浙江锦达ERP项目调研报告及实施方案书.doc

浙江锦达新材料股份有限公司erp项目调研报告暨实施方案 目 录1简介31.1目的31.2范围31.3概述32实施概要说明33调研内容说明43.1用户概况43.2用户信息化建设的现状43.3组织结构43.4用户现行业务状况描述43.4.1采购业务43.4.1.1采购部门调研纪要43.4.1.2采购现行业务流程图63.4.2白坯仓库业务63.4.2.1白坯仓库调研纪要63.4.2.2白坯仓库现行业务流程图83.4.3成品仓库业务93.4.3.1成品仓库调研纪要93.4.3.2白坯仓库现行业务流程图113.4.4销售业务113.4.3.1销售内勤调研纪要113.4.4.2销售现行业务流程图134系统建议业务流程图及相关说明144.1采购建议业务流程图及相关说明144.2原材料仓库建议业务流程图及相关说明164.3半成品仓库建议业务流程图及相关说明184.4成品仓库建议业务流程图及相关说明204.5销售建议业务流程图及相关说明231简介1.1 目的本文档整理与总结了浙江锦达新材料股份公司实施erp项目的前期调研工作，并在此基础上，设计出了系统建议流程方案，将为后续实施工作提供详细的文档依据。1.2 范围本文档所涉及的范围为与epr相关的所有部门，包括财务部、销售内勤、白坯仓库、成品仓库、生技科以及其他相关部门 1.3 概述本文主要对浙江锦达新材料股份公司实施erp项目的前期调研工作及在此基础上设计的建议流程做一个详细的汇总，主要包含以下几部分内容：各部门调研纪要各部门现行业务流程图各部门建议业务流程图及相关说明2实施概要说明系统名称：新中大软件股份有限公司erp应用系统实施用户单位：浙江锦达新材料股份有限公司参与实施人员：新中大调研小组、浙江锦达各相关部门负责人截止目前时间：2004-11-23至2004-12-17 被调查部门：财务部、销售内勤、白坯仓库、成品仓库、生技科3调研内容说明3.1用户概况浙江锦达新材料股份有限公司创建于1981年，全部引进国际先进的德国经编设备和意大利涂层后整理设备，专业生产各类经编土工合成材料、经编碳纤维复合材料、经编服装面料、防水布及高档涂层面料，广泛应用于水利、交通、建筑、娱乐设施、服装面料、箱包面料等众多领域。 浙江锦达新材料股份有限公司是国家火炬计划重点高新技术企业、国家重点生产企业。公司在吸收、消化先进技术和技术创新的同时，十分注重产学研联合，先后创立了锦达新技术纺织品复合材料研究所和浙江锦达天津工大新技术纺织品开发中心。 公司生产的经编土工合成材料、骨架布、经编服装面料、服装合成革、高强防水涂层产品的生产制造和服务均通过iso9002质量管理体系认证。经编土工格栅、复合土工布及复合土工膜通过国家火炬计划项目和浙江省高新技术产业化项目的验收，获得国家重点新产品、国家实用新型专利产品、浙江省高新技术产品和国际流行产品的称号。 公司始终坚持以技术创新求发展，以管理创新求效益，走不断创新之路。3.2用户信息化建设的现状浙江锦达新材料股份有限公司是国内比较早采用核算型软件的公司，是我们新中大公司全国第一家用户： 财务：新中大a3 v5.0 intfi及固定资产模块 人力资源：新中大a3 v5.0员工管理模块 有自己的门户网站3.3组织结构3.4用户现行业务状况描述3.4.1采购业务3.4.1.1采购部门调研纪要一、 采购流程1） 采购经理（兼管生产）根据合格供方名录，在月初制定常规原料采购计划，采购计划分上，中，下旬计划，由事业部经理签字确认。2） 采购经理（兼管生产）在日常根据经验判断生产所需原料的耗用情况，若仓库无货或既将无货需求采购时则填写原料采购申请单（申请单一式三联，留底两份，仓库一份），由事业部经理签字后，采购经理电话通知供应商发货并通知仓管人员将有原料入库，货到后仓管人员办理相关的采购入库手续。