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專案組織 Project Organization,2012 吳明泉,1,專案組織,1 專案組織對專案的影響 2 組織結構 3 專案組織型態之選擇 4 專案參與者的角色 5 專案辦公室,課程大綱,2,2012 吳明泉,2,專案組織,專案的分類依不同委託者、執行者及客戶,個人、同學、朋友、家庭:自己需求專案 同組織：內部需求專案 同功能部門(Functional Department) 跨部門 跨組織:外部需求專案 同學的作業及報告，選擇的是以上的何種專案？ 複雜度有何不同?,2012 吳明泉,3,專案組織,組織結構特性,組織結構包括： 所涉及的活動範圍及主要部門 管理層級與報告關係 每一部門的工作型態和責任 職權和溝通的動線 組織基於專業分工劃分其所屬次級單位 可能分工方式包括功能、地域、產品、顧客、流程、以及專案。,2012 吳明泉,4,專案組織,專案組織對專案的影響,組織結構、文化、專案管理系統、專案管理辦公室、專案組織成熟度都會對專案產生影響。 組織文化與型態會影響專案達成目標的能力。 組織文化至少包括： -共享遠景、價值、常規、信念與期望 -政策、方法與程序 -授權關係一覽表 -職業道德 -工作時數,資料來源: PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務,2012 吳明泉,5,專案組織,不同專案組織結構之特性,資料來源: PMBOK Guide第四版,2012 吳明泉,6,專案組織,功能式(Functional)組織,優點： -層級分明，員工有明確主管 -充分利用組織資源，避免重覆與浪費 -有效利用功能部門專業人員，能提高各項專業技能 -員工職業生涯有保障 缺點： -員工分屬各部門，無法全心投注於專案 -專案成員為兼職性，流動率高，權責劃分不易 -橫向聯繫少 -不同部門利益衝突時，專案經理權限難以協調,資料來源: 專案管理基礎知識與應用實務,2012 吳明泉,7,專案組織,功能式組織(以學校為例),校長,總務長,學務長,教務長,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,三長間協調 專案運作,資料來源: 參考PMBOK Guide第四版,2012 吳明泉,8,專案組織,功能式組織(以公司為例),總經理,生產經理,行銷經理,會計主任,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,資料來源: 參考PMBOK Guide第四版,組織內部 專案協調,2012 吳明泉,9,專案組織,專案式(Projectized)組織,優點： -專案成員為全職，有明確責任與任務，易於指揮管理 -部門基於專案而設，成員明瞭專案目標 -主權在專案經理，管理靈活、回應快速，確保專案成功 -專案經理主導，避免與功能經理溝通中專案目標失真 缺點： -專案間互相獨立，資源不易共享，造成成本偏高 -專案人員只重視專案所需專業知識，團隊間不易共享經驗，不利於專業技術提昇 -專案成員缺乏職涯保障，擔心專案結束失去工作,資料來源: 專案管理基礎知識與應用實務,2012 吳明泉,10,專案組織,專案式組織(以公司為例),總經理,專案經理1,專案經理2,專案經理3,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,職員,專案團隊內部溝通協調,資料來源: 參考PMBOK Guide第四版,專案經理直屬於總經理或執行長,2012 吳明泉,11,專案組織,矩陣(Matrix)組織,優點： -靈活、回應快速 -專案經理調動功能部門資源容易 -多個專案同時進行時，容易整合資源 -專案結束時程原回歸員工能部門，不必擔心失業 缺點： -員工分屬各部門，無法全心投注於專案 -專案成員為兼職性，流動率高，權責劃分不易 -橫向聯繫少 -專案經理負荷大，需處理專案工作，還需與功能經理溝通協調 -專案成員接受多重領導，專案經理與功能經理衝突時無所適從 -不同部門利益衝突時，專案經理權限難以協調，會影響目標達成,資料來源: 專案管理基礎知識與應用實務,2012 吳明泉,12,專案組織,弱矩陣組織,總經理,功能經理1,功能經理2,功能經理3,職員,職員,專案經理,職員,職員,職員,職員,職員,職員,資料來源: 參考PMBOK Guide第四版,專案經理隸屬於功能經理下,2012 吳明泉,13,專案組織,強矩陣式組織,總經理,總專案經理,功能經理,功能經理,專案經理,專案經理,專案經理,職員,職員,職員,職員,職員,職員,專案團隊內溝通協調,資料來源: 參考PMBOK Guide第四版,專案經理隸屬於專案經理辦公室或高階主管,2012 吳明泉,14,專案組織,例題,Ans: D,答案分析：在功能式組織裏，每個參與專案的人員都有明確的功能主管，所以，當專案經理或專案成員遇到問題時，就須先將問題上報給各自的功能主管，並由這些功能主管們協商後，再將協商結果下達給專案經理或自己的部門成員。