行政费用报销要求及模版.doc

行政费用报销要求及模板2016年7月一、邮件题目要求：为方便搜索及查找费用审批邮件，请大家一定要在题目上标注出此次申报的费用总金额！XXX（区域/城市）XXX分公司/营业部XX费用报销/付款/借款申请XXX元请注明所在城市及费用归属营业部名称，应与报销单右上角名称一致。 另外为方便搜索及查找费用审批邮件，请大家一定要在题目上标注出此次申报的费用总金额！举例如下：天津和平营业部*月份请注明归属月份。物业费付款申请*元石家庄鹿泉分公司*月份日常行政费用日常零星行政费用请汇总至同一邮件及报销单申报，注意写清费用明细（请见正文），报销单摘要后的金额要按类别对应填写；报销申请*元山东济宁分公司2016年暖气费用借款申请*元二、日常行政费用报销：（一）模板：您好，*营业部申请报销*月份如并非同一个月的费用，请于以下明细中 逐 条 标明归属月份，以便记帐。日常行政费用共计*元，费用明细如下:1、办公用品必须注明当月在职人数！请于附件上传发票及商家盖章明细，章应与发票上章的名称相同；如发票上已打印出明细亦可。费用*元（当月在职*人）；2、保洁费用请于附件上传发票及商家盖章明细，章应与发票上章的名称相同；如发票上已打印出明细亦可。*元；3、名片制作费用*元（*元/盒，*盒/人，*人）；制作名片人员名单：*、*、*、*（也可将名单上传于附件）4、工牌制作费用*元（*元/盒，*盒/人，*人）；制作工牌人员名单：*、*、*、*（也可将名单上传于附件）5、打印纸费用*元（*包，平均*元/包）；6、快递费用附件上传快递费用明细表*元；7、鼠标/键盘采购费用*元：鼠标/键盘*元：*个，平均*元/个；8、员工生日福利微金端100元/人（自动打入工资卡内）；河北端80元/人（申请报销），以身份证号上日期为准，报销时请上传过生日员工身份证正面照片，并打印与相关票据一同粘贴邮寄。费用*元（*人，80元/人）：9、其他行政费用共计*元：（1）企业文化墙标准最高300元/套费用共计*元（均为品宣部下发样式模板）：KT板（长*宽）：*元/个，*个，*元；洗员工照片（用于照片墙）：*元/张，*张，*元；（2）维修费用共计*元：维修卷帘门*元；维修电脑（做系统/更换硬件）*元（二）注意事项：开票抬头名称：达飞微金商务咨询（北京）有限公司增值税专用发票应填写纳税识别号：91110105074134204H1、发票抬头及税号请见下文。无法开以微金总部名称为抬头的合规发票的，需要在相应费用后注明无法开票原因及准备了何类型票据作为抵票，邮件正文无此说明将不予报销。2、新成立营业部办公用品费用应攒至开业或达到开业费用额度时一起申报（额度请见下文第八项新成立营业部开业费用要求）。3、办公用品费用标准：10元/每人/月（每个营业部每月只可申报一次，不累计，建议于月底申报），需要在邮件正文中注明采购当月的在职员工人数，邮寄来时必须提供商家盖章的办公用品清单，也可在发票上直接打印出明细。如在超市买的，开发票时超市收回小票，可以提前拍照，邮件上传照片，邮寄时打印；如在文具小店购物没有发票的，请让商家提供收据并且写一个清单，然后附上抵票与报销单据一同邮寄。4、打印纸费用标准：95元/箱，5包/箱，即均价不可超过19元/包，此费用不计在10元/人的办公用品费用之内。5、保洁费用标准：300元/月（每个营业部每月只可申报一次，建议于月底申报）。6、快递费报销，邮件正文要写清楚明细，寄来时在报销单后边要有发票及写有金额的快递单，两者必须能对得上且缺一不可。快递费用自2016年1月起实行月报制度，每月只可申请报销一次，申请时上传快递费用明细表。每月快递费用累计较多营业部可自行与快递公司签署协议，保留好快递底单，并于快递费用明细表中作好记录，累计至月底统一结帐并开发票，此费用可申请报销，亦可申请对公付款。7、名片费用标准：10元/盒（一线城市15元/盒），2盒/人/月，注明制作人员名单。8、工牌费用标准：10元/套，1套/人，注明制作人员名单。三、差旅费报销申请：（一）邮件题目及正文内容模板：题目： XXX分公司/营业部费用归属于哪个营业部就写哪个营业部，注意应与报销单右上角归属部门处一致。