培训教材】excel经典培训（技巧总结+图表+函数+透视表+自动化.ppt

中文电子表格Excel 2 0 0 0的功能和使用,1 熟悉Excel 2000 2 编辑工作表 3 格式化工作表 4 公式与函数 5 Excel高级操作 6 图表和图形,学习目标,学习目标 l启动和退出 Excel、Excel的基本界面组成、工具栏操作 l 输入数据、工作簿操作、工作表操作 l编辑数据的操作、复制、移动和删除数据 l改变数字、文本、单元格、自动套用、复制、条件格式化、改变行宽和列高 l 公式计算、函数计算 l 页面设置、打印设置、打印预览、打印工作薄 l 数据排序与筛选、创建图表,1 熟悉Excel 2 0 0 0,1.1 Excel 2000的启动与退出 1.2 Excel 2000的用户界面与操作,返回目录,1.1 Excel 2 0 0 0的启动与退出,1Excel 2000的启动,（1）在“开始”中选择“程序Microsoft Excel”。 （2）在桌面上双击Excel 2000中文版的快捷图标。,2退出Excel 2000,（1）在Excel 2000菜单栏上选择“文件退出”选项。 （2）按Alt+ F4键，或单击 Excel2000中文版窗口右上角的关闭按钮。,图1 Excel 2000应用程序窗口,返回本节,1.2 Excel 2000的用户界面与操作,1工作簿、工作表和单元格,（1）工作簿。 （2）工作表。 （3）单元格。 （4）活动单元格。,2Excel 2000的用户界面,（1）工作区窗口 （2）工作簿窗口 （3）标题栏（见图1） （4）菜单栏 （5）工具栏（如图2、3所示） （6）编辑栏（如图4所示） （7）状态栏 （8）工作表标签（见图1） （9）工作表拆分框,图2 “常用”工具栏按钮功能说明,图3 “格式”工具栏按钮功能说明,图4 编辑栏,3菜单栏和工具栏的操作,（1）菜单栏的操作。 （2）工具栏的操作。 （3）移动菜单或工具栏（如图6、7所示） 。,图5 “自定义”对话框,图6 工具栏的移动柄,图7 工具栏的移动柄,返回本节,2 编辑工作表,2.1 复制和移动单元格的内容 2.2 填充单元格区域 2.3 删除与清除 2.4 查找、替换与定位 2.5 插入 2.6 工作表的操作 2.7 页面设置 2.8 打印工作表,返回目录,2.1 复制和移动单元格的内容,（如图9、10所示）。 1单个单元格内容复制 2用剪贴板复制和移动单元格内容 3用拖动鼠标的方法复制和移动单元格的内容,图9 “选择性粘贴”对话框,2.2 填充单元格区域,1填充数据 2填充公式 CTRL+回车/D/R 3在当前工作表中自动填充,2.3 删除与清除,1清除单元格中的信息 选定单元格区域，在菜单栏上选择“编辑清除”选项，弹出“清除”子菜单。（ DEL） 2删除单元格中的信息 （1）删除整行或整列。 （2）删除单元格或单元格区域。,返回本节,2.4 查找、替换与定位,1查找如图13所示可通过对话框上的选项确定查找范围及查找内容。 单元格匹配 按值搜索 查找格式,图13 “查找”对话框,2替换,图14 “替换”对话框,搜索和替换的字符可以包括文字、数字、公式或公式的部分。在菜单栏上选择“编辑选项”或按Ctrl+H键，弹出“替换”对话框，如图14所示。,返回本节,3定位,定位条件的运用：,2.5 插入,1插入单元格 SHIFT键和鼠标拖曳法 2插入行列 无法插入（工作表以外的区域）时，该如何处理？,返回本节,2.6 工作表的操作,1工作表的选择与翻动,（1）选择相邻的一组工作表（SHIFT） （2）选择不相邻的一组工作表（CTRL） （3）选择全部工作表 （4）取消工作表组的设置,2移动或复制工作表,用鼠标直接移动或复制(CTRL)工作表。,3删除工作表 4插入工作表 5冻结与取消冻结窗格,2.7 页面设置,图17 “页面设置”对话框,在菜单栏上选择“文件页面设置”选项、弹出“页面设置”对话框，如图17所示。,1设置页面 2设置页边距（如图18所示） 3设置页眉和页脚 4设置工作表的选项（打印标题） 5插入分页符 （1）插入分页符。 （2）删除分页符。 6设置打印区域 运用：对不连续区域如何打印在同一页面上？（照相机）,图18 “页边距”选项卡,图19 “页眉/页脚”选项卡,返回本节,2.8 打印工作表,1打印预览 在菜单栏上选择“文件打印预览”选项， 在预览窗口顶部单击“关闭”按钮，可返回工作表。 2设置打印机和打印 在菜单栏上选择“文件打印”选项，弹出“打印”对话框。单击“确定”按钮开始打印。