office实战手册系列_EXCEL操作.doc

办公软件实战培训教材（办公软件实战培训教材（excel）实测上册）实测上册.操作操作 王占奎 广东*惠州 2006*08-2007*08 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 2 页 共 170 页 目录目录 目录2 序言6 关于本书6 第 1 章 基本操作7 1.1.文件7 1.1.1.另存为7 1.1.1.1.设置密码7 1.1.1.2.一键到位 方便百倍8 1.1.2.页面设置8 1.1.2.1.页面8 1.1.2.2.页边距8 1.1.2.3.页眉页脚9 1.1.2.4.工作表:.10 1.1.3.属性：10 1.1.4.打印10 1.1.5.打印区域10 1.1.5.应用示例11 1.2.编辑12 1.2.1.选择性粘贴12 1.2.2.粘贴为超链接13 1.2.3.移动或复制工作表13 1.2.4.填充14 1.2.5.清除15 1.2.6.查找（替换）16 1.2.7.定位18 1.2.8.链接19 1.3.视图20 1.3.1.分页预览20 1.3.2.任务窗格20 1.3.3.自定义工具栏20 1.3.3.1.创建自定义工具条20 1.3.3.2.制作“专业符号”工具栏21 1.3.4.视面管理器22 1.4.插入23 1.4.1.分页符23 1.4.2.名城23 1.4.3.批注25 1.4.2.1.批注25 1.4.2.2.为单元格添加批注25 1.4.2.3.调整批注大小或移动批注25 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公司 第 3 页 共 170 页 1.4.2.4.压缩图片26 1.4.4.对象26 1.4.3.1.公式编辑器27 1.4.5.超链接34 1.5.格式35 1.4.2.单元格35 1.4.2.1.数字35 1.4.2.2.对齐47 1.4.2.3.字体47 1.4.2.4.边框47 1.4.2.5.图案47 1.4.2.6.保护48 1.4.3.工作表49 1.4.4.自动套用格式49 1.4.5.样式50 1.4.6.拼音指南51 1.4.7.条件格式52 1.5.4.1.重复数据（实用的技巧）：52 1.5.4.2.判断单元格的值53 1.5.4.3.判断其他,设置当前.53 1.5.4.4.标注含有公式单元格54 1.5.4.5.自动标示当前行颜色54 1.5.4.6.标注小计和总计的行55 1.6.工具57 1.6.1.共享工作簿57 1.6.2.保护59 1.6.3.宏59 1.6.4.加载宏59 1.6.5.自动更正选项60 1.6.6.自定义61 1.6.7.选项62 1.6.7.1.视图62 1.6.7.2.重新计算63 1.6.7.3.编辑64 1.6.7.4.常规65 1.6.7.5.1-2-3 的帮助：65 1.6.7.6.自定义序列：66 1.6.7.7.错误检查68 1.6.7.8.安全性68 1.6.8.数据分析68 1.7.数据69 1.6.1.排序69 1.6.1.1.随机排列70 1.6.1.2.自定义排序71 1.6.1.3.按字体颜色排序71 1.6.1.4.快速插入行71 1.6.2.筛选73 1.6.2.1.自动筛选73 1.6.2.2.高级筛选75 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 4 页 共 170 页 1.6.3.记录单77 1.6.4.分类汇总78 1.6.5.有效性79 1.6.5.1.创建下拉列表选项80 1.6.5.2.复杂的下拉表选项81 1.6.5.3.动态的下拉表选项82 1.6.5.4.制作会计科目菜单83 1.6.5.5.有效性设置的其他情况84 1.6.5.6.自定义条件示例86 1.6.5.6.1.防止输入重复值86 1.6.5.6.2.限定数据输入数量86 1.6.5.6.3.多列唯一值87 1.6.5.6.4.跨表禁止重复输入87 1.6.5.6.5.限定总数88 1.6.5.6.6.防止输入周末日期88 1.6.5.6.7.日期序时输入88 1.6.5.6.8.特定前缀89 1.6.5.6.9.和窗体结合简单例子89 1.6.5.6.10.其他问题91 1.6.5.7.添加提示信息93 1.6.5.8.添加出错信息94 1.6.5.9.输入法模式95 1.6.5.10.源于其它工作簿的列表96 1.6.6.模拟运算表96 1.6.6.1.单变量模拟运算表96 1.6.6.2.双变量模拟运算表97 1.6.6.3.模拟运算表和公式比较98 1.6.6.4.模拟运算表问题99 1.6.7.分列100 1.6.8.合并计算102 1.6.9.组及分级显示103 1.6.10.数据透视表(图).104 1.6.11.列表109 1.8.窗口114 1.8.1.拆分114 1.8.2.冻结115 1.8.3.当前文件115 1.9.帮助116 1.10.其他116 1.10.1.摄影116 1.10.2.双击功能117 1.10.3.其他118 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公司 第 5 页 共 170 页 1.10.4.