《品质改变世界》PPT课件.ppt

,品质改变世界,公文写作,主讲人：梁劭夫,公文的分类与特点 公文的格式与结构 法定公文文种及其选用 公文写作的基本要求 公文中常见问题分析 公文的规范处理,内 容 提 要,机关公文写作与处理的主要法律法规依据,1中国共产党机关公文处理条例（1996年5月3日发布实施） 2国家行政机关公文处理办法（2001年1月1日起施行） 3关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见（国办函20011号） 4中华人民共和国保守国家秘密法 5国务院公文主题词表 6国家行政机关公文格式,基本含义：办理公务的文书，为了工作的需要而产生。受命性、实用性、时限性、定向性、综合性。 基本性质：法定效力 规范体式 公文是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的，具有法定效力和规范体式的文书。,公文的分类与特点,广义公文：种类繁多，素无定目 狭义公文：国务院办公厅国家行政机关公文处理办法中规定的13种行政公文和中共中央办公厅中国共产党机关公文处理条例中规定的14种党的主要公文；此两类9同9异，共18个文种；由于其在党和国家的公文管理法规中有明确规定，故学界称为法定公文。,公文的分类与特点,国家行政机关公文处理办法将现在实行的行政公文主要种类规定为13种： 1.命令（令）；2.决定；3.公告；4.通告； 5.通知；6.通报；7.议案；8.报告；9.请示； 10.批复；11.函；12.意见；13.会议纪要。,公文的分类与特点,中国共产党机关公文处理条例中规定现行的党的机关公文的主要文种有14种，它们是： 1.决议；2.决定；3.指示；4.意见；5.通知； 6.通报；7.公报；8.报告；9.请示；10.批复； 11.条例；12.规定；13.函；14.会议纪要。,公文的分类与特点,规定性公文：规定、规则、办法、意见 指导性公文：指示、批复、通知 公布性公文：布告、公告、通告、通报 商洽性公文：函 计划性公文：规划、计划、方案、要点 证明性公文：介绍信、证明信,公文的分类与特点,按性质划分：,按传递方向和行文关系划分:,公文的分类与特点,上行文：下级对上级，如请示、报告 平行文：同级或无隶属关系机关之间，如函、 通知、议案、会议纪要 下行文：上级对下级，如命令（令）、决定、 决议、布告（公告、通告）、通知、 通报、批复、指示、函、会议纪要,绝密：涉及重要秘密，泄露会使国家或企事业 单位的安全和利益遭受特别严重的损害 机密：涉及重要秘密，泄露会使安全和利益遭受 严重损害 秘密：涉及一般秘密，泄露全使安全和利益遭受 损害,公文的分类与特点,按秘密程度划分：,特急：内容特别重大，情况特别紧急， 需要迅速传递办理 加急：内容很重要，情况很紧急， 需要马上传递办理 平急：内容比较重要，情况比较紧急， 应该及时传递办理,公文的分类与特点,按紧急程度划分：,文件式：公文的主要形式，如通知、请示、报告 表格式：更为直观，有利于简化手续，如呈报表、 审批表等；常作为附件 图形式：主要以图形为信息表达形式,公文的分类与特点,按信息表达形式划分：,纸质公文：以各种纸张、纸板为载体； 磁介质公文：以磁盘、光盘等磁性材料为载体； 感光介质：以胶片、录象带等感光材料为载体； 电子公文：在计算机系统中形成、处理、传输和 存储的电子文件，即OA（Offce Automation），办公自动化。,公文的分类与特点,按载体材料划分：,行政公文、党务公文、法规文书、外交文书、 司法文书、计划文书、军事文书,公文的分类与特点,按制发机关的不同性质划分：,按来源划分：,收进公文、外发公文、内部公文,政治性： 公文是党政机关进行政治及其他公务活动的工具和载体，是公文制作者意志、意图的体现；公文往往是一种公权力、公信力的象征，代表发文机关的权威。 因此，公文是观点鲜明的文体，是严肃郑重的文体，是有着充分权威的文体，是为统治阶级服务的，具有鲜明的政治性。,公文的分类与特点,可靠性： 公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。公文写作一定要核准事实和数据，确保材料的可靠性。内容真实、准确，这是公文写作最基本的原则。,公文的分类与特点,实用性： 公文是用来处理公务的文书，必须根据现实需要，针对实际问题而制发，有着明确的写作目的。 国务院办公厅在国家行政机关公文处理办法中，对此提出的要求是“各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义，形式主义和文牍主义行文要少而精，注重效用”。,公文的分类与特点,时效性（时间性）： 公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，公文的实用价值也会随之丧失。所以，公文的写作、传递和办理，都要求迅速及时。,公文的分类与特点,规范性： 公文具有自身特有的办理程序和写作格式。 