XXX（姓名）*月份出差*（地点）差旅费报销申请XXXX元正文内容格式：您好，XXX（区域及城市）XXX分公司/营业部*（职级）*（姓名）职级和姓名可对应填写多个。因*（事由）于2016.*.*至2016.*.*到*（地点）因城市级别不同标准则不同，请写明出差地所在城市名称。出差，现申请报销差旅费共计*元，费用明细如下，请领导审批。（如：您好，天津宝坻营业部经理郭文杰、业务主管杨光然、肖全共3人同一营业部人员因同一件事到同一个地方出差，费用归属部门也相同的情况下，请汇总于同个邮件申报，按类别写费用明细。因参加华北大区工作会议于2016.4.8至2016.4.10到石家庄出差，现申请报销差旅费共计385元，费用明细如下，请领导审批。）1、车票费用共计*元：（1）火车票费用共计*元：16.*.* *至*火车票 动车/高铁火车票为动车还是高铁？二选一！*等座 *元/张 *人 共*元；16.*.* *至*火车票 动车/高铁*等座 *元/张 *人 共*元如只有一人，可不写。（2）长途汽车（大巴车）费用共计*元：16.*.* *至* *元/张 *人 共*元；16.*.* *至* *元/张 *人 共*元；2、打车费用打车票日期必须为出差期间的，并逐个票据写明从哪里到哪里，费用是多少钱，如对应不上，则不予报销。共计*元：16.*.* *至* *元；16.*.* *至* *元。3、住宿费用共计*元：16.*.* *（城市）*（酒店）住宿*天 *间如多人出差，一同出差的同性别人员必须住同一标间，并请说明*与*住同一间；如因不同性别各住单间，则请说明情况； *元/天 共*元。4、餐饮费用共计*元：（二）注意事项：1、出差费用应先经由谁审核：如出差申请单及费用报销单上有出差人直属上级领导签字的，可直接提交报销邮件；如无法签字只能走邮件审批的，需要将出差行程及费用明细都发给出差人的直属上级领导一同审批，如有需要分摊其他营业部的情况，也需要在邮件中注明，待其上级领导同意后再将邮件转发给行政对接人进行审批，否则无领导同意邮件不予报销。如：营业部在职人员出差，则只要营业部经理在报销单上手签字即可；营业部经理出差，由于直属上级领导为城市经理或区域经理，不在身边无法在报销单上签字，则必须先发邮件让领导审核费用。2、费用归属：题目与报销单右上角营业部名称应一致城市经理以上领导出差，到哪个营业部出差，差旅费就应归属到相应营业部，则报销单右上角亦应填写此营业部，邮件题目上最前边亦应为此营业部，三者必须一致；若是到自己管辖的上级区域或其他区域出差，则费用为区域内营业部分摊，报销单右上角可写“*区域分摊”，请上传费用分摊表（出差领导本人签字），并在邮件正文写明分摊费用详细（或正文放置分摊表截图），一同交于其直属上级审批。3、达飞费用报销制度差旅费用标准审核对照程序：（1）先看第5页最上边的职级解释的表，从右边找到出差人员所属职务，对照左边的职级解释进行标准定位；（2）第5页下边的表为交通工具标准，按照刚对应出的职级解释定位，查找出差人可乘坐的交通工具；（3）查看第6页的城市列表，查询出差城市为几类城市；（4）再回到第4页，根据对应的职级解释，查看在出差的几类城市里出差的标准，费用不可超出此标准。4、开车自驾出差路费如何报销：开车自驾，易出事故且费用不好衡量，因此不建议开车自驾出差，行政亦不报销加油费。如因特殊情况只能开车出差，则须在邮件正文说明情况，费用采用“孰低原则”（即按火车票往返费用总合，与1.2元/公里费用相比较，以其较低费用为报销标准），同时需要写明行车路线及每段公里数，包括出差地市区内行车路线及公里数。城市经理以上领导区域内开车巡店，费用则按1.2元/公里报燃油费。5、住宿费用：住宿标准是根据出差人的职级进行评定的，集团要求一同出差的同性别人员必须住同一标间，此标间的价格标准以职级较高一方人员的标准为准，但不可以两人标准相加后的金额作为其住宿标准。如，营业部经理在一类城市的出差住宿标准为350元/间，则表示此营业部经理只能住宿单价标准在350元以内的房间，即使两位营业部经理同住此房间，也只能按照350元/间的标准进行审核；若是一位营业部经理与大区总监在一类城市出差同住一标间，则审核时将以大区总监500元/间作为二人住宿标准。