双击工作表打不开文件121 1.10.5.显示工作表名称122 1.10.6.无宏时显示了宏警告123 1.10.7.出现了“文件正由编辑”信息124 1.10.8.excel 在启动时崩溃124 1.10.9.清除自定义菜单124 1.10.10.excel 的操作快捷键124 1.10.9.1.“f9”键124 1.10.9.2.快捷键大全125 1.10.11.汇集多表特定数据130 1.10.12.比较运算符为何要用引号131 1.10.13.输入身份证号码的解决方法131 1.10.14.小数问题132 1.10.15.文件修复132 第 2 章 图表134 2.1.控制 x 轴的刻度显示.134 2.2.怎样让我的图表随着数据透视表的更新134 2.3.整点记录坐标值134 第 3 章 窗体和 vba.136 4.1.窗体136 4.2.vba137 4.2.1.电子表格设奇数、偶数页打印137 4.2.2.工作表中的小写字母都变成大写138 4.2.3.一次移除文件内超链接(excel。word。ppt)138 4.2.4.批量删除工作表中的定义名称139 4.2.5.条件格式的代码139 4.2.6.插入批量空白行140 4.2.7.批量删除网页复制用来打勾的小图形140 4.2.8.批量删除相同的数据行141 4.2.9.excel 中的自动宏141 4.2.10.合并单元格区域的连续读取方法142 第 4 章 笔记资料 onenote .159 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 6 页 共 170 页 序言序言 关于本书关于本书 本书的知识易读，易懂，易做（不做也容易）！ 本书内容实用：所有技巧都是办公室人员工作急需知道的， 本书学习效果好，可以现学现用， 本书是你成为 excel 高手的捷径 本书让你对 excel 有了更深的认识：问起来，人人都会说自己：精通 excel！甚至说： office 不需要学习的！可实际你真的精通吗？大部分人真正的水平也就是基础的 对于老板，经理，主管本书必买，为什么？ 1.分析决策需要及时有效的数据，excel 可以快速准确的得出你想要的数据 2.学习了本书，人人做事快速有效，省去加班的人工费用，有限的上班时间，做更多事情，可 以裁减人员，节省人力成本 3.使用本书培训见效快；培训效果立竿见影 4.本书抛砖引玉，规范企业流程，完善制度和各种表格 5.员工素质高，企业实力一定提高 对于办公室一族，本书不得不看，为什么？ 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公司 第 7 页 共 170 页 第第 1 章章 基本操作基本操作 1.1. 文件文件 本章操作课程是按照 excel 菜单： 文件 编辑 视图 顺序讲解的，说是 “基础操作” ， 但是涉及 excel 知识的深度和广度都远超出基础范围了！ 1.1.1. 另存为另存为 1.1.1.1. 设置密码设置密码 为了有效保护文档安全，经常需要设置密码： （office 密码只能防住菜鸟） 文件 另存为 工具 常规选项 输入密码 确定（要覆盖原文件才能设置成功 密 码，否则另存为新文件，只能是新文件有密码的） 还有一种设置密码方法： 工具 选项 安全性 1.1.文件文件 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 8 页 共 170 页 1.1.1.2. 一键到位一键到位 方便百倍方便百倍 在 另存为 窗口选中,选中文件夹 工具 添加到“我的位置” 在对话框左边就有了填入的文件 以后保存文件就不需要找文件夹了， 1.1.2. 页面设置页面设置 设置和打印有关的选项，一般打印问题都在这里解决！ 1.1.2.1. 页面页面 方向：选择打印的纸张方向 缩放： 调整为，意思把多于一页的表格调整为特定页数！此操纵前， 最好先把 页边距 调整好（文件 打印预览 页边距） 。此功能等同于（ 视图 分页预览 ） 。 1.1.2.2. 页边距页边距 上下左右，页眉页脚：设置页边距；等同于 文件 打印预览 页边距 居中方式：数据（图表）在这个页面里面的居中（水平，垂直）位置， 见上图 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公司 第 9 页 共 170 页 1.1.2.3. 页眉页脚页眉页脚 常用的页眉页脚在 页眉 页脚 下面用鼠标选择既可！ 自定义页眉（页脚）：文件 页面设置自定义页眉（页脚） 从左至右顺序功能（左上图） :设置页眉/页脚文字的属性,例如:字体,字型,大小,下划线,删除线,上标,下标 页码:当前第几页 :总页数,所有数据共有几页 :日期:系统当前日期,是自动更新的 :时间系统当前时间, 是自动更新的 路径文件:此文件的绝对路径+文件名,例如 文件:当前文件名 标签名:当前表名 :图片:插入图片,一般是企业 logo 或者徽标 设置:插入图片后,设置图片格式的 11(12.13):位置: 设置页眉（页脚）在在文件的左,中,右位置 实际应用例子 要求每张文件右下脚都要有”制表人”,？ 答：就在上图 13”位置直接填入:”制表人:” 说明： 工作表设置（详见 1。1。2。