Excel的使用方法与技巧.ppt

Excel 2010的使用方法与技巧,Excel 2010,丁银水 897543002,Excel 可以做什么？,2014-12-15,1,Excel 概述 基本操作 公式与函数 数据图表化 数据分析 总结,2014-12-15,2,Excel 2010,本文主要内容,主要内容,Excel 概述 基本操作 公式与函数 数据图表化 数据分析 总结,2014-12-15,3,基本概念 界面,基本概念,1. Excel 概述,1.1 基本概念 工作簿：Excel创建的文件(Book1/2/3) 工作表：工作簿的组成部分，存储和处理数据的主要文档 数据工作表(Sheet1/2/3) 图表工作表(Chart1/2/3) 单元格：工作表存储数据的最基本单元 行列交叉点(列标A/B/C+行标1/2/3A1/B2/C3) 单元格区域：多个单元格组成的矩形区域 左上角单元格 : 右下角单元格(A1:F9),2014-12-15,5,1. Excel 概述,2014-12-15,6,单元格,工作表,工作簿,1. Excel 概述,2014-12-15,7,活动单元格,工作表标签,行标题 1 1,048,576,列标题 AXFD (16,384),1. Excel 概述,1.2 Excel 2010界面 功能区( Excel 2003 菜单栏) 选项卡(集中某一项核心任务) 组(相关项的组合) 命令(执行某一具体任务) 更多地显示出以前隐藏在菜单和工具栏中的命令和功能,2014-12-15,8,快速访问工具栏( Excel 2003 工具栏) 固定显示最常用的命令,对话框启动器 点击获取更多选项,1. Excel 概述,2014-12-15,9,1. Excel 概述,2014-12-15,10,编辑栏 显示活动单元格中的数据 输入/编辑数据（值/公式）,名称框 显示活动单元格的地址/名称 定义名称/快速定位单元格或区域,取消,确认,插入函数向导,1. Excel 概述,2014-12-15,11,1. Excel 概述,2014-12-15,12,主要内容,Excel 概述 基本操作 公式与函数 数据图表化 数据分析 总结,2014-12-15,13,单元格 输入/编辑数据 工作表/工作簿 数据处理 排序/筛选/分类汇总,2. 基本操作,2014-12-15,14,2. 基本操作,2.1 单元格 选择 单元格：鼠标左键单击 单元格区域： 左键按住+拖动 / 单击首单元格+(Shift+单击末单元格) 连续的单元格区域 单击首单元格+(Ctrl+单击其他单元格) 不连续的单元格/区域 整行与整列：单击行标/列标(连续：拖动/Shift不连续：Ctrl),2014-12-15,15,2. 基本操作,2014-12-15,16,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据 数据类型 数字 可进行数学计算 默认右对齐 数值（整数、小数、分数） 日期、时间 文本 说明数据的含义，不进行数学计算 默认左对齐 中文汉字、字母 数字和文本或符号的组合 逻辑值 TRUE、FALSE 默认居中对齐 公式 数字、文本、逻辑值 函数,2014-12-15,17,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据 ？日期和时间 数字 日期 默认使用 / 或 | 默认1900 日期系统(Windows) | 1904 日期系统(Macintosh) 日期 序列 1900-1-1 1 1900-1-2 2 2011-12-15 40892 9999-12-31 2958465 时间 默认使用 : | 24小时制 1 天 24 小时 1 0:00:00 0 23:59:59 0.99999999 2011/12/15 19:45:33 40892.823299,2014-12-15,18,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据 ？技巧 手动输入数据 选中键入 单元格 方向键() Enter()/Tab() Shift + Enter/Tab反向 快速移动光标选中单元格 连续单元格区域 Enter/Tab/Shift+Enter/Shift+Tab 在区域内快速移动选中 鼠标/方向键 取消对区域的选择 多个单元格/区域同时输入相同数据 选中目标单元格/区域在活动单元格中键入数据Ctrl+Enter,2014-12-15,19,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据 ？技巧 手动输入数据 多个工作表同时输入相同数据 Shift/Ctrl 选中多个工作表 在其中一个表中键入数据 单元格内数据多行显示 自动换行（随列宽调整） Alt+Enter 强制换行（自动换行选中） 自动输入小数点 输入大量相同小数位数的数据 ！输入结束后及时取消勾选,2014-12-15,20,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据 ？