会计电算化第四章总账管理系统.ppt

第4章 总账管理系统,4.1 总账管理系统概述 4.2 总账管理系统初始化 4.3 总账管理系统日常业务处理 4.4 账簿查询 4.5 总账管理系统期末处理,2019/7/27,温故而知新,企业应用平台 复习思考题： 如何设置会计科目？ 用友ERP-U8中提供了哪些科目辅助核算功能？,2019/7/27,会计科目,会计科目是会计核算方法之一。 会计科目是登记账簿、编制会计报告的基础。 用友软件中预置了一级会计科目，企业据实修改科目属性并补充明细科目。 设置会计科目的原则：满足报表、相对稳定、系统衔接。 增加会计科目：仅需明细科目、符合会计制度、编码规则. 修改和删除会计科目：会计科目属性、注意事项。 指定会计科目：出纳专管、出纳签字、查看日记账。,2019/7/27,习题,填空： 增加会计科目时，应先建立 科目，再增加 科目。 如果某科目已经使用，又需要在该科目下增设下级科目，则系统将该科目中数据转入在其下增设的 科目上。 （答案：上级、下级、第一个明细）,2019/7/27,会计科目,判断题： 如果科目已录入期初余额，则可以删除。 如果科目已制单，则可以删除。 如果科目为非末级会计科目，则可以删除。 如果科目被指定为“现金科目”，则可以删除。 如果科目被指定为“现金科目”，则一定不能被删除。 如果科目已制单，则可以修改。,2019/7/27,从基础信息、基础档案设置进入总账管理系统,2019/7/27,第四章 总账管理系统,总账系统初始化 日常会计业务处理 账簿查询 期末处理,2019/7/27,总账管理系统概述,地位 会计信息系统的核心子系统 功能 总账初始化 凭证管理 出纳管理 账簿管理 辅助核算管理 月末处理,2019/7/27,总账系统的任务,总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。,2019/7/27,总账管理系统概述,总账管理系统与其他系统的数据关系,2019/7/27,账务核算子系统数据流程图,虚线区为系统 的中心加工区,逻辑输入流,逻辑输出流,2019/7/27,账务处理系统的主要功能模块,账务核算模块结构图,2019/7/27,C语言程序设计- 转账凭证的输入处理为例,*凭证输入程序（PZSR.PRG） SELE 1 USE PZK1 &临时凭证库 SELE 2 USE PZK2 & 正式凭证库 SELE 3 USE YEFS INDE YEFSKM &科目余额发生额文件按科目代码建立索引 MPZLX=“Z” &凭证类型 MPZH= &凭证号 MRQ=DATE（） &日期,2019/7/27,C语言程序设计- 转账凭证的输入处理为例,YN1=“Y” DO WHILE UPPER（YN1）=“Y” DIMENSION MZY（10） MKMDM（10） MJE（10） MJD（10） I=1 DO WHILE I=10 MZY（I）=SPACE（24） &摘要 MKMDM（I）=SPACE（7） &科目代码 MJE（I）=0.0 &金额 MJD（I）=SPACE（1） &借贷方向 I=1+1 ENDDO 。,2019/7/27,总账管理系统概述,总账管理系统的应用流程,总账日常业务处理,框中所包含的项目已经在企业应用平台中设置完成,2019/7/27,总账管理系统概述,总账管理系统的应用流程,总账期末处理,总账初始化,2019/7/27,总账管理系统概述,总账管理系统的应用流程,开始下月业务,总账日常业务处理,企业会计日常 业务有哪些？,2019/7/27,企业会计日常业务,1、购进业务的核算 2、生产业务的核算 3、销售业务的核算 4、利润及其分配的核算 5、其他业务的核算,按企业会计制度分别 对应哪些会计科目？,2019/7/27,手工方式下的数据处理流程,(1)根据原始凭证。填制记账凭证。 (2)根据记账凭证及所附的原始凭证，逐笔登记日记账。 (3)根据记账凭证及所附的原始凭证，逐笔登记明细账。 (4)根据记账凭证，定期编制科目汇总表或汇总记账凭证。 (5)根据科目汇总表或汇总记账凭证，定期登记总分类账。 (6)定期核算对总分类账、日记账、明细分类账。 (7)定期进行财产清查。 (8)根据核对无误后的总账、明细账编制会计报表。,2019/7/27,两种处理方式下的对比,计算机方式下的业务处理和手工方式下的业务处理的工作内容和流程大概相似，有相同的地方，也有所不同。 最大的相同表现在两个方面： 凭证的处理；需要存档输出的内容。 最大的不同也表现为两个方面： 工作量的大小；凭证、账簿、报表等查询分析数据的方便性和灵活性。,2019/7/27,总账管理系统的基本功能结构初始化,选项设置 必要性 为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。 软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程 参数分类 凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他,2019/7/27,习题 总账管理系统的工作程序,使用总账管理系统处理软件时，正确的工作顺序是（ ）。 A日常业务处理、月末处理、系统初始化设置 B. 系统初始化设置、日常业务处理、月末处理 C日常业务处理、系统初始化设置、月末处理 D. 系统初始化设置、月末处理、日常业务处理 解析：B。,2019/7/27,总账初始化,主要包括系统选项设置和期初数据录入两项内容。企业用户根据自身的管理需求，将系统设置为适合企业自身特点的专用系统。 这主要通过选项的设置来实现。比如，凭证页签、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历和其他。,2019/7/27,总账管理系统初始化,选项设置-凭证,2019/7/27,总账管理系统初始化,选项设置-凭证 制单控制 制单序时控制： 该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期 支票控制 两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理 达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能 赤字控制 控制对象：资金及往来科目或全部科目 达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示 可以使用应收受控科目 即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单,制单过程中 不出现票号登记 录入框？