级职业秘书第一章.ppt

,1,主讲人：杨金华 电 话职业秘书,2,开课前的几个问题,1、你对秘书职业种类了解多少？ 2、作为一个秘书，到底需要做哪些工作呢？ 3、 如果现在马上任命你为本单位的秘书，你最想补充什么相关的知识来做好这份工作呢？,3,课程简介,一、秘书职业简介 秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。 秘书职业是企、事业单位管理中一个很重要的工作，是实行就业准入的职业之一。,4,就业准入,所谓就业准入是指根据劳动法和职业教育法的有关规定，对从事技术复杂、通用性广、涉及到国家财产、人民生命安全和消费者利益的职业（工种）的劳动者，必须经过培训，并取得职业资格证书后，方可就业上岗。实行就业准入的职业范围由劳动和社会保障部确定并向社会发布。,5,我国推行秘书职业资格证书制度，规定凡在企事业单位、涉外机构中从事秘书工作的人员，都要接受秘书职业资格鉴定，取得资格证书，然后持证上岗。 作为劳动和社会保障部推动的第一个全国统考职业，秘书资格考试受到了考生与用人单位的普遍欢迎。,6,第一章 职业秘书基础 职业资格认证相关介绍、文书基础 第二章 商务沟通 接待、商务礼仪、沟通 第三章 办公室事务和管理 办公环境的管理、日常办公事务及管理、办公用品的采购发放和管理、办公效率和时间管理,二、 课程内容,7,第四章 会议和商务活动 会议筹备、会议中的服务、会议协调、会议的善后工作、商务活动、商务旅行 第五章 常用事务文书拟写 事务文书基本格式、邀请信感谢信贺信请柬的写作要求 第六章 信息与档案 信息管理、档案管理,8,第一章 职业秘书基础,第一节 秘书职业资格认证考试相关情况 一、考试范围 秘书职业包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系。 文字和语言沟通能力、综合协调和合作能力、逻辑思维和分析能力等。,9,二、等级划分 本职业共设4个等级，分别为五级秘书(国家职业资格五级)、四级秘书(国家职业资格四级)、三级秘书(国家职业资格三级)和二级秘书(国家职业资格二级)。 1.五级秘书(具备以下条件之一者)： (1)经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书； (2)在本职业连续见习工作2年以上；,10,2.四级秘书(具备以下条件之一者)： (1)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书； (2)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作3年以上； (3)连续从事本职业工作4年以上； (4)取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业(专业)毕业证书。,11,3.三级秘书(具备以下条件之一者)： (1)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书； (2)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作5年以上； (3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作2年以上。,12,4.二级秘书(具备以下条件之一者)： (1)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书； (2)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作6年以上； (3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上。,13,（一）考核内容 1、职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务 2、分为两张试卷，职业道德（50题30分）和基础业务素质（70题70分）为一张卷，满分100分；案例分析（2道题60分）和工作实务（写作和问答题共40分）为一张卷，满分100分。 3、涉外秘书增加外语考核部分 4、秘书职业资格二级增加业绩评估部分,三、考核内容和方式,14,（二）考核方式 1.书面应答：考生对标准化书面试卷上的问题在答题卡上作答，题型分为单选题、不定项选择题2种题型。 2.情景模拟：考生根据所观看的情景录像，就书面问题进行笔答，共15个知识点。 3.任务解决：考生对书面提出的工作任务进行书面回答。 4.综合测试：涉外秘书的英语考试包括听力题、选择题、写作题。 5.业绩评估：专家对考生提供的个人工作业绩记录进行综合评审。,15,录像题中经常考核的主要有以下知识点： 1.办公室环境：办公室、会议室、会客室的布局、布置、卫生清洁状况，办公用品的摆放是否合理，办公室光线是否充足、有无绿色植物等。 2.职业形象：秘书是否穿着职业装，坐姿、站姿、走姿等是否正确。 3.接待工作：环境状况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。 4.接打电话：电话摆放位置、接电话时间、接拨电话动作、电话用语、电话记录、记录用笔和本、电话找人、打电话内容、电话信息保密等。,16,录像题中经常考核的主要有以下知识点： 5.日常写作：会议通知、请柬、介绍信、协议书、合同等文种的写作是否规范等。 6.沟通方面：包括沟通的基本技能、具体技能要求和内容等。 7.会议管理：会议前的筹备工作、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调等。 8.档案信息管理：档案收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等。 9.办公室事务管理：库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备及用品的采购等。 10.法律知识：公司法、合同法、劳动法等相关法律常识。,17,工作实务题主要偏重实际操作，包括某项工作的方法、内容、写作的格式等等，并且形式很灵活， 如拟写一份完整的库存管理方法，以备忘录的格式，通过电子邮件发送给某某经理等。 这就要求大家掌握多种知识的同时学会灵活运用。,18,1、鉴定时间 ：每年两次，分别在6月和11月，提前两个月报名,四、鉴定考核,2、鉴定方式,19,1、秘书(五级、四级、三级)中的四个考试模块的分数相加之和达到及格分数线(120分)，即为秘书考试及格；秘书(二级)中的五个考试模块的分数相加之和达到及格分数线(180分)，即为秘书考试及格。,五、成绩计算,2、证书成绩计算按理论知识成绩和操作技能成绩两部分折算，即五级、四级和三级秘书中的各项及格成绩相加再除以2后的分数为理论知识成绩和操作技能成绩。秘书二级中的各项及格成绩相加再除以3后的分数为理论知识成绩和操作技能成绩。涉外秘书的外语成绩单独计算。 3、秘书(五级、四级、三级、二级)总成绩未达到及格线，且只有一个模块成绩不及格者，其合格成绩保留一年有效，保留期内可自愿申请参加一次不及格模块所在考试段的补考。,20,采用全国统一鉴定考核教材秘书国家职业资格培训教程，中央广播电视大学出版社。 秘书国家职业资格培训教程-基础知识中央广播电视大学出版社 秘书国家职业资格培训教程-三级秘书中央广播电视大学出版社 秘书国家职业资格培训教程-四级秘书中央广播电视大学出版社 秘书国家职业资格培训教程-五级秘书中央广播电视大学出版社 秘书国家职业资格培训教程-二级秘书中央广播电视大学出版社,六、考试教材,21,第二节 公文基础,一、公务文书的含义与制发 1、公务文书的概念 公务文书