县级供电企业物资采购管理标准

1 可可 ONGONG Q/GDW 河 南 省 电 力 公 司 企 业 标 准 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 县级供电企业物资管理标准 第 3 部分：采购管理 （试行） 2011-03-02 发布 2011-04-01 实施 河南省电力公司 发布 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 I 目目 次次 前前 言言 III 1范围范围.4 2规范性引用文件规范性引用文件 4 3术语和定义术语和定义4 4职责职责.4 4.1市公司物流服务分中心 4 4.2市公司农电工作部 4 4.3县公司分管领导5 4.4县公司采购领导小组 5 4.5县公司项目部门5 4.6县公司纪检监察审计部 5 4.7县公司财务部5 4.8县公司物流服务分中心 5 4.9县公司物资需求单位 5 5采购管理过程采购管理过程5 5.1采购分类5 5.2采购范围5 5.3物资需求申请5 5.4采购组织机构设置 6 6采购实施采购实施6 6.1采购方式6 6.2零星项目采购6 6.3超市化采购9 6.4采购过程监督9 6.5评标专家选择与管理 10 6.6评标专家评价与考核 10 7档案资料管理档案资料管理 10 8检查与考核检查与考核10 8.1考核内容与指标10 8.2考核方式10 9报告和记录报告和记录10 表 1报告和记录11 附录附录 A （规范性附录）（规范性附录） 流程图流程图 12 图A.1 竞争性谈判管理流程12 图A.2 询价采购管理流程 .13 图A.3 单一来源采购管理流程14 图B.4 超市化采购管理流程.15 附录附录 B （规范性附录）（规范性附录） 表格样式表格样式.16 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3 -2011 II 表表 B.1 采购需求登记表（格式）采购需求登记表（格式）.16 表表 B.2 委托采购书（格式）委托采购书（格式）17 表表 B.3 专家抽取表（格式）专家抽取表（格式）18 表表 B.4 采购方案（格式）采购方案（格式）19 表表 B.5 采购文件（格式）采购文件（格式）24 表表 B.6 拟邀请供应商（承包商）汇总表（格式）拟邀请供应商（承包商）汇总表（格式） 26 表表 B.7 邀请供应商资格审查表（格式）邀请供应商资格审查表（格式） .27 表表 B.8 邀请函（格式）邀请函（格式）16 表表 B.9 评审会议签到表（格式）评审会议签到表（格式）.17 表表 B.10 邀请供应商（承包商）签到表（格式）邀请供应商（承包商）签到表（格式）18 表表 B.11 采购报告（格式）采购报告（格式）19 表表 B.12 确定供应商（承包商）会议纪要（格式）确定供应商（承包商）会议纪要（格式） 24 表表 B.14 零星采购资料备案登记表（格式）零星采购资料备案登记表（格式）26 表表 B.18 评标专家日常考核表（格式）评标专家日常考核表（格式）.24 表表 B.19 评标专家年度考核表（格式）评标专家年度考核表（格式）.25 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 III 前前 言言 本标准按照 GB/T 1.1-2009 规定的要求进行编写。 Q/GDW 17 WZ(X) XXX 是河南省电力公司县级供电企业物资管理系列标准，共分为以下 12 个部分： 第 1 部分：综合管理 第 2 部分：需求计划 第 3 部分：采购管理 第 4 部分：合同管理 第 5 部分：物资配送 第 6 部分：物资质量管理 第 7 部分：供应商关系 第 8 部分：采购资金 第 9 部分：废旧物资处置 第 10 部分：应急物资 第 11 部分：农电工程结余物资 第 12 部分：物资档案 本标准是系列标准的第 3 部分。 本标准附录 A 为规范性附录流程图，附录 B 为规范性附录表样格式。 本标准由河南省电力公司管理标准委员会提出，物资部归口管理并解释。 本标准负责起草单位：河南省电力公司物资部、河南省电力公司物流服务中心。 本标准主要起草单位：驻马店供电公司、西平县供电公司、平顶山供电公司、鹤壁供电公司、南 阳供电公司、信阳供电公司、西峡县供电公司。 本标准主要起草人：杨保灿、孙启兵、宋斌、石瑞杰、杨海光、宁武军、马林峰、刘昕蕾、朱建 华、谢卫民、王向阳、刘芸、窦兆平、刁飞、李成、薛明、李权。 本标准审核人：程亚平、冯生虎、安建新 本标准审定人：樊龙 本标准批准人：凌绍雄 本标准为首次发布，发布时间为：2011 年 3 月 2 日 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3 -2011 4 县级供电企业物资管理标准县级供电企业物资管理标准 第第 3 3 部分：采购管理部分：采购管理 1 1范围范围 本标准规定了河南省电力公司县级供电企业招标采购及零星项目采购管理的职责和权限、管理活 动的内容与方法、检查与考核等要求。 本标准适用于河南省电力公司所属县级供电企业采购管理工作。 