,没有录入期初余额 就填制付款凭证,2019/7/27,总账管理系统初始化,选项设置-凭证 凭证控制 现金流量科目必录现金流量项目 填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额 自动填补凭证断号 新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号 凭证录入时结算方式及票据号必录 在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。,2019/7/27,现金流量科目,现金 银行存款 其他货币资金,2019/7/27,总账管理系统初始化,选项设置-凭证打印 合并凭证显示、打印 选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录 打印凭证页脚姓名 决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。,2019/7/27,总账管理系统初始化,选项设置-权限 制单权限控制到科目 单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目 制单权限控制到凭证类别 限制某个操作员只能填制某个类别的凭证 操作员进行金额权限控制 系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。,2019/7/27,习题 凭证类别,在总账系统中设置记账凭证类别时，往往对制单所用科目有一定限制，如转账凭证，通常可以限定为（ ）类型。 A借方必有现金科目或银行科目 B贷方必有现金科目或银行科目 C凭证必有现金科目或银行科目 D凭证必无现金科目或银行科目 解析：D。,2019/7/27,总账管理系统初始化,选项设置-权限 凭证审核控制到操作员 如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证，则应选择该选项。 出纳凭证必须经由出纳签字 出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。 凭证必须经由主管会计签字 如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据，则应选中该项。 允许修改、作废他人填制的凭证 如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。,2019/7/27,习题 凭证的修改和删除,需要对凭证进行修改和删除之前，以下操作顺序哪一个是正确的。（ ） A.取消签字-取消记账-取消审核 B.取消审核-取消签字-取消记账 C.取消记账-取消签字-取消审核 D.取消记账-取消审核-取消签字 解析：D。,2019/7/27,总账管理系统初始化,准备期初数据 为什么？ 很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。,2019/7/27,习题 准备期初余额,期初余额试算不平衡将（ ）。 A.不能填制凭证 B.不能修改期初余额 C.不能删除期初余额 D.不能记账 解析：D。,2019/7/27,总账管理系统初始化,总账期初余额准备 准备总账各科目的期初数据 年初建账 准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。 年中建账 准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。,2019/7/27,习题（多选） 不同建账日期下期初余额录入方法,冠群公司财务部于2012年5月启用总账系统，则其建账时需要输入的各科目期初余额数据有（ ）。 A2011年全年借、贷方累计发生额 B2012年年初余额 C2012年14月份借、贷方累计发生额 D2012年5月月初余额 解析：CD。,2019/7/27,初始化前科目余额的准备工作是指（ ）。 A准备年初余额 B. 准备启用月份前一个月的期末余额 C准备年初余额和启用月份以前的借贷累计发生额 D准备启用月份期初余额和以前各月期末余额 解析：C。,2019/7/27,总账管理系统初始化,总账期初余额准备 准备辅助账各科目的期初数据 如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。 如何准备？ 应收账款按客户整理 应付账款按供应商整理 个人往来按职员整理,2019/7/27,总账管理系统初始化,总账期初余额录入 末级科目的余额可以直接输入。 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。 科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。 科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。,2019/7/27,总账管理系统初始化,总账与辅助账的关系,2019/7/27,总账管理系统初始化,期初试算平衡 期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。 凭证一经记账，期初数据便不能再修改。