反之，在專案式組織中的溝通則是由專案經理主導。,當專案在不同的組織結構中執行時，其溝通模式是否相同？ A. 是，都是由功能經理來主導專案的溝通。 B. 不是，在功能式組織中，專案經理還是專案溝通的主要人物。 C. 是，都是由專案經理來主導專案的溝通。 D. 不是，在功能式組織中，專案的溝通須仰賴功能經理。,資料來源：長宏專案管理顧問公司,2012 吳明泉,15,專案組織,例題,組織結構往往會影響專案能分配到的資源多寡。John Woods是ABC組織中的專案經理，但是其權限很小，可使用的資源也很少，專案預算都掌握在功能經理的手上。請問，John所處的是什麼樣的組織 ? A. 強矩陣式組織 B. 弱矩陣式組織 C. 平衡矩陣式組織 D. 功能式組織,資料來源：長宏專案管理顧問公司,2012 吳明泉,16,專案組織,選擇專案組織型態,選擇專案組織型態之準則： -建立新專案之頻率(頻率次數如何？母公司涉入專案相關活動之程度) -專案期程(最近的專案期程多長) -專案的規模(人力及資源涉入之層級，與公司中其他活動的資源關係) -關係的複雜度(功能部門涉入專案的程度及關係),資料來源: 專案管理基礎知識與應用實務,2012 吳明泉,17,專案組織,專案利害關係人,高階主管,贊助者/發起人,專案經理,專案管理 團隊,客戶,顧客/使用者,管理的機關,受影響 的單位,利害關係人,資料來源：長宏專案管理顧問公司,專案組織,18,2012 吳明泉,專案經理的角色,整合者、溝通者、決策者、激勵者、福音傳播者、變革代理人。尤其在溝通花費最多時間。 在預算及時間限制內，交付符合技術規格及利益目標之最終成果。 三種特質： -知識(knowledge)：專案經理需具備專案管理相關知識的能力 -績效(performance)：專案經理要具備將專案管理知識執行，達成專案績效的能力。 -個人能力(personal)：指執行專案或相關活動的行為表現與個人效力(personal effectiveness)，包括態度、人格特質與領導專案團隊達成目標的能力。,資料來源: PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務,2012 吳明泉,19,專案組織,專案團隊中其他角色,專案技術師 合約管理者 專案規劃及控制者 專案會計師 聯絡者、協調者 現場、品質管理者、監工 功能部門技術代表、功能經理 專案助理 專案發起人或贊助者 ,資料來源: PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務,2012 吳明泉,20,專案組織,例題,下列哪一項是專案經理最常從事的活動？ A. 領導 B. 溝通 C. 協商 D. 控制,資料來源：長宏專案管理顧問公司,2012 吳明泉,21,專案組織,專案辦公室(Project Management Office, PMO),為使專案更有效達成任務而提供對專案的指導與支援的單位。 愈趨向專案式組織架構，成立PMO的機率愈高。 專案經理向PMO彙報，PMO再直接彙報給高階主管。 功能： -提供裝備與資料的專案團隊發展中心(人員管理與技術訓練，包括專案經理之訓練與輔導)。 -溝通協調、資訊發佈、協助專案衝突與問題解決。 -協助專案人力資源整合、後勤與行政支援。 -專案經理、贊助人、功能經理及其他利害關係人間集中化溝通管道。,資料來源: PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務,2012 吳明泉,22,專案組織,例題,Ans: B,答案分析：專案管理辦公室是公司中集中和協調管理其管轄的各個專案的實體。它主要負責：與母公司或顧客整體經營目標相關聯的專案和子專案的整體規劃，包含：執行之優先順序、輕重緩急和執行方式.等。,_是公司中集中和協調管理其管轄的各個專案的實體，且是各專案經理的輔導站，並可統一協調各專案之間的溝通。 A. 專案經理 B. 專案管理辦公室 C. 專案管理團隊 D. 利害關係者,資料來