通常对常规原料的采购一般不填写采购申请单，对非常规原料则需填写采购申请单。3） 支付货款时需由采购经理填写付款申请单，由采购经理，事业部经理，主办会计，财务总监，总经理签字确认。付款方式分为现款现结，月结付款，预付账款等，而预付账款情况较少发生。4） 针对采购过程中发生的不合格品的处理有两种情况：第一种为入库前外观检验时发现不合格的则直接办理退货手续；别一种是发生在入库后发现有不合格的情况。针对原料进入整经车间经检验发现不合格的，采购经理直接电话通知供应商换货，此处理方式多用于国内供应商；若为国外供应商针对原料进入整经车间经检验发现不合格的，则直接办理退货手续，并在应付账款中扣减相应的账款。5） 若需临时采购，需填写临时采购申请单，一般用于非常规原料的采购。6） 常规原料70%-80按采购计划进行采购。二、 其他情况1） 人员： 1名2） 电脑： 无3） 网络： 无4） 信息化应用水平：目前全部手工3.4.1.2采购现行业务流程图 263.4.2白坯仓库业务3.4.2.1白坯仓库调研纪要一、原料出入库流程1） 采购部通知原料供应商发货，同时通知仓管人员有采购原料将要入库。货到后，仓管人员将供应商送达的原料数量与发货单上数量进行核对并对原料的质量进行外观上的经验目测。若入库前检验合格且数量核对无误后，填写原料进库单（一式四联，坯布仓库存根、财务抵扣税、财务记帐、仓库记帐）入库；入库前检验不合格请示采购部经理后，直接退还给供应商。无论原料合格否仓管人员都填写原料丝进货检验记录表。2） 若货到发票未到，仓管人员只登记数量帐（备查用），等发票到后再登记数量金额帐。3） 若发票与货物一起到，在登记数量帐的同时登记数量金额帐。4） 对于生产领料出库，先出库到整经车间，再到生产车间 ；生产领料按规格，无批号，不区分供应商。仓管人员根据领料人所提供需求信息填写领料单（一式两联，用于仓库存根、仓库记帐），并由领料人签字确认，办理领料出库。月末仓管人员根据领料单汇总填写材料出库单（一式三联，用于存根、财务记帐、仓库记帐），该单据还可用于辅助材料、备品备件、燃料出库以及转让原材料，外购坯布出库。5） 生产领用计价方法：全月平均。6） 出入库计量单位均为千克（kg）。二、坯布（半成品）出入库流程1） 对于氨伦布及打卷的涤伦布，入库前不检验，车间打卷称重量后直接入库；分品种入库，同一货号下可能有多个批号。2） 对于涤伦布的检验，采取抽检方式（布少时可能全检）；产品等级共分两级：一等品和二等品（包括不合格）；根据实际检验（抽检或全检）结果分别入库（实际入库到车间，非实际仓库）。3） 坯布生产完工入库填写坯布进库单（一式三联，仓库存根、仓库统计、仓库记帐）。4） 库存帐有可能出现负库存，原因是有的坯布上标示数量的字样模糊，入库登记时估计的数量可能与实际数量不符，导致产生负库存的情况。5） 坯布发往染厂先填写坯布出库单（一式三联，存根、坯布仓库记帐、成品仓库），再进行半成品出库。三、 备品备件（车间用零部件）出入库流程1） 没有检验过程直接入库，入库按送货单或发票上的金额算总的入库金额；出库按金额算总的出库金额 ；目前还没有备品备件明细账（数量帐）。入库填写材料入库单（一式三联，用于存根、财务记帐、仓库记帐，该单据还可用于辅助材料、燃料入库）。2） 出库时的单价根据以往帐本上的数据查询得到。出库先填写材料出库单（一式三联，用于存根、财务记帐、仓库记帐）后办理出库。3） 备品备件、燃料、辅助材料总计品种大概两、三百种 。四、 其他情况1） 仓库人员：2名，具较好操作水平。2） 电脑：pc台式机一台，今年配置。3） 网络：仓库跟财务不通，跟生产通。4） 信息化水平：手工账结合excel完成。3.4.2.2白坯仓库现行业务流程图3.4.3成品仓库业务3.4.3.1成品仓库调研纪要一、成品出入库流程1） 仓库人员将成品数量与染厂发货单及划码单（每卷明细及汇总信息）上的数量进行核对（抽检），若有数量不足的情况通知染厂补足；若无误仓管人员填写坯布入库单后送往检验组，由检验组对成品进行检验。