复制或移动 1. 工作簿之间的复制或移动,2. 工作簿内的复制或移动 复制: Ctrl+拖曳 移动: 拖曳 注：通过快捷菜单也可对工作表进行操作,选中“建立副本”复选框为复制，否则为移动。,三、工作表的隐藏、冻结、拆分 1、隐藏工作表 工作表一旦被隐藏，则无法显示其内容，除非撤消对该工作表的隐藏。要隐藏工作表，首先选定该工作表，然后单击“格式|工作表|隐藏”命令即可。 若要撤消隐藏，恢复显示，则单击“格式|工作表|撤消隐藏”命令并选择要恢复的工作表即可。,13,2、拆分工作表 用鼠标拖拽横向或纵向拆分框到适当的位置，释放鼠标即可完成拆分。拆分后，在任一区域内做的修改和设置的结果都会反映在其它区域中。 要取消拆分，拖拽拆分框到最上或最右即可。也可以单击“窗口|取消拆分”命令取消所有拆分。,3、冻结工作表窗格 冻结工作表窗格的任务通过单击“窗口|冻结窗格”命令完成，这时会在冻结行的下边或冻结列的右边出现一条直线表示冻结的位置。但是在这之前，必须指明冻结的位置。 只冻结标题行：单击标题行下一行的第一个单元格 只冻结标题列：单击标题列右边一列的第一个单元格 同时冻结标题行和列：标题行下、标题列右的第一个单元格 要取消冻结，可以单击“窗口|取消冻结窗格”命令。,课堂实验,任务2 拆分显示工作表（p111）,15,一、单元格选取 单个单元格：单击所需的单元格。 连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格。 多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格。 整行或整列：单击行头或列头。 全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮。 清除选定的单元格：工作表任意处单击。,5.4 单元格基本操作,二、数据的输入,1. 单元格数据的输入(字符、数字、日期）,注意： 数值数字右对齐，字符左对齐，数字字符输入： 数字。 数值输入超长，以科学记数法显示。 字符输入超长，扩展到右边列；若右边有内容，截断显示。 按Tab、Shift+Tab、 、 进行个单元格之间的移动,输入数字： 可以以普通格式输入数字，或以科学计数法输入。 在输入负数时，应在数字前面加上“-”，或者用括号括起来。 输入分数时，应在分数前加一个“0”及一个空格，以便与输入的日期区分开。 输入文本： 文本包括汉字、英文字母、数字和符号。一般文本可直接输入。 如果要输入以数字字符组成的字符串，如电话号码、邮政编码等，则要在输入时在数字前面加上一个单引号，或将数字用双引号括起来，前面再加一个等号。 在单元格内输入回车符的方法是按Alt+Enter键。,19,输入日期： 在系统默认的情况下，按“年、月、日”或“日、月（英文）、年”的顺序输入，中间用连字符“-”或“/”分割。 输入时间： 如果按12小时制输入时间，应在时间数字后空一格，并键入字母 a（上午）或 p（下午）。如果要输入当前时间，可按 Ctrl+Shift+:（冒号）。,输入批注： 使用批注可以对单元格进行注释。插入批注后，单元格的右上角会出现一个红色的三角块；鼠标指针停留在单元格上就可以查看批注。 第1步：选定需要添加批注的单元格； 第2步：选择“插入|批注”命令； 第3步：在弹出的批注框内输入批注文本； 第4步：完成文本输入后，单击批注框外的工作表区域。,21,确认输入内容： 按Enter键，并将活动单元格下移一行 按Tab键，并将活动单元格右移一列 单击“输入”按钮，并保持活动单元格不变 在单元格区域内输入相同的数据： 首先选定单元格区域（连续或不连续的），然后输入数据，最后按Ctrl+Enter确认即可。 选择列表内容输入： 右键单击要输入文本的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”，然后在列表中选择需要的文本，即可填入选定的单元格中。,2. 数据自动输入 (1)自动填充 指一批有规律的数据，例等差、等比数列。,23,(2) 系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙.；星期一 、星期二. 方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充。,(3) 用户自定义序列数据,课堂实验,任务3 自定义十二生肖序列（p114） 任务4 制作日历（p115）,24,3. 输入有效数据 (1)设置有效数据 指数据类型、范围、设置数据输入提示和错误输入提示,(2)有效数据的检查 设置好有效数据后,当输入的数据有错,系统根据错误警告标签设置，自动显示出错提示；也可通过“工具/审核”命令进行审核。