2 2规范性引用文件规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 豫电招投标【2008】1230 号 河南省电力公司评标专家管理办法 豫电物【2009】1117 号 河南省电力公司物资管理办法（试行） 豫电物【2009】1285 号 河南省电力公司物资管理配套办法 豫电物【2010】924 号 河南省电力公司非招标采购管理办法 豫电物【2010】942 号 河南省电力公司农电物资管理办法（试行） 豫电物【2010】1396 号 关于加强10千伏电压等级输变电工程设计施工及 35千伏电压等级新建变电站 建筑工程施工招标采购管理工作的通知 3 3术语和定义术语和定义 下列术语和定义适用于本文件，为了便于使用，以下重复列出了物资采购管理中的某些术语和定 义。 3.13.1 省公司省公司 河南省电力公司定义为省公司。 3.23.2 市公司市公司 市供电公司定义为市公司 3.33.3 县公司县公司 县级供电企业定义为县公司 3.43.4 零星采购零星采购 指国家电网公司和省公司集中招标采购以外的项目，采用特定专利、专用技术等特殊原因不适宜 集中招标采购的项目，紧急抢险救灾等项目的采购。 3.53.5 项目部门项目部门 公司所属生产技术管理、营销管理、农电管理、后勤服务管理等部门。 4 4职责职责 4.14.1市公司物流服务分中心市公司物流服务分中心 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 5 4.1.14.1.1负责对县公司物资采购全过程的指导与监督。 4.24.2市公司农电工作部市公司农电工作部 4.2.14.2.1负责农电物资需求计划审核。 4.2.24.2.2负责协助市公司物流服务分中心对县公司物资采购过程的管理。 4.2.34.2.3负责对县公司采购结果的备案。 4.34.3县公司分管领导县公司分管领导 4.3.14.3.1负责批准、指导采购范围内的相关工作。 4.3.24.3.2审批农网物资的采购计划与方案。 4.3.34.3.3审批日常电网维护或大修、技改项目等所需物资的采购计划与方案。 4.44.4县公司采购领导小组县公司采购领导小组 4.4.14.4.1负责采购管理工作，指导、监督采购过程。 4.4.24.4.2负责确定采购活动重大事项，解决有关争议或投诉问题。 4.54.5县公司项目部门县公司项目部门 4.5.14.5.1负责农网物资、日常电网维护或大修项目所需物资采购计划与方案的审核工作。 4.5.24.5.2负责与供应商签署技术协议。 4.64.6县公司纪检监察审计部县公司纪检监察审计部 4.6.14.6.1负责各项物资需求预、决算的审计工作，确保各项采购计划的可行性和合理性。 4.6.24.6.2负责对物资招标采购全过程的监督工作。 4.74.7县公司财务部县公司财务部 4.7.14.7.1负责采购资金计划的审核和支付工作。 4.7.24.7.2负责采购资金与账务管理工作。 4.84.8县公司物流服务分中心县公司物流服务分中心 4.8.14.8.1收集、汇总物资需求计划，组织相关计划审核会议，并上报市公司农电工作部。 4.8.24.8.2按照批准后的物资需求计划和储备定额，经平衡利库后，编制物资采购计划与方案。 4.8.34.8.3对供应商资质进行审查，选择合格供应商，发放采购邀请函。 4.8.44.8.4负责采购结果的执行，与供应商签订供货合同及合同履约工作。 4.94.9县公司物资需求单位县公司物资需求单位 4.9.14.9.1负责提出物资需求计划和相应的技术规范。 4.9.24.9.2负责物资招标活动中相关的技术工作。 5 5采购管理过程采购管理过程 5.15.1采购分类采购分类 5.1.15.1.1按采购方式分为集中招标采购和零星项目采购（含批次采购和紧急采购）。 5.1.25.1.2按采购内容分为物资类采购和非物资类采购。 5.25.2采购范围采购范围 5.2.15.2.1列入国家电网公司集中规模招标采购范围的，由国家电网公司实施集中招标采购；未列入国家 电网公司集中规模招标范围内的其它统购物资，一律纳入省公司集中招标采购范围，由省公司组织实 施集中招标采购或委托市公司实施采购。 5.2.25.2.2其它零星需求物资，由县公司实施批次或紧急采购，采购过程接受市公司物流服务分中心指导 和监督。 5.2.35.2.3县公司其它非电网建设项目，按照国家法律法规和政府相关规定执行的。 5.35.3物资需求申请物资需求申请 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3 -2011 6 5.3.15.3.1物资需求部门/单位向项目部门提交采购需求登记表（见表 B.1），申请应包括项目概况、 供货范围、数量、技术规范书、交货期等主要内容。 5.3.25.3.2项目部门根据相应的管理权限，对物资需求部门/单位呈报的需求申请进行审核。 5.3.35.3.3需求部门/单位将经项目部门审核后的需求登记表转交物流服务分中心。 5.3.45.3.4物流分中心对需求计划进行汇总，依据物资储备定额，平衡利库后编制物资采购计划。 5.3.55.3.5物流服务分中心将物资采购计划报分管领导审核后报市公司农电工作部确认。按省、市公 司批复意见，根据物资的类别、属性选择采购方式实施采购。 5.45.4采购组织机构设置采购组织机构设置 5.4.15.4.1县公司成立采购领导小组，负责采购管理工作，指导、监督采购过程，确定采购活动重大事项， 解决有关争议或投诉问题。 