4 工作表）打印标题栏只能打印顶端（左端）标题栏，不能打印 尾端标题栏；页脚设置可以部分解决这个问题。彻底解决就需要设置复杂的公式，详见 cd 文件！ 曾经有人问：正常编辑时候是自己要求的数据和图表，但是预览和打印的时候就在页眉，页脚位置 出现一些多余的文字和数据，怎么解决？ 答： 看看页眉，页脚的自定义； 把所有多余的数据清除 就 ok 了！ 如果在一个 excel 文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何 才能一次打印多个工作表？ 把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，excel 自动设置 的名称是“sheet1、sheet2、sheet3。 。 。 。 。 。 。 ” ） ，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表” 的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。当 然，如果只选择其中几个工作表，你可用 ctrl 或 shift 与鼠标结合选择 要将第 1 页在页脚自动显示为第 10 页，第 2 页在页脚自动显示为第 11 页，怎么设置？操作：自定 义页脚: 第也能够快速合并多个单元格数据 范例: 单元格数据是一首唐诗,如何快速把句诗分开呢 第一步: 调整单元格列宽,如图(注意:列宽缩小到合适的长度,这样才能完全分离它): 点击 编辑 填充 内容重排 出现 如左下图对话框,选择 确定 效果如右下图: .如果合并多个单元格数据,.操作是类似上面步骤的;(第一步是选择所有需要合并的单元格); 注意:单元格列宽必须有足够装下所有内容的列宽; 对于数字和公式的单元格,不能使用 内容重排.功能 1.2.5. 清除清除 类似删除,有四种选择,功能可以望文生义的! 键盘的 delete 健等同于 删除 (下图) 只能删除内容,不能删除格式批注 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 16 页 共 170 页 1.2.6. 查找（替换）查找（替换） 格式：可以按照特定格式查找（替换） 范围：可在当前工作表（整个）文件查找 例子： 把表内单元格值为把表内单元格值为 0 的改为空格的改为空格 按 ctrl+h 替换查找内容输入 0替换为空全部替换。 这样做 101 变成 11,1000001 也会变成 11，不是我们要的结果！ 正确做法:要勾选“单元格匹配“,只替换 0 值的单元格 查找查找(替换替换)特殊字符特殊字符: * ? (非常重要的知识非常重要的知识) 如果对类似“01011061*a“这样带有 * 的数据处理会出错的,原因就是在 excel 里面 * 表示所有数 据, ? 表示一个数据(字符)。 如果处理带有 * ， ? 的数据,一定先要把 * （ ? ）换成其他字符，如: +,-,。 。 ; 处理 完数据再把 * （ ? ）还原 怎样查找（替换） * ( ? )：编辑查找（替换） 输入“*“(以*代替*, 在 esc 键下边)。 如图： 注意 以上字符都是在拼音状态下 “查找范围“:要选择“数值“还是“公式“视情况定 如果是查找一定的区域，要先用鼠标选择那个区域，查找前鼠标的位置有 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公司 第 17 页 共 170 页 通配符类型通配符类型用用 法法 ?（问号）任何单个字符,例如:fo?you 查找“foryou”和“foxyou” *（星号）任何字符数.例如，*oryou 查找“foryou”和“allforyou” 1.把符合条件的数据标注特定格式把符合条件的数据标注特定格式 通常在数据校对时要用到查找，找到之后就用不同格式区分(如字体为红色、底纹为黄色等等)， 如此重复。怎么样批量设置所有符合条件的数据？请看下面的操作： 例如：在工作表查找所有 500，将新找到的数据自动改为红色与之区分。 先找到第一个数据：500，退出查找窗口，并将字体改为红色 双击格式刷，然后 查找 查找全部 ， 不要关闭查找窗口，直接使用：ctrl+a 一切 ok 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 18 页 共 170 页 1.2.7. 定位定位 编辑 定位 定位条件 批注 选中当前表里面所有的批注 常量 选中当前表里面所有的是常量的单元格 公式 选中当前表公式计算得出的数字,文本,逻辑值,错误单元格。 空值 选中当前表里面所有的空白值的单元格。 对象 选中当前表里面所有对象 条件格式：选中当前表里面所有带条件格式的单元格 数据有效性：选中当前表里面所有带有数据有效性设置的单元 格 实际应用： 我们经常需要更改（删除）一个有大量数据的表里面的特定数据,如错误值，里面的数据有公 式，文本数值，逻辑值，数字，错误值，空值 但是数据没有规律，一个个处理很是耗费时 间的，容易出错，可能遗漏，怎么解决？ 例如：要把表里面的错误值全部去掉（指公式计算出来的错误值，如果单元格里面的数据就 是类似 #div/0! 