,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理 填制凭证 凭证复核 凭证记帐 修改凭证 作废凭证 冲销凭证 凭证查询 凭证汇总,出纳管理 出纳签字 现金/银行日记账查询 资金日报 支票登记簿 银行对账,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证 表头 凭证类别：满足设置凭证时的限制类型 凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号 凭证日期：默认登录系统时的业务日期 附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数 表体 摘要：每个记录行都要有摘要 会计科目：必须选择末级科目 金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-银行账,要求输入辅助核算： 结算方式 票号,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-银行账,如果该结算方式设置了“票据管理”标志，需要进行“票号登记”,支票控制 两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式 设置了票据管理 达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-外币,系统自动带出汇率 输入外币金额 系统自动计算人民币,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-数量,输入数量和单价，系统自动计算金额,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-客户往来,输入客户相关信息,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-供应商往来,输入供应商相关信息,2019/7/27,习题 往来账管理,会计核算中，（ ）科目可以设置往来账管理。 A. 应付福利费 B. 预付账款 C. 未交税款 D. 预提费用 解析：B。往来账管理就是应收、应付、预收、预付的管理。,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-部门,输入部门信息,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-个人往来,输入个人信息,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证 业务特征：辅助核算-项目核算,输入项目信息,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-凭证复核 出纳签字 前提： 在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字” 在会计科目指定科目中指定了现金总账科目和银行总账科目 出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后 主管签字 前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字” 审核凭证 是必须环节 制单人与审核人不能为同一人 可以单张审核也可以成批审核,2019/7/27,思考题 制单与审核不能为同一人,如果是账套主管填制的凭证，那么应该由谁来审核该张凭证呢*？,解析：应指定其他操作员为账套主管，审核凭证。,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-凭证记账 前提 期初余额试算平衡 凭证已审核 上月已经结账 过程 选择记账范围 显示记账报告 自动记账 记账过程一旦中断系统可自动恢复,2019/7/27,习题 记账,对于总账系统凭证记账功能，下列说法不正确的是*？（ ） A.如果有不平衡凭证时不能记账 B.记完账后不能整理凭证断号 C.未审核凭证和作废凭证不能记账 D.第一次记账时，如果期初余额试算不平衡，不能记账 解析：C。不记账则不能结账。所有凭证都应参与记账。,2019/7/27,习题 记账凭证的来源,总账系统中记账凭证的来源有*（ ）。 A系统根据设定的自动转账分录自动生成 B根据审核无误的原始单据人工编制录入 C从外部导入，如凭证引入或接口开发 D从其他业务系统自动传递转入 解析：ABCD。,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-恢复记账* 激活“恢复记账前状态” 在对账界面Ctrl+H 取消记账 “凭证”-“恢复记账前状态” 恢复最近一次记账前状态 恢复到月初状态（只有主管有权） 注意事项 己结账月份的数据不能取消记账,为什么要设置 恢复记账功能呢？,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-修改凭证 修改方式 无痕迹修改 对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字） 在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改 有痕迹修改 对象：已记账凭证 红字冲销法或补充更正法 修改内容 凭证类别和凭证号不能修改 能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-作废/删除凭证 对象 未审核未签字凭证 规定 作废凭证不能修改、不能审核 应参与记账，否则月末无法结账 删除凭证 对作废凭证进行“整理”即可删除,两步删除法： 作废+整理,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-冲销凭证 对象 已记账凭证 方式 手工编制 系统自动编制,相比较于修改凭证 可保留原始信息、 责任清晰,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-查询凭证,丰富的查询条件,2019/7/27,会计133班同学的实验成果,查询条件： 制单日期,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,出纳管理 现金/银行日记账/资金日报 支票登记簿 前提 设置了银行账 将结算方式设置为票据管理 支票领用 支票报销,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,出纳管理-现金日记账,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,出纳管理-支票登记簿*,还记得制单时 进行的录入操作吗？