石嘴山市地税局案例.ppt

微软公司电子表格处理软件 Excel使用方法简介,宁夏地税局税收信息处 魏树豹,简介内容,4,入门基础知识,1,2,3,5,基本使用方法,高级使用方法,函数使用方法,税务应用实例,概述,Excel是Microsoft公司办工自动化软件Office中的重要成员之一，它具有强大的制作表格、处理数据、分析数据、创建图表等功能，可以应用于财务、统计、行政管理、办公自动化等领域。 当一个文档主要是由大量的表格构成时，Excel比Word更能胜任该项工作。,概述,Excel的用途就是管理“数据”（数据的特征：准确、量化、逻辑关系明确）。Excel处理与分析数据的能力主要表现为：创建数据间的逻辑关系；利用数据间固定的逻辑关系进行试算分析；重组数据间的逻辑关系。 电子表格的优势：（数据计算有极强的灵活性；相似数据计算具有可重复性；数据跟踪有较强的逻辑性；数据的抽象可将管理上升到理论高度；逻辑关系与形象思维的展开；批量数据简化处理。,MS Excel的主要版本,MS Excel发行过许多版本，主要包括： Excel 6.0MS Office 4.3套件的组件之一或单独发售 Excel 95MS Office 95套件的组件之一 Excel 97MS Office 97套件的组件之一 Excel 2000MS Office 2000套件的组件之一 Excel 2003MS Office 2003套件的组件之一 Excel 2007MS Office 2007套件的组件之一 Excel 2010MS Office 2010套件的组件之一,电子表格的对象结构,Excel 2003的用户界面,Excel常见鼠标指针及用途,操作区域的选取,使用Excel操作的第一步是建立工作表，而Execl的一切操作均以工作表中的单元格为基本操作单位。 选取操作对象单元格包括选取单个单元格、选取多个连续单元格、选取多个不连续单元格、选取整行（列）和选取整个工作表。,Shift,Ctrl,Ctrl,Excel中工作表的填充,单击起始单元格A1使之成为活动单元格，输入初始值 选定要填充数据序列的单元格区域 执行“编辑”“填充”“序列”命令，打开“序列”对话框 在“序列”对话框的“类型”栏里选择“序列类型”, 在“步长值”框中输入步长值 点击“确定”按钮即可,1.序列填充,在起始的单元格里输入初始值，再拖动填充柄至整个填充区域，此时各单元格一次按照递增的规律填入相应数据,Excel中工作表的填充,2.自动填充,Excel中工作表的编辑,移动单元格是将单元格的内容移动到新位置，原单元格成为空白单元格 移动单元格的步骤： 选择要移动的单元格或单元格区域 将鼠标指针指向选定单元格的边框线，当鼠标指针变成双向十字图标时，按下鼠标左键 拖动鼠标到目标位置，松开鼠标左键即可,1.移动单元格,复制单元格是将单元格的内容复制到新位置，原单元格的内容不变 复制单元格步骤： 选择要移动的单元格或单元格区域 将鼠标指针指向选定单元格的边框线，按下Ctrl键，则所选单元格边框线旁出现一个小加号 按下鼠标左键，将单元格拖动到目标位置，松开鼠标左键即可,Excel中工作表的编辑,2.复制单元格,Excel中工作表的编辑,选择要插入行列的位置后，单击菜单栏上的“插入”菜单，在其下拉菜单里选择“行”或“列”命令则在选定位置自动插入一行或是一列,3.插入行和列,Excel中工作表的编辑,选择要插入单元格的位置，单击菜单栏上的“插入”菜单，在其下拉菜单里选择“单元格”命令,4.插入单元格,Excel中工作表的编辑,选择“单元格”命令后会打开一个“插入”对话框，在插入对话框中选择目标单元格移动的方向后单击“确定”按钮即可,4.插入单元格,Excel中工作表的编辑,5.删除行和列,选择要删除的行或列后，单击菜单栏上的“编辑”菜单，在其下拉菜单里选择“删除” 命令，系统自动删除所选的行或列,Excel中工作表的编辑,6.