秘书实务会务工作.ppt

1 会议概述 2 会务工作流程 3 会务工作具体内容 4 常用会议的组织程序 5 会见与会谈 6 技能训练,会务工作,教 学 目 的 通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。,教学重点与难点,1、教学重点 会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 2、教学难点 会议方案的制作； 会场的布置；会议组织 案例分析； 技能训练。,案例分析：请柬发出之后,某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。,事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？,案例导入：,华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的“KH新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到桌，放着签到表和签到笔。已有来宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰十分着急，刚刚电话催完，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台。这,案例导入：,样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理 。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员又来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供一些车位。然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。,第二章 会前筹备,第一节 会议概述 1.1 会议的涵义 会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。通常有2人以上共同参与，以一定方式聚合在一起。,全国人民代表大会,1.2 会议的要素,会议的选择要素 有会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等 2、会议的主要种类 按组织类型 内部会议 外部会议 正式会议 非正式会议 按时间方面的规定性 定期会议 不定期会议 按出席对象 联席会 内部会 代表会 群众会,按功能性质 决策性 讲座性 执行性 告知性 学术性 协调性 报告性 谈判性 动员性 纪念性等 按议题性质 专题性 综合性 按规模大小 特大型 大型 中型 小型 按会议采用的方式手段 常规会 广播会 电话会 电视会 网络会,1.3会议的作用,（1）实施领导的重要工具 。 （2）领导贯彻民主集中制，实现决策民主化，科学化的必要手段，要集思广益，充分发挥干部和群众的智慧这就需要召开会议来交换意见，研讨问题。,3、各级领导贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法，此外，会议还有宣传教育作用，研讨作用，表达思想感情作用等。,1.4 公司常见会议的类型,客户咨询会 产品展销订货会 业务洽谈会 新产品新闻发布会 经理例会与特别会议 员工例会 股东大会和董事会议 公司年会,第二节 发送会议通知 制作会议证件 和指示标志,一、制发会议通知 1、会议通知的基本内容 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。,关于召开业务检查工作会议的通知,各分公司、中心、部： 兹定于2006年1月25日9时在公司第一会议室召开业务检查工作会议，请各分公司、中心、部主管经理（主任）或相关责任人按时出席。 汇江公司总经理室 二00六年一月二十六日,会议通知,尊敬的客户： 为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。 附：会议日程及路线图 回执 请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话 我公司参加此次会议，参加人数： 我公司不能参加此次会议。 姓名： 公司：,2、会议通知的作用 周知作用 提醒作用 凭证作用,3、会议通知发送的注意事项,（1）为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重 （2）人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。 （3）一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，如股东会议附上代理委托书 （4）如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份,3、会议通知发送的注意事项,（5）需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名 （6）对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新 （7）可将会中使用的票证与会议通知一并发出 如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路 （8）会议通知样本要作为档案保存,3、会议通知发送的注意事项,（9）要有具体的会议名称 （10）日期、时间、场所要准确无误 （11）议题应尽量具体 （12）有附加资料时，应写明资料名称及页数,二、制作会议证件,代表证 出席证 会议正式证件 列席证 来宾证 会议证件 旁听证 工作证 会议工作证件 记者证 出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。例如：,出 席 证,代 表 证,列 席 证,三 、 制作指示标志,会议指示标识是在会议准备和召开过程中，为了使与会者更容易找到座位，了解会场周围的环境，并使会议的组织更加有条理，需要在会场和相关服务区摆放的标识物。如各种指示牌、接待处和签到处的标志，贵宾室饮水处洗手间的标志等。,各种指示标志,第三节 预定确认会议室及会场布置,一、预定会议室 1、会议地点选择的要求 交通便利，选择距领导和与会者工作地点都比较近的地方。 会场大小应与会议规模相符。每人2m平方3m平方活动空间。,场地要有良好的设备配置。 场地应不受外界干扰。 选择会议地点应考虑有无停车场。 场地租借的成本必须合理。,小型会议室,大中型会议室,大中型会议室,二、会场布置 1、会场整体布局的要求 会场布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等许多方面。 会场整体布局的要求是： 庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规模、规格。,二、会场布置,会场的整体格局要根据会议性质和形式创造出和谐的氛围。 大中型会议要保持一个绝对的中心，因此多彩用半圆形、大小方形的形式。 小型会场要注意集中和方便。,会议布置类型,小型会议室布置,不同的会场布置,会议室布置,会议室布置,会 议 室 布 置,（2）会场的类型及布局 小型会议室。 椭圆形、回字形、 T 字形、“马蹄”型、长方形。, 中型会议室。“而”字型、半圆型、课堂型。, 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。,3、布置会议附属性设备,音响设备：扩音设备、耳机、同声翻译、麦克风。 声响设备：立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑控制的多镜头幻灯等。其它布置：温度、湿度、照明、通风、卫生设备、电源插座等。 布置装饰：会标、标语口号、会徽、旗帜、花卉、字画等。,会标,会徽,4、会场座次安排, 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。,主席台座次安排, 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。,中央政治局常委与江泽民集体照,主席台坐次,第四节 会议筹备方案的拟定,会议筹备方案是会议的预演，通过想象和策划将计划全过程形成文字，以便安排布置会议事宜。 一、会议筹备方案的内容 1、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。,无论组织什么样的会议，都有会议主题，特别是组织大型会议，必须明确会议要研究解决什么问题，达到什么目的。我们看十七大报告的主题提出了要解决的问题是什么？目的是什么？,十七大报告主题：,高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，继续解放思想，坚持改革开放，推动科学发展，促进社会和谐，为夺取全面建设小康社会新胜利而奋斗。,例如：会议主题：绿色金融发展方式转 变的新动力。有三个方面的议题： 第一、推动绿色金融有效支撑实体经济可持续增长。 第二、推动绿色金融与现有金融体系的衔接、互动与融合。 第三、促进绿色金融创新，形成绿色金融的“长春共识”，探索发起筹建常设的国际绿色金融合作组织。,案 例,第五届国际应用激光技术中国研讨会(LPC 2010)本届研讨会的宗旨是促进光电技术在科学研究和工业领域应用的合作及信息交流。研讨会的会议议题包括激光微加工、光学元件、激光宏观加工、激光系统和安全。,2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。,例如：第22届中国国际毛纺原料交易信息交流会,3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则确定。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。,4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。,5、 确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据 会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。