中央办公厅和国务院办公厅对公文的种类、用途、文面都作了统一的规定。另外，多数常用文种在结构、用语等方面，也有着约定俗成的程式。,公文的分类与特点,三大组成部分之一：眉首,公文的格式与结构,位置：公文首页红色反线（宽度同版心）以上； 组成要素：发文机关标识、份数序号（份号）、秘密等级（密级）、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人。,三大组成部分之二：主体,公文的格式与结构,位置： 红色反线（不含）以下 到主题词以上（不含）； 组成要素： 公文标题、主送机关、 正文、附件、成文日期、 印章、附注等；,公文主体,三大组成部分之三：文尾,公文的格式与结构,位置： 主题词以下； 组成要素： 主题词、抄送机关、 印发机关和印发时间等； 注意：文尾各要素之下均加一条反线，宽度同版心。,公文文尾,（1）发文机关标识 即“红头”，一般由“发文机关名称+文件”组成，如： 国务院文件 中共湖南省委文件 特定类型可只标识发文机关全称或规范化简称，如： 湖南省人民政府（湘政函2009125号） 注意： 1.发文机关名称必须使用全称或规范化简称； 2.几个机关联合发文，要把参与发文的机关都排上，主办机关排列在前，其它机关依次在下方整齐对应排列，机关名称后的“文件”二字上下居中排布。,公文的格式与结构,（2）份数序号（份号） 党的公文称份号，即同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号。 用法： 行政公文里要求“绝密”、“机密”公文应当标明份号。 党的公文要求“秘密”以上公文应当标明份号。 格式： 份号要用阿拉伯数码标识，可编虚位，如：0000126。 份号的位置在公文首页版心的左上角第一行，顶格标识。 注意：份号不是每篇公文都要标识，它一般只适用于“绝密”和“机密”级公文，目的在于便于管理，以防遗失和泄密。,公文的格式与结构,（3）秘密等级 用3号黑体顶格标在公文首页版心右上角第一行，两字之间空一字。 具体要求： 秘密等级后面需要标明保密期限，超过时限将自动解除秘密。 保密期限根据实际情况而确定，一般分为一年以内、一年及一年以上、长期、期限不做标注。期限不做标注一般按保密期限20年认定。 注意：如无保密内容，不得标注此项，以免给工作增添麻烦。,公文的格式与结构,（4）紧急程度 用3号黑体字顶格标注在首页右上角第一行，两字之间空一字。 具体要求：如同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限位置不变，紧急程度下移一行，即顶格标识在公文版心右上角第二行，即秘密等级的下方。党的公文未具体规定标注位置。 注意：不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。,公文的格式与结构,（5）发文字号（发文编号、发文号） 由发文机关代字+年份（发文年度）+序号（发文顺序号或编号）三部分组成。如国发20031号，代表国务院2003年第1号发文。 机关代字是发文机关名称的极度简缩。机关代字后标注“发”字，是代表对外发文，并非专指向下行文。而向上行文则可用“字”字，可用“发”字，还可用“文”字；也可都不用，把“字”、“发”、“文”省掉。 年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不能缩写。 行政公文的年份加六角括号，不得用圆括号或别的括号。 序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后2号、3号依次顺排即可。除命令（令）外，其它公文的序号前不必加“第”字，数字前面也不加“0” 。,公文的格式与结构,（6）签发人 “签发人”即签发文件人的姓名,是公文发出部门的主要责任人。 公文必须经党委或行政负责人审批签发。 具体位置：发文机关标识下方右侧，发文字号右边，其位置必须与发文字号同处一行。 格式：“签发人”三字用3号仿宋体，后加全角冒号；签发人姓名用3号楷体字，右空一字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名排在主办单位签发人姓名之下的第二行或第三行，发文字号与最后一个签发人同处一行。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 注意：只有上报的公文才需要标注签发人。,公文的格式与结构,（7）公文标题 位于间隔横线下方空2行处，居中排列，与主送机关之间距离亦空出一行。字号用2号小标宋体，可分一行或多行居中排布，折行时要注意做到词意完整。 标题通式：发文机关名称+关于+公文主要内容（公文主题）+的+文种 发文机关名称有时可以省略；如：关于开展国家公务员培训的通知 公文主要内容作出准确简要的概括；防止不明确、不简练、不合格 文种应准确标注，不能随意省略。 注意：公文标题中除法规、规章名称加书名号(或引号)外，一般不用标点符号。