,返回本节,3 格式化工作表,3.1 列宽和行高的调整 3.2 设置单元格的字体 3.3 单元格内容的对齐 3.4 表格线与边框线 3.5 设置单元格的颜色和图案 3.6 设置单元格的数字格式 3.7 使用条件格式 3.8 使用格式刷 3.9 保护单元格或单元格区域 3.10 自动套用格式,返回目录,3.1 列宽和行高的调整,1设置工作表的列宽,（1）在菜单栏上选择“格式列列宽”选项，单击“确定”按钮。 （2）在菜单栏上选择“格式列最适合的列宽”选项，单击“确定”按钮。 （3）将鼠标移到所选列标的右边框，拖动该边框。,2设置工作表行高,（1）在菜单栏上选择“格式行行高”选项， 单击“确定”按钮。 （2）在菜单栏上选择“格式行最适合的行高”选项，单击“确定”按钮。 （3）将鼠标移到所选行标的下边框，该行的高度自动设置为最高项的高度。,返回本节,3.2 设置单元格的字体,1用菜单命令设置字体 方法为：选定单元格区域；在菜单栏上选择“格式单元格”选项，完成设置后，可在“预览”框预览当前选定的字体及其格式式样。 2用工具栏上的按钮设置字体 格式工具栏上有字体、字号等按钮，可对选定的单元格区域设置字体。,返回本节,3.3 单元格内容的对齐,1用菜单命令设置对齐方式 （1）“水平对齐”框 （2）“垂直对齐”框 （3）“文本控制”框 （4）“方向”框 2用“格式”工具栏设置对齐方式 “格式”工具栏上有四个常用的单元格对齐方式按钮：左对齐、居中、右对齐、合并及居中。,返回本节,3.4 表格线与边框线,1在单元格区域周围加边框 2删除边框 运用：斜线标头的制作,返回本节,3.5 设置单元格的颜色和图案,选定单元格区域；在菜单栏上选“格式单元格”选项，弹出“单元格格式”对话框；在“图案”选项卡中设置底纹颜色和图案，在“示例”显示框中预览设置的效果；单击“确定”按钮。,返回本节,3.6 设置单元格的数字格式,1数字格式概述,Excel提供的数字格式有：常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、自定义等。 默认的数字格式是“常规”格式。 输入时，系统根据单元格中输入的数值进行适当的格式化。,2设置单元格数字格式,图20 “单元格格式”对话框,3单元格数字格式的运用,日期 分数 身份证号、银行卡号,返回本节,3.7 使用条件格式,设置条件格式(如图21所示),图21 “条件格式”对话框,图22 在“条件格式”对话框中设置条件,图23 设置条件格式示例,返回本节,3.8 使用格式刷,选定要复制的单元格区域； 在“常用”工具栏上单击“格式刷”按钮，单元格区域的选中标记由黑实线框变为滚动的短虚线框；单击鼠标左键，则该单元格区域设置为相同的格式，格式刷恢复原状。 双击“格式刷”按钮，可多次选定单元格进行格式刷操作,返回本节,3.9 保护单元格或单元格区域,（1）选定要锁定、隐藏的单元格区域。 （2）在菜单栏上选择“格式单元格”选项，弹出“单元格格式”对话框，在“保护”选项卡上选择相应的选项。 （3）单击“确定”。 （4）在菜单栏上选择“工具保护保护工作表”选项，弹出“保护工作表”对话框。 （5）输入保护口令并设置相应的选项。 （6）单击“确定”，并在“确认口令”对话框中再次输入口令。 另外：打开、修改工作表设置密码,返回本节,3.10 自动套用格式,选定要套用自动格式的单元格区域，在菜单栏上选择“格式自动套用格式”选项，弹出“自动套用格式”对话框；在“格式”列表框中选择一个格式。单击“确定”。,返回本节,4 公式与函数,4.1 公式的使用 4.2 函数的使用,返回目录,4.1 公式的使用,1、什么是公式 函数与公式既有区别又互相联系。由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”为例，它要以等号“=”开始，其内部可以包括函数、引用、运算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函数，“A1”则是对单元格A1 的引用(使用其中存储的数据)，“26”则是常量，“*”和“+”则是算术运算符。 如果函数要以公式的形式出现，它必须有两个组成部分，一个是函数名称前面的等号，另一个则是函数本身。,2公式中的运算符,（1）算术运算符。+ - * / % (乘方) （2）比较运算符。= = （3）文本运算符。& （4）引用运算符。引用运算符可以将单元格区域合并运算，包括冒号（：）、逗号（，）和空格。其中： 1）冒号（：）是区域运算符。 2）逗号（，）是联合运算符。 3）空格是交叉运算符。,3在公式中引用其他单元格,（1）引用的类型(图27所示)。 1）相对引用 2）绝对引用 3）混合引用 （2）引用同一工作簿中其他工作表的单元格。 （3）引用其他工作簿的单元格。,表1 数值转换示例,4.2 函数的使用,1.