,9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。 2、年度销售活动的总结。 3、有关销售问题的发言。 4、下年度销售目标。 5、销售人员的招聘和重组。,二、拟定会议议程、日程的内容,会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，并冠以序号将其清楚的表达出来。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准以后，复印分发给所有与会者。会议议程是通过会议日程显示出来的。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式、领导和来宾致辞、领导做报告、分组讨论、大会发言、参观其它活动、会议总结、宣读决议、闭幕式。,三、确定会议议程的方法,会议议程包括会议主持，会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要依据：一是根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；二是根据会议的主题，确定会议发言人；三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；四是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。,案 例 上海市十三届人大二次会议预备会议通过了十三届人大二次会议议程。议程如下： 一、听取和审议市长韩正关于上海市人民政府工作的报告。 二、审查和批准上海市2008年国民经济和社会发展计划执行情况与2009年国民经济和社会发展计划草案的报告；批准上海市2009年国民经济和社会发展计划。 三、审查和批准上海市2008年预算执行情况和2009年预算草案的报告；批准上海市2009年市级预算。,四、听取和审议市人民代表大会常务委员会主任刘云耕关于上海市人民代表大会常务委员会工作的报告。 五、听取和审议市高级人民法院院长应勇关于上海市高级人民法院工作的报告。 六、听取和审议市人民检察院检察长陈旭关于上海市人民检察院工作的报告。 七、其他。,某股份有限责任公司股东大会日程安排,四、制定会议筹备方案的注意事项,1.明确领导意图，弄清制定会议筹备方案的目的、要求和意义，以便制定。 （1）制定会议筹备方案的目的 （2）制定会议筹备方案的要求 （3）制定会议筹备方案的意义 2.反复多次与领导和有关方面商定、必要时通过开联席会征求制定的意见或方案。,会议议程安排范例,大型会议筹备方案(案例) (一)学习目标 熟悉大型会议筹备方案(案例)。 (二)具体方案的拟写 市经济工作会议安排方案 1.会议主题： 贯彻落实中央经济工作会议精神。重点是讨论研究全市经济发展的一些突出问题，分析原因、理清思路、确定重点、提出对策，做好明年的工作。 2.会议的时间、地点： 拟定于月至日(4天)，在招待所召开。月日下午或晚上报到。 3.会议规模：(1)参加会议人员(正式代表)；(2)特邀代表和列席人员：工作人员(含服务人员)共计人。,4.会议议程： 会议由市委书记、市长分别主持。 第一天大会由市长主持，听取市部分综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言； 第二天分组讨论(围绕会议确定的讨论题目进行)； 第三天继续分组讨论； 第四天上午继续分组讨论，下午大会由市委书记主持会议，市长作会议总结，书记讲话。,5.会议材料准备。 (1)大会发言单位材料； (2)会议日程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、分组名单(分组讨论地点)、讨论题目、作息时间表；会议须知等； (3)会议参阅文件。 6.会务工作由市委办公厅、市政府办公厅负责(具体分工略)。,附：(1)会议通知(包括会议材料准备通知) (2)会议日程表 (3)参加会议人员名单 (三)注意事项：方案拟定后，须报经领导审核和批准。方案一经批准，需作下列工作： (1)召集会务工作会议，明确分工。主要分工有：文件起草(包括文件准备)；会务服务(住宿安排),生活保障，宣传报到、交通疏导、医疗、保卫等经费预算。 (2)草拟材料准备通知 (3)选定会场，并布置会场(包括会标) (4)准备会议所需用品 (5)会议材料准备。,检查会议筹备情况案例,检查会务的筹备情况,一、会务筹备情况检查的主要内容 1、检查会议准备是否充分 主要了解会期是否合适，规模是否合理，与会人员的名额分配是否经过协商等。当然还有筹备方案的其它内容。 2、检查会议期间能否排除各种干扰，确定能关闭手机，杜绝进出自由。 3、检查会议环境条件与用品准备,检查会务的筹备情况,4、文件材料的准备情况 会议文件的撰制一般分两种情况。第一、由秘书部门直接拟制，或由秘书部门组织有关部门牵头拟制。第二，由有关部门准备的文稿。然后经主管领导或秘书长审核。应检查会议名称，文件编号，份数等。如装入文件袋，也应逐袋检查。 5、会场布置情况的检查 6、会场保卫工作的检查 7、其它内容的检查,与领导沟通会议的有关事宜案例,某公司的张秘书刚由分公司调入总部，担任总经理秘书，公司要在圣诞节搞一个新年联欢晚会，与一些重要客户进行联谊。