与潜在进口商联系并建立关系2013.ppt

任务1-4： 与潜在进口商联系并建立关系,与潜在进口商联系并建立关系的步骤P19,关键词,潜在客户 联系方式,发开发信,成为客户,关键词,方法1：利用“关键字规划师” goole analytics 进入： /analytics/web/provision?et 方法2： 谷歌 趋势 goole trends,通过关键词来 寻找目标市场的特色关键字,Page 4,潜在客户 联系方式,大型的搜索引擎找目标国（或者全世界）的黄页网站（YELLOWPAGE）和工商目录（DIRECTORY）,Page 5,潜在客户 联系方式,1. 准备关键词： 2.找邮箱 假设确定的目标客户是印度客户，那么现在要还需要找到印度客户经常用的邮箱，当然也可以找通用的邮箱比如gmail、yahoo等的，现在到google的印度版中搜索“email”关键字，我很容易等到、等几个印度人常用的邮箱，再加上、等通用邮箱。 根据8个关键字和4个邮箱地址就可以排列组合成32组关键字组了，我们再加上关键字“import”。开始用其中一个关键字“mp4 player import ”,然后我们在google中高级搜索中设置下，就可以得到大概的信息了，当然这些信息还要你慢慢辨认，,Page 6,写开发信,Page 7,用网络与客户交流的准备工作,准备工作,1.取个欧美风格的英文名字。,2.注册一个电子邮箱。（推荐hotmail，收发国际邮件稳定且迅速，非常可靠。）,3.写一封开发信。,4. 多多练习和观摩,怎样写开发信？（教科书的说法）,开发信的格式 首先，说明获得客户联系方式的途径，以免唐突，比如“有幸在广 交会上得到您的名片”、“经同行介绍”、“在某某网站上看到您的求 购信息”等等。 其次，简要介绍一下自己的情况，包括公司规模、成立时间（国际 贸易商青睐成立时间较久的企业，觉得信用度较高）、产品-特别是主 打产品的简介、对双方合作的诚意以及联系方式等。 开发信的注意事项 开发信应言之有物，凸显公司与产品的优势，提高吸引力。但也不 宜太过详细，长篇大论。须知开发信不是作文比赛，其目的是引起客户 的注意和兴趣，引诱客户回复联系。因此，有收有放，有所保留，“欲 知情况如何请联系详谈”才是上着。,Page 8,开发信的常见错误：,开发信常见错误陈述,1. 邮件写得太长 西欧客人一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼 重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。 换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。,使用开发信的常见错误,2.没有明确的主题一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件,有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong * trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong * trading company ltd”等等，一看就知道是推销信 举个例子：假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！ 如果写一封开发信给美国的ABC inc（是编的），从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” 其中，ABC inc代表了客人的公司名，在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入home depot，保证一下子就找到。,使用开发信的常见错误,3. 长篇大论的公司或工厂介绍,经常会有类似的邮件：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户” 诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。 那么是完全不写吗？ 回答是，也不一定，要看具体情况。 如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you! 简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。,使用开发信的常见错误,4. 爱炫耀英文水平,外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。 谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！ 举个例子：中文意思：写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产 请用英文来模拟一封邮件,使用开发信的常见错误,第一个人写的：,Dear Mike, This is Jenny from EDF Co. Ltd. Were so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. Whats the matter? Ill give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? Well purchase the raw material and do the production immediately! Looking forward to your reply. Thank you! Best regards, Jenny,优点：内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。,缺点：主动语态和人称多了点，有点啰嗦？如果能简单一点更好？,使用开发信的常见错误,第二个人写的：,Dear Mike, How are you? We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told. Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! Well do production asap. Thank you in advance! Kind regards, Tommy,优点：比上一封好一点，主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。 最重要的是，把purchase the raw material去掉了，直接用“Well do the production asap.”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？所以这是废话。,缺点：似乎还啰嗦了一点？,使用开发信的常见错误,范例：,Hi Mike, Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon. By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. Well arrange the mass production asap. Thanks and best regards, Best Regards， XXXX,几句话点到主题，表达清楚就可以了。 能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态！ 等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了,只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”，这就是一封好的email了,使用开发信的常见错误,5. 喜欢用奇奇怪怪的字体,很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件。 除了少数的尼日利亚、非洲客人，欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。 颜色一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。 一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下： Dear C, Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND. Thanks. Rio,使用开发信的常见错误,6. 主动语态用得太多,英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满“We，I”之类的人称的。相反要多用被动语态。 比如说，我们明天会寄你样品。 中国人喜欢说Well send you the samples tomorrow. 这句话没错，语法正确，意思清楚， 但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有了。,使用开发信的常见错误,7. 经常会问一些毫无意义的话,比如Do you want our products？ 如果客人说No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。 还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。 开发信要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。,使用开发信的常见错误,8. 喜欢用附件和图片,附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。 很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。 第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。 即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客人指定，尽量避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。 Item: Solar lantern with soft handle Model No.: HBC-294847/KT Description:.(把详细的规格写清楚) Package: color box MOQ: 1,000pcs Pcs/ctn: 20pcs/ctn Ctn size: 50*40*60cm GW/NW: 20kg/18kg Qty/20: pcs; Qty/40: .pcs Loading port: Shenzhen Payment terms: T/T, L/C, D/P, etc. Valid time: 60 days FOB Shenzhen: USD2.39/pc CIF Valencia: USD2.45/pc,可以这样写！ 少用报价单， 尽量用文字描述清楚，然后 在附件里添加一张500K以下 的清楚图片就可以了 。 如果客人要你报很多款产品， 没法全部在邮件里写清楚的时 候，那就只能用word或excel 做报价单了，但是最好在完成 的时候用acrobat生成pdf格式， 这样就不容易改