项目信息及档案管理.ppt

项 目信息及档案 管 理,工程项目管理精品课程组,项目信息及档案管理,第一节 项目建设过程中的信息管理 第二节 项目信息管理系统 第三节 项目建设过程中的档案管理,第一节 项目建设过程中的信息管理,一、项目信息管理概述 二、工程项目信息管理流程 三、项目信息管理内容,一、项目信息管理概述,信息定义: 信息是客观存在的一切事物通过物质载体将发生的信息、指令、数据信号等所包含的一切，经传送交换的知识 信息特征： 来源广泛；非消耗性；表现形式多样；系统性等,工程项目信息分类： （1）按建设项目管理职能，可分为：投资管理信息、质量管理信息、进度管理信息、环境及安全管理信息等 （2）按建设项目进展阶段，可分为：设计阶段信息、招标阶段信息、施工阶段信息等 （3）按信息来源，可分为：项目内部信息、项目外部信息,项目信息管理： 信息管理是指对信息的收集、整理、处理、存储、传递与应用等一系列工作的总称。 建设工程项目的信息管理，应根据其信息的特点，有计划地组织信息沟通，并保证能及时、准确获得各级管理者所需要的信息，达到能正确做出决策的目的。,二、 工程项目信息管理流程,项目信息流结构： 工程项目中的信息流包括两个最主要的信息交换过程： （1）项目与外界的信息交换 （2）项目内部的信息交换,项目信息管理的基本环节：,信息的收集 信息的识别 项目信息的统一分类和编码 信息的传递与检索 信息的存储,三、项目信息管理内容,工程准备信息 项目管理信息 工程施工信息 竣工图 竣工验收信息,第二节 项目信息管理系统,一、项目信息管理系统的总体规划 二、项目信息管理系统的设计 三、项目信息管理系统的实施,一、项目信息管理系统的总体规划,（1）确定新系统目标 （2）制定项目信息管理系统的实施策略与方案 （3）进行可行性分析与研究 结论可以有以下几种形式：可以立即进行；需要增加资源才能进行；需要等待某些条件成熟后才能进行；某些目标需要修改才能进行；不能或没有必要进行。,二、项目信息管理系统的设计,总体技术构架 数据库设计 功能板块设计,三、项目信息管理系统的实施,实施策略：应从企业和项目两个层面上来综合考虑 管理组织：可借鉴与参考国内外先进的项目管理信息系统，结合企业、项目自身的特点，按一定的原则进行项目信息的管理组织,第三节 项目建设过程中的档案管理, 项目档案管理规则 项目档案管理制度,一、项目档案管理规则,1.工程项目档案 工程项目资料是指项目部在工程项目建设活动中形成的各种形式的信息记录,具有归档保存价值的文字、图表、声像各种形式的信息记录。项目档案是对上述资料归档保存后形成的历史记录,工程项目档案的形式多种多样 （1）纸质载体档案:如合同文件、招投标文件 （2）声像档案：是纸质载体档案的必要补充 （3）电子文件：电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）,2.项目管理档案分类 根据工程的实际情况，参照项目部管理、监理资料分类目录编制合理的项目资料分类表。 资料应分阶段、按单位工程建立案卷盒（夹）按专业分类存放保管，文件标签要清晰、明确。 在计算机内建立档案资料文件管理目录树，方便管理，便于保存和查找,3.项目管理文件编号 （1）项目部发文编号：年号-公司名称缩写-顺序号-项目名称的第一个大写字母后加E （2）项目部会议纪要编号：年号-公司名称缩写-顺序号-项目名称缩写后加HJ （3）项目管理月报编号：年号项目名称缩写第xx期,（4）招投标文件编号：年号项目名称缩写顺序号ZB （5）合同文件编号： 年号项目名称缩写顺序号HT （6）监理资料编号：参照相关规程、规范、规定和标准制定,4.工程资料的归档 期限：工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命,短期是指工程档案保存20年以下。 按相应规范、规定收集、整理和折叠。,5.项目档案的验收内容 工程档案齐全、系统、完整； 工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况； 工程档案已整理立卷，立卷符合本指南的规定；,竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章； 文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备； 文件材质、幅面、书写、绘图、用黑、托裱等符合要求。,6.项目档案移交 列入城建档案馆（室）接收范围的工程：建设单位在工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。 改建、扩建和维修工程，建设单位组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，重新编制工程档案，在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆（室）移交。 建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时，要办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。,二、项目档案管理制度,档案管理责任 在项目建设期间，项目管理部严格按照建筑工程资料管理规程及国家相关法律、法规、施工质量验收标准和相关规定，对工程资料进行分类，并对工程资料实行分级管理，落实责任人，并按要求将工作中形成的归档文件材料进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。,文件归档范围 归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。 工程文件的具体归档范围应符合建筑工程资料管理规程以及相关规定的要求。,归档文件的质量 （1）资料应尽量使用原件 （2）文件内容的深度要符合要求 （3）反映工程实际情况 （4）字迹清晰，材料耐久，表面整洁 （5）竣工图应加盖竣工图章 （6）按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.389）规定统一折叠,归档时间 ）根据建设程序和工程特点,归档可分阶段分期进行,也可在单位、单项工程通过竣工验收后进行。 ）勘察、设计单位应在任务完成时，施工、监理单位应在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。 ）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。,归档文件组卷 （1）立卷原则与方法：应遵循工程文件的自然形成规律；一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 （2）文件排列：文字