,公文的格式与结构,(8)主送机关（内发可省略） 主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方空一行处，顶格排印，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关与正文都用3号仿宋字体。 下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。 向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送机关。如需其它相关的上级机关阅知，可以抄送。 注意：主送机关有若干个时要排列，须注意逻辑关系。,公文的格式与结构,(9) 正文 正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。 正文的每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行，标点不单独另起一行。用3号仿宋字体，每行28字，每页22行。,公文的格式与结构,（10）附件 附属于正文的具有印证性、说明性或附带性材料。 公文如有附件，应在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。标注的位置在正文下一行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”二字，后标全角冒号和名称，如“附件：XXXXXX”；附件如有序号，在阿拉伯数字后面加圆点，如“附件：1.XXXXXX”。附件名称后不加标点符号。 附件应置于正文之后、版尾之前，与文件装订在一起。装订时，应在附件左上角第1行用3号仿宋字体顶格标识“附件”两字，有序号时标识序号（例如，附件1），下空一行用2号小标宋体字标识附件名称。,公文的格式与结构,（11）成文时间： 成文日期要写年、月、日，不得简写，行政公文必须用汉字书写，党的公文可用阿拉伯数字。“零”标识为“0”，不得用英文字母“O”或阿拉伯数码“o”代替。 成文日期标注在公文“落款”下，如无落款，可直接写在正文右下方，首字靠右空出4个字格。成文日期与落款要上下对称，年月日的第一个数目字不宜超越落款第一个字。正文与落款之间应有二三行间距。 注意：会议通过的重要公文，如决议、决定以及条例、规定等法规性文体，成文日期不在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。,公文的格式与结构,（11）印章 是公文制发机关对公文生效负责的凭证。公文盖印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。 一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。 注意：当公文排版后，最后一页所余空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不能采取标识“此页无正文”的方法解决，以防弄虚作假。,公文的格式与结构,（13）附注（注释） 定义：用以对文中某些内容事项进行解释说明的格式项目。 公文如有附注（党的公文此项称为“印发传达范围”，即“此件发至xx级”，对文件发送范围和阅读对象的限定），加圆括号标注于成文日期下一行，居左空两字用3号仿宋字体标注。如：（文中所用数字均为国家统计局公布的2007年统计数字） 按照新办法规定，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,公文的格式与结构,（14）主题词 主题词要能反映公文的主要内容和文种，一份文件的标引，除类别词外不超过5个主题词。“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字，即空一格，不能用标点符号。,公文的格式与结构,（14）主题词 编制主题词的原则与做法是： 1.一份公文的主题词一般以3至5个为宜，最多不超过7个，最后一个主题词一般都是表示文种的。 2.主题词构成格式是“类别词”加“类属词”。 3.动词不可单独使用，应与相关的词结合成名词性词组。 4.主题词与公文标题关系十分密切，但“类别词”通常不在公文标题文字之中。 5.标引地名、人名时，尽量使用全称。 6.一份文件如有两个以上的主题内容，应先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。 7.标引主题词要准确、全面，要注意选词的一致性。,公文的格式与结构,（15）抄送机关 定义：主送机关之外的其它需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。 抄送机关名称标注于主题词下方，印制版记上方。