2） 若成品不合格，退回染厂重新加工或卖给染厂。3） 若成品合格，检验组登记成品检验明细表，仓管人员根据成品检验明细表填写产品入库单（一式三联，仓库存根、仓库记账、交库部门，重检验时，二联交财务）后入库，数量按实际称得公斤数，保留1位小数，染厂发货单上数量为四舍五入所得。对于存在一定问题的成品，作为二等品入库且染厂给予一定的赔偿。月末仓管人员登记成品检验月报表。4） 检验时若数量不一致在成品检验月报表中记入损耗栏。5） 若客户不确认，即使已合格入库，也要退回染厂，开红字入库单。6） 零头布的入库同成品入库7） 入库计量单位均为kg，出库多用kg，少部分用m，也有同时用kg和m（可相互折算）8） 销售出库：由业务员填写发货通知单，销售内勤核对无误后一联交仓管人员通知发货，仓管人员接到通知后填写产品出库单（一式三联，仓库存根、财务记账、仓库记账）并办理销售出库。9） 销售退货：先填写经编事业部成品退货、降价、调换审批表，分别要业务员，质检科，采购经理，事业部经理签字确认后办理销售退货入库10） 评审单号，即销售订单号，贯穿白坯出库至成品销售出库。11） 所设报表：外加工明细表，委托加工月报表，产品收付存明细表，产品库存变动情况表，产品进库汇总表，成品检验明细表，成品检验月报表12） 仓库只核算数量，不核算金额13） 成品按批次管理，按批次、货号名称分类14） 成品分三个仓库：成品仓库（一）、成品仓库（二）、成品仓库（三）二、 其他情况1） 仓库人员：2名，一名业务水平较好，一名计算机水平较好2）电脑： 一台3）网络：无4）信息化水平：手工账结合excel完成3.4.3.2白坯仓库现行业务流程图3.4.4销售业务3.4.3.1销售内勤调研纪要一、 销售出入库流程1） 业务员接单后填写产品要求评审表，交生产部，外协部，事业部经理评审。 2） 经编事业部根据产品要求评审表，填写产品核价技术指标表交财务部，由财务部确定评审价并填写产品报价预算表，事业部经理根据产品报价预算表确定评审是否通过。3） 若评审通过销售内勤填写订货产品（染整）加工计划通知单，通知单一式三份，交销售内勤、外协、仓库各一份。4） 若评审不通过，销售业务终止。5） 评审通过即可确定售价及销售合同，表明销售订单成立。由业务员同客户签订销售合同，合同一式三份，交业务员、销售内勤、财务部各一份。 6） 加工完毕由业务员填写发货通知单交内勤，内勤对销售合同，产品要求评审表中的价格进行核对，无误后发货通知单一式四份，交业务员、销售内勤、财务、仓库各一份，通知仓管人员销售出库。7） 业务员接单后若仓库有货，无须通过评审，由业务员填写发货通知单，通知仓管人员销售出库，但必须要求客户或者预付账款，或者现款现结，或者短期内结清账款。8） 对于销售退货，由业务员填写退货、降价、调换审批表，需要生产部、外协、仓库、事业部经理分别签字审批，再进行退货入库。但实际业务中一般先入库再签字审批。9） 对于有质量问题的降价，可能是对已销售产品进行降价也可能对未销售产品进行降价。10） 销售换货基本上不用审批单，直接填写发货通知单并注明调换。11） 存在退回换货的情况：先退货入库再换货出库。12） 存在发票未开直接降价销售的情况。13） 存在坯布直接销售的业务，也需要填写产品要求评审表，流程同成品销售。今年业务较多。14） 有些单位需要信用额度信息。15） 分期交货按发货通知单。16） 评审单号即销售订单号，由生产部自己定义。