请各位内勤转告营业部经理，并于出差前提醒。酒店住宿需要发票及盖章酒店水单（两者缺一不可，且两者印章上公司名称应相同）。住宿费水单中若含有其他附加小商品费用，则不在差旅费用报销范围内；食品或餐费，请单独开具餐饮票及明细，不与住宿费混计，则可以差旅伙食标准报销。6、差旅发票问题：差旅相关发票日期应与出差区间对应。如有票据丢失等特殊情况，请于邮件中说明情况，并用同类型发票作为抵票，否则不予报销。四、团建费预算申请、报销申请应于团建前先向人事薪酬核算部团建对接人进行申请，收到人事回复结余额度后进行团建活动，注意控制费用，于团建后在原申请邮件基础上向行政部对接人申请报销，注意上传并打印团建活动照片。：营业部团建前发起申请，上传申请表人事部回复营业部，给出可用额度营业部按可用额度控制费用进行团建营业部团建后于申请邮件基础上发起报销申请，上传报销表行政部审核通过后回复营业部，抄送人事部及总裁办总裁办抽查，如实际人数与申报不符，请营业部回复个人说明财务部收到报销单+发票+表单+活动照片+邮件全文审验合格予以报销详见邮件审批流程图：（一）模板：1、申请格式（请直接向人力资源中心综合端人事管理部团建对接人提交申请）：团建费申请题目：*营业部*月团建费申请正文内容格式：您好，*营业部申请开展*月份团建活动，费用预算为*元，附件已上传团建活动费用申请表，请审核，谢谢。2、报销格式：（必须在原申请邮件基础上转发给行政对接人申请报销）题目改为：*营业部*月团建费报销申请*元正文内容格式：您好，*营业部于*月*日已开展团建活动，实际花销金额为*元，附件已上传团建活动费用报销申请表、报销申请单、相关票据及活动照片，请批准报销，谢谢。（二）注意事项：1、团建活动不可为聚餐形式，且发票不可全为餐票，否则不予以报销；2、如无法提供发票需要用抵票的情况，请在团建活动费用报销申请表中写明；五、办公电器固定资产采购申请请上传行政电脑采购申请单（“电脑配置”请详细填写）、电器采购清单及财务固定资产清单（1台电器1个SN码，请分开写明）。（一）模板：1、新营业部采购电脑及其他办公电器设备等固定资产申请格式：您好：*分公司为新成立营业部，目前在职人员共计*名，人数已经区域人事审核通过应根据实际在职人数按比例采购，请先按职能端和业务端分类写明人数，并提交至区域人事审核，通过后申报至行政对接人审核。：其中营业部经理1名、职能端内勤1名、业务端人员*名，目前部门业务人员扔在不断扩充。现按集团标准申请在*公司采购营业部经理用笔记本电脑1台*元、台式电脑*台*元（均价*元/台，职能端内勤1人配置*台、业务端*人配置*台），其他办公电器设备*元，费用共计*元，均在集团标准范围内，现申请于法务审核通过的合同上盖章若批量购买或费用较高还需要将采购合同发法务部审核。我部准备先行垫付购买，待收到发票后邮寄进行报销（或为：请向先商家支付采购款，待收到发票后邮寄进行冲抵），区域审核已通过，请领导批准采购/付款。2、老营业部采购电脑申请格式：您好：因*公司已由原在职*人增加至*人，人数已经区域人事审核通过需要根据实际在职人数按比例采购，请先按职能端和业务端分类写明人数，并提交至区域人事审核，通过后申报至行政对接人审核。若批量购买或费用较高还需要经过区域领导层级审核并将采购合同发法务部审核。：其中营业部经理1名、内勤1名、业务人员*名，目前部门业务人员扔在不断扩充，原有电脑*台配备使用情况如下：（1）笔记本1台营业部经理1名，（2）台式电脑1台内勤人员1名（3）台式电脑*台业务人员*名根据集团采购台式电脑业务端3:1的比例，*位业务人员应用*台电脑，现共用*台电脑，已无法满足工作需要，故现准备于*公司增加采购*台台式电脑*元（含税单价平均*元/台），均在集团标准范围内，现申请于法务审核通过的合同上盖章若批量购买或费用较高还需要将采购合同发法务部审核。我部准备先行垫付购买，待收到发票后邮寄进行报销（或为：请向先商家支付采购款，待收到发票后邮寄进行冲抵），区域审核已通过，请领导批准采购/付款。