《长文档的编排》PPT课件.ppt

任务十一 制作国家公文范文,原始文件 最终文件,1、公文的定义,国家行政机关使用的公文种类有13个: 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,2、公文的分类 按其行文方向，可分为上行文（请示、报告等）下行文（通知、指示等）平行文（即公函等）。 按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。如：机密 5年,xbs.TTF,国家各级行政机关制发的公文都必须遵循一定的标准。,模板的制作步骤,纸张大小,常用纸张: A4、A3 16K、8K Letter,文件头示例,政办发200745号 （政府部门） 2004字第号（职能部门）,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。 下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“ ”括入；序号不编虚位（即1不编为O01）。,文号说明,制作分隔线,Ctrl+光标键 进行微调,保存模板,单击“文件”菜单中的保存选项，设置保存类型为“文档模板（*.dot),输入模板名称，保存位置一般不变。,公文正文的编排,正文的格式的设置必须符合国家标准 文本的基本操作（选定、插入、改写、删除、移动、复制） 段落的概念（分段与合段） 段落对齐方式（缩进方式、段间距、行间距等设置） 插入页码,公文落款,利用“双行合一”命令制作单位名称,插入时间/日期,粗线的绘制：英文状态下，按住shift键不放，同时按减号次，而后回车 细线：在中文状态（同理）,三号黑体,小三号宋体,三号仿宋体,文件的打印,打印预览 打印（添加打印机、手动双面打印）,拓展训练,制订一份学习计划书；编排好文稿格式，打印后上交。,任务十二 制作图文混排文档,原始文件 最终文件,涉及知识点,插入菜单：分隔符、页码、日期和时间、引用(脚注，索引和目录)、图片(来自文件，艺术字，自选图形) 格式菜单：字体、段落、项目符号和编号、边框和底纹、分栏、制表位、首字下沉、样式和格式,排 版 流 程,页面设置,制作封面,编排正文,生成目录,打印预览,插入对象,页眉,页脚,目录,脚注,分栏,首字下沉,制表位对齐文本,封面的制作,封面文字：宋体、加粗、72磅、缩放66%、居中 插入中文日期和时间(自动更新),正文第一页编排,标题：样式格式 标题2 正文：宋体、小四、1.5倍行距 插入脚注文字 设置“牛奶麦片”突出显示 插入图片：加边框、裁剪、设置版式 插入自选图形：标注 插入艺术字：版式、形状,分隔符的插入,第二页结尾处插入,选择文本分栏,项目符号,标题：样式格式 标题2,插入分隔符,第四页结尾处插入,正文第五页编排,首字下沉,页面边框,制表位,页眉居中,标题：样式格式 标题2,自定义页眉页脚,最后生成目录,任务十三 表格制作,原始文件 最终文件,重点讲解知识点,1.表格的创建 2.表格的编辑 3.表格的属性设置 4.表格中的文本编辑 5.表格的修饰,工作过程,1.新建文档,2.页面设置,3.表格创建,图13-2 “插入表格”对话框,确定表格的框架,表格的列数为7，行数为23,4.表格编辑,(1) 输入文本,4.表格编辑,(2) 合并单元格,4.表格编辑,(3) 拆分单元格,4.表格编辑,(4) 调整单元格,用标尺拖动,4.表格编辑,(5) 设置表格中文本格式,5.表格美化,(1) 表格自动套用格式,“表格自动套用格式”对话框,表格自动套用格式后的效果,5.表格美化,(2) 自定义边框和底纹,6.打印表格,思考总结,表格创建有几种方法? 表格编辑包括几个方面? 个人简历表的流程?,任务十四 邮件合并,word中的邮件合并有什么作用？ 邮件合并：在Office中，先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）；一个包括变化信息的数据源（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化信息，合成后的文件，用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去 。,应用领域 批量打印信封 批量打印信件 批量打印请柬 批量打印工资条 批量打印个人简历 批量打印学生成绩单 批量打印各类获奖证书 批量打印准考证、明信片、个人报表等,操 作 流 程,主文档：是指word文档中含有相同内容的部分文本。 数据源：是指每封信中含有不同的、特定内容的部分文本。数据来源可以是excel/access/outlook等。 邮件合并：方法一：邮件合并向导 方法二：邮件合并工具栏,涉及知识点,设计制作主文档,建立数据源,WORD格式 EXCEL格式 ACCESS格式 以上三种格式的数据源如何建立？