办公自动化之--Excel.ppt

1,主要内容,主要内容,Excel概述及常用功能介绍,Excel图表应用,常用Excel函数及其应用,Excel数据透视表的应用,1,主要内容,主要内容,Excel概述及常用功能介绍,Excel图表应用,常用Excel函数及其应用,Excel数据透视表的应用,1,Excel概述,Excel 2,于1987年问世，为Windows Excel的原始版本。根据再在的标准看，这个版本过于粗糙；,Excel 3,Excel 4,1990年底，微软公司发布了Excel 3 for windows，这个版本无论在外观和性能上都作了很大的改进，增加了工具栏、绘图功能、工作表大纲、加载宏支持、3D图表、工作组编辑等；,1992年投入市场。这个版本增加了很多新功能，且可用性也增强了，使初学者在很短的时间内能够掌握。,1994年初投入市场。这个版本推出了更多的新功能，包括多页面工作簿和VBA宏语言。,Excel 5,Excel 发展,1,Excel概述,Excel 发展,Excel 95,也被称为Excel 7，是在1995年夏天推出的，因为它是第一个使用更高级的32位代码技术的Excel版本，在当时产生了巨大的影响；,Excel 97,也被称为Excel 8，它提供了前所未有的升级功能，工具栏和菜单的样式作了重大的改进，工作表可见行的数量增加了3倍；,Excel 2000,也被称为Excel 9， 在1999年6月发布，它的最大改进就是将HTML作为可选的文件格式；,Excel 2002,也被称为Excel 10，在2001年6月份发布，最重要的新功能就是可以恢复被破坏的的工作簿文件，还增加了背景公式错误检查功能和新公式调试工具。,Excel 2003、Excel2007等,1,Excel常用功能介绍,文件加密保护,文档保护功能,路径： 文件 另存为 工具 常规选项 设置密码,1,Excel常用功能介绍,工作表保护,文档保护功能,路径：工具保护保护工作表选择密码,1,Excel常用功能介绍,单元格读写保护,文档保护功能,路径：数据有效性,1、选择编辑区 (不要选择标题区 ),1,Excel常用功能介绍,2、点击“格式”菜单“单元格保护”标签，将窗口中的“锁定”复选框取消，点击“确定”按钮,1,Excel常用功能介绍,3、再执行“工具”菜单“保护保护工作表”命令，为工作表设定一个防止其他用户修改的保护密码。,这样，你的工作表的标题区就受到保护了，而编辑区仍可以录入数据。 如果要修改标题区的话，只要撤消工作表的保护就可以了。,1,Excel常用功能介绍,单元格定位填充,下表中空白处的内容均为上一行的内容，这种情况在我们做数据透视表时经常会遇到，如果采用“复制粘贴”的方法填充空白处的内容，会很繁索，浪费时间。,如果采用“单元格定位填充”的功能，复制粘贴可能花上几个小时的一张表格，几分钟时间就可能解决了。,1,Excel常用功能介绍,1、选择需要填充空白单元格的列；,2、启动“编辑”菜单中的定位功能 (快捷键：Ctrl+G)；,3、在对话框中选择“定位条件”中的“空值”，点击确定；,1,Excel常用功能介绍,4、录入公式：等于上一单元格；然后按“Ctrl+Enter”就可以了。,1,Excel常用功能介绍,单元格有效性设置,1、在工作表空白处将要选择的信息先录入进去；然后选择要设置的列；,一、设置单元格下拉菜单，快速录入数据：,1,Excel常用功能介绍,2、启动“数据”菜单的“有效性”选项，在“设置”中选择“序列”功能；,3、选择数据来源为预先定义的选项，确认完成，这样在列中就可以选择了；,1,Excel常用功能介绍,选中列，开启“数据”菜单“有效性”，选择“输入法模式”下的“打开”选项，点击确定，这样在录入资料信息时，列与列之间就能够自动转换“中文英文”录入模式了。,二、中文录入模式开启：,1,Excel常用功能介绍,选中区域，开启“数据”菜单“有效性”，选择“设置”下的“整数”选项，并录入最小值及最大值，点击确定，这样如果录入区域外的数据，就会自动报错。,如果我们要在单元格区域内录入“0100”的整数，如何做到自我检测呢？,三、数据录入检测：,1,Excel常用功能介绍,单元格自定义格式,我们要输入员工编号如：“000100”，怎样能做到更快捷方便呢？,1、选中列，打开“单元格格式”设置，选择“自定义”，并在类型中录入“000000”；,1,Excel常用功能介绍,2、录入类型后点击确定，这样就要以在单元格中录入数据了； 在录入时，如果不够格式设置的位数，系统会自动以“0”补齐位数。,1,Excel常用功能介绍,路径：数据分列,步骤,单元格分列,1、选择要分列的数据列；,2、点击分列项，并选择合适的类型；,3、调整适合宽度；,4、选择存放的目标区域，并确认完成；,1,Excel常用功能介绍,5,1,Excel常用功能介绍,表格数据行列互换,1、选择数据区域，复制；,2、点击右键，选择“选择性粘贴”，选中“转置”，确认后返回就可；,1,Excel常用功能介绍,条件格式设置,例：对入职的新员工(假定试用期为1个月)，在1个月试用期满后，表单自动提示，并用颜色标注，以示区别。