什么是函数 Excel 函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。 以常用的求和函数SUM 为例，它的语法是“SUM(number1,number2,)”。 其中“SUM”称为函数名称，一个函数只有唯一的一个名称，它决定了函数的功能和用途。函数名称后紧跟左括号，接着是用逗号分隔的称为参数的内容，最后用一个右括号表示函数结束。,2函数的语法,（1）公式必须以“=”开头。 （2）函数的参数用圆括号“（ ）”括起来。 （3）函数的参数多于一个时，要用“，”号分隔。 （4）参数的文本要用英文的双引号括起来。 （5）参数可以是已定义的单元格名或区域名。 （6）函数中使用数组参数可以由数值、文本和逻辑值组成。 （7）可以混合使用区域名、单元格引用和数值作为函数的参数。,3函数的参数类型,（1）数字，如21、-7、37.25等。 （2）文字，如“a”、“Word”、“Excel”等。若在文字中使用双引号，则在每个双引号处用两个双引号，如“TEXT”。 （3）逻辑值，如TRUE、FALSE或者计算时产生逻辑值的语句（如A1035）。 （4）错误值，如#REF!。 （5）引用，如D11、C5:C10。,3组合函数 组合函数可以充分利用工作表中的数据，还可以充分发挥 Excel快速计算和重复计算公式的能力。 函数被用作参数时，不需要前置“=”号。 4函数的输入方法 5使用“自动求和”工具按钮,图29 “粘贴函数”对话框,图30 函数参数输入对话框,图31 “自动求和”功能示例,返回本节,5 Excel高级操作,5.1 数据排序 5.2 数据筛选 5.3 分类汇总 5.4 数据透视表,返回目录,5.1 数据的排序,(图35所示操作步骤如下): （1）选择单元格，或选择成绩单数据中的任一单元格。 （2）在菜单栏上选择“数据排序”选项，弹出“排序”对话框。 （3）在“排序”对话框中指定排序的主要关键字和次要关键字、递增或递减排序选项，单击“递减”按钮。 （4）选择排序区域。 （5）单击“确认”按钮。,图35 “排序”对话框,返回本节,5.2 数据筛选,（图36、37所示） 1自动筛选 自定义自动筛选,图36 “自定义自动筛选方式”对话框,图37 自动筛选的结果,5.3 分类汇总,（1）选择要进行分类汇总的单元格区域。 （2）在菜单栏上选择“数据分类汇总”选项，弹出“分类汇总”对话框如图40所示。 （3）在“分类汇总”对话框上进行选择。 （4）单击“确定”（如图41所示）。 运用：分类汇总结果的复制 多级分类汇总,图41 分类汇总结果示意图,图40 “分类汇总”对话框,返回本节,5.4 数据透视表,（1）创建汇总表格。 （2）重新组织表格。 （3）筛选数据透视表数据和创建数据透视表数据组。 （4）创建数据透视表图表。,1建立数据透视表 （如图4247所示）,（1）在菜单栏上选择“数据、数据透视表和图表报告”选项，弹出“数据透视表和数据透视图向导”对话框。 （2）指定待分析数据的数据源类型和需创建的报表类型，单击“下一步”。 （3）选择要建立数据透视表的数据源区域，单击“下一步”按钮。 （4）单击“新建工作表”单选项，再单击“完成”。（5）根据需要用鼠标分别将“数据透视表”工具栏中的字段按钮拖放到透视表的相应位置。,图42 数据透视表示例,图43 “数据透视表和数据透视图向导3步骤之1”对话框,图44 “数据透视表和透视图向导3步骤之2”对话框,图45 “数据透视表和透视图向导3步骤之3”对话框,图46 “数据透视表”工具栏,图47 新建立的数据透视表,图48 “数据透视表和数据透视图 向导版式”对话框,图49 “数据透视表字段”对话框,2编辑数据透视表,（1）更改数据透视表的布局。 1）行、列字段互换 2）在字段内移动数据 3）隐藏和显示数据 4）添加字段 5）删除字段 6）设置数据透视表选项,图51 “数据透视表选项”对话框,（2）更新数据。 在菜单栏上选择“数据更新数据”选项；在数据区域的快捷菜单中选择“更新数据”选项；在“数据透视表”工具栏上单击“更新数据”按钮，在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”按钮，在弹出的菜单中选择“更新数据”选项。,3数据透视图 （如图52所示）,（1）在菜单栏上选择“数据数据透视表和图表报告”选项。 （2）选择“Microsoft Excel数据清单或数据库”和“数据透视图”，单击“下一步”按钮。 （3）选择数据源区域，单击“下一步”按钮。 （4）根据需要选择“新建工作表”或“现有工作表”选项，再单击“完成”按钮。 （5）单击“版式”按钮，单击