5.4.25.4.2采购领导小组由公司领导任组长，分管领导任副组长。成员由物流服务分中心、发展策划、生 产技术、市场营销、农电、财务、监察审计、法律顾问等部门负责人组成。 5.4.35.4.3采购领导小组下设采购管理办公室，设在物流服务分中心，在公司采购领导小组的领导下，归 口管理采购工作。 5.4.45.4.4根据采购项目需要，采购领导小组批准组建采购工作组、资格预审小组、谈判询价小组、监 督组。 5.4.55.4.5采购工作组负责编制采购方案、资格预审及评审标准与办法、抽取评标专家的组成名单， 协调解决评审活动中的事宜，组织落实采购过程的日常工作。 5.4.65.4.6资格预审小组由项目主管部门、相关业务部门的技术、商务专家组成，其主要职责是依据有关 规定确定并推荐合格潜在供应商，提交采购领导小组批准。 5.4.75.4.7谈判询价小组由技术专家和商务专家组成，人数为 3 人以上单数，其中技术专家不得少于总 人数三分之二，具体负责评审、推荐中标候选人并提交评审报告。 5.4.85.4.8监督组人员由纪检监察牵头，审计、法律顾问等相关部门的人员组成，一般不少于 3 人。监督 组对招标活动全过程进行监督，即对招标文件审查、投标资格审查、接受标书、开标、评标、定标环 节进行监督。 5.4.95.4.9参加潜在供应商资格审查人员，不得参与评审和采购结果确定工作；评审人员不得参与资格审 查和采购结果确定工作；采购结果确定人员不得参与资格审查和评审工作。成员名单应在采购结果确 定前保密，与供应商有利害关系的，应主动提出回避。 6 6采购实施采购实施 6.16.1采购方式采购方式 县公司零星采购实施包括竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购和超市化采购。 6.26.2零星项目采购零星项目采购 6.2.16.2.1竞争性谈判竞争性谈判 6.2.1.16.2.1.1适用范围与原则适用范围与原则 竞争性谈判是指直接邀请三家以上的供应商分别对产品的技术、商务等实质性问题进行磋商与谈 判，竞争性谈判采购可以采取多次报价方式。具备以下条件之一时，可以采用竞争性谈判方式： a）技术复杂、性质特殊、技术标准不统一，或采购前不能确定详细规格等具 体要求的； b）对高新技术有特别要求的； c）满足条件的潜在供应商较少，不能形成充分竞争的； d）采用集中招标所需时间不能满足工程紧急需要的； e）经过招标递交投标文件的投标人均不足三家的项目的。 6.2.1.26.2.1.2采购程序采购程序 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 7 a） 物流服务分中心依据经批准后的采购需求登记表（见表 B.1），编制采购清单。 b） 根据项目部门推荐或从合格供应商名录中确定邀请参加谈判的供应商，建立拟邀请供应商 汇总表（见表 B.6）。 c） 采购工作组编制竞争性谈判采购方案（见表 B.4）及采购文件（见表 B.5）。采购 方案中应明确项目来源、项目简介、采购清单、竞争性谈判组织机构、谈判计划安排、评审标准等 事项。竞争性谈判方案应报项目部门、纪检监察审计部、法律顾问审核，项目分管领导审批。 d） 采购文件主要包括谈判须知、项目简介、采购设备或材料清单、技术规范书、供应商资 格标准；参加谈判的时间、地点、方式；主要商务合同条款；报价格式、评审标准及其他需说明的事 项等。 e） 抽取评标专家，建立评标专家抽取表（见表 B.3），成立谈判小组，谈判小组由三人及以 上的单数组成。 f） 向参加谈判的供应商提供谈判邀请函（见表 B.8）及技术要求。 g） 供应商接到谈判邀请函及技术要求后，按谈判文件规定的时间和要求提交报价单，编制 技术规范书。 h） 谈判小组所有成员集中与供应商逐一进行谈判，评标专家在评审会议签到表（见表 B.9） 上签到，供应商在邀请供应商签到表（见表 B.10）上签到。在谈判中，谈判的任何一方不得透露 与谈判有关的其它供应商的技术资料、价格和其它信息。采购文件有实质性变动的，采购工作组 及时以书面形式通知所有参加谈判的供应商。 i） 谈判结束后，应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组形成竞 争性谈判采购报告（见表 B.11），推荐候选供应商。 j） 采购领导小组依据谈判报告审定成交供应商，将谈判结果形成确定供应商会议纪要 （见表 B.12）。 k） 县公司物流服务分中心将竞争性谈判采购报告、谈判结果报市公司物流服务分中心备案。 l） 采购工作组向成交供应商下达零星项目采购结果通知书（见表 B.13）。 m） 谈判工作结束后 7 天内，采购工作组填写零星采购资料备案登记表（见表 B.14），将所 有谈判资料归档。 6.2.1.36.2.1.3竞争性谈判采购管理流程见图 A.1。 6.2.26.2.2询价采购询价采购 6.2.2.16.2.2.1适应范围与原则适应范围与原则 询价采购是指向三家及以上潜在供应商发出询价文件，供应商按询价文件要求报价，原则上按最 低报价确定供应商的采购方式。具备以下条件之一时可以采用询价采购方式，需要审批的应报有关部 门审批： a）因特定原因不宜采用竞争性谈判方式的； b）经采购领导小组批准的； c）有下列条件之一的： 1) 采购的货物技术标准、规格型号统一的； 2) 年度需用量小且价值低； 3) 满足条件的潜在供应商有三家及以上，能够形成充分竞争的。 