这样子的错误文本，使用查找，替换可以解决；详见 1.2.4 查找） 操作：选择数据区（表格区域） 编辑 定位 定位条件 公式 选中 错误 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公司 第 19 页 共 170 页 1.2.8. 链接链接 当文件有外部文件的链接，此功能才能用！ 更新值：更新链接的数据 更改源：更改数据的链接源 打开源文件：打开引用的源文件 断开链接：断开源文件的的链接，直接数值化； 如果不断开，在源文件更改位置（删除）后，无法更新，将出现错误值 检查状态：检查源文件是否可以更新 启动提示：设置打开 excel 文件时候的更新属性 注意： 工作中，我经常遇到 xp 版本的 excel 自动更新链接的情况，即使在 是否更新对话框 选择不 更新 也不行！所以强烈建议：做好表格后，把有外部文件链接的数据全部数字化 一般情况下，我们在 word 或 excel 做超级链接到 excel 文件中时，只能链接到该文件， 而不能链接到指定的工作表，下面的步骤是链接到具体工作表的具体位置，在 word 中同样 适用。 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 20 页 共 170 页 1.3. 视图视图 1.3.1. 分页预览分页预览 视图 分页预览 是（页面 缩放 ）调整为 的图形效果！ 此操纵前，最好先把 页边距 调整好， 直接用鼠标拉动蓝色虚线调整！ 蓝色实线是数据区，蓝色虚线是打印线 1.3.2. 任务窗格任务窗格 视图 任务窗格 点击后左侧将出现任务窗格 新建工作簿：选择新建一个指定类型工资簿 剪贴板：处理复制到系统剪贴板的文字图片等 搜索：搜索工作簿内容 插入剪贴画：插入系统自带的剪贴画或者硬盘里面的图片 1.3.3. 自定义工具栏自定义工具栏 我们每个人的工作习惯不同；所以使用 excel 方式一定不同，为了提高工作效率，自己打造一个符 合自己习惯的工具条；还有很多实用的功能，常用工具条上没有。首先，打开自定义窗口： 视图 工具栏 自定义：（工具 自定义）还可以在工具条空白区域点击鼠标右键调出自定义窗 口 1.3.3.1. 创建自定义工具条创建自定义工具条 1.3.视图视图 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公司 第 21 页 共 170 页 第一步：工具栏 新建 弹出 新建工具栏 输入 名城 第二步：点击命令 在类别选择需要的分类菜单 选中命令里面自己需要的命令 按住鼠标左键 拖 到第一步新建的工具条 松开鼠标，完成后见下图： 编辑自定义工具条 在打开自定义窗口情况下才能编辑。在要编辑的按钮上点击鼠 标右键，如下窗口 常用命令如下： 复位按钮图像：回复原始按钮图像 1 编辑按钮图像：自己用鼠标画图 2 更改按钮图像：选择系统提供的图像更改 3 默认样式：按钮外观有图无文字 4 总是用文字：文字 5 图像与文本：图像文字混用 6 做成自己特有的工具条，如图： 1.3.3.2. 制作制作“专业符号专业符号”工具栏工具栏 在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于 自己的“专业符号”工具栏。 1.执行“工具宏录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名如“fuhao1”并将宏保 存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按 钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮， 完成宏的录制。 仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏” 。 2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 22 页 共 170 页 框，输入名称“专业符号” ，确定后，即在工作区中出现一个工具条。 切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏” ，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到 “专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮） 。 3.选中其中一个“自定义按钮” ，仿照第 2 个秘技的第 1 点对它们进行命名。 4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话 框，选中相应的宏（如 fuhao1 等） ，确定退出。 重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。 5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元 格中快速输入专业符号了。 1.3.4. 视面管理器视面管理器 视面管理器 同一工作表可以保存多个打印页面，打印其中不同的区域 第一步: 设置好第一种打印视图(可用 视图 分页预览 功能实现,视图管理器还可以保存分页预览的状态) 第二步: 执行 视图 视面管理器 ，单击 添加 按钮，输入一个名称（如:视图 1） 。 