LotusNotes简单介绍及应用.ppt

Lotus Notes简单介绍及应用,讲 师：姚彦英,一.Lotus Notes简单介绍,1.Workspace的组成及简单介绍,2.用户邮件的组成及相关原理,众所周知，我们公司的用户邮件分为两个部分，一个是服务器 ，另一个是本地 。当用户有新邮件进来时，先到服务器上的mailbox，然后再通过Replication到本地。服务器上的邮件默认只保留10天，超过10天的会自动删除。本地的邮件每5分钟跟服务器上的邮件做一次同步，如果有新的邮件就会Download下来。本地邮件的大小跟系统的文件格式有关系，在FAT32文件格式下面最大只有4G，但在NTFS文件格式下面则不受这个限制，一般可以把存放本地邮件的硬盘分区填满。用户如果无法自动收到邮件，可以手动启动 Replication，如下图是正确的显示结果。如果在邮件那一行有其他的提示，则说明你本地的邮件出现了问题，用户可以暂时使用服务器上的邮箱，等候MIS的同事过来帮你们处理。,3.怎样更改邮件密码,我们邮件的默认密码是12345678，许多同事都希望能自己更改密 码，其步骤如下： File Security user Security，此时会第一次提醒你输入旧密码，然后 在对话框里面选择Change Password，此时会第二次提醒你输入旧密码 直到你看到左边这个对话框之后 就可以输入新密码了。需要注意 的是新密码要输入两次，不能出 错。大家一定要牢记更改之后的 密码，一旦忘记我们也无法破解。,4.怎样设置邮件签名,首先打开服务器上的mailbox ，然后再依次选择Tools Preferences Mail Signature，会看到如下图所示： 如果你的签名只是纯文本的话，请选择Text，然后再将其填到下 面的方框中。如果想要设计一个好看又有个性的签名请选择后面那一 项，然后再将文件路径指向你已经设计好的那个签名文件就好了。,5.怎样添加私人地址及群组到通讯录（一）,a.当你收到一封外部邮件时，想把这个地址加到你的私人地址本里面 以备日后使用，你可以选中这封邮件然后按右键，出现下面这个对话框 后选择Add Sender To Address Book就行了。当然你选中这封邮件后也 可以在工具栏依次选择Tools Add Sender To Address Book，效果跟之 前直接按右键是一样的。,5.怎样添加私人地址及群组到通讯录（二）,b.如果你想直接将你知道的外部地址加到私人地址本里面，首先需 要打开Workspace上面的这个图标 ，你会看到如下图所示界面， 然后你再新建一个Contact或者是Group。需要说明的是新建Contact的时 候只需要填写Last Name和完整的Email地址就行了；而新建的Group里 面既可以选择公司内部同事地址，也可以选择刚刚新建的私人contact.,6.怎样使用Out of Office功能,首先打开服务器上的mailbox ， 然后依次选择Tools Out Of Office，你将看到以下画面。如果你想激活这个功能的话请点击 右下角的Enable，确认之后你将看到左上角的Current Status由 Disable变成Enable，这说明您已 经成功激活此项功能，接下来你 就可以设置外出时间及相关的 Out Of Office Message。在这里 需要说明的是此项功能在你外出 时间开始后才能有效，外出归来 后第一时间记得取消此项功能。 取消是否成功只要看Current Status是不是由Enable变成了 Disable。,7.怎样设置邮件规则（一）,设置邮件规则是我们经常用到的一项功能，我将在这做一下重点介 绍。首先需要强调的一点就是一定要在服务器上的Mailbox进行相关的规 则设置，这是一条规则能否成功的必要条件。因为当一封邮件收进来的 时候它首先到你服务器上的Mailbox，如果在服务器上没有规则对这封邮 件进行分类的话，它就只会在你的Inbox里面，而本地只是服务器的一个 同步，服务器上是什么样，本地也就是什么样。 下面来讲一下具体的操作步骤： a.打开服务器上的Mailbox ，对着Inbox按右键，选择New Folder 你将看到如下界面。首先在Folder Name下 面填写文件夹的名字，再选OK，那么你将在 下面的Folders里面看到你刚刚命名的那个文 件夹。,7.怎样设置邮件规则（二）,b.接下来依次打开Tools Rules New Rule来设置相关规则，如下 图所示： 待写完一条规则之后，必须点击Add添加到条件框内，接下来对符合这一 条件的邮件指定一个动作，如下图所示：,7.怎样设置邮件规则（三）,然后也要点击Add Action将此动作添加到下面的方框内，最点击OK，这 样一个完整的规则就建好了。,7.怎样设置邮件规则（四）,设置邮件规则注意事项： a.所有操作在服务器的Mailbox上进行，在本地Mailbox不需要任何操作。 b.规则条件可以重新编辑，使用Edit键。 c.规则条件可以叠加，但一定要分清其逻辑关系，不能相互矛盾。 d.当一个条件符合几条规则的时候，会首先满足优先级别较高的规则。 规则的优先级别是从上到下，依次递减，当然你可以手动调节其优先 级别(Move Up &Move Down)。 e.当你不需要这条规则的时候可以将其Delete或者Disable，如果只是 Disable的话当你又想使用的时候只需要将其Enable就行了。 f.邮件规则除了最常用的能够将邮件按某一条件归类之外，还可以有其他 很多用法，如果大家有兴趣可以跟我一起共同探讨。,8.弹出安全警告时的操作,用户在第一次使用Lotus Notes的时候，像打开OAS，预定会议室时 通常会跳出下面这个对话框。请大家务必选择最下面那一项（Start trusting the signer to execute this action），不然的话你将要进行的那 个动作可能无法正常完成。,二.Lotus Notes的应用,1.OAS办公自动化系统（一） 大家在Workspace上面会看到这样一个图标 ， 双击此图标就 会看到OAS的主要界面，如下图所示：,1.OAS办公自动化系统（二）,首先讲一下Over Time Application，打开后如下图所示： 我们需要填写申请加班的日期和时间，然后再选择批准人，待全部填 完后选择Apply申请就行了。,1.OAS办公自动化系统（三）,接着讲一下大家最常用到的Leave Application，打开后如下图所示：,2.利用日历功能申请会议室（一）,这里有两种方法打开Lotus Notes的日历功能。第一是直接打开Lotus 左边的按钮 ，第二种方法是打开邮件之后选择左边的Mail Switch to Calendar，如下图所示： 这两种打开方法的结果是一样的，都是可以进入日历功能的界面。,2.利用日历功能申请会议室（二）,打开日历功能界面之后，选择Schedule a Meeting，界面如下图所 示：,2.利用日历功能申请会议室（三）,然后大家就可以看到预定会议室的主界面，相关介绍如下图：,2.利用日历功能申请会议室（四）,经常听到有同事抱怨说订会议室不成功，其实这种情况是可以提前 避免的。只要我们在订会议室的时候点击Scheduler，如下图：,2.利用日历功能申请会议室（五）,最后希望大家养成一个好习惯，就是当你收到一个会议邀请之后，请 给会议发起者一个回复，以便会议发起者能够提前知道你是否出