3、老营业部采购其他电器类固定资产申请格式：您好：*公司现因*原因急需采购以下电器类固定资产，准备于*公司采购，费用共计*元，采购明细如下，均在集团标准范围内，现申请于法务审核通过的合同上盖章。我部准备先行垫付购买，待收到发票后邮寄进行报销（或为：请总部先向商家支付采购款，待收到发票后邮寄进行冲抵），区域审核已通过，请领导批准采购/付款。（二）注意事项：1、固定资产采购，须先申请后执行，如未经同意擅自采购，则不予报销。2、采购空调请写明营业部放置空调的空间面积、空调的适用面积，以作为采购空调数量的参考；3、电脑采购申请表例子：4、财务电器类固定资产清单必须填写SN码，每台电器SN码均不同，故一台电器对应填写一个SN码；“使用人”填写应按“责任到人”、“谁使用就写谁”、“谁保管就写谁”等原则填写，如公用则请写营业部经理姓名（注意一定要写姓名）；5、行政固定资产申请单需要在名称处粘贴实物图片。6、采购电脑必须写明在职总人数、内勤及业务人员详细人数，根据集团职能端1:1比例、业务端3:1比例写明申请明细，营业部经理审核通过后，交由区域人事对所写人数进行审核，再经区域经理、大区总监层级审核后再向行政部报审。7、如有合同约定分批次付款的情况，则需要在最初就写明付款总额及每批次付款比例及金额，经层级审核后再到行政，否则在申请第二付款时还需要重新进行层级审核。六、房租及税费：房租原则上要求必须开具发票（具体比例等情况可与财务沟通后确定），如需后期到税务局代开，则需要在房租申请邮件中说明如开票金额、发票抬头等情况，还需说明是否拆分合同，其产生的税费可单独走费用付款或报销流程。七、水电、物业费：如果是物业代缴的，不能开具总公司抬头的发票的，需要提供盖有物业公章或财务章的收据、缴费通知书和物业缴费总发票的复印件；如可由物业开具发票的，发票抬头实在开不了公司的名字，就开房东的名字或者门牌号（需要证明与营业部店面相对应），但需要邮件正文说明情况；如果房东不是物业而是个人，无法盖章，则需要房东出具按手印的收据/收条，及其身份证复印件，并在邮件正文说明情况。八、新成立营业部开业费用申报开业费用前，不可单独申请报销办公用品及保洁用品费用，开业费用只可申报一次。要求：【开业经费标准】：费用包括前期开业采购办公用品、保洁用品、礼仪费用等， 合作加盟营业部开业经费额度：10000元公司直营营业部开业经费额度：3000元【开业招待费用标准】：开业招待费用标准为20桌以内（含20桌），直接发给行政对接人审核；如超出标准桌数则按照营销费用管理办法，报销时需同时发给行政对接人与营销费对接人，营业部按照计划外费用报销流程进行上报逐级审批，每月业务管理部根据相应费用金额冲抵超出部分，由营业部营销费用先行扣减。报销开业招待费时，需提供开业活动照片，邀请客户数量、桌数及用餐照片。一、二线城市： 1800元/桌（含酒水）三、四线城市： 1300元/桌（含酒水）（一）模板：您好：*区域/城市*营业部为新成立直营/加盟因费用额度标准不同，请说明是直营还是加盟营业部。营业部，职场位于*市（为*类城市），现申请报销于*年*月*日开业经费*元、招待费用*元（平均*元/桌，共*桌），共计*元，费用明细如下，采购明细、相关单据及开业照片均已上传至附件，请领导批准报销。一、开业经费共计*元：1、开业当天布置及礼仪费用*元；2、开业前期办公用品费用*元；3、开业前期保洁用品费用*元；二、开业当天招待费用*元：共计*桌，平均*元/桌（含酒水）。邀请人员共计*人，名单：*、*、*、*、*、*、*、*、*。（二）注意事项：1、申报开业费用前，不可单独申请报销办公用品及保洁用品费用，开业费用只可申报一次；2、因费用额度标准不同，请说明是直营还是加盟营业部； 3、请说明营业部所在城市，以便于审核招待费用标准。4、注意所有采购物品，若发票上无明细的，则需要商家盖章明细；九、备用金借款的申请及冲抵每月备用金总额度为2000元。自借款申请至冲抵均应在同一邮件流程中进行，即先申请借款，冲抵时要在申请邮件的基础上申报。：（一）模板： 1、申请格式：您好，*区域/城市*营业部上月备用金结余*元，现申请*月备用金借款*元，则可用额度