6.2.2.26.2.2.2采购程序采购程序 a） 物流服务分中心依据经批准后的采购需求登记表（见表 B.1）编制采购清单。 b） 根据项目部门推荐或从合格供应商名录中确定邀请参加询价的拟邀请供应商汇总表（见 表 B.6）。 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3 -2011 8 c） 采购工作组编制询价采购方案（见表 B.4）及采购文件（见表 B.5）。采购方案 中应明确项目来源、项目简介、采购清单、询价组织机构、计划安排、评审标准等事项。询价采 购采购方案应报项目部门、纪检监察审计部、法律顾问审核，项目分管领导审批。 d） 采购文件主要包括谈判须知、项目简介、采购设备或材料清单、技术规范书、供应商资 格标准；参加谈判的时间、地点、方式；主要商务合同条款；报价格式、评审标准及其他需说明 的事项等。 e） 抽取评标专家，建立评标专家抽取表（见表 B.3），成立询价小组，询价小组由三人及以 上的单数组成。 f） 向邀请参加询价的供应商发出邀请函（见表 B.8）及技术要求。 g） 供应商接到邀请函及技术要求后，按采购文件规定的时间和要求提交报价单，编制技术 规范书。 h） 询价小组所有成员集中与供应商逐一进行询价，评标专家在评审会议签到表（见表 B.9） 上签到，供应商通过传真或邮件的形式报价。在询价过程中，任何一方不得透露与询价有关的其 它供应商的技术资料、价格和其它信息。询价采购文件有实质性变动的，采购工作组及时以 书面形式通知所有参加询价的供应商。 i） 询价小组根据采购文件确定的评审方法进行供应商评审，并形成询价采购报告（见 表 B.11），推荐成交候选供应商。 j） 采购领导小组依据采购报告确定成交供应商，将询价结果形成确定供应商会议纪要 （见表 B.12）。 k） 县公司物流服务分中心将询价采购报告、谈判结果报市公司物流服务分中心备案。 l） 采购工作组向成交供应商下达零星项目采购结果通知书（见表 B.13）。 m） 询价工作结束后 7 天内，采购工作组填写零星采购资料备案登记表（见表 B.14），将所 有资料归档。 6.2.2.36.2.2.3询价采购管理流程见图 A.2。 6.2.36.2.3单一来源采购单一来源采购 6.2.3.16.2.3.1适用范围适用范围 是指直接向供应商发出邀请，通过直接谈判确定供应商的采购方式。具备以下条件之一时可以采 用单一来源采购方式： a） 因特定原因不宜采用竞争性谈判和询价采购方式的； b） 经采购领导小组批准的； c） 有下列条件之一的： 1) 采用特定专利、专用技术或者其他特殊原因，只能从唯一供应商处采购的； 2) 扩建、技术改造、维修、零配件供应，必须向原供应商采购的； 3) 在原招标目的范围内，因招标人要求少量技术或商务条件变化，引起合同调整，必须与原 供应商签约的。 d） 采购原则: 1) 以近期同类产品招标中标价为最高限价进行洽谈供货； 2) 已进行过询价采购的规格型号相同的物资，可按近期签订的合同价为最高限价或参考折扣 率，进行洽谈供货； 3) 在单一来源采购方式下，若供应商（承包商）恶意抬高价格，损害采购人利益的，可按照 省公司相关管理办法进行处理。 6.2.3.26.2.3.2采购程序采购程序 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 9 a） 物流服务分中心依据经批准后的采购需求登记表（见表 B.1）编制采购清单。 b） 根据项目部门推荐或采购需求从合格供应商目录里选取，确定邀请参加单一来源采购的供应 商。 c） 采购工作组编制单一来源采购方案（见表 B.4）及采购文件（见表 B.5）。采购方 案中应明确项目来源、项目简介、采购清单、组织机构、计划安排、评审标准等事项。采购 方案应报项目部门、纪检监察审计部、法律顾问审核，项目分管领导审批。 d） 采购文件主要包括采购须知、项目简介、采购设备或材料清单、技术规范书、供应商资 格标准；参加谈判的时间、地点、方式；主要商务合同条款；报价格式、评审标准及其他需说明 的事项等。 e） 抽取评标专家，建立评标专家抽取表（见表 B.3），成立谈判小组，谈判小组由三人及以 上的单数组成。 f） 向邀请的单一来源供应商发出邀请函（见表 B.8）及技术要求。 g） 供应商接到邀请函及技术要求后，按采购文件规定的时间和要求提交报价单，编制技术 规范书。 h） 谈判小组所有成员集中与供应商进行谈判，评标专家在评审会议签到表（见表 B.9）上签 到，供应商在邀请供应商签到表（见表 B.10）上签到。在单一来源采购过程中，任何一方不 得透露与单一来源有关的其它供应商的技术资料、价格和其它信息。单一来源采购文件有实 质性变动的，工作组及时以书面形式通知供应商。 i） 单一来源采购结束后，谈判小组形成采购报告（见表 B.11），推荐候选供应商。 j） 采购领导小组依据采购报告确定成交供应商，将结果形成确定供应商会议纪要（见 表 B.12）。 k） 县公司物流服务分中心将采购报告、谈判结果报市公司物流服务分中心备案。 l） 采购工作组向成交供应商下达零星项目采购结果通知书（见表 B.13）。 