,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,出纳管理 银行对账 录入银行对账期初数据 录入银行对账单 银行对账 自动对账 手工对账 查询银行存款余额调节表 核销银行账 长期未达账审计,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,银行对账-输入银行对账期初,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,银行对账-自动对账,两清标志,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,出纳管理 长期未达账审计 注册会计师通过“银行存款余额调节表”可以了解被审计单位和开户银行双方由于各种原因所形成的： 银行已收企业未收、 银行已付企业未付、 企业已收银行未收、 企业已付银行未付的所有事项。,2019/7/27,长期未达账审计,分析各类未达账项形成的原因 正常票据传递时间差因素； 对会计报表产生严重影响的错误或舞弊：虚构收入、虚假收款、虚构成本、虚假支付，挪用或侵占企业资金，进入“小金库”或据为已有。 执行的审计程序 查清 - 处理（跨年度的未达账项） - 提出管理建议 - 发表审计意见,2019/7/27,习题（多选） 银行对账,银行对账功能通常包括*（ ）。 A.银行对账期初录入 B.录入银行对账单 C. 银行对账 D.输出银行存款余额调节表 解析：ABCD,2019/7/27,习题（单选） 银行对账,在出纳管理中银行对账的正确程序应该是*（ ）。 A.录入银行对账期初数据-银行对账-录入银行对账单-查询打印余额调节表 B.录入银行对账单-录入银行对账期初数据-银行对账-查询打印余额调节表 C. 录入银行对账单-银行对账-录入银行对账期初数据-查询打印余额调节表 D. 录入银行对账期初数据-录入银行对账单-银行对账-查询打印余额调节表 解析：D,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,账簿查询 基本会计账簿查询 总账 发生额余额表 采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账 明细账 序时账 日记账 现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询 多栏账 先定义，再查询,2019/7/27,总账与科目发生额与余额表的功能设计,2019/7/27,总账与科目发生额与余额表的功能设计,总账不但可以输出各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可输出明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。 科目发生额和余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，建议用户用余额表代替总账。 汇总方式：按月汇总和按条件定义汇总。,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-发生额余额表,2019/7/27,明细账的功能设计,查询明细账 打印明细账 多栏账 用于查询多栏式明细账。多栏账在查询之前必须先定义其输出格式，系统按定义进行查询输出。,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-原材料明细账*,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-管理费用多栏账,2019/7/27,用友软件多栏账的设置方法,管理费用多栏账的设置方法： 点击“账簿”选择“多栏账”增加选择需要设置的核算科目点击“自动编制”点击“选项”选择“分析栏前置”确定。,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,账簿查询 辅助核算账簿查询 个人核算 个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。 部门核算 部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账，以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-个人往来两清,2019/7/27,个人往来账表的功能设计,个人往来发生额及余额表 个人往来总账 个人往来明细账 个人往来清理 个人往来催款单 个人往来账龄分析,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-部门收支分析,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,账簿查询 辅助核算账簿查询 项目核算 项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息，以及项目计划执行报告等。 客户核算和供应商核算 客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理。,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-客户往来账龄分析,2019/7/27,客户往来账龄分析,及时了解各单位往来款余额的时间分布情况，进行科学的账龄分析，及时通过【客户往来催款单】催要货款或通过调整客户的信用额度控制客户延期付款的状况。 选择分析方式： 按发生日期分析 即以业务发生日期为基础（在填制凭证录入辅助项时录入业务发生日期），如未填入业务发生日期，则按制单日期。 按制单日期分析 即进行账龄分析以制单日期为基础。 按所有往来明细进行账龄分析 即对全部往来明细进行计算。 按未两清往来明细进行账龄分析 只对未进行两清的往来明细进行计算。,2019/7/27,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-项目统计分析*,2019/7/27,手工记账方法下的项目核算 按项目开设账页，并在账页中按成本费用或收入科目设专栏进行明细核算。 会计电算化方法下的项目核算 在建立会计科目时，将项目的费用、成本、收入等作为科目设置，且将这些科目的账类设为“项目核算”。,2019/7/27,项目账表的功能设计,项目总账 项目明细账 项目发生额与余额统计表,2019/7/27,总账管理系统期末处理,自动转账 外部转账：其他系统向总账系统传递的凭证 工资：工资费用分配，相关费用计提 固定资产：固定资产增减变动、计提折旧 应收款管理：应收款发生、收回、坏账准备 应付款管理：应付款发生、支付 存货核算：采购入库、销售出库 内部转账：在