张秘书自持在分公司搞过多次这样的活动，便自作主张决定了会议举行的地点、邀请嘉宾的名单、活动的内容和奖品的发放形式。尽管联欢会搞的很热闹，张秘书却被总经理狠狠批了一顿。 我们的问题是为什么张秘书被总经理狠狠批了一顿？,点 评,张秘书没有意识到召开会议最重要的是要使领导意图得以贯彻执行，不与领导做好会前的沟通，就不能理解联谊会主要要加强公司与哪些客户的关系，搞什么样的活动能够密切公司领导与客户、员工的关系，联谊会上奖品怎样发放才能使公司领导满意？不解决这些问题就达不到预期目的。,与领导沟通有关事宜的程序,明确会议的目标。 2.明确沟通会议有关事宜的方法与途径 .明确沟通的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员。 4向领导汇报会议的筹备情况及进展，讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题或难题。 5.听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录。 6.将记录通过某种方式送给领导。,拟定会议应急方案案例,某单位在政府礼堂召开大型表彰会，因事先未制定会议应急方案，也未加强防火布置，结果因电线老化出现火灾的时候，会议组织人员措手不及，会场一片混乱，最终导致部分与会人员和仪仗队的小学生丧生。,点 评,会前一定要制定严密的应急方案，还要对方案的各个环节进行认真检查，如安全通道是否打开，设备隐患是否检查，消防通道是否畅通，应急 的组织与人员是否到位，应急的车辆是否准备停当，指挥沟通系统是否灵敏等，只有这样，才能保证面临突发状况时候能够从容应对。,第四节 拟定会议应急方案,1、会议应急方案的内容 （1）会议举行过程中可能出现的问题 第一、人员问题 第二、场地问题 第三、设备问题 第四、资料问题 第五、健康与安全问题 第六、行为问题,2、会议应急方案的作用 （1）可以使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。 （2）应急方案可以有效缓解危机，提高会议管理的效率。,3、重要会议应急预案,为了迎接静安区政协十二届二次会议的胜利召开，规范重要会议期间的管理，杜绝群死群伤等恶性事件、事故的发生，在政协会议召开期间，特制定本规定。 一、组织机构 组 长：黄宇平 副组长：冯国勤、刘 颖 组 员： 林 翎、刘乐薇、万红弟、杨秀娟、陈耀辰、蔡承志、李 康、武 侃、屠耀明,二、事故防范 1、举行重要会议前做好安全纪律教育，定岗、定位、定责。 2、召开重要会议前针对本次会议具体要求，做好应急预案和防范措施。 3、重要会议的场地、设施须符合安全要求，消防设施须保证，会场重地出入和通道要畅通，便于疏散，若夜间开展活动，须有足够的照明设备，停电时要有应急措施。 4、承担重要会议会务工作前必须向主管部门申请，报公安部门审批。,三、事故处理 （一）出现拥堵现象时： 1、1号门由屠耀明、值班人员及一名门卫负责，主要工作是及时疏导和控制参加会议的人员进出，防止人员聚集而堵住进口处。 2、2号门由一名门卫负责，主要是负责车辆进出。自行车全部停放在外面的寄存处。如有紧急情况，应及时打开2号门疏散人员。 3、安排值班安全员把守各要道口，防止参会人员原地返回而造成进出人员汇流。 4、陈耀辰负责A楼、B楼的安全保卫工作。做到防止人行通道堵塞，并及时疏导其它场所的人员到达指定场所活动。,5、蔡承志、李康、武侃负责D搂剧场、多功能厅的人员安全。万红弟负责C搂及名人廊的安全工作。 6、散场时，各要道口安全值班人员要主动指挥参会人员按规定路线离开。 7、如遇突发事件，情况汇报流程如下：治安具体工作人员屠耀明陈耀辰黄宇平、冯国勤。 8、如遇突发事件，突发事件领导小组成员应立即赶到现场，采取果断有效措施，运用相应的对策尽快解决，防止事态扩大。,（二）造成人员伤害时： 1、当发生事故并造成人员伤亡，刘乐薇负责报120和引导救护车，医务人员立即组织抢救。 2、黄宇平、冯国勤、刘颖第一时间赶赴现场组织指挥。 3、伤员送最近的医院急救。 4、黄宇平、冯国勤、刘颖等在事发后做好善后工作。,四、报告制度： 发生事故单位领导要立即报告教育局办公室及有关科室，不得迟报瞒报。 五、主要责任人 单位法人代表黄宇平。 静安区青少年活动中心,处理会议突发事件的方法（火灾）,处理会议突发事件的方法（火灾）,处理会议突发事件的方法（火灾）,处理会议突发事件的方法（火灾）,处理会议突发事件的方法（火灾）,处理会议突发事件的方法（火灾）,处理会议突发事件的方法（火灾）,处理会议突发事件的方法（火灾）,4、处理会议突发事件的工作程序,第一、预测不可预知的情况 第二、提前准备应对各种问题的备选方案第三、在会议正式召开前，要组织一次专题性的筹备检查会 第四、在应急方案的制定过程中可以举行有关人员的头脑风暴会,5、会议应急方案的特点,第一、有的放矢 第二、预防为主 第三、留有余地,6、会议应急方案的实施原则,第一、思想上充分重视。要注重细节，从小处入手。（出问题都出在细节上） 第二、在人财物方面措施到位。 第三、在实施过程中要坚持定期检查。及时发现问题，及时调整。