董秘手册(平面)090701.ppt

港华集团企业 董事会秘书工作手册 V1.O,董事会事务办公室编制,目 录,1,2,3,4,董事会秘书由董事会任免，对董事会负责。,原则上与应届董事会任期同步。,产生,任期,1,要求本企业有关人员积极配合工作。 参与董事会运作。,权利,1,忠实。 勤勉。 信息保密。 同业竞争禁止。,义务,1,协助董事会运作。,职责,1,参照财务交接制度办理交接手续。,辞职,离职交接,1,主要工作,协调会务,日常事务,非会议决策事项,登记备案,档案管理,2,会议命名-协调会务,股东会,2,会议命名-协调会务,董事会,2,会议形式-协调会务,正式集会,2,会议形式-协调会务,电话、视频,2,会议形式-协调会务,书面通讯,2,会议形式-协调会务,会议召开形式应有法律依据。,2,会议流程-协调会务,计划,提案,通知,到会,记录,签署,发布,跟进,2,会议流程-协调会务,计划,协调各方拟定定期会议计划。,2,会议流程-协调会务,提案,收集、汇总各方提出的议案及其附件。 协助审核议案及附件形式合规性。 协助确定议程。,2,会议流程-协调会务,通知,内容,时限,对象,附件,证明,2,方式,会议流程-协调会务,2,到会,保障后勤,布置会场,核对身份,收存证明,制作签到簿,引导签到,分发会册,会议流程-协调会务,2,记录,召集情况,召开形式,会议议程,发言要点,表决情况,会议流程-协调会务,2,记录,弃权,表决意向：,反对,同意,会议流程-协调会务,2,记录,搁置审议,表决结果：,通过,否决,会议流程-协调会务,2,记录,书面,影音,纪要,决议,会议流程-协调会务,2,签署,页签,时限,代签,协调与会人员签署、确认会议记录文件。,会议流程-协调会务,发布,2,签署完毕之日起三日内，向会议指定执行人员提供记录副本。,会议流程-协调会务,跟进,2,收集、整理执行情况,并及时反馈,非会议程序决策事项-日常事务,根据法律明文规定，股东会以书面形式一致表示同意的，可以不召开会议，直接做出决定。,如章程有明文规定，董事会以书面形式一致表示同意的，可以不召开会议，直接做出决定。,2,非会议程序决策事项-日常事务,2,登记备案-日常事务,范围,名称 住所 法定代表人姓名 注册资本 实收资本 公司类型 经营范围 营业期限 公司发起人的姓名或者名称，以及认缴和实缴的出资额、出资时间、出资方式,2,登记备案-日常事务,董事、监事、经理、公司章程应当向公司登记机关备案。,2,登记备案-日常事务,于公司登记事项发生变更之日起五日内办理有关变更登记。 于变更登记事项完成之日起五日内向股东、董事、监事反馈结果。,2,档案管理-日常事务,会议文件,议案和附件（或会册） 通知 回执 签到簿 身份证明 授权委托书 任免文件 签字确认纪要和/或决议,登记备案文件,股权出资协议或合资合同 章程及附件 营业执照和外商投资企业批准证书 验资报告 登记机关出具的书面文件 董事、监事、高级管理人员任免文件和有效证件复印件,2,档案管理-日常事务,其他,股东往来函件 与董事会事务有关的政府部门批件 燃气资质证书 特许经营权文件,2,档案管理-日常事务,管理流程,收集,确认,处理,保管,使用,2,档案管理-日常事务,按公司档案管理制度分类、编号、登记、装订。 其中，会议文件按会议的次数单独装订成册，形成档案，按会议名称连续编号并注明开会时间。 扫描签字文本形成电子文档。 提取信息，分类填写企业董事会事务信息表。 会议及相关事务完成后十五日内，将形成的文件报送给股东（或股东指定人员/机构）。,处理,2,档案管理-日常事务,处理,下列报送文件应为原件：,2,编制依据,章程,法律,行政法规,部门规章,集团制度,公司法,外资企业法,中外合资经营企业法,中外合作经营企业法,实施条例,实施细则,公司登记管理条例,自治原则,3,3,公司法 第二百一十八条 外商投资的有限责任公司和股份有限公司适用本法；有关外商投资的法律另有规定的，适用其规定。,3,“另有规定”,为什么？,有哪些？,3,股东,监事,经理,董事,协商会议组织,中外合资企业法,公司法,外资企业法,一人公司,最高权力