第三步: 重复第一步,第二步操作,可设置多个视图 第四步: 需要打印某种格式时，打开 视面管理器，选中需要打印的视图名称，单击 显示 (也可以直接双击 视图名称)，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来。 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公司 第 23 页 共 170 页 1.4. 插入插入 1.4.1. 分页符分页符 插入 分页符 即是 打印分页;插入一个分页符后,按钮变成 删除分页符 此功能可以结合 分页预览 页面设置等功能,实现各种打印效果 1.4.2. 名城名城 插入名称定义 （ ctrl+f3 ） 定义名称定义名称: 为了更加直观地标识单元格（区域）和 excel 计算需要（宏表函数必需名称）,我们可以给它们赋 予一个名称。选中单元格（区域）,鼠标单击 编辑栏 顶端的“名称框”,在其中输入名称后回车。 也可以选中要命名的单元格（区域）,单击 插入名称定义 命令,在打开的“定义名称”对话框 中输入名称后确定即可。要删除已经命名的区域,按相同方法打开 定义名称 对话框,选中你要删除 的名称点击 删除 即可。 输入名称: 中文,英文皆可 引用位置 是单元格,或者公式函数,宏表函数 只有点击 确定 ,或者 添加 ,才有效 建议使用简单易记的名称，不可使用类似 a1的名称，因为它会和单元格的引用混淆。还有很多 无效的名称，系统会自动提示你。引用位置：可以是工作表中的任意单元格，可以是公式，也可 1.4.插入插入 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 24 页 共 170 页 以是文本。在引用工作表单元格或者公式的时候，绝对引用和相对引用是有很大区别的，注意体 会他们的区别 和在工作表中直接使用公式时的引用道理是一样的。 名称的妙处名称的妙处： 减少输入的工作量减少输入的工作量 如果你在一个文档中要输入很多相同的文本（数据区） ，建议使用名称。例如：定义“data = i love you， desay；因为 desay 给我学习工作的机会！” ，你在任何单元格中输 入 =data ，都会显示：i love you， desay；因为 desay 给我学习工作的机会！ 在公式中出现多次相同的数据段在公式中出现多次相同的数据段 例如公式 =if(iserror(if(a1b1,a1/b1,a1),”, if(a1b1,a1/b1,a1) ，这里你就可以将 if(a1b1,a1/b1,a1) 定义成名称 a_b ，你的公式便简化为 =if(iserror(a_b),”,a_b) 超出某些公式的嵌套超出某些公式的嵌套 例如 if 函数的嵌套最多为七重，这时定义为多个名称就可以解决问题了。也许有人要说，使 用辅助单元格也可以。当然可以，不过辅助单元格要防止被无意间被删除。 字符数超过单元格允许的最大量字符数超过单元格允许的最大量 名称的引用位置中的字符最大允许量也是有限制的，你可以分割为两个或多个名称。同上所 述，辅助单元格也可以解决此问题，不过不如名称方便。 某些某些 excel 函数只能在名称中使用函数只能在名称中使用 例如由公式计算结果的函数，在 a1 中输入=1+2+3，然后定义名称 result = evaluate(sheet1!$a1) ，最后你在 b1 中写入 =result ，b1 就会显示 6 了。还有 宏表函数也只能在名称中使用，请参考第 2 章 宏表函数。 图片的自动更新连接图片的自动更新连接 例如你想要在一周内每天有不同的图片出现在你的文档中，具体做法是： 找 7 张图片分别放在 sheet1 a1 至 a7 单元格中，调整单元格和图片大小恰好合适 1 定义名称 mypic = offset(sheet1!$a$1,weekday(today(),1)-1,0,1,1) 2 控件工具箱 文字框，在编辑栏中将 embed(“forms。textbox。1“,“)改成 mypic 3 就 ok 了。这里如果不使用名称，是不行的。 其他其他 此外，名称和其他操作（函数） ，例如数据有效性的联合使用，会有更多意想不到的结果，具 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公司 第 25 页 共 170 页 体资料参见数据有效性（1.7.5.） 1.4.3. 批注批注 1.4.2.1. 批注批注 批注是附加在单元格中，与其他单元格内容分开的注释。批注是十分有用的提醒方式，例如注释 复杂的公式如何工作，或为其他用户提供反馈。 查看批注内容 microsoft excel 提供了几种查看批注的方法。含有批注的单元格的右上角有三角形的批注标 识符。如果指针停在含有标识符的单元格上，就会显示该单元格的批注。您也可以连续地显示批 注（单条批注或是工作表上的所有批注） 。 “审阅”工具栏能使您按顺序逐条查看每项批注。您还 可以将批注打印到工作表的相应位置，或在打印输出结果的底部将批注打印成列表。 批注中的用户姓名 按用户的姓名来区分批注，就可以在共享工作簿或传送给几个用户的工作簿中，判断出键入每项 批注的操作者。