左空一字用3号仿宋字体标识“抄送”两字，后标全角冒号，其上下各印一条隔离线；回行时与冒号后抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号，抄送机关之间用顿号或逗号隔开。,公文的格式与结构,（16）印发机关和印发时间（印制版记） 印发机关和印发时间位于公文末页下端，即位于抄送之下占一行位置，用3号仿宋字体标识，印发机关左空一字，印发时间右空一字。印刷份数，是文件印制的数量标记，一般写作“（共印XX份）”，其位置在结尾栏下的右侧，印发日期的下面。 印发时间应晚于成文时间，一般以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 版记和各项之间，均加一条反线，宽度同版心。 注意：行政公文和党的公文还都规定了公文的用纸规格：一般采用长297毫米，宽210毫米的国际标准A4型。,公文的格式与结构,公 文 的 格 式 示 例,公文首页、末页版式示例,公 文 的 格 式 示 例,上报公文首页版式,公 文 的 格 式 示 例,联合行文末尾版式1,公 文 的 格 式 示 例,联合行文末尾版式2,适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。类别有：公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、指挥令、否决令、通缉令、特赦令、戒严令、动员令、通令、手令等。 两个名称的使用有这样的规律：如果标题中有主要内容这一项，用“命令”，如果标题中没有主要内容，由发令机关加文种组成，一般用“令”。,法定公文文种及其选用,适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定可以分为：法规政策性决定、重大事项决定、机构或人事调整决定、奖惩决定、具体工作决定。 在公文中，“决定”和“决议”是近似文种，一定要区分二者的不同。这些不同大致表现在四个方面：形成程序有所不同、内容有所不同、表达方式有所不同、成文日期标写有所不同。,法定公文文种及其选用,适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。发文机关级别较高（多为省、部级以上机关）。发布的方式一般不张贴，而是通过通讯社、电台、报刊等进行发布。公告一般不用公文的常规发文字号，而是在标题下方正中标示“第号” 如：中华人民共和国国家发展和改革委员会公告（2004年第5号）。结束语一般用“特此公告”、“现予公告”作结，这是格式化用语。,法定公文文种及其选用,适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性（如银行、交通、法院等），事项可以一般化。发布方式多种多样，可张贴，也可以报刊、电台发布。,法定公文文种及其选用,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。这是一种运用最为广泛、制发比较快捷、受文对象比较多的公文文种。具有作者的广泛性、用途的多样性、使用的频繁性、写作的灵活性等特点。 通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。,法定公文文种及其选用,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。通报多限在机关或单位内部使用，属于限知性公文。 通报根据其内容性质和写作目的可分三类： 1.表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。如：省人民政府关于表彰全省村民自治模范县（市、区）的通报。,法定公文文种及其选用,2批评性通报。批评事故，正文要包括事实经过、原因、责任人的处理、吸取教训及防止办法等。批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般要有附件。如：国务院办公厅关于省县“311”特大爆炸事故情况的通报；大学关于对杨等四位同志的批评通报。 3情况通报。传达重要情况和要求各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求等。如：省人民政府关于人大代表建议政协提案办理情况的通报（包括提案总体情况、已办情况、未办的怎么办等）。,法定公文文种及其选用,适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。包括情况报告、工作报告、建议报告、答复报告、报送报告。格式包括标题、原由、事项、结语（用“特此报告”、“专此报告”字样结尾）。如：关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告。 作为党政机关公文的报告，和一些专业部门从事业务工作时所使用的、标题中也带有“报告”二字的行业文书，如“审计报告”、“评估报告”、“立案报告”、“调查报告”等，不是同一概念，这些不属于党政公文的范畴。