二、 其他情况1） 人员： 2名2） 电脑： 无3） 网络： 无4） 信息化应用水平：目前全部手工处理3.4.4.2销售现行业务流程图4系统建议业务流程图及相关说明4.1采购建议业务流程图及相关说明采购建议业务流程图说明1) 采购入库包括如下三种可选流程：a、 需要编制采购计划的可选：采购计划-采购订单-采购入库通知单-采购入库；b、无采购计划需申请单的可选：请购单-采购订单-采购入库通知单-采购入库；c、无需采购计划与申请单的可电话通知仓库，直接办理采购入库（如备品备件，燃料，辅助材料的采购）。2) 采购人员根据需要录入采购计划或请购单，事业部经理审核、审批后，采购人员根据审核、审批后的采购计划或请购单生成采购订单，采购人员在货到前根据审核、审批后的采购订单生成采购入库通知单，货物到达检验合格后，仓管人员根据审核、审批后的采购入库通知单生成采购入库单，并办理采购入库。不合格请示采购经理后办理采购退货，可根据需要由采购人员登记采购退货通知单。3) 若在管理上有对采购的原料进项发票统计的需要则启用“采购发票管理”：发票收到后由采购人员在采购发票管理模块录入发票信息，发票来源于“直接录入”。可随时查看“采购核算报表”了解登记发票情况。4) 对启用“采购发票管理”的建议：通知供应商开发票时一张发票对应一张发货单，并在发票上注明其所对应的发货单号，否则将无法建立发票与入库单之间的对应关系。注意：仓管人员在登记采购入库单时在该单据的“内部编码”项录入供应商发货单号。5) 生产领用的原料在整经车间经检验若不合格，是国内供应商则办理入库后采购换货（仓管人员先登记采购退货单，所换货物到达后登记其他入库单，其业务类型选择“采购换货入库”以示区分）；国外供应商则录入采购退货单信息并办理采购退货。合格进行原料加工。6) 支付货款需多级审批，可先定义审批流程，在现金中心模块录入资金请款单并将其送审，待多方审批通过后即可支付货款。审批不通过则货款不予支付。7) 对采购单价基本不会发生变化的物料可采用供应商报价管理。8) 采购计划分上、中、下旬计划可通过设置“采购计划类型”实现: 06 上旬采购计划； 07 中旬采购计划； 08 下旬采购计划。9) 针对存在原料采购申请单和临时采购申请单的情况可通过设置“请购单类型”实现：01 临时采购 ；02 非常规原料采购。10) 建议本部门增配pc机一台。注：1）加粗部分为在erp系统中实现动作。2）流程图中虚线框为可选项。3）“系统出入库”指该单据通过引用系统单据生成；“手工出入库”指该单据需直接录入。4.2原材料仓库建议业务流程图及相关说明原材料仓库建议业务流程图说明1) 供应商所发货物到达后，仓管人员对原料进行外观检测，不合格则退货（可根据需要由采购人员登记采购退货通知单，可随时查看采购退货明细报表了解退货情况，采购退货通知单可直接录入也可根据采购订单产生）；检验合格则根据审核、审批后的采购入库通知单生成采购入库单，然后办理原料入库。2) 若在管理上有对采购的原料进项发票统计的需要则启用“采购发票管理”：发票收到后由采购人员在采购发票管理模块录入发票信息，发票来源于“直接录入”。可随时查看“采购核算报表”了解登记发票情况。3) 对启用“采购发票管理”的建议：通知供应商开发票时一张发票对应一张发货单，并在发票上注明其所对应的发货单号，否则将无法建立发票与入库单之间的对应关系。注意：仓管人员在登记采购入库单时在该单据的“内部编码”项录入供应商发货单号。4) 对生产领用，由仓管人员登记生产领用出库单并办理原材料出库，原材料进入整经车间将原料整理成盘头并检验。5) 若检验合格则登记生产入库单并办理盘头入库（盘头仓库为“虚拟”）。待生产领用时登记生产领用出库单并办理盘头出库，进入生产耗用。有多余原料丝登记生产退料入库单并办理退料入库。6) 检验不合格若为国内供应商则换货，仓管人员先登记采购退货单并办理退货出库，待所换货物到达后登记其他入库单且业务类型选“采购换货入库”，然后办理换货入库；国外供应商则退货，仓管人员登记采购退货单并办理原料出库。注：1）加粗部分为在erp系统中实现动作。