,课堂实验,任务5 设置“有效性”（p115）,26,三、插入行、列或单元格 1插入行|列 Excel默认在选定行或选定单元格所在行的上方插入新行，原有行下移；在选定列或选定单元格所在列的左侧插入新列，原有列右移。 如果选定的是整行或整列，选择“插入|行”或“插入|列”命令，或单击右键在快捷菜单中选择“插入”命令即可插入新行或新列。插入的行数或列数与选定的行数或列数相同。 如果选定的是单元格，选择“插入|行”或“插入|列”命令也可以插入新行或新列，插入的行数或列数则是选定的单元格的行数或列数。,28,2插入单元格或单元格区域 在要插入单元格的位置选定单元格或单元格区域。 单击“插入|单元格”命令，或单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”，打开“插入”对话框。,四、 删除行、列或单元格 1删除行|列 单击行号或列标选定要删除的整行或整列，选择“编辑|删除”或单击右键在快捷菜单中选择“删除”命令即可。 2删除单元格或单元格区域 选定要删除的单元格或单元格区域。 单击“编辑|删除”命令，或单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”，打开“删除”对话框。,五、 清除单元格内容 “删除”命令是将单元格的内容及单元格本身一起从工作表中删除，空出的位置由周围其它单元格补充。清除单元格中的内容，单元格仍保留在工作表中。 选定单元格或单元格区域后按Del键，可以删除其中的内容，单元格的其他属性（如格式、注释等）仍然保留。 如果还要删除格式等属性，则需要单击“编辑|清除”命令，在子菜单中进行选择： 全部：彻底删除单元格中的全部内容、格式和批注。 格式：只删除单元格的格式，保留其中的内容。 内容：只删除输入的内容，保留单元格的其它属性，功能与按Del键相同。 批注：只删除单元格的批注，功能与单击右键选择“删除批注”相同。,六、移动和复制单元格 在Excel中移动单元格，可以通过拖拽鼠标来完成，也可以通过“剪切”和“粘贴”操作来完成。 在复制单元格时，可以通过拖拽鼠标来完成，只需在移动单元格的基础上按Ctrl键。由于单元格可以包含公式、数值、格式、批注等内容，因此如果要复制其中的特定内容而不是所有内容，则要使用“选择性粘贴”对话框来完成。操作步骤如下： 选定要复制的单元格或单元格区域，单击“编辑|复制”命令。 选定目标区域或目标区域左上角的单元格，单击“编辑|选择性粘贴”命令，或单击右键在快捷菜单中选择“选择性粘贴”，打开“选择性粘贴”对话框。 对话框中，在“粘贴”下选择要粘贴的内容，在“运算”下选择已复制到剪贴板中的内容与目标区域单元格中的内容进行的运算，“转置”选项表示将复制的单元格区域行列互换后粘贴到目标区域，最后单击“确定”按钮完成。,七、查找或替换单元格内容 （1）选定要查找数据的单元格区域，如果不选定则默认在整张工作表中查找。 （2）单击“编辑|查找”命令，则弹出“查找和替换”对话框。 在该对话框中设置查找选项，包括：查找内容、范围、搜索、查找范围、格式、区分大小写、单元格匹配、区分全|半角。 单击“查找下一个”按钮开始查找。若找到匹配的单元格，则将改单元格变为当前单元格。继续单击“查找下一个”按钮可以找到下一个匹配的单元格。 单击“查找全部”按钮，将在对话框的下部列出所有找到的单元格所在的工作簿、工作表等信息。单击其中任意一行，则会使相应的单元格成为当前单元格。,八、工作表格式化,作用 ：突出部分数据的重要性，使版面美观及可读性好。 格式化：数字格式、对齐方式、字体、边框线、图案、列宽行高。 格式化方法：自定义格式化 或 自动格式化。 1. 自定义格式化,(1).数字格式标签,默认G通用格式表示： 数字右对齐，数字长度，科学记数法，公式以值显示； 文字左对齐，文字长度，右边列无内容延伸，有则截断显示； 设置数字格式按钮：货币、百分比、千分位、小数位数递增和递减。,(2)字体标签,提供了：字体、字型、字号、效果、多种颜色和底线等。,(3)对齐标签,35,(6)调整列宽和行高,注意：当调整列宽后内容显示不下时，文字截断；数字以#表示。 也可以用鼠标调整,课堂实验,任务6 设置表格格式（p119）,37,38,(7)条件格式 根据设置的条件动态地为单元格自动设置格式。,2.自动格式化,Excel已预定义好十多种格式,可快速、方便地使用。,40,3. 格式复制,对设置好的格式可执行：编辑清除格式 命令，删除设置的格式，系统采用通用格式,课堂实验,任务7 利用样式格式化表（p121）,41,九、使用公式与函数 1. 