m） 单一来源采购工作结束后 7 天内，采购工作组填写零星采购资料备案登记表（见表 B.14），将所有资料归档。 6.2.3.36.2.3.3单一来源采购管理流程见图 A.3。 6.36.3超市化采购超市化采购 6.3.1.16.3.1.1适用范围与原则适用范围与原则 a） 省级应急储备物资、实物超市“代储代销”物资以及市公司库存物资纳入物资超市化管理范 围。 b） 物资超市化管理工作遵循“统采代储、减少库存；方便生产、服务工程；公平竞争、优胜劣 汰；批量采购、合理价格；两级超市、资源共享；科学管理、提高效率”的原则。 6.3.1.26.3.1.2采购程序采购程序 a）县公司物流服务分中心经市公司物流服务分中心在 ERP 中提报物资需求计 划，计划经三级流程审批后，汇总至省公司物资部。计划上报按照需求计划管理标准执行。 b）物资部依据已入市物资的类别及规格型号，在 ERP 中指定某类物资采用超 市化采购方式。 c）经物资部确定采用超市采购方式的 ERP 需求计划与超市中上架物资进行比 对判断，生成超市化采购的汇总采购订单。 d）县公司物流服务分中心对经物资部确定的超市化采购物资在系统中选择供 应商，生成物资超市采购订单。 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3 -2011 10 e）采购物资到货后由项目单位或仓储管理员进行验收，验收合格由市公司物 流服务分中心在系统内填写物资超市到货单，将双方确认办理交验手续。市公司物流服务 分中心依据订单、到货单及合格交验手续在 ERP 中办理出入库，并将相关手续转财务部门完成 结算。 f）货到后验收不合格，由买方在系统内填写物资超市退货单，经双方确 认办理退货手续。 6.3.26.3.2超市化采购管理流程见图 A.4。 6.46.4采购过程监督采购过程监督 纪检监察部门对采购活动中的违纪违规问题提出纠正和处理意见。受理采购活动过程中的投诉举 报；审计、法律顾问对采购活动提供支持和监督。 6.56.5评标专家选择与管理评标专家选择与管理 6.5.16.5.1结合采购工作需要，物流服务分中心建立评标专家库，依据河南省电力公司评标专家管理办 法（试行），及时完成专家申报、补充与调整工作。县公司评标专家纳入省公司统一管理，分级管 控。 6.5.26.5.2物流服务分中心根据采购方案，结合专业性质，在公司专家库中抽取评标专家，选取的评标专 家应是在某专项领域具有专业知识的人员，且不得长期固定，参加评标的专家名单应保密。 6.5.36.5.3物流服务分中心会同纪检监察部门对评标专家在采购过程中进行监督，当发现专家有违规违纪 行为时，由纪检监察人员与其谈话，必要时作询问笔录，提出处理意见报省公司或县公司分管领导。 6.66.6评标专家评价与考核评标专家评价与考核 6.6.16.6.1每次完成采购工作后，采购工作组对评标专家的工作态度、职业道德、评标质量、履行职责等 方面进行评价，纪检监察人员参加评价过程，物流服务分中心存档评价结果。 6.6.26.6.2评标专家的考核采取日常考核和年度考核相结合的方式进行。 a）日常考核：在具体的评审活动中，对专家的专业水平、工作态度、业务操作水平、工作纪律、 保密纪律、评标公正性等方面进行评价并填写评标专家日常考核评价表（见表 B.18） b）年度考核：在每年底，对专家出勤情况、日常考核情况和全年培训情况进行考核，填写评标 专家年度考核评价表（见表 B.19），评价汇总的结果应上报省、县公司分管领导。 6.6.36.6.3对县公司评标专家考核不合格的，暂停评标资格。 7 7档案资料管理档案资料管理 物流服务分中心及时收集、整理采购过程有关文件资料。采购过程有关文件材料归档按照物资 档案管理标准执行。 8 8检查与考核检查与考核 8.18.1考核内容与指标 依据河南省电力公司物资管理与评价指标体系接受省公司物资部、市公司物流服务分中心考 核，同时接受县公司指标考核部门的考核，考核内容包括： a） 采购组织过程规范率=监督检查或抽查采购过程未发现问题数量或投诉数量/采购项目总数 100%； b） 采购过程基础资料的完整率=监督检查或抽查采购流程各项资料未发现问题数量/采购项目总 数100%。 8.28.2考核方式 a)对物资采购工作的检查和考核纳入公司年度考核目标，作为对相关部门业绩考核的重要组成 部分进行考评。 b)对检查中发现的问题，根据责任部门的职权划分追究责任、督促整改。 c)经检查发现的违纪问题，由监察审计部进行调查，调查结果和处理意见书面呈报分管领导。 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 11 d)在检查中发现的严重违纪问题，可依法追究责任部门或责任人的法律责任。 e)对物资采购工作的检查、考核和考评记录要及时归档备查，作为物流服务分中心年度考评工 作的重要依据。 f)物流服务分中心根据考核考核结果，对责任单位和责任人进行奖励或处罚。 9 9报告和记录报告和记录 执行本标准形成的报告和记录。 