,邮件合并,原始文件 最终文件,主文档,数据源,批量打印学生成绩单（格式及数据自定义） 批量打印准考证（利用给定素材完成操作）,扩展训练任务,任务十五 长文档的编排,原始文件 最终文件,重要知识点,毕业论文结构框架 页面设置 设置标题样式 自动生成文档目录 设置文档属性 设置论文内容 添加文档页码 长文档的阅读方式,使用题注 交叉引用 脚注和尾注 页眉和页脚 插入域,建立样式 应用样式 修改样式 创建标题样式模板,操 作 流 程,效果图,目录,封面,中文摘要,英文摘要,正文,某高校毕业论文结构框架,论文封面固定框架,中英文摘要、目录、致谢等固定结构,1、页面设置（1）,单击“文件”“页面设置”，在系统弹出的对话框中设置页边距，如下图所示。,1、页面设置（2）,选择纸张标签，设置纸张大小为A4，再选择版式标签，设置页眉/页脚距边界的距离分别为2厘米与1厘米，如下图所示。,页眉页脚边距设置,纸张大小设置,2、建立和设置样式,单击菜单“格式”“样式和格式”，弹出“样式和格式”任务窗格，之后单击“新样式”，如下图所示： 之后可设置样式的字体、段落、制表位、边框、语言、图文框、编号、快捷键等特性的组合，如右图所示：,单击此按钮新建样式,3、创建标题样式模板（1）,单击“格式”“格式和样式”，进入“标题1”修改。单击“格式”“项目符号和编号”，并在其中选择“多级符号”标签，任意挑选一个编号方式。,选择编号方式,3、创建标题样式模板（2）,单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框，如下图所示。,标题编号格式,设置标题起始编号,选择标题级别,3、创建标题样式模板（3）,在“级别”中选择“1”，将“编号样式”选择为“一，二，三”，之后将“编号格式”设置成“第一章”，即在“一”前面与后面分别加上“第”与“章”，选择“对齐方式”为“居中”。 之后按照同样的道理，分别设置2级编号为“一、二、三”，3级编号为“1，2，3”。,4、使用目录（1）,使用目录 单击“插入”“引用”“索引和目录”，在“索引和目录”对话框中选择“目录”标签，将“显示页码”和“页码右对齐”选中，并设置“显示级别”为3，如下图所示。 最后单击“确定”按钮。,是否显示页码,设置页码位置,将哪些级别的标题显示为目录,选择目录标签,5、文档属性,Word文档属性信息主要包括文档摘要、文档关键词、文档作者等内容，用户可以在Word文档的任意位置（正文任意位置或页眉页脚）插入需要显示的文档属性信息，以方便阅读者了解该文档更丰富的信息。,6、论文内容设置（1）,使用题注 单击“插入”“引用”“题注”，进入如下左图所示的对话框。 单击“新建标签”按钮，建立一个名为“图”的标签，如下右图所示。,创建一个新的标签,设置题注的自动插入效果（可设置插入的位置等）,在此出输入标签名,6、论文内容设置（2）,在题注对话框中单击“自动插入题注 ”，设置当插入图片是自动在图片下方添加题注，如下图：,插入图片时自动添加题注,使用哪个题注标签,题注标签插入位置,6、论文内容设置（3）,单击“编号”可以对题注的编号进行设置，选中“包含章节号”，对格式、章节起始样式、分隔符进行相应的设置，如下图所示：,设置编号格式,6、论文内容设置（4）,在第一章中插入一张系统组成结构图，图下面自动添加了题注“图1.1”，效果如下左图。 在此图前插入另一张图，则题注自动更新，如下中图。 之后添加题注文字内容，并设置格式，如下右图。,自动添加的题注,自动更新的题注,设置格式后的题注,6、论文内容设置（5）,交叉引用 将光标移动到要插入交叉引用的位置，单击“插入”“引用”“交叉引用”。 在“交叉引用”对话框中选择引用类型为“图”，引用内容为“只有标签和编号”，再选择题注“图1.2系统组成结构图”，如右上图。 最后单击“插入”按钮，效果如右下图。,6、论文内容设置（6）,脚注和尾注 先将光标移到要插入脚注或尾注的位置，单击“插入”“引用”“脚注和尾注”，出现“脚注和尾注”对话框，如右图所示。 选择编号格式为“I，II，III”，单击“插入”按钮。,6、论文内容设置（7）,在脚注（尾注）窗格中输入“原文出处：Word高级应用”，结果如下图所示。 脚注和尾注之间可以实现直接转换。选定脚注（尾注）窗格中的注释，单击鼠标右键，选择“转换为尾注”（“转换为脚注”）命令，可将所选的脚注（尾注）转换为尾注（脚注）。,6、论文内容设置（8）,分节 先将光标移到要插入的位置，之后单击“插入”“分隔符”，出现如下图所示的对话框。 选择指定类型的分节符，之后单击“确定”退出。此时单击工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”，将在插入位置后面出现分节符标记，如果插入的是“连续”的分节符，则效果如下图所示：,6、论文内容设置（9）,页眉页脚 首先按分节设置的方法将封面摘要、目录、正文切分成3节。 之后定位到“第3节”，先进行版面的整体布局，单击“文件”“页面设置”，设置“奇偶不同”。 再单击“视图” “页眉和页脚”进入页眉/页脚编辑界面。