,四、会务工作流程图（会前）,会中,12.2 会务工作流程图（会中）,12.2 会务工作流程图（会后）,问题讨论,1会议议程与日程的区别。 2简述拟订会议议程与日程表的方法。 3选择会议地点应综合考虑哪些因素? 4、应如何做好会场的布置工作？ 5、怎样制定会议筹备方案？ 6、怎样发放会议通知？ 7、怎样才能做好会议的食宿工作？ 8、会前检查工作包括哪些内容？,第三章 会中服务工作,第一节、报到及接待工作 一、报到及接待工作的内容 （1）与会人员的接送; （接送图） （2）会议交通工具的安排;（交通工具图） （3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; （图） （4）会议文娱活动的安排和组织; （图片） （5）其他属于招待方面的工作。,二、接站注意事项,做好充分准备，在车站机场设置接待站。（图片） 制作醒目的牌子或横幅，上面标明“会议接待处”的字样。（图片） 接待站两个人一班比较好，可以轮换去卫生间、买水或食物。（图片） 接站的车辆安排要提前到达接站地点，注意交通安全，接站时注意接待礼貌，注意接站时前后车辆的衔接。,三、接站工作程序,先收集各种会议的回执和反馈信息，掌握与会代表的名单以及飞机火车抵达的准确时间，并将其编制成表格，以便统一协调（找表格） 根据总表的信息，安排接站的车辆和人员。 对安排的人员进行培训和要求。（找图片） 接站人员要人手一份与会代表抵达的时间表。（图） 要有统一的指挥调度系统。明确交通工具的班次和与会代表的联系方式。 对于自备交通工具的人员，告诉到达报到地点的详细路线图。（图）,第二节会议记录,一、会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 1)记录头: 会议名称；会议时间； 会议地点；会议主席（主持人） 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、会议主要议题。,2）记录主体 与会者的发言。议定事项。 3）记录尾部 散会。主持人、记录人签字。 二、会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确。,三、会议记录的重点 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（例如） 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（例如） 权威人士或代表人物的言论；（例如） 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；（例如） 会议已议决的或议而未决的事项；（例如） 对会议产生较大影响的其他言论或活动。,四、会议记录方法 1）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来， 其他的可简要记录.（例如） 2）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。 3）与会者提出的意见、建议，要记人名。（例如） 五、会议记录的修改 1）定稿打印前，请主席签字批准。 2）与会者指出错误，主席或秘书可改。 3）会议记录一经签名，不能再改动。,会议记录范例,中华范文公司项目会议 时间：年月日 地点：公司会议室 出席人：公司各部门主任 主持人：（公司副总经理） 记录：（办公室主任）,一、主持人讲话：今天主要讨论一下中国办公室软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。 二、发言： 技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。,会议记录范例,资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如WORD中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部份也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中国运用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这一方面是很有市场的。 市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容问题。,会议记录范例,各部门都同意立项，初步的技术方案将在十天内完成，资料部预计需要三个月完成资料编辑工作，系统集成约需要二十天，该软件预定于元旦投放市场。 散会。 主持人：（签名）记录人：（签名）,第三节会议期间信息的沟通（例子） 一、会议期间信息的沟通的方式 1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作. （1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。 （2）深入会议，掌握第一手资料。 （3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。 （4）注重实效，并收集反馈信息。