表表 1 1报告和记录报告和记录 序号名称保存地点保存形式保存期限 1采购需求登记表物流服务分中心纸质、电子长期 2委托采购书物流服务分中心纸质、电子长期 3评标专家抽取表物流服务分中心纸质、电子长期 4采购方案物流服务分中心纸质、电子长期 5采购文件物流服务分中心纸质、电子长期 6拟邀请供应商汇总表物流服务分中心纸质、电子长期 7邀请供应商资格审查表物流服务分中心纸质、电子长期 8邀请函物流服务分中心纸质、电子长期 9评审会议签到表物流服务分中心纸质、电子长期 10邀请供应商签到表物流服务分中心纸质、电子长期 11采购报告/评标报告物流服务分中心纸质、电子长期 12确定供应商会议纪要物流服务分中心纸质、电子长期 13零星项目采购结果通知书物流服务分中心纸质、电子长期 14 零星采购资料备案登记表 物流服务分中心纸质、电子长期 15物资超市采购订单物流服务分中心纸质、电子长期 16物资超市到货单物流服务分中心纸质、电子长期 17物资超市退货单物流服务分中心纸质、电子长期 18评标专家日常考核表物流服务分中心纸质、电子三年 19评标专家年度考核评价表物流服务分中心纸质、电子 三年 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3 -2011 12 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 13 附录附录 A A （规范性附录）（规范性附录） 流程图流程图 竞争性谈判管理流程 过程描述供应商需求部门 物流服务 分中心 项目部门分管领导 1、需求部门做出计划，经项目部门审核 后，报分管领导审批； 2、经审批后，同意实施的物资需求计划 转交物流服务分中心； 3、物流服务分中心根据物资种类成立工 作组小组，领导小组由相关部门负责人及 项目需求部门技术人员组成，3人以上，单 数人员组成； 4、制定采购方案； 5、报项目部门及分管领导审核、批准； 6、向谈判供应商发放邀请函； 7、供应商报送相关文件； 8、召开会议进行谈判； 9、将谈判结果报分管领导审批； 10、项目需求部门与供应商签订技术协 议； 11、物流服务分中心与供应商签订是供货 合同。 12、采购结果报市公司物流服务分中心备 案，整理归档相关资料。 7 在规定截止日期 前报送相关文件 12 采购结果报市公司物 流服务分中心备案，采购 资料归档 结束 10 签订技术协议 8 进行技术、商 务、价格谈判，形 成会议记录 1 项目需求计划 6 向供应商发谈判 函 3 组成谈判小组 11 签订商务合同 形成谈判 报告 4 制定采购方案等 开始 采购明细表 2.1 审核 2.2 审批 未通过 通过 未通过 通过 5审核 5.1审批 未通过 通过 发谈判函 9 审批 未通过 通过 图图A.1A.1 竞争性谈判管理流程竞争性谈判管理流程 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3 -2011 14 询价采购管理流程 过程描述供应商需求部门 物流服务 分中心 项目部门分管领导 通过 未通过 通过 未通过 通过 未通过 通过 1 项目需求计划 11签订技术协议 7 在规定截止日期 前报送相关文件 采购明细表 3 组成询价小组 13 采购结果报市公司 物流服务分中心备案，采 购资料归档 1、需求部门做出计划，经项目部门审核 后，报分管领导审批； 2、经审批后，同意实施的物资需求计划 转交物流服务分中心； 3、物流服务分中心根据物资种类成立工 作组小组，领导小组由相关部门负责人及 项目需求部门技术人员组成，3人以上，单 数人员组成； 4、制定询价采购方案； 5、报项目部门及分管领导审核、审批； 6、发放邀请函； 7、供应商报送相关文件； 8、分析汇总，确定供应商； 9、将确定的供应商报分管领导审批； 10、通知结果通知供应商； 11、项目需求部门与供应商签订技术协 议； 12、物流服务分中心与供应商签订商务合 同。 13、整采购结果报市公司物流服务分中心 备案，采购资料归档。 6 确定供应商 12 签订商务合同 4 制定询价采购方 案等 5审核 2.1 审核 结束 5.1审批 发谈判函 10 通知结果 2.2 审批 开始 8 汇总、分析未通过 9 审批 通过 未通过 通过 图图A.2A.2 询价采购管理流程询价采购管理流程 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 15 单一来源采购管理流程 过程描述供应商物流服务分中心项目部门采购领导小组分管领导 1、项目部门根据需要提出采购需求计划， 填写零星项目采购需求登记表； 2、成立采购小组，编制采购方案和采 购文件； 3、项目部门编制技术规范书； 4、分管领导审批采购小组制定的采购 方案； 5、采购小组抽取专家，向供应商发出采 购函与技术要求； 6、供应商接到采购函及技术要求后， 按采购小组规定的时间和要求提交报价 单及技术规范书； 7、采购小组组织技术答疑会，由供应商参 加并填报报价单； 8、采购小组依据报价单编制采购结 果，提报分管领导审批； 9、询价小组通知物流服务分中心签订合同 将采购结果省公司物资部备案。 开始 1 采购需求计划 4 审批 3 编制技术规范书 2 组成采购小组 采购方案 5 发放采购函 通过 未通过 6 报价 8 审批 未通过 9 签订商务合同，采购结 果报市公司物流服务分中 心备案，采购资料归档 通过 结束 编制采购 结果 未通过 零星项目采购需 求登记表 7 召开技术答疑会 图图A.3A.3 单一来源采购管理流程单一来源采购管理流程 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3 -2011 16 超市化采购管理流程 选选 择择 供供 应应 商商 县公司 物流服务分中心 过程描述 市公司 物流服务分中心 供应商省公司物资部 1、物流服务分中心向市公司物流服务分中心提 报采购需求计划。 