,法定公文文种及其选用,适用于向上级机关请求指示、批准。 写作请示必须符合的规则：一文一事、单头请示、事先请示、不得越级请示、不得抄送下级机关、不得用“请示报告”字眼作标题。 请示的格式包括标题、原由、事项、要求（结尾）。标题一般由事由和文种构成。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少钱、多少人等。结尾应写上“以上请示，请批复”、“以上请示，请审批”等专用公文术语。请示的种类根据内容、性质的不同，分为请求指示的请示、请求批准的请示和请求批转的请示。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,法定公文文种及其选用,是上级领导机关对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则时使用的一种公文。从性质和时效上划分，分一般指示和紧急指示两种。 格式要求： 标题。由发文机关、事由和文种类别组成，写成“关于的指示”或者“关于的指示”。如：集团关于加强安全生产管理的指示（二00九年九月六日），题下用括号标明发文日期。中共中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件不要由秘书代劳的指示。 正文。按发文缘由、指示内容和具体要求三部分写作。类似“今年以来，集团属下个别公司相继发生多宗安全事故，对公司造成了，影响了，为了，集团特发以下指示”作为发文原由的写法较为常见。,法定公文文种及其选用,适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。函有商洽函、问答函、审批函、答复函。 主要格式： 函头。印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。 标题。有两种写法：机关事由复函对象文种;事由文种。文种要写明是函还是复函。标题在函号下空一行居中标识。 落款。受函机关或领导人。,法定公文文种及其选用,正文。“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予通行是荷”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等。“复函”与“批复”类似，说明是根据什么函所发的复函，表明态度，结尾一般用“特此函复”、“特此函商”、“特此函询”、“特此函告”、“特此复函”等作结束语。,法定公文文种及其选用,上级领导机关或主管部门，针对当前即将进行的主要工作和亟待解决的重大问题，提出原则性的要求和具体的处理办法，并直接发至下级机关或转发到有关部门遵照执行的一种具有指示作用的公文。 特点：建议性、指导性、可操作性 写作要领： 明确内涵，区别界限； 上下有别，用语不同。,法定公文文种及其选用,适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要不加盖印章。 会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下，形成文章，作为会议的一种文件，属于议决性公文，也叫会议文件。会议纪要的特点有：内容的纪实性、表达的要点性和称谓的特殊性。正文分为开头部分、主体部分和结尾部分。成文日期一般加括号标写与标题之下正中位置。 会议纪要有别于会议记录，二者的主要区别是:第一、性质不同。会议记录是讨论发言的实录，属事务文书；会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二、功能不同。会议记录一般不公开，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,法定公文文种及其选用,章程、条例、规定、办法、细则等规章制度类公文的结构具有相通性，一般由标题、题注和正文三部分组成。 标题有两种写法：一种由适用范围、事由和文种组成，如上海市计划生育条例，说明这一条例适用上海市。又如中华人民共和国城市规划条例，说明这一条例在全国范围内适用。另一标题是由发文机关、事由和文种组成。如国务院关于中外合资经营企业劳动管理规定。 正文的结构多为章条款项式。内容较复杂的可分为若干章，每章列一标题，章下设条；内容较简单的，则不分章，不列标题，直接以条一贯到底。,法定公文文种及其选用,述职报告是指领导干部向上级、人大、主管部门、所属部门的干部职工如实地陈述自己在一个阶段内履行职责的情况，请求与会者审议的报告。 述职报告与工作报告、个人工作总结的区别： 述职报告代表个人的意见、不具有法定效力； 工作报告代表集体的意见、具有法定效力。 述职报告必须从职责范围内选材； 个人工作总结 凡是取得的成绩，都可以写。,法定公文文种及其选用,述职报告的基本结构由标题、署名、称谓（主送单位）、正文、结束语、落款等几个部分组成。 