,二、提示会议按计划进行,1、案例 雅兔广告公司召开的部门经理会议陷入了僵局，设计部总监认为一周内无法设计出一个优秀的汽车三维动画广告，而客户部经理认为他不应以人手不够丢掉目前的大客户。两人争执的不可开交。这是，总经理助理高峰提出建议：为这个项目能否临时招聘几个兼职设计师或外包部分设计。他的建议立即得到设计总监的响应。讨论很快进入到外包的预算上来。客户部经理的脸色也开始有阴转晴了。,点 评,一个能准确把握会议主题，时刻关注公司发展的秘书，应有广阔的管理思路和优秀的协调沟通能力，同时也就可以在会议的推进上发挥应有的作用。,2、提示会议按计划进行的工作程序,会议召开之前，会议主持人应认真研读有关文件材料，了解会议的议题与议程，了解与会人员的构成情况及基本意见倾向。 具体程序如下： 在会议开始前，明确地向与会人员宣布会议开始和结束的时间，并做到准时开会和散会。 会议议题开始前，规定讨论与不讨论的界限，给每一位与会人员平等发言的机会,提示会议按计划进行的工作程序,如需提示，主持人可以建议实时终止讨论或辩论，及时确认结论、决议。 在全部议题结束以后，要及时对会议进行简单总结并宣布会议结束。 3、提示会议按计划进行的注意事项 讨论中要专心投入，和他人保持和谐的交流气氛。 不随便打断他人的发言，不随便插话，不侵犯其它与会人员的权利。 不随便进进出出，影响他人发言。 自己的论点被证明根据不足时，应当放弃己见。,三、编发会议简报 （1）类型 综合型、专题型、实录型。 （2）格式 报头、报核、报尾。 （3）要求简练、快捷、准确。,会议简报具有一般报纸新闻性的特点，这是共性；它又有本身的特点，主要是： （1）内容专业性强。如经济工作会议简报计划生育会议简报政务公开会议简报招生会议简报等等，分别由主办单位组织专人撰写。 （2）出版周期快速。快速反映情况，是会议简报的一大特点，它有较强的时限性. （3）篇幅特别简短。,（一）报头 1简报名称一般用套红印刷的大号字体。如有特殊内容而又不必另出一期简报时，就在名称或期数下面注明“增刊”或“专刊”字样。秘密等级写在左上角，也有的写“内部文件”或“内部资料，注意保存”等字样。2期号，可写在名称下一行，用括号括上。3编印单位。 4印发日期写在与编印单位平行的右侧。再下面，用一道横线将报头与报核隔开。,（二）报核 报核，即简报所刊的一篇或几篇文章。简报的写法是多种多样的，因此，它的形式也较灵活。大多数是消息，包括标题、导语、主体、结果和穿插在叙述中的背景材料。除了消息，还有别的文体，所以，不是每篇简报都有这几项内容。,1简报的标题类似新闻的标题，要揭示主题，简短醒目。 2导语通常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或主要内容，给读者一个总的印象。导语的写法多种多样，有提问式、结论式、描写式、叙述式等。导语一般要交待清楚谁（某人或某单位），什么时间，干什么（事件），结果怎样等内容。,3主体用足够的、典型的、有说服力的材料，把导语的内容加以具体化。 4结尾或指明事情发展趋势，或提出希望及今后打算。如果主体部分已经把事情说清楚，那就不必再加尾巴了。 5背景：即对人物、事件起作用的环境条件和历史情况。背景可以穿插在各个部分。 （三）报尾 在简报最后一页下部，用一横线与报核隔开，横线下左边写明发送范围，在平行的右侧写明印刷份数。 （案例）,四、 会议值班沟通工作 （1）值班工作的内容 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。值班工作是保证组织及时获得准确信息，进行准确决策，以及出于安全防范需要而开展的经常性工作。值班人员应做好四项工作：,值班电话记录。主要包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。（图表） 值班接待记录。（图表） 值班日记。 做好信息传递。,五、 处理会中突发事件（需要加）,案例 晚上九点了，天地公司王副总准备进行总结，他用力一挥手，不料把刚刚续上茶水的茶杯打翻了，开水全泼到了旁边钟苗的手上。钟苗被烫的跳了起来，就在大家惊呆的一瞬间，总经理助理高峰迅速打开一瓶矿泉水浇在钟苗手上，又马上拉他到洗手间，让他用冷水冲洗，自己则回到办公室拿来一管烫伤膏给钟苗敷上，然后安排了车把钟苗送进了医院。 王副经理欣慰地长出了一口气，大家有回到了会议桌旁。,点 评,高峰对突发事件的果断处置来自于他平时对业务工作要求的了解和丰富的生活常识。在办公室内备留一些应急药品和急用物品，是一个秘书应该想得到的，办得好的。,第四节 会见与会谈准备 一、收集对方的相关资料 对方求见的目的 对方的求见对象 对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征 对方参加会见的人数、姓名、职务等。 主要求见人的详细资料,二、 通知主方参加会见和会谈的人员 通知主方接见人 通知主方陪同人员 通知主谈人 通知其他会谈人员,三、了解会见与会谈的地点和时间 （1）会见的地点和时间 会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。 会见的时间根据会见的性质来定。 （2）会谈的地点和时间 会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。 