2、市公司物流服务分中心在系统中提报采购计 划。 3、物资部依据已入市物资的类别及规格型号， 在ERP中指定采用超市化采购方式。 4、市公司物流服务分中心将需求计划与超市中 上架物资进行比对判断，生成超市化采购的汇 总采购订单。 5、市公司物流服务分中心对经物资部确定的超 市化采购物资在系统中选择供应商，生成采 购订单。 6、供应商确认采购订单。 7、物资部批准采购结果。 8、物流服务分中心打印下发采购订单给供 应商 8、供应商发货。 9、采购物资到货后县公司物流服务分中心进行 由项目单位组织验收、接货。 结束 4 在物资超市系统中寻 找所需物资，生成采购 汇总订单，选择供应商 开始 2 提报采购计划 采采 购购 5 打印采购订单 7 打印批准的采购 订单向供应商下达 8 发货 9 验收、收货 3 确定超市 化采购 6 采购订单确认 7 批准采购结 果 1 提报需求计划 图图B.4B.4 超市化采购管理流程超市化采购管理流程 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 17 附录附录 B B （规范性附录）（规范性附录） 表格样式表格样式 表表 B.1B.1 采购需求登记表（格式）采购需求登记表（格式） 采购需求登记表采购需求登记表 部门（盖章）： 日期： 年 月 日 项目名称项目主管部门 资金来源估算投资 项目概况 特殊需求 采购类别 设计 施工 监理 设备材料 其它 采购项目采购项目 概概 况况 建议 采购方式 竞争性谈判 询价采购 单一来源采购 发邀请函 资格审 查 评审 拟时间安排拟时间安排 确定供应商 经办人签字部门负责人签字 经办人经办人 分管领导签字 说明：说明： 1、本表由项目主管部门填写，一式两份，采购工作组一份，项目主管部门一份。 2、后附采购清单。 3、本表格仅作为参考，可根据具体情况附表说明。 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3 -2011 18 表表 B.2B.2 委托采购书（格式）委托采购书（格式） X X 供供 电电公公 司司 采购函XXXXXX 号 关于 XXXX 采购事宜的批复(委托采购书) XXXXX 公司： 你公司XXXXX 采购事宜的请示收悉，经公司招标采购领导小 组办公室研究，批复如下： 1、根据你公司申请反映的情况，考虑到工期紧张，决定委托你公司按 照省公司相关文件规定，对该工程的等项目实施采购。请你公 司周密安排、精心组织，严格按照国家相关法律法规、国家电网公司招 标投标规章制度以及省公司相关规定开展采购工作。所确定的服务施工 单位，必须满足相关资质要求。 2、请提前将采购方案报省公司物资部，物资部将视情况对采 购过程进行监督检查和指导。采购程序结束后，请将相关资料汇总，上 报省公司招标采购领导小组办公室审定后执行。 物资部联系人：XXX，电话：XXXXX。 XXXX 年 XX 月 XX 日 附件：XXXX 采购事宜的请示 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 19 表表 B.3B.3 专家抽取表（格式）专家抽取表（格式） XX 供电公司 采购函XXXXXX 号 关于明确 XXX 采购评审委员会的通知 根据 XXX 采购实施方案，编号：XXXX，物流服务分中心会同纪检监 察部依法组建本次评标委员会，名单如下： 评标委员会 主任：XXX 副主任：XXXX XXX 专家小组名单： 序号专家单位姓名联系电话备注 1 2 3 4 监 督 组： 法律顾问： XXX 年 XX 月 XX 日 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3 -2011 20 表表 B.4B.4 采购方案（格式）采购方案（格式） XXXX 供电公司供电公司 项目项目 竞争性谈判竞争性谈判/ /询价询价/ / 单一来源采购方案单一来源采购方案 年年 月月 日日 批准：批准： 审核：审核： 法律顾问：法律顾问： 编制：编制： 采购单位：采购单位： Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 21 竞争性谈判采购竞争性谈判采购 依据有关规定，在公开透明、公平竞争、公正廉洁和诚实信用的原则指导下，严格按依据有关规定，在公开透明、公平竞争、公正廉洁和诚实信用的原则指导下，严格按 照竞争性谈判采购程序，开展此次采购活动。为使本次采购活动有序进行，特制定本采照竞争性谈判采购程序，开展此次采购活动。为使本次采购活动有序进行，特制定本采 购方案。购方案。 一、项目来源一、项目来源 二、项目简介二、项目简介 三、本次采购清单三、本次采购清单 本次采购材料估计金额 万元。详细材料明细见附表。 