技巧 手动输入数据 输入日期和时间 日期+空格+时间 Ctrl+; 输入当前日期 Ctrl+Shift+: 输入当前时间 输入分数 整数+空格+分子/分母 3 1/2 0+空格+分子/分母 0 3/5、0 9/5 强制为文本类型 所有类型的数据以 (英文单引号)开始文本类型 不能参与数值计算 001023、TRUE,2014-12-15,21,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据 ？技巧 自动输入数据 记忆式键入 同列、连续单元格、文本类型有效 水平对齐方式 填充 将输入的数据/符号重复填满整个单元格 填充柄 自动填充 向外拖动 扩展填充 相同数据 所有数据类型 序列 数字/含数字的文本 升序: 上下 / 左右 降序: 反向拖动 向内拖动 清除,2014-12-15,22,Enter,2. 基本操作,2014-12-15,23,文本类型,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据 ？技巧 导入数据 数据来源：Access/SQL等数据库；网站；文本文件 导入文本文件 两种常用文件格式 .txt : 制表符(tab)为分隔符 .csv : 英文逗号(,)为分隔符 / 默认被Excel打开 文本导入向导 设置分列依据的分隔符形式按需要导入文本 将文本格式的数值或日期转换为数字格式进行数值计算,2014-12-15,24,2. 基本操作,2014-12-15,25,2. 基本操作,2014-12-15,26,选中单元格时出现提示信息,输入无效数据时 显示出错警告,2. 基本操作,2014-12-15,27,键入英文逗号间隔,或者,2. 基本操作,2.1 单元格 编辑数据 编辑状态（修改局部数据） 双击单元格单击+光标移至编辑栏单击+F2键 鼠标/方向键 光标定位编辑修改 Enter/Tab/Shift+Enter/Shift+Tab移动光标至其它单元格 输入状态（覆盖原有数据） F2键切换编辑/输入状态,2014-12-15,28,2. 基本操作,2.1 单元格 设置格式 格式：样式格式、数字格式、条件格式 样式格式 字体/字号、文字颜色/加粗/倾斜/下划线/删除线 单元格边框、填充颜色/底纹 文本方向/对齐方式 使用内置单元格样式（修改）,2014-12-15,29,/右键,2. 基本操作,2014-12-15,30,2. 基本操作,2.1 单元格 设置格式 数字格式 自定义格式 最多包含四个代码部分： ; 只含三个代码部分： ; 只含两个代码部分： ; 只含一个代码部分： ,2014-12-15,31,2. 基本操作,2014-12-15,32,2. 基本操作,2014-12-15,33,2. 基本操作,2.1 单元格 插入、删除与清除 右键 删除 单元格/行列 清除 单元格中的内容/格式/批注(Delete键=清除内容),2014-12-15,34,2. 基本操作,2.1 单元格 移动和复制 移动 拖动 剪切 + 粘贴/插入已剪切 复制 Ctrl+拖动 复制 + 粘贴/插入复制 粘贴 覆盖式 插入已剪切/插入复制 插入式,2014-12-15,35,右键,右键,2. 基本操作,2014-12-15,36,2. 基本操作,2014-12-15,37,2. 基本操作,2015-12-15,38,2. 基本操作,2014-12-15,39,行高/列宽=0,2. 基本操作,2014-12-15,40,2. 基本操作,2.4 数据处理 排序(数据有序化) 普通排序（内置序列）自定义排序（自定义序列） 单列/行排序多列/行排序,2014-12-15,41,2. 基本操作,2.4 数据处理 筛选 仅显示满足条件的数据，隐藏不满足条件的数据 自动筛选 自定义筛选 高级筛选 筛选不重复记录 临时隐藏重复值 删除重复项,2014-12-15,42,自动筛选,复杂条件,2. 基本操作,2014-12-15,43,取消勾选,主要内容,Excel 概述 基本操作 公式与函数 数据图表化 数据分析 总结,2014-12-15,44,公式 引用 地址/名称 函数,3. 公式与函数,3.1 概念 公式和函数是Excel实现数据计算的重要工具 公式：是对数据执行计算和操作的等式 函数：是预先定义的计算公式，可实现复杂的计算和操作,2014-12-15,45,公式：=(A1+A2+A3+A100)/100 函数：=AVERAGE(A1:A100),3. 公式与函数,2014-12-15,46,3. 公式与函数,3.2 公式 使用引用 引用：通过指定单元格或区域的地址/名称来使用其中的数据 使用数据的地址/名称并非数据本身 建立数据之间的联系 赋予工作表动态特性(随被引单元格的值变化) 引用类型： 单元格引用 单元格区域引用 名称引用,2014-12-15,47,3. 公式与函数,3.2 公式 单元格引用 相对引用：当公式复制到其他单元格时，行和列引用相应改变 （引、被引单元格相对位置不变） A1 绝对引用：当公式复制到其他单元格时，行和列引用不会改变 （行标和列标之前加上$） $A$1 混合引用：行、列引用中一个是相对引用，另一个是绝对引用 &A1、A&1 F4键 切换引用方式 输入公式时，用方向键选取引用单元格 编辑公式时，用方向键在公式中移动光标 移动公式时，引用均不变化，就是原有单元格中的引用地址,2014-12-15,48,3. 