会谈的时间安排应先征求对方的意见。,四、通知对方 会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。 了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。 如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。,五、场所的布置及座位安排 （1）场所的布置 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。 会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。,（2）会见与会谈的座次安排 会见的座次安排 会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：,会谈的座次安排 双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图(一)，或进门后的左侧如图(二)，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。 桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。如图所示。 多边会谈的座位可摆成圆形或方形。,小结 会务工作流程图（会中）,问题讨论 1、会议记录的内容有哪些？ 2、如何做好会议记录？ 3、如何做好会议期间的信息沟通？ 4、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？,第四章 会后整理工作,1、安排与会人员离会 2、撰写会议纪要 3、会议的宣传报道 4、会议文书的立卷归档 5、会议总结工作 6、会后催办和反馈工作,第一节 安排与会人员离会 一、提早登记与会人员离会所需车船票与飞机票，并及时发给离会人员。,第二节 撰写会议纪要,一、会议纪要的含义 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。,二、会议纪要的特点 第一、纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实。 第二、概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。 第三、条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。,一、 会议总结的目的,第三节 会议总结,会议总结的目的具体来讲主要有以下几点： （1） 检查会议目标的实现情况。 （2） 检查各个小组的分工执行情况。 （3） 将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。 （4） 奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遗留问题。,二、 会议总结的内容,总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作布置等。,（1） 会议总结的方法 会议总结的形式有座谈会、表彰会和书面总结等。中型以上的会议结束后，大会秘书处要组织全体工作人员进行总结。也有重要会议，如果有时领导有具体要求，就需要在弄好总结会的基础上，写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后，作为大会的文件资料，连同会议记录、会议简报、会议文件等，一并作为完整的卷宗归入档案。,三、会议总结的方法与要求,四、会议总结的要求,会议总结工作总的要求是以科学的绩效考评标准为指导对会议进行总结。所谓绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行监测的准则，它应具有完整性、协调性和比例性。具体要求如下： （1）会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查。 （2）要切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训，不断探索办会的规律。 （3）应有理有据，实事求是，要突出重点，有所侧重。,（4）会议的总结应一分为二，以激励为主 （5）总结出简单是易行的办会程序和制度，使会议工作科学化，程序化和制度化。 五、 会议总结工作程序 会议总结工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结向领导报告会议结论总结定稿印发归档组织全体工作人员进行总结。,附 常用会议的组织程序,1、行政办公会议 是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。 议题安排发送会议通知做好会议记录撰写办公会议纪要议定事项的贯彻执行 搜集信息，进行反馈,2、 职工代表大会,职工代表大会是企事业单位依据职工代表大会条例召开的具有法律效力的会议。 其组织程序如下: （1）筹备会议 确定大会议题 做好宣传发动工作 征集和处理提案