excel文档编写技巧.ppt

1,应用excel的技巧,大纲,一、使用心得,二、个人的使用技巧小结,三、工具手册,四、进阶,五、高级技巧展示,3,个人使用心得,Excel的数据统计处理功能异常强大，一句话：没有做不到，只有想不到。非常适合做动态的记录性工作。 文档的编写质量是由编写者对文档质量需求决定的，掌握技巧并非决定性因素。编写者的需求是使用技巧的动力。 好的Excel文档 = 完备、真实、录入方便的原始数据 + 合理的自动的数据统计 + 清晰的便于阅读的 结论 技巧的使用必须考虑效率，将华丽的技巧使用在特定的某篇文档中没有必要，建议仅对模版类文档加大技巧使用的投入； 接下来我们要学习的是 如何让原始的数据方便的录入，如何让原始数据 自动的统计 并自动输出阅读愉快的 结论。,大纲,一、使用心得,二、个人的使用技巧小结,三、工具手册,四、进阶,五、高级技巧展示,二、个人的使用技巧小结,1、建表,大纲,2、数据处理,3、形成结论、输出报表,6,建表的要求,简洁明了，便于复制、粘贴、满足数据处理的格式要求。所有技巧都要围绕这个要求来服务。 Excel原始数据建表阶段： 不到万不得已，禁止使用合并单元格，原因： 因为合并单元格在数据处理时不支持部分操作； 合并会丢失数据； 单元格不同会无法排序； 很多统计函数要求单元格的大小要统一； 出现了合并单元格后，建表效率大大下降 不同单元格之间不能复制； 建议在原始数据表格中，不要出现合并单元格； 可使用单元格填充颜色和边框颜色设置来实现合并的效果；,请注意,7,建表阶段的常用技巧,组和分级显示 对象添加的技巧 冻结窗口 数据有效性 进阶 建立分类下拉列表 带公式的单元格的复制 筛选/组合后的复制 控件的使用 注释 (图片),二、个人的使用技巧小结,1、建表,大纲,2、数据处理,3、形成结论、输出报表,9,数据处理阶段的常用技巧,不同单元格按照不同条件显示不同颜色 视觉告警，适合对异常数据的自动提示 整行/列的条件格式 隐藏非法数据 通过条件格式来隐藏非法数据最快捷 数字求和 单条件求和sumif 多条件求和sumproduct、sum(if()*(),区域) 两种 统计一个区域中不同值的单元格个数 带公式单元格的复制 绝对引用符$ 排序 rank默认降序排列 查找表 归一化利器 / 条件筛选 lookup 数与一列或行比较，提取匹配数 严重不推荐 vlookup 数与一个表格比较，提取匹配数,二、个人的使用技巧小结,1、建表,大纲,2、数据处理,3、形成结论、输出报表,11,输出报表的技巧,复合饼图 折线图 复合饼图 非常适合数据成分显示 excel本身只能实现一个子饼图的复合饼图 而且两个饼图的数据必须是同一类型且不重叠的 建议直接采用饼图拼接，可实现无约束的复合饼图 折线图非常适合数据随时间的变化趋势 如：四角测试时的器件温度点、财务收支走势、股市图等 数据透视表 Microsoft PivotTable? 报表就是答案。不必写入复杂的公式，您可以使用向导创建一个交互式表格来自动提取、组织和汇总您的数据。然后，您可以使用该报表分析数据并进行比较、检测样式和关系并分析趋势。,12,输出报表的技巧,工作表保护 查找表、自动统计项、统计规则、版本信息等不需要手动编辑的信息 建议都保护一下，防止不小心修改，导致最终结果的错误。 给excel减肥,大纲,一、使用心得,二、个人的使用技巧小结,三、工具手册,四、进阶,五、高级技巧展示,14,工具手册,Excel常用快捷键.doc 格式刷：按住Alt键，然后依次按字母H、F、P。 Excel2003函数手册.doc,大纲,一、使用心得,二、个人的使用技巧小结,三、工具手册,四、进阶,五、高级技巧展示,16,宏的使用,展示,17,进阶,Excel与VBA程序设计 与其他软件的接口， 实现自动的数据录入，整理，报表的输出。 Excel鲜为人知的35招秘技,大纲,一、使用心得,二、个人的使用技巧小结,三、工具手册,四、进阶,五、高级技巧展示,19,高级技巧展示,强力推荐 个人开支记账表.xls 2009年工作记事本.xls 一首EXCEL格式的 MV 虽然科技在不断发展，但还是有人会更在意比较传统的东西，这也出现了某些人将这些东西用到极致。在英国Sony BMG的工作人员为澳大利亚老牌摇滚团体AC/DC的Black Ice制作了一首MV，特别之处在于是用Excel所完成的，据说其目的是希望是让公司有