,1,Excel常用功能介绍,1、选定要设置“条件格式”的列；,2、打开“格式”菜单中的“条件格式”；,1,Excel常用功能介绍,3、根据需要设置条件格式；,1,Excel常用功能介绍,4、设置好后格式后，点击确认。 (如果需要设置多个条件，点击“添加”就可以了)；,1,Excel常用功能介绍,在Excel 中导入文本文档(.txt),1,2,1,Excel常用功能介绍,3,4,5,6,1,Excel常用功能介绍,超链接功能,1、选择要插入超链接的单元格，打开“插入”菜单中“超级链接”，或点击右键选择“超级链接”(快捷键：Ctrl+K),并选择要链接引用的位置；,1,Excel常用功能介绍,超链接功能,2、在引用链接的文档中，建立链接返回，并键入要返回的单元格所在的位置，如返回“印刷部”在“A2”位置；,1,Excel常用功能介绍,打印表头设置,我们在打印一个长工作表时，往往第二页后就显示不到标题，这样打印出来的工作表比较不直观也不太美观。,我们可以通过“页面设置”来解决这个问题!,1,Excel常用功能介绍,1、 执行“文件”菜单“页面设置”命令，在对话框中点击进入“工作表”标签。,2、 点击“顶端标题行” 按钮，后在工作表中选择好需要固定的标题行，点 击“确定”按钮,1,Excel常用功能介绍,“页面设置”后的结果：每页都可以打印出标题栏了。,1,Excel概述,四、常用快捷功能介绍：,Ctrl组合快捷键,【Ctrl】+【N】：创建一个新的空白文件。 【Ctrl】+【S】：使用其当前文件名、位置和文件格式保存活动文件。 【Ctrl】+【W】：关闭选定的工作簿窗口。 【Ctrl】+【+】：显示用于插入空白单元格的【插入】对话框。 【Ctrl】+【9】：隐藏选定的行。 【Ctrl】+【(】：取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。 【Ctrl】+【0】：隐藏选定的列。 【Ctrl】+【)】：取消隐藏选定范围内所有隐藏的列。 【Ctrl】+【C】：复制选定的单元格。 【Ctrl】+【D】：复制上一层单元格。 【Ctrl】+【X】：剪切选定的单元格。 【Ctrl】+【V】：粘贴复制或剪切的内容。,1,Excel概述,【Ctrl】+【A】：选择整个工作表。 【Ctrl】+【G】：显示【定位】对话框，【F5】功能。 【Ctrl】+【F】：显示【查找】对话框，同【Shift】+【F5】功能。 【Ctrl】+【P】：显示【打印】对话框。 【Ctrl】+【H】：显示【查找和替换】对话框。 【Ctrl】+【Z】：撤消上一个命令或删除最后键入的条目。,Ctrl组合快捷键,1,Excel概述,功能键,【Alt】+【Shift】+【F1】：插入新的工作表。 【Shift】+【F11】：插入一个新工作表 【F2】：编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。 【Shift】+【F2】：编辑单元格批注 【Ctrl】+【F5】：恢复选定工作簿窗口的窗口大小 【Ctrl】+【F6】：切换到另一个工作簿窗口 【Ctrl】+【F9】：将工作簿窗口最小化为图标 【Ctrl】+【F10】：最大化或还原选定的工作簿窗口 【Shift】+【F10】：显示选定项目的快捷菜单 【F12】：显示【另存为】对话框。,1,Excel概述,其他快捷键,【Ctrl】+【箭头键】：移动到工作表中当前数据区域的边缘。 【Shift】+【箭头键】：将单元格的选定范围扩大一个单元格 【Ctrl】+【Shift】+【箭头键】：可将单元格的选定范围扩展到与活动 单元格同一列或同一行中的最后一个非空白单元格 【Ctrl】+【End】：移动到工作表上的最后一个单元格(非空白) 【Alt】+【Enter】：在同一单元格中另起一个新行 【Home】 ：移到工作表中某一行的开头 【End】 ：当【Scroll Lock】处于开启状态时，移动到窗口右下角的单元格 【Ctrl】+【Shift】+【End】：将单元格的选定范围扩展到工作表上所 使用的最后一个单元格（右下角） 【Ctrl】+【Enter】：使用当前条目填充选定的单元格区域 【Shift】+【Enter】：完成单元格输入并选择上面的单元格 【Ctrl】+【Home】：移到工作表的开头 【Ctrl】+【Shift+Home】：将单元格的选定范围扩展到工作表的开头,1,Excel概述,其他快捷键,【Alt】+【Page Down】：在工作表中向右移动一个屏幕 【Ctrl】+【Page Down】：移到工作簿中的下一个工作表 【Ctrl】+【Page Up】：移到工作簿中的上一个工作表 【Tab】：在工作表中向右移动一个单元格 【Shift】+【Tab】：移到前一个单元格（在工作表中） 或前一个选项（在对话框中） 【Ctrl】+【Shift+Page Down】：