滚动页面到“第3节”，在页眉中插入文章标题和章名域，结果如下图： 取消选中“页眉和页脚”工具栏中的“链接到前一个”按钮，这样“第1节”与“第2节”可以有不同内容的页眉与页脚，工具栏如下：,6、论文内容设置（10）,滚动页面到“第3节”，选择“页眉和页脚”工具栏中的“插入页码” 实现在页脚中插入页码，效果如下。 最后，“第1节”、“第2节”和“第3节”的页眉/页脚结果对照如下图所示。,7、添加文档页码,页码一般放在页眉或页脚内，目录和正文部分采用不同的页码格式，例如目录用罗马数字（、），正文用阿位伯数字（），并且都从1开始编号。,文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于“标题1”“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。 选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图,8、长文档的阅读方式,文档结构,小结,制作长文档前，先要规划好各项设置，尤其是样式设置。 不同篇章部分一定要分节，而不是分页 域可以帮助自动填写某些内容（例如目录和页眉页脚文字）,任务十六 数据表的基本制作,word表格的优点： 1、可方便制作出不规范（即竖线不对齐）的表格，一般来说，一个只需要制作出外观的表格(即不用来计算、统计等)用WORD方便些。 2、可将任一单元格拆分或合并。 Excel表格的优点： 1、可迅速制作出比较规范（即竖线都对齐）的表格。 2、可以非常方便的对表格中的数据进行运算、统计，并可将表格中的数据转换成图表的形式。 3、只可以将多个单元格合并，却不能将一个单元格拆分，这个缺点在制作表格时带来了极大的不方便。,任务描述,某公司为考核员工绩效情况，需在Excel中制作如下表格：,效果展示,涉及知识点,认识工作簿、工作表、单元格、填充柄 掌握各类数据输入的方法 掌握设置数据有效性的操作 表格的格式化 单元格的合并及对齐 工作表的更名、删除、添加、移动或复制、保护等操作 工作簿的保存及加密,操 作 流 程,数 据 输 入 要 求,员工号：以序列填充输入0100101015 性别：通过单击右侧下拉箭头选择输入男-女 考核时间：以序列填充输入“ 月 日” 评审组：以序列填充输入 部门：通过单击右侧下拉箭头选择输入 工作态度、工作成效、团队协作：设置输入范围为整数0100之间的数,格 式 操 作 要 求,表格标题居中显示，并设置字体字号 设置外框线型为双线，内框线型为单实线 将表格第一列设置为浅绿色底纹 将工作态度、工作成效、团队协作三列中的数据区设置为密码保护状态 表格行高调整为：手动调整或输入固定行高值 表格列宽调整为：最合适的列宽或固定列宽值 工作表命名为： 工作薄保存为： 打印工作表： 打印范围 打印内容 打印标题：顶端标题行，左端标题列,拓展训练,完成如下表格的制作，注意数据格式。 “面积”一列中小于30的数据加粗红色显示。,任务十七 数据表的数值运算,任务描述 下面以“工资表”为例，学习Excel的基本运算及函数的使用方法。,效果展示(1),效果展示(2),涉及知识点,Excel中公式的认知及公式计算 相对地址和绝对地址的使用 手工输入函数的方法,常用函数：sum ，average, max, min, if, count 文本函数：mid 统计函数： rank, countif, sumif 查找与引用函数：HLOOKUP ，VLookup, Lookup 逻辑函数：IF嵌套使用 财务函数：PMT (eg:房屋贷款),EXCEL中计算的一般步骤（编辑栏的使用） 1）选定结果要放置的位置 2）把计算变为EXCEL能接受的公式输入,Excel的公式与数学表达式基本相同,也是参与运算的数据和运算符组成,但Excel中的公式必须以“=“开头. 运算符有以下四类: 算术运算符:+ - * / % 比较运算符:= = 文本运算符:”&” 该符号是用来连接两个文本的.例如:=“计算机” & ”科学”结果:计算机科学. 引用运算符:如,B3:F3,表示应用从B3到F3间的所有单元格.如B3,F3只引用B3和F3两个单元格,认识引用类型,相对引用 绝对引用 混合引用 三维引用（同一工作薄中，不同工作表中的引用） 不同工作薄间单元格的引用,输入和编辑函数,EXCEL中的函数与数学中的函数概念是不同的,它是系统预先定义好的公式。每一个函数代表一种能执行的计算法则。 函数的组成： “=”+“函数名”+“（计算区域）” 注意：函数名用户不能自定义；括号应紧跟在函数名后，括号中有多项数值时，逗号隔开, 手工输入函数: （2）粘贴函数：,【插入】 【函数】,公式中的错误和审核,公式返回的错误值,公式审核,函数的使用：类别,数据库函数 日期与时间函数 工程函数 财务函数 信息函数,逻辑函数 查询和引用函数 数学和三角函数 统计函数 文本函数,函数使用手册,函数的使用财务函数,财务函数 如确定债券、股票的价值，贷款的支付额等，可用来进行一般的财务报表的计算 财务函数中常见的参数： 未来值 (fv)-在所有付款发生后的投资或贷款的价值。 期间数 (nper)-投资的总支付期间数。 付款 (pmt)-对于一项投资