当合并几个工作簿的更改时，批注也被合并，这样单元格中所有的批注文字就会 按顺序显示。 1.4.2.2. 为单元格添加批注为单元格添加批注 批注是为单元格键入的注释。单击要加批注的单元格。 在“插入”菜单中，单击“批注” 。 在弹 出的批注框中键入批注文本。如果不想在批注中留有您的姓名，请选择并删除姓名。完成文本键 入后，请单击批注框外部的工作表区域。 1.4.2.3. 调整批注大小或移动批注调整批注大小或移动批注 在需要更改批注的单元格上单击鼠标右键，在随后出现的快捷菜单中单击“显示批注” 。 单击批 注框的边框，显示尺寸控点。 请执行下列操作之一： 更改尺寸 拖动批注框四边或角点上的尺寸控点。 移动批注 拖动批注框的边框。 如果隐藏并重新显示批注，它将返回到其默认位置。 批注中的默认用户名可以在 工具选项常规 中修改 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 26 页 共 170 页 批注的默认字体、字体大小、颜色可以在“windows 外观”中修改“工具提示”的相应内容 修改单个批注的字体和颜色？ 操作：视图批注 然后在批注上单击右键 选择设置批注格式 1.4.2.4. 压缩图片压缩图片 在 excel 里面的批注插入图片吧,这往往会导致 excel 文件变得很大!可以压缩它!(这个方法适用于 excel 中所有的图片!)方法是: 视图-工具栏-图片-然后用鼠标“图片“工具栏的压缩图片按钮- -按提示操作!这个方法效果很明显,这是个很有用的方法! 1.4.4. 对象对象 插入 对象 office 文件都可以插入其他各种类型的文件。 新建 是新建的一个空白的其他各种类型文件 显示为图标 在 excel 里面是否以文件图标形式显示 由文件创建 直接把外部做好的文件插到 office 文件里面 链接到文件 与文件同步更新 选中 显示为图标 会出现 更改图标按钮 可以更改文件的 图标显示的名称(标题) 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公司 第 27 页 共 170 页 1.4.3.1. 公式编辑器公式编辑器 “公式编辑器”一直是老师们的热门话题，因为很多老师在备课、出试卷时经常要用到它，尤其是 理科老师，很多试卷或教案都是在和“公式编辑器”的“亲密接触”下完成的。 “公式编辑器”应用程序不是微软公司开发的，它是 design science 公司的 math type“公式编 辑器”特别版，是为 microsoft 应用程序而定制的。 安装 “公式编辑器”不是 office 默认安装的组件，如果要使用它，重新安装 office 至如图 1 所示步 骤时，在“office 工具”中选择“公式编辑器”，从选项中选择“从本机运行”，继续进行安装就可以将 “公式编辑器”安装成功了。 启动 插入 对象， 打开对话框(如图)， 如果不选中 显示为图标 在文档中就插入了公式 编辑窗口，此时文字与 公式处于混排状态; 如果勾选 显示为图标 ， 在工作表中插入的是公 式 3.0 的图标。双击图 标，可打开一个独立的 “公式编辑器”程序窗口，此程序窗口与 excel 程序窗口是相互独立的。 在“公式编辑器”程序窗口中编辑完公式后，单击“文件更新”命令，或者按 f3 键，工作表中 的公式即被更新，若直接关闭了“公式编辑器”程序窗口，也可完成更新操作。 以下文字摘抄自网友,在此表示谢意,内容未删改,有需要的人士可仔细研读,本书作者由于工作接触 很少原因,对公式编辑器了解不多! 工具栏的组成 创建公式主要是由“公式编辑器”工具栏来完成的，先来认识一下它吧：“公式编辑器”工具栏 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 28 页 共 170 页 的组成如图所示，在工具栏上排列着两行共 19 个按钮，将鼠标箭头停留在按钮上，会自动显示各 按钮的提示信息。 用顶行的按钮可插入 150 多个数学符号，其中许多符号在标准 symbol 字体中没有，如果需要输入 特殊符号，尽管在这里查找好了。 底行的按钮用于插入模板或结构，它们包括分式、根式、求和、积分、乘积和矩阵等符号， 以及各种围栏。许多模板包含插槽(键入文字和插入符号的空间)。工具板上的模板大约有 120 个 (分组显示)，我们可以通过嵌套模板(把模板插入另一个模板的插槽中)来创建复杂的多级化公式， 但嵌套的模板不能超过 10 级。 若要在公式中插入符号或模板，可单击工具栏上的相应按钮，然后在显示的工具板中单击特 定符号模板。 公式的创建 下面以如图 4 所示函数为例，说明一下利用“公式编辑器”创建公式的过程。 启动“公式编辑器”，从键盘上输入“y=”，再从工具栏上的“分式和根式”模板中插入“二次根式”模板， 在模板的插槽中输入对数符号“log”。现在需要输入对数的底二分之一了，因为二分之一在下标的 位置，所以先从工具栏的“上标和下标”模板中插入“下标”模板，要输入分式，还要在“下标”插槽 中再插入一个“分式”模板，这样就形成了嵌套，现在可以在“分式”模板的分子、分母上分别输入 数字“1”和“2”了，完成了对数底的输入。接下来切记先用键盘上的向右光标键移动插入点，退出 “下标”插槽，然后再输入英文字母“x”，接着插入一个“上标”模板，在插槽中输入数字“2”，完成了 “x2”的输入，这样整个函数就制作完成了。 