四、采购方式四、采购方式： 竞争性谈判采购 五、采购组织机构五、采购组织机构 本次采购组织机构设置如下： 1、竞争性谈判领导小组： 组长： 副组长： 成员： 2、竞争性谈判小组（项目主管部门、相关业务部门代表及专家，谈判开始前 3 日内 从专家库中抽取） 组长： 成员： 3、监督组 组长： 成员： 4、法律顾问： 5、竞争性谈判工作组 组长： 成员： 六、采购工作联系人六、采购工作联系人 序号序号部门部门姓名姓名电话电话手机手机 1 2 3 七、采购工作计划（程序）七、采购工作计划（程序） 序号序号日期日期工作内容工作内容参与人员参与人员 1 编制谈判文件工作组、项目主管部 门 2 推荐拟邀请供应商项目主管部门 3 审查拟邀请供应商、谈判文件会 签 项目主管部门、物流 服务分中心、纪检监 察、法律顾问 4 发邀请函工作组 5 发售谈判文件工作组 6 资格审查谈判组、监督组 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3 -2011 22 7 技术答疑及预备会工作组 8 谈判谈判组、监督组 9 确定成交供应商领导小组、监督组 10 向成交供应商发放中选通知书工作组 11 合同签订合同签订单位 12 谈判资料归档备案工作组 八、谈判议程八、谈判议程 根据供应商提供货物和服务，进行以下几方面谈判： 1技术谈判： 1）设计及制造 2）技术参数 3）试验和检验 4）包装及标志 5）其他 2商务谈判： 1）报价 2）运输方式 3）付款方式 4）优惠承诺 5）售后服务 6）其他 3、实行三轮报价。首轮谈判淘汰技术标准和商务条件不满足竞争性谈判文件规定的 实质性要求的供应商，剩余单位参加第二轮谈判，并二次报价，第二轮淘汰价格最高、 实力相对较弱的单位，进行最后一轮报价。谈判工作组进行综合评议，确定推荐意见， 并最终出具谈判报告。 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 23 询价采购询价采购 依据有关规定，在公开透明、公平竞争、公正廉洁和诚实信用的原则指导下，严格按依据有关规定，在公开透明、公平竞争、公正廉洁和诚实信用的原则指导下，严格按 照询价采购程序，开展此次采购活动。为使本次采购活动有序进行，特制定本采购方案。照询价采购程序，开展此次采购活动。为使本次采购活动有序进行，特制定本采购方案。 一、项目来源一、项目来源 二、项目简介二、项目简介 三、本次采购清单三、本次采购清单 本次采购材料估计金额 万元。 四、采购方式四、采购方式： 询价采购 五、拟邀请供应商名单五、拟邀请供应商名单 六、采购组织机构六、采购组织机构 本次采购组织机构设置如下： 1、询价采购领导小组： 组长： 副组长： 成员： 2、询价小组（项目主管部门、相关业务部门代表及专家，谈判开始前 3 日内从专 家库中抽取，详见专家抽取表） 组长： 成员： 3、监督组 组长： 成员： 4、法律顾问： 5、工作组 组长： 成员： 七、采购工作联系人七、采购工作联系人 序号序号部门部门姓名姓名电话电话手机手机 1 2 3 八、采购工作计划（程序）八、采购工作计划（程序） 序号序号日期日期工作内容工作内容参与人员参与人员 1 制定采购方案、采购文件工作组、项目主管部门 2 审查采购方案、拟邀请供应 商、采购文件 项目主管部门、物流服务分 中心、纪检监察、法律顾问 3 发邀请函、发采购文件工作组 4 询价会议谈判组、监督组 5 确定中选供应商领导小组、监督组 7 合同签订合同签订单位 8 采购资料归档备案工作组 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3 -2011 24 单一来源采购单一来源采购 依据有关规定，在公开透明、公正廉洁和诚实守信的原则指导下，严格按照程序，开依据有关规定，在公开透明、公正廉洁和诚实守信的原则指导下，严格按照程序，开 展此次采购活动。为使本次采购活动有序进行，特制定本采购方案。展此次采购活动。为使本次采购活动有序进行，特制定本采购方案。 一、项目来源一、项目来源 二、项目简介二、项目简介 三、本次采购清单三、本次采购清单 本次采购材料估计金额 万元。详细材料明细见附表。 四、采购方式四、采购方式： 单一来源采购 五、拟邀请供应商名单（详见附件）五、拟邀请供应商名单（详见附件） 六、采购组织机构六、采购组织机构 本次采购组织机构设置如下： 1、单一来源采购领导小组： 组长： 副组长： 成员： 2、单一来源采购谈判小组（项目主管部门、相关业务部门代表及专家，谈判开始前 3 日内从专家库中抽取，特殊情况可指定） 组长： 成员： 3、监督小组 组长： 成员： 4、法律顾问： 5、单一来源采购工作组 组长： 成员： 七、采购工作联系人七、采购工作联系人 序号序号部门部门姓名姓名电话电话手机手机 1 2 八、采购工作计划（程序）八、采购工作计划（程序） 序号序号日期日期工作内容工作内容参与人员参与人员 1 制定单一来源采购文件工作组、项目主管部门 2 发邀请函工作组 3 发采购文件工作组 4 资格审查谈判组、监督小组 5 谈判谈判组、监督小组 6 确定成交供应商领导小组、监督小组 7 向成交供应商发放中选通知书工作组 8 合同签订合同签订单位 Q/GDW 17 WZ(X) XXX.3-2011 25 表表 B.5B.5 采购文件（格式）采购文件（格式） 供电公司供电公司 项目项目 竞争性谈判竞争性谈判/ /询价询价/ / 单一来源采购文件单一来源采购文件 会签：物流服务分中心、项目主管部门及法律顾问 Q/GDW