公式与函数,3.2 公式 名称引用 使用名称意义明确/便于记忆/使公式更直观易读、引用准确 定义名称：在名称框中 / 或 单元格/区域/不相邻多单元格组合 常量（不必存在于单元格中） 公式（不必存在于单元格中） 管理名称：,2014-12-15,49,/工作表,3. 公式与函数,3.2 公式 引用格式 以单元格引用为例： 工作表内引用 单元格地址 工作表间引用 工作表名称!单元格地址 工作簿间引用 工作簿名称工作表名称!单元格地址 完整路径工作簿名称工作表名称!单元格地址 引用技巧 通过单击单元格来实现引用/非手工输入,2014-12-15,50,打开状态,关闭 且路径/名称含空格(单引号括起),=C:My DocumentsBook1.xlsxSheet1!A1,3. 公式与函数,2014-12-15,51,3. 公式与函数,2014-12-15,52,函数名称 ( 参数1,参数2,参数3, ) SUM(A1,C3:C6,E5/3,SUM(F1:F9),325),3. 公式与函数,2014-12-15,53,3. 公式与函数,3.3 函数 常用 SUM(number1,number2, ) 求和函数 AVERAGE(number1,number2, ) 算术平均函数 MAX(number1,number2,.) 求最大值函数 IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 判断函数 COUNT(value1, value2,.) 计算区域包含数字单元格个数 COUNTA(value1, value2, .) 计算区域非空单元格个数 TODAY( ) 返回当前日期 Ctrl+; NOW( ) 返回当前时间 Ctrl+Shift+:,2014-12-15,54,3. 公式与函数,3.4 高级公式 使用数组 用Ctrl+Shift+Enter确认结束键入 系统自动生成大括号括起数组公式（！不能手动输入） 数组常量: 用括起(手动输入)Ctrl+Shift+Enter结束键入 =1,2,3;4,5,6;7,8,9(分号换行/逗号换列外自动生成) 使用迭代和循环引用,2014-12-15,55,3. 公式与函数,2014-12-15,56,主要内容,Excel 概述 基本操作 公式与函数 数据图表化 数据分析 总结,2014-12-15,57,创建图表 编辑图表,4. 数据图表化,4.1 图表 基本功能 图表：是数据的图形化表示 是动态的 随对应数据的变化而自动更新 将数据用图表来描述： 抽象、枯燥的数据 形象直观、易于理解 清晰表现出数据的差异、变化趋势和数据间的关系 采用不同的图表类型，可以发现数据不同方面的特点规律 图表放置位置： 与数据位于相同工作表中 嵌入式图表 单独占据一个新工作表 图表工作表,2014-12-15,58,切换,4. 数据图表化,4.1 图表 组成 图表区 绘图区 数据系列（某一行/列） 横坐标轴（分类轴） 纵坐标轴（数值轴） 网格线 图例 标题（图表标题、横纵坐标轴标题 ） 数据标签,2014-12-15,59,4. 数据图表化,4.1 图表 常用类型 柱形图：显示一段时间内的数据变化/各项之间的比较情况 折线图：显示在相等时间间隔下数据的变化趋势 饼图：显示一个数据系列中各项大小与各项总和的比例 条形图：显示各项之间的比较情况(适于分类轴标签很长的情况) 面积图：强调数量随时间变化的程度/引起对总值趋势的注意 XY 散点图：显示若干数据系列中两个变量之间的关系,2014-12-15,60,4. 数据图表化,2014-12-15,61,4. 数据图表化,4.2 创建图表 Excel 2010创建图表操作简单 确保数据适合于图表 选择包含数据的区域 插入图表选择图表类型生成基本图表 “图表工具”关联菜单 更改外观/布局、图表数据、图表元素 修饰/修改图表,2014-12-15,62,4. 数据图表化,2014-12-15,63,4. 数据图表化,2014-12-15,64,形状样式、文本样式、排列、大小,4. 数据图表化,2014-12-15,65,表范围内独立操作 表行/列操作 排序/筛选/汇总计算 “表工具”关联菜单设计,表区域,/套用表格式,4. 数据图表化,4.4 操作技巧 快速添加图表数据 复制要添加的数据区域(数据系列)/分类在图表中直接粘贴数据 创建组合图表 针对不同数据系列设置不同图表类型/结合次要纵坐标(数值)轴 选择合适的图表类型 最合适的应该是以最简单的方式表现数据的图表类型 掌握图表的关键 不断进行操作 图表选项很多，需要反复熟练,2014-12-15,66,4. 数据图表化,2014-12-15,67,主要内容,Excel 概述 基本操作 公式与函数 数据图表化 数据分析 总结,2014-12-15,68,5. 数据分析,使用数据透视表 使用What-If假设分析 模拟变量表 方案管理器 使用反转的假设分析 单变量求解 规划求解 使用分析工具库 方差分析/相关系数/协方差/描述统计/指数平滑 F-检验/傅里叶分析/直方图/移动平均/随机数发生器 排位与百分比