OUTLOOK会议邀请使用方法.ppt

安全质保部 集团信息技术中心,中广核内部邮件系统 OUTLOOK会议邀请使用方法,1、明确角色定义 会议需要三个基本元素：会议组织人员、会议参加人员以及会议召开地点。 在OUTLOOK可以将这些元素有效地组合在一起。在OUTLOOK 会议中，每个涉及的人员都担当一个独特的角色，该角色指定他可以执行哪些操作、拥有多大的控制权。 、会议组织者 任何建立会议的人员都会成为会议组织者。组织者是唯一可以在会议建立后更改会议详细信息的人员。 、与会者 受邀参加会议的任何人都被视为与会者。与会者有两种类别：必选的与会者和可选的与会者。 、地点/资源 会议的召开场所为地点，有时称为“资源”。 2、过程跟踪和提醒 如果你工作中的各种会议非常的多，又担心会忘掉，不妨使用OUTLOOK2003进行安排和提醒。会议组织者向与会者发送会议要求, 要求会被发送到与会者的“收件箱”和“日历”。响应返回给会议组织者。OUTLOOK 2003会使用“收件箱”和“日历”跟踪详细信息。当这些详细信息更改时，只需单击一次按钮就可以一次为所有人进行更新。,一.使用OUTLOOK组织会议的优点,二.发送会议通知,1、新建 在“文件”中单击“新建”，然后选择“会议要求”或者使用键 盘的快捷键，请按“ Ctrl+Shift+Q”出现“未命名会议”的对话框。,2、内容填写 、“收件人”栏：点击收件人，填写参会人员邮件地址，出现如图；,、“主题”栏：填写会议主题； 、“地址”栏：填写会议地点； 、“标签”栏：提供不同的会议类型供选择，如商务、个人等； 、“开始时间”及“结束时间”栏：填写会议起始时间； 、“提醒”栏：根据设定的时间，Outlook会在会议开始前通知参会人员； 、“联系人”栏：填写会议的组织者； 以“CIT大亚湾分部客服支持科月度会议”为例填写会议邀请：,3、发送 单击“发送”，则可以将该通知发送给所有会议参加人员的收件箱中，并将识别为属于日历的内容，作为待办条目放置在该处，直到与会者响应。,4、会议更新 如需对已发送的会议通知进行修改，只需选择“日历”栏，双击日期栏内的会议通知，对内容进行响应修改后，单击发送更新即可。,5、取消会议 如取消发送的会议通知，则打开“日历”栏中发送的会议通知，点击“动作”菜单中的“取消会议”命令即可。,6、跟进会议响应 点击“日历”中对应的日期栏，在“跟踪”选项卡中“响应”列可以查看与会者的反馈情况：“已接受”、“已拒绝”、“暂定”、“无”。如下：,三.阅读会议通知,当通过电子邮件将会议通知发送给被邀请者时，每个人都会在自己的“收件箱”中收到会议要求。当收件人打开会议要求时，如果该会议与其“日历”中某个现有项目冲突，Outlook 会通知他们.。他们只需单击按钮来“接受”、“暂定”或“谢绝”，OUTLOOK即将发送相应反馈信息给会议通知的发送者。,1、选择“接受” 邮件会自动从“收件箱”中转入日历中的对应日期栏中。如需查看，则单击Outlook左下方“日历”一栏，以上文提到的会议为例，可在8月27日的一格中找到，如下：,单击红色字体部分，则可弹出会议通知原文。,2、选择“暂定” 邮件同样自动从“收件箱”转入日历中对应的日历栏中。 3、选择“谢绝” 邮件将从“收件箱”中删除，不在日历栏中出现。 4、会议的提醒和查看 、Outlook会在会议召开前，根据设定的时间，提醒参会人员，如果你想了解有关提醒的详细内容，可以单击下图对话框中的“打开项目”按钮。 、单击下图“暂停”按钮右侧的下拉按钮，从中选择再次提醒的时间间隔，然后单击“暂停”按钮，将提醒对话框