1.标题，常见的有三种写法。 1) 直称式：直接以“述职报告” 作为标题。 2) 公文式：由“任职时限+任职名称+文种”构成， 如在2004年至2008年任XX职务期间的述职报告。 3) 文章式 如：抓住机遇，开创XX的新局面XX局XX局长的述职报告、 做经济工作也要讲政治XX公司经理兼党总支书记XX的述职报告。,法定公文文种及其选用,.署名 署名一般应在标题的正下方，也有在正文之后的落款处。除了述职人姓名外，往往还要在前面冠以单位和职务名称。如果标题中已出现述职人的姓名，则不必再有单独的署名一项。 .称谓（主送单位） 称谓是述职者对听众或报告主送单位的称呼。向上级领导呈送的述职报告，应按照公文写作的规范格式，在正文之前的第一行顶格写明主送机关；如果是在一定的场合当场向领导或下属宣读的述职报告，则应使用 “各位领导，同志们”或“各位代表，同志们”等称呼。,法定公文文种及其选用,.正文 首先，简明扼要的写明自己的职务职责，以及对自己工作的整体评价。 其次，详细具体地总结履行职责的情况。这是述职报告的主体和核心，写明任职以来所做的主要工作和成果、工作中存在的主要问题、对自己工作规律性的认识。要求： 1) 主次分明，不要面面俱到。 2) 围绕中心选材，即只写与你的职责有关的大事。 3) 表明今后的设想与决定，并给自己下个结论，是称职，抑或 不称职。,法定公文文种及其选用,.结束语 述职报告的末尾还应有一个明确的结束语作为标准。如“述职至此，谢谢大家”，“以上报告，敬请大家批评指正”等等。这类习惯用语既显示了对上级领导和下属群众的尊重，又在一定意义上表示了自己做好工作的愿望。 .落款 在正文的右下角署上述职者职务、姓名和成文时间。如在标题中或标题下已有职务或署名，此处可省略，只写成文日期。另外，述职报告如要抄报、抄送其他有关部门和领导，应在文尾注明。,法定公文文种及其选用, 合法：要符合党的路线、方针、政策，不得与国家的法律、法规及地方、行业、单位内部的规章制度相违背。 求实：要在深入调查了解客观实际情况的基础上，反映客观状况；要注重实用，指导工作。 准确：这是公文写作的生命线，它直接关系到公文质量的高低。除策见、事实的准确外，语言、文法和逻辑也要准确。特别是遣词造句既要有明确的含义，又要符合语言规范，甚至连标点符号都要十分妥帖。 简明：要用极省俭的文字表达尽可能丰富的内容，做到以少胜多，精雕细琢,达到“一字入公文,九牛拔不出”的效果。 庄重：要用叙述性、陈述性语言及规范的书面语言，忌用描绘性、抒情性语言与方言土语。,四、公文写作的基本要求,要将长句和短句交替运用，使行文铿锵有力。 要将整句和散句结合起来，使行文错落有致。 要注意把握几种常用的特定句式。 A.以“为”、“为了”作语言标志、以自我说明为特征的目的句式。 B.以“进行（完成、解决、取得、开展、克服、推动）了”为特征的陈述句式。 C.以“必须”、“禁止”、“严禁”、“不准”等强调语为特征的祈使句式。 D.以“凡者（的）”为标志的判断句式。 E.以“将”字结构组成的宾语提前句式。 F.以数词缩语为特征的紧缩句式。 要注意表意的明确性，不用含混不清、似是而非的句子或词语。,四、公文写作的基本要求,公文的开头应开门见山，起句立意，简洁精练，富于概括力，切忌无端“戴帽”，空洞乏味。常见形式有以下几种： （1）根据式。即开头交代行文的根据，以保证发文的法定权威性；多用“根据”、“遵照”、“按照”等作为语言标志。 （2）目的式。即开头交代行文目的，以便受文机关明确发文机关的意图；常用 “为”、“为了”等介词标引。 （3）原因式。即开头讲明制发文件的缘由，以揭示行文的必然性和合理性，昭示行文的必要性与重要性。一般用“由于”、“鉴于”等介词标引。 （4）引文式。即开头引用文件或领导讲话中的某些句子作为引言或点明主旨。 （5）时间式。即开篇点明某事、某情况的时间，可写具体时间，也可用“最近”、“近来”等模糊度稍大的时间副词，还可用“之后”句式开头。 （6）事情式。即开篇简明扼要地介绍事件或情况，给人以清晰印象。,3,斟酌开头,四、公文写作的基本要求,恩格斯说：文章要有一个好的结尾。 公文的结尾应简明概括，意尽言止，力摒“弦外之音”，胡乱“穿靴”。 七种常见结尾方式： 1.总结式：归纳概括； 2.展望式：预测前景 3.号召式：激励鼓舞； 4.警告式：震慑警策 5.指令式：提出意见； 6.要求式：落实执行 7.自然式：自然收束,4,巧妙结尾,四、公文写作的基本要求,主要表现在报告和请示的错用，即该用“请示”却用了“报告”，该用“报告”却用了“请示”。“报告”以陈述情况为主，不要求上级批复。“请示”以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。 如某一上行文标题为XX厂关于扩建职工娱乐室的报告，即混淆了“请示”与“报告”两个文种的界限，应把“报告”改为“请示”；再如，全国工业普查领导小组关于两年来工业普查准备情况和今后意见的请示，“工作情况”无须请示，文种应改为“报告”。