删除单元格,选择要删除的单元格后，单击菜单栏上的“编辑”菜单，在其下拉菜单里选择“删除”命令则打开一个“删除”对话框,在“删除”对话框里选则删除该单元格后其它单元格移动的方式后单击“确定”按钮即可,Excel中工作表的编辑,6.删除单元格,选择菜单栏上的“编辑”菜单，在其下拉菜单里选择“查找”命令，即可打开“查找”对话框,Excel中工作表的编辑,7.查找与替换,打开“查找”对话框后在“查找内容”文本框中输入查找内容，在“替换值”对话框中输入替换内容，并设定有关选项，单击“替换”按钮即可,Excel中工作表的编辑,7.查找与替换,Excel中工作表的格式化,选择需要设置字符格式的单元格或区域后，单击菜单栏上的“格式”菜单，在其下拉菜单里选择“单元格”命令，即可打开“单元格格式”对话框,1.格式化数据,打开“单元格格式”对话框后，可以设置字符与数据的格式、对齐方式，还可以给单元格加上边框与底纹图案,Excel中工作表的格式化,1.格式化数据,单元格格式设置,选定要设置格式的单元格或单元格区域，单击菜单栏上的“格式”菜单在其下大菜单里选择“条件格式”命令，即可打开“条件格式”对话框,格式化数据,1.条件格式,打开“条件格式”对话框后，可以对“条件1”根据需要进行设置，单击“格式”按钮可以对符合要求的单元格的字符进行格式化处理(字体、字形、 颜色)如果需要设置多个条件，可以单击 “条件格式”对话框上的“添加”按钮，添加条件栏，设置完成后单击“确定”按钮完成即可,格式化数据,将鼠标指针移到行号之间的格线，当鼠标指针变成上下箭头形状时，拖动鼠标即可改变鼠标指针上面一行的高度 将鼠标指针移到列号之间的格线，当鼠标指针变成左右箭头形状时，拖动鼠标即可改变鼠标指针左边一列的宽度,格式化表格,1.设置行高和列宽（鼠标）,选中需要设置的行或列后，单击菜单栏上的“格式”菜单，在其下拉菜单里选择“行”或“列”命令，在其二级级联菜单里选择“行高”或“列宽”命令后，即可打开“行高”或“列宽”对话框,格式化表格,2.设置行高和列宽,打开“行高”或“列宽”对话框后，在“行高”或“列宽”文本框中输入新的行高值或列宽值，单击“确定”按钮即可完成对行高或列宽的设置,格式化表格,设置行高和列宽,编辑图表,图表工具栏的使用方法：选择“视图”菜单中级联“工具栏”的“图表”选项 。,按列,按行,数据表,图例,图表类型,图表对象格式,图表对象,公式与函数的使用,1.公式的基本语法 Excel所有的公式都以符号“”开始。 Excel中有4类运算符：即算术运算符、比较运算符、引用运算符、文本运算符。,公式与函数的使用,公式与函数的使用,2.运算符的优先级 如果一个公式中含有多个运算符号，其执行的先后顺序为：冒号（：）逗号（，）空格负号百分号幂乘、除加、减&比较。括号可以改变运算的先后顺序。 如果不想受运算顺序的约束，可以使用括号。在公式中，总是最先计算括号内的内容，括号外的内容则按照规定的顺序计算。,公式与函数的使用,3.在公式中使用函数 函数是指Excel附带的预定义或内置公式。 函数由函数名和参数组成，格式如下：函数名（参数1，参数2，） 单击编辑栏上的 “插入”菜单下的“函数“菜单打开插入函数对话框选择要插入的函数。,函数的语法,公式必须以“=”开头。 函数的参数用圆括号“()”括起来。 函数的参数多于一个时，要用“,”号分隔。 参数的文本要用英文的双引号括起来。 参数可以是已定义的单元格名或区域名。 函数中使用数组参数可以由数值、文本和逻辑值组成。 可以混合使用区域名、单元格引用和数值作为函数的参数。,使用公式,公式形式：操作数和运算符 操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域、函数 算术运算符：、*、%、 字符运算符： 关系运算符：=、=、,函数中的出错信息,打印工作表,工作表的打印设置 设置页面 设置页边距 设置页眉/页脚 设置工作表的选项 打印预览,页面设置,页边距设置,页眉、页脚设置,工作表设置,打印输出,Excel与外部对象的协作,在Excel 2003中，可以使用链接或嵌入对象的方式，将其他应用程序中的对象插入到Excel中，比如将通过“画图”程序绘制的图形链接或嵌入到Excel中。 