公式的编辑 选定公式中的元素 能否准确、熟练地对公式中的元素进行选定，是对公式进行编辑的基础：可以用鼠标拖动的 办法进行选定，也可以按住“ctrl”键并单击修饰字符进行选定，还可以利用“shift”键和光标键进行 选定，而用鼠标左键双击也可以选定。 定位、移动插入点 在“公式编辑器”中，插入点的水平线沿插槽底边闪动，竖线则沿插槽顶端到底端闪动，其大 小和形状表明要键入的下一个文字或要插入的下一个符号显示的位置。 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公司 第 29 页 共 170 页 利用鼠标和键盘都可以定位插入点，用鼠标定位插入点很简单，但有时面对很小的插槽的确 很难“下手”，这时应该考虑用键盘。 利用键盘在公式中移动插入点有多种方法： 1、首选考虑的是应用光标键，它可以对插入点准确地定位，利用向右键或向左键，可在当前 的插槽或模板中向右或向左移动一个单位，而利用向上键或向下键可上移一行或下移一行。 2、 “tab”键对快速移动插入点有很大的帮助，按下“tab”键，插入点移动到插槽的结尾，如果 插入点已在结尾处，则移动到下一个逻辑插槽，若同时按下了“shift”和“tab”键，则插入点会移动 到上一个插槽的结尾处。 3、要想将插入点快速移动到当前插槽的开始或结尾， “home”和“end”键是最佳的选择。 复制和移动 对于公式的复制或移动，在其创建过程或编辑的过程中都可以进行，也可以在文档中对创建 好的公式进行操作，操作方法与对文本的操作类似。也可将公式编辑过程中选中的部分元素直接 粘贴到正文中，粘贴后内容是作为“公式”保存的。 删除公式中的项目 对于模板和插槽，在进行删除时首先要选定它们，再利用“backspace”键或“delete”键，就可 以快速删除，若单击“编辑清除”命令也可删除。 若要恢复删除的内容，删除项目后，立即选择“编辑”菜单中的“撤消键入”命令即可，需要注 意的是，撤消操作只能执行一次。若要删除插槽，最好先将插槽清空再删除，因为对于有些插槽， 如果不先删除包含它们的模板，是不能将其删除的。 给公式加编号 您可以在公式与文字混排时给公式加上编号，但有时在编辑公式过程中加上编号会更好一些， 例如在书写方程组时，在编辑公式过程中可以非常容易地给每个方程加上编号(如图 5 所示)，但 如果在公式与文字混排时再给方程加编号，那就比较麻烦了。 公式的格式化 应用内置样式 “公式编辑器”窗口的“样式”菜单中提供了“数学、文字、函数、变量、希腊字母”等几种内置 样式，对这几种样式灵活、合理地运用，会使您的公式更加规范和美观。 应用样式时可以用鼠标来切换，也可以用键盘快速指定： 数学 ctrl+shift+=；文字 ctrl+shift+e； 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 30 页 共 170 页 函数 ctrl+shift+f；变量 ctrl+shift+i； 希腊字母 ctrl+shift+g； 矩阵向量 ctrl+shift+b； 更改内置样式 若提供的样式不能满足需要，可以单击“样式”菜单中的“其他”命令，在打开的“其他样式”对 话框中选择“公式编辑器”样式中没有的字体和字符格式。 自定义内置样式 用“样式”菜单中的“定义”命令可以改变为每种内置样式(数学样式无指定字体和格式)定义的字 体和字符格式。 选择“样式”菜单中的“定义”命令，打开“样式”对话框(如图 6 所示)，单击要定义的样式右侧的箭头， 列表框中会显示出默认打印机的有效字体，选择要使用的字体名称即可，若要使用加粗或倾斜字 符格式，可选中“字符格式”下的“加粗”或“倾斜”复选框。 设置字符的字号 对内置样式的定义或改变，其实是对字符的字体进行设置，若要改变字符的字号，应使用“尺 寸”菜单中的相关命令。若想改变“尺寸”的大小，可单击菜单中的“尺寸定义”命令，打开“尺寸” 对话框(如图 7 所示)，对于各项在公式中对应的位置，在右侧预览中都有详细的提示，修改好各 项尺寸的大小后单击确定或应用按钮即可。 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公司 第 31 页 共 170 页 公式的排版 调整元素间距 在“公式编辑器”窗口中，单击“格式间距”命令，可打开“间距”对话框(如图 8 所示)，在这里 可以对公式中各元素的间距进行详细地设置，如对行距、元素间距、字符的高 度、上标高度、根式间距等进行设置，对于每一项内容，对话框右侧都有预览说明和图示，若想 恢复系统的默认设置，只要单击默认按钮就可以了。 增加空格 在编辑公式时，若要增加几个空格，您一定首先想到的是键盘上的空格键(space)，输入空格 试一试？啊！怎么不行？先打开“样式”菜单瞧瞧吧，您一定选择的是“数学”样式吧，切换到“文字” 样式中再试一试？可以输入空格了。 其实在“数学”样式中也可以用空格键输入空格，只要将输入法切换到“中文输入法”状态就可 以了，为了输入一个空格，来回不断地切换真够麻烦的，其实可以用工具栏中的插槽和省略号 按钮(如图 3 所示)，其中提供了几种增加元素间距(或空格)的选项。 