,五、公文中常见问题与分析,这两种文种的误用还表现在以下三个方面： 一是请示、报告混用，界限混淆。如关于请公司领导出席开业典礼的报告。 二是请示、报告并用，合二为一。如关于召开新一届团代会的请示报告。 三是请示的事由部分错用了“申请”、“请求”之类的词语。如XX局关于申请解决XX的请示、XX公司关于请求办理XX的请示。诸如“关于申请解决的请示”“关于请求的请示”之类的标题，因请示文种本身即已蕴涵 “申请”之意，无须在事由部分强调表述，造成语意重赘。,五、公文中常见问题与分析,“请报”指以单位名义向上级报送“请示”、“意见”“报告”。 随意请报主要有三种情况： 主送个人，如“总裁”、“校长”、“先生”。 多头主送 ，如“董办、总裁办并行政总部” 越级上报。,五、公文中常见问题与分析,上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。 缺附件说明。 成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。 缺主题词或随意编写主题词。 缺制发单位和印发时间。,五、公文中常见问题与分析,随意省略行文单位 公文标题通式为：行文单位+关于+事由+的+文种。如关于上报2008年办公室工作要点的报告，这份文件是基层部门报送的，没有版头，也没有发文机关，上级只能从落款处判断文件是从哪里发出的，既不庄重，也不严肃。,五、公文中常见问题与分析,标题无文种 将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如关于的规划、关于的总结、关于的有关事宜。 转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如关于转发的方案。,五、公文中常见问题与分析,标题事由有误 一是随意省略事由：如中共XX大学委员会决定，受文者从标题中看不出文件的主要内容、事项和基本观点，不利于学习贯彻文件精神。 二是介词“关于”应用未用：如XX公司优先提高有突出贡献的科技带头人生活待遇的通知，在发文机关和事由之间缺少了介词“关于”。,五、公文中常见问题与分析,标题事由有误 三是内容不完整：关于出国考察的请示，“关于”后因缺少主语“XX同志”、“XX代表团”而让人费解。XX公司关于认真做好2009年度先进工作者的通知，标题动词“做好”后缺少宾语“工作”。 四是动宾搭配不当：XX局关于进一步搞活集体企业有关政策的试行办法，搞活的宾语是“企业”而不是“有关政策”，应改为XX局关于进一步搞活集体企业的试行办法。,五、公文中常见问题与分析,标题事由有误 五是事由表达不全、不准确、不简炼：如XX公司关于申请划拨“十五”配套经费的报告，XX大学关于3名同学专升本的报告，XX研究院关于成立重点人文社科基地建设协调组织机构的通知（成立协调领导小组），XX人民政府关于粮食问题的通知（缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，不能准确表达公文的主要内容）,五、公文中常见问题与分析,标题错用结构助词 一是文种前没有用“的”，如XX公司关于放假期间工作安排通知。 二是“的”不在文种前而放在了事由某中心词之前，如关于XX的情况报告。,五、公文中常见问题与分析,标题中乱用标点符号 公文标题中除法规、规章名称加书名号以及特殊称谓加引号外，一般不用标点符号。 公文中乱用标点符号主要表现在： 一是转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。如:关于发布“XXX办公会议事规则”的通知,五、公文中常见问题与分析,标题中乱用标点符号 二是不必用其他标点符号而随意使用。如标题关于对1999年“全民文明礼貌月活动”安排的通知中的引号多余；某局关于召开会议的住宿费，一律由招待所、旅馆等单位出据收费的通知不但标点多余，且语句也有问题；至于XX区政府办公室关于印发的通知中的“”就不应该使用，纯粹是标点符号滥用。,五、公文中常见问题与分析,.语言不准确，容易产生歧义。“沿河建筑不得超过40米”。高度？长度？宽度？所谓歧义，是指某个说法或某一段话，可以这样理解，也可以那样理解。如“病假、事假三天以上者，扣发当月奖金”，可理解病事假三天不扣发奖金，也可理解为三天要扣发奖金。 .语言不规范，口语化。“某厂破产后，以买断工龄的方式对工人进行安置”（书面语：有偿解除劳动合同）,五、公文中常见问题与分析,.语言不简炼、不明确。有一份“会议纪要”做了如下表述：“会议要求，各相关部门对这件事必须予以高度重视。既不能小看，也不能看小，要在整治中稳定，在稳定中整治。” .繁琐冗长，多套话。如根据精神，在指导下，在关怀下等。 .句子成分搭配不当。如：人民的生活水平普遍增加了（提高）；他每天看20多件人民群众的来信和来访（“来访”后应加上“材料”）。,5,公文写作语言不规范,五、公文中常见问题与分析,.定语错位造成歧义 如：市长把我们五个县领导召