商务信函格式讲义版.ppt

什么是外贸英语函电？,在国际商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函和电讯文书。,电讯文书,电报Telegram 电传Telex 传真Fax 电子邮件E-mail,商洽函 询问函 答复函 请求函 告知函 联系函,信函类型,外贸英语函电的特点？,1、独特的语言风格和较正式用语 We are in the market for silk blouses and should be pleased if you kindly quote us your price for the goods listed below: enquiry, offer,外贸英语函电的特点？,2、夹杂大量的贸易术语、缩略语、缩写词 FOB, CIF Shanghai B/L, L/C, BRGDS,TKS,ASAP, YL11/11RVD,外贸英语函电的特点？,3、与外贸业务实践密切相关 immediate shipment 国际惯例 30天内 美国 10天内,China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: 15th November, 20- Our Ref. Your Ref. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England Attention: Import Dept. Dear Sirs, Subject: Aquatic Products We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. Yours truly, China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _ (Manager) Enclosures cc our Shanghai Branch Office P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.,一、商务书信的组成部分(Text B) Parts of a Business Letter,1、信头（Letter Head） 2、封内地址 ( Inside Address) 3、称呼 (Salutation) 4、事由 (Subject) 5、正文 (Body of the Letter) 6、结尾套语 （Complimentary Close） 7、签名（Signature） 8、附件（Enclosure）,1、信头 letter head,发信人的名称、地址、邮编、电话号码、传真号码、电子信箱等联系方式； 发信日期（Date） 信函编号（Reference Number）,China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajieh Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: 15th November, 20 Our Ref. Your Ref.,2、封内地址 inside name and address,收信人姓名和地址 一般列于信笺的左上方，信头之下空2行处,经办人如收信人为某公司，而发信人要求该公司某特定人收阅和经办，则可写上Attention (缩写为Attn.)：,位置： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 一般要加下划线 例 1. Attention: Mr. Smith ，Export Manager 2. Attention of Mr. Smith 3. To the attention of Mr. Smith,3、称呼写信人对收信人的称呼,位置： 封内地址下，空两行，必须齐头 写法： 对男士（正规）：Dear Sir，Dear Sirs,或Gentlemen: 对女士（正规）：Dear Madam, Dear Mesdames, 对关系密切的商业伙伴：Dear Jack,词首字母全大写，结尾用逗号,Gentlemen后用冒号,4、事由 subject line,位置： 1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线 例 1. Re: Your Order No.463 for1,000 Wide-screen TV Sets 2. SHEEP WOOL,5、正文 Body,函件只写在信纸的一面，很少两面都用。 如果正文较长，一页纸不够，第二页应至少有三行正文，不可没有正文而只有一个签名。 第一页最后一行的右边写上to be continued。 第二页信纸不用信头，第一行要写上收信者单位、页数和日期，如： xxx Company, 2 March 24, 2009,6、结尾套语 complimentary close,位置： 齐头式靠左对齐，缩格式偏右 正规场合下常用： 1.Yours faithfully, 2.Yours truly, 3.Faithfully yours, 4.Truly yours,第一个单词首字母大写，末尾用逗号,7、签名 signature,结尾套语,手写签名,打印签名,职务,公司名称,8、附件 enclosure,签名落款之下，左对齐 Enc./Encl. 复数形式Encls,【例】 Encls： 1. Annual Report 2 copies 2. Bill of Lading 3. commercial invoices,抄送（Carbon Copy）,位置： 附件之下，左对齐 表示该信件同时抄送给他人,【例】 C.C/ cc ：Mr Smith cc to：Mr Smith Copy t