精确调整公式 如果要对公式进行非常精确的控制、移动等，必须利用“微移”命令， “微移”可精确控制公式中 各项目的位置，在调整模板插槽的项目时尤其有用，实现的方法是：利用“ctrl+光标键”可以“微移” 所选项目。 公式的对齐 在“公式编辑器”的“格式”菜单中，专门准备了几个对齐命令，其实还有一件对齐的秘密武器， 它使公式在任意位置都能准确对齐，它隐藏在工具栏的间距与省略号按钮中，如图 9(圆圈标识 的符号)，在每行的对齐位置插入这个符号，各行就会自动对齐。 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 32 页 共 170 页 公式与正文的排版 如果您在编辑完公式后马上就用鼠标在公式编辑框外单击，那么得到的公式将是“嵌入型”的 公式，如果需要进行图文混排，不又是一件很头痛的事吗？ 其实根本不用担心，和对待其他“嵌入型”对象一样，我们可以右击该公式，选择“设置对象格 式”项，并在“版式”选项卡中将其转换为“紧密型”环绕就可以了，当然您也可选择其他的环绕形式。 实例分析 经过前面的介绍，对“公式编辑器”的应用也略知一二了，其实它不仅能制作数学公式，制作 化学方程式也是游刃有余的，下面我们就以中学化学中硝酸的分解方程式为例(如图 10 所示)，介 绍一下如何应用“公式编辑器”。 制作过程 1、将“公式编辑器”的“样式”切换到“文字”样式，尺寸为“标准”状态。 2、用键盘输入数字和元素符号，用大写的英文字母表示元素符号，对于下标的数字可以应用 工具栏上的“下标和上标模板”制作，这样即可快速完成分子式 hno3、no2、o2 和 h2o 的输入。 3、从工具栏中的“箭头符号模板”中选择一个“向上箭头符号”当作气体上升符号。 4、在分子式 hno3 和 no2 之间插入“底线和顶线模板”中的“双线顶线模板”，在模板插槽中 输入“或光照”三个字。 5、从工具栏的“希腊字母(大写)”符号中选择“”符号，使其作为加热符号，插入到方程式的 最后端(错了吧！加热符号怎么放到了这里？嘿嘿，别急，往下看)，至此对方程式的制作形成了 如图 11 所示的初步结果。 6、接下来就是对方程式进行调整了，主要利用的是“公式编辑器”提供的“微移”命令，选中整 个“双线顶线模板”，按着“ctrl”键不放，再按下光标键中的向下键，模板向下移动，直至让双线 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公司 第 33 页 共 170 页 (即等号)垂直居中。同样采用“微移”方法，利用“ctrl”键和光标键，将“”符号移动至等号的正上 方，这样“”就正式成为了加热符号(哈哈！明白了吧)。若对某方面不满意的话还可继续进行微调， 整个方程式就这样制作完成了。 操作中应该注意的问题 1、制作下标时您可能首先想到的是插入“下标模板”，如果下标出现的次数比较多，这样要不 断地进行鼠标和键盘的切换，可以试试先将下标的数字正常输入，再集中设置下标的方法：选中 数字后，单击工具栏上的“尺寸下标”命令，再重复几次所有下标就可以搞定了。 还有一点小小的建议：若下标后面还有气体上升或沉淀下降等符号，要先将这些符号都输入 好后再设置下标，否则会出现麻烦哦。 2、在设置加热符号时， “”符号最终到达了它的目的地，但现在你再选中“”符号，咦？怎 么找不着位置了？插入点有点乱了。其实，当时将最后面的“”符号“微移”(应该叫“宏移”了！)到 了等号的上面，表面上看， “”不在方程式最后端了，实际上它还是位于方程式最后端。如果这里 没有搞明白，以后如果编辑、修改时用鼠标选中“”可就困难了，试着用“shift+光标”键吧。 在此我们应该明白一个道理：对于公式经过“微移”处理后的元素， “管理”它们的原则是：从哪 儿里来还归哪儿管。 3、在等号的制作中，若不书写反应条件，可从键盘上直接输入等号“抵挡”一阵，若需加上反 应条件，用它作为等号可就惨了，还是利用前面介绍的方法吧。 专题结束语 经过这一番的“亲密接触”，您是不是对“公式编辑器”更了解了呢？“公式编辑器”是 office 的 组件，所以它不仅能在 word 中应用，在其他的 office 程序如 excel、powerpoint 中都可以自如地 使用，俗话说的好：“熟能生巧”，只要您不断地探索，相信您一定会很好地驾驭我们的好帮手 “公式编辑器”。还有一个专业公式编辑工具:mathtype 比 excel 的公式编辑器好用些! 精通办公软件培训系列教材精通办公软件培训系列教材excel 第 34 页 共 170 页 1.4.5. 超链接超链接 插入 超链接 要显示的文字：在 excel 单元格里面显示的文字 查找范围：超链接文件在本地硬盘的位置 地址：互联网地址 书签：等同于本文档中的位置 ，直接链接到当前工作表的某个单元格，链接到其他表，链接到事 先定义好的书签（名称） 取消超链接：（有些功能 excel2000,无法实现!） 取消单个自动超链接:ctrl+z,或者先输入单引号,再输入信息!或者点击鼠标右键-取消超链接。 关闭自动超链接:工具-自动更正选项-键入时自动设置格式-取消internet 及网络路径替换为超链接- -确定 取消多个超链接:复制一个空白单元格-选中超链接的那些单元格-编辑-选择性粘贴-加-确 定 用 vba 取消所有的超链接语句:cells。hyperlinks。delete 基本操作 易软 (惠州惠州)有限公司有限公