Excel还可以与Office其他的组件如Word等程序进行数据移动或链接，以实现程序的协作和信息的共享。,单元格引用,概念 相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整 绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变 表示 相对引用：列坐标行坐标 例 B6 ,A4 ,C5:F8 绝对引用：$列坐标$行坐标 例 $B$6 ,$A$4 ,$C$5:$F$8,单元格地址,行号,列号,单元格地址：C2,单元格地址：B8,工作簿中工作表数的设定步骤,第二步选常规,第三步输入工作表数,第四步单击确定,工具栏按钮功能说明,常用,格式,编辑栏,选择性粘贴,序列对话框,建立自定义序列,单元格格式对话框,条件格式对话框,样式对话框,图表的建立,设置行高和列宽,选中需要设置的行或列后，单击菜单栏上的“格式”菜单，在其下拉菜单里选择“行”或“列”命令，在其二级级联菜单里选择“行高”或“列宽”命令后，即可打开“行高”或“列宽”对话框。,个人所得税、工龄的计算,大小写转换,MS Excel的主要基本概念,工作簿及工作表 工作表的行、列、区域及单元 工作表单元格的内容及格式 单元格内容的表现形式及内在实质 填充与序列 常数、变量及公式，公式的自动运算 条件及条件处理,MS Excel的主要基本操作,创建新的工作簿和打开已存在的工作簿 选择工作表及工作表相关操作 在工作表中有效地移动 在工作表单元中正确地输入内容 高效地选择所需要操作的表格区域或单元 为工作表区域有单元设置格式 行、列的尺寸调整，行、列的隐藏与显示 行、列、区域、单元格的插、删及移动,1.2 Excel工作簿的创建,在Excel 应用程序窗口中选取“文件”菜单，在弹出的下拉菜单里选择“新建”命令可创建一个新工作簿。 选择常用工具栏上的 按钮，也可新建一个新 的Excel 空白工作簿。,1.3 Excel工作簿的打开,在Excel 应用程序窗口中选取“文件”菜单，在弹出的下拉菜单里选择“打开”命令,Excel工作簿的打开,选择“打开”命令后，在弹出的“打开”对话框的查找范围中选择文件存放的目录，找到所需文件后，单击“打开”按钮即可打开文件。,Excel工作簿的保存,在Excel 应用程序窗口中选取“文件”菜单，在弹出的下拉菜单里选择“保存”命令,Excel工作簿的保存,选择“保存”命令后，在弹出的“另存为”对话框中选择文件存放的目录，并且给定文件名，单击“保存”按钮即可保存文件。,Excel 2003的界面,1.标题栏 显示当前工作簿的名称，同时提供与窗口相关的控制按钮，如右端的“最小化”按钮、“最大化/还原”按钮和“关闭”按钮。 2.菜单栏 提供Excel 2003的操作命令，默认有9组菜单项。通过选择菜单栏上菜单项中的命令就可以实现Excel 2003中的相应功能。,Excel 2003的界面,3.常用工具栏 在常用工具栏中，存放着一组制表过程中经常使用的命令按钮，主要包括对表格文件的操作命令、简单编辑命令和常用计算命令等。 4.格式工具栏 在格式工具栏中，集中了用于修饰单元格格式的一组常用命令按钮，包括文本格式、对齐方式、框线及背景等。,Excel 2003的界面,5.单元格 单元格是表格中行列交叉处的一个方格，在单元格中可以存放数据信息，单元格一般用地址来描述，即用“列标”+“行标”来指定单元格的地址。 6.名称框 用于显示当前单元格的名称或地址。 7.编辑栏 编辑和显示当前单元格的内容。,Excel 2003的界面,8.行标和列标 行标代表行的编号，从1到65536；列标代表列的编号，从A到IV，共256列。 9.滚动条 利用滚动条，能够以滚动的方式显示较大的表格信息。 10.工作表标签 通过工作表标签将多个工