2）流程图中虚线框为可选项。3）“系统出入库”指该单据通过引用系统单据生成；“手工出入库”指该单据需直接录入。4.3半成品仓库建议业务流程图及相关说明半成品仓库建议业务流程图说明1) 对氨伦布及打卷的涤纶布，打卷称重后由仓管人员登记生产入库单并办理半成品入库；对涤纶布，检验合格作为一等品，不合格作为二等品，由仓管人员登记生产入库单并办理半成品入库。2) 仓管人员可根据销售订单（等同于原订货产品加工计划通知单）信息登记委托加工出库单（评审单号在“内部编码”项填写），然后办理坯布出库，送往染厂加工。3) 对坯布销售，仓管人员根据审核后销售发货单生成销售出库单，并办理销售出库。4) 对出现负库存情况，仓管人员可对该单据进行“直接修改”或“冲红修改”完成调整。5) 备品备件、燃料、辅助材料采购入库可直接登记采购入库单，出库可根据用途登记生产领用出库单或其他出库单，其他出库单可通过定义“业务类型”进行区分。流程图如下：6) 对半成品的入库建议全部按物料入库。7) 对需要批号的物料可“启用批号管理”。8) 生产入库系统中无检验环节，建议先检验，后根据检验结果分等级入库。9) 委托加工出库单所需评审单号在该单据“内部编码”项中手工输入。注：1）加粗部分为在erp系统中实现动作。 2）“系统出入库”指该单据通过引用系统单据生成；“手工出入库”指该单据需直接录入。4.4成品仓库建议业务流程图及相关说明成品仓库建议业务流程图说明1) 仓管人员将外协单位发货单上的数量与委托加工出库单上的数量进行核对，若数量不足则通知染厂补足，合格则送检验组；检验人员检验合格登记委托加工入库单后仓管人员办理产品入库，不合格看是否可修复，可修复则退回染厂重新加工；不可修复作为次品入库染厂赔偿一定损失（登记委托加工入库单）或者染厂购进（先登记委托加工入库单再登记销售出库单）。2) 销售出库：仓管人员根据审核后的销售发货单生成销售出库单并办理销售出库。3) 客户不确认的成品，先冲红销售出库单进行退货入库，再登记其他出库单办理出库退回染厂（业务类型选“重新加工出库”）。4) 对于销售退货，由业务员填写销售退货申请单，根据审核后的销售退货申请单生成退货单（退货单类型选择“退货”），仓管人员根据审核后的退货单生成销售退货单并办理销售退货入库；也可直接做销售退货单。5) 对于销售换货，由业务员填写销售退货申请单，根据审核后的销售退货申请单生成退货单（退货单类型选择“换货”），仓管人员根据审核后的退货单生成销售退货单并办理销售退货入库。销售换货先登记发货单（选择“由换货类型的退货单产生”），仓管人员根据审核后的发货单生成销售出库单并办理销售换货。6) 对数量补足的处理：仓管人员先登记现有数量，染厂补足数量后修改单据。7) 若入库后再返回染厂重新加工，增加一个新的业务类型“重新加工出库”。8) 染厂购进的不合格品做销售处理，先登记委托加工入库单办理入库，再登记销售出库单办理出库。9) 次品入库染厂赔偿一定损失：若仓管人员可以确定赔偿金额，则增加一个费用项目“染厂赔偿费用”，在登记委托加工入库单中输入所赔金额；若仓管人员不确定，交财务处理，仓管人员提供相关资料。10) 零头布入库同成品入库。11) 评审单号通过系统中的“内部编码”来实现，所有单据包括销售订单、发货单、入库单、出库单都有“内部编码”这一信息，可以手工输入该项内容。12) 记损耗帐可通过定义“损耗出库”业务类型实现。13) 对同种物料有不同计量单位可“启用辅助计量单位”实现。14) 讨论委托加工入库单由谁登记的问题？注：1）加粗部分为在erp系统中实现动作。2）流程图中虚线框为可选项。3）“系统出入库”指该单据通过引用系统单据生成；“手工出入库”指该单据需直接录入。4.5销售建议业务流程图及相关说明销售建议业务流程图说明1) 业务员接单后登记销售订单（替代产品要求评审表及产品核价技术指标表，“记事本”功能