使用公式 公式形式：操作数和运算符 操作数 ：单元格、数字、字符、区域名、函数 运算符 ：算术 、*、%、（） 字符 关系 =、=、 例 ： =C5*1.15+D5 =C5+Sheet2!C5+C6,2.单元格的引用 引用单元格：应输入单元格的列标字母和行标数字。 引用单元格区域：应输入该区域左上角单元格引用、冒号（:）和区域右下角单元格引用。 引用同一工作簿中不同工作表的单元格：须在单元格引用前加上工作表名及感叹号（！）。 引用不同工作簿中的单元格：还须加上工作簿名，并将工作簿名用方括号（ ）括起来，如“Book2.xlsSheet2!A5”。,(1) 概念 相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整 绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变 (2)表示 相对引用：列坐标行坐标 例B6， A4, C5:F8 绝对引用：$列坐标$行坐标 例$B$6, $A$4, $C$5:$F$8 混合引用：列坐标$行坐标 例 B$6, A$4, C$5:F$8 $列坐标行坐标 例 $B6, $A4, $C5:$F8,课堂实验,任务9 制作“九九乘法表”（P124）,45,3.使用函数,(1)自动求和按钮,在最接近单元格的数据区域求和,总计任何所选取的区域(区域中有一个空行或列),47,(2)自动计算 自动计算功能 ：求和、均值、最大值、最小值、计数。,(3) 输入函数,在Excel中提供了9类函数共几百个函数(数学、日期、文字等)。,函数形式：函数名（参数表）,例：求C5:C8单元格的平均值，结果存放在C10单元格中。,常见错误(p127),课堂实验,任务10 利用公式计算学生成绩（p126） 任务12 统计分析（p129）,49,5.4数据图表化,一、图表概念,图表使数据更直观、形象。,1. 图表类型： 十多类图表，有三维、二维，每类还有子类型。 2. 数据源： 作图的数据区域，可以包含说明性文字。 3. 图表选项： 图表中各个对象，有图表区、图形区、分类坐标、图例 背景、标题等。 4. 图表位置：嵌入在工作表内，称为嵌入式图表。 一张独立的图表，称为独立图表。,二、创建图表 1. 利用图表向导创建图表,嵌入图表：在第4步骤图表位置中，选中“嵌入图表”选项。 独立图表：在第4步骤图表位置中，选中“新工作表”选项。,52,2. 快速创建图表,此方法只能建立嵌入式图表,1. 图表的缩放、移动、复制和删除.,三、图表的编辑,54,2. 改变图表类型,1. 选中图表对象 指向图表对象单击或图表工具栏的“图表对象”按钮。 2. 删除图表中的数据系列 选中数据系列，Del键。 3. 增加数据 嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表/添加数据命令 。 独立图表：选中图表 图表/添加数据 选中工作表数据,四、图表对象的编辑,56,4. 增加文字 增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。,5. 调整系列次序 格式/数据系列，或快捷菜单,五、图表格式化 指对图表中各个图表对象的格式设置。 不同的图表对象，有不同的格式标签。 数据系列：图案、坐标轴、系列次序、数据标志等标签。 坐标轴： 图案、刻度、字体、数字、对齐标签。 图表区： 图案、字体、属性标签。 图例： 图案、字体、位置标签。 图形区： 图案标签。,课堂实验,实验书综合实验,58,5.5数据列表,一、数据列表（清单）及建立 1. 数据列表 由列标题和每一列相同类型的数据组成的特殊工作表。 2. 建立和编辑 同工作表的建立和编辑，也可利用“数据/记录单”命令建立和编辑。 3. 建立规则 数据列表与其他数据间至少留有空行或空列。 数据列表中不能有空行或空列 数据列表的第一行为列标题（称字段名）。,二、数据排序,排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。 1. 简单排序,2. 复杂排序,课堂实验,任务14 排序（p131）,61,三、筛选数据,快速选出所需的数据,1. 自动筛选,2. 关闭筛选,3. 高级筛选,课堂实验,任务15 筛选（p132）,63,四、分类汇总,将数据列表以分类汇总的形式反映各类数据的情况。按某关键字段进行分类汇总，在分类汇总前必须按该关键字段排序。,1. 基本分类汇总,用于单个字段分类单种汇总方式。,2.嵌套分