文化用品商店物流信息管理概述

中南林业科技大学文化用品商店进销存管理信息系统系统分析和设计2007级物流工程专业组长:柴 艳学号:组员:吴贵文学号:组员:徐丽波学号:组员:谭黄勇学号:组员:李 英学号:指导老师:吴迎学教授 2010年6月目录0 前言41 项目计划51.1 项目概况51.2 项目计划62 文化用品商店物流信息系统分析82.1需求分析82.2组织结构与功能分析92.3文化用品商店物流信息系统业务流程分析102.4文化用品商店管理信息系统数据与数据流程分析162.5数据字典243系统设计293.1功能模块设计293.2 库存预警决策流程设计323.3 批量进货决策的设计353.4网络拓扑结构设计373.5代码设计373.6数据库设计394 系统实现464.1 用户登录模块464.2 主界面474.3 销售管理494.4 基本信息管理504.5 计算器525总结与展望546 个人主要业绩：550 前言作业背景本系统的设计主要根据物流信息系统课程的基础知识，通过对文化用品店的实地调查分析，了解现有文化用品店在经营过程中遇到的各种问题，通过分析比较，找出普遍存在的不合理现象。根据这些情况进行分析和可行性研究，应用系统开发的方法设计一个信息系统来解决问题。通过这样一个过程来锻炼小组成员之间的组织协调和合作能力，同时学会系统开发的基本过程和注意事项，了解自身的不足和优势。在文体用品店进销存信息系统设计的过程中，我们以系统开发的方法、数据库管理管理工具（Photoshop、A、Access、Visio制图工具及其他开发软件等）分析、设计和实现一个单一的文化用品店信息系统。可以有效减少一些单一店在管理和运作过程中采用手工操作所带来的不良现象，同时可以帮助店长进行采购管理决策、财务结算管理和供应商管理。另外我们所设计的库存预警系统可以很好的帮助店长和员工进行库存管理和采购批量决策。选题说明近年来，随着社会生活水平的不断提高，我国的文化用品店正在以迅猛的速度占领市场，特别是学校周围，文化用品店之间的竞争趋势越来越激烈。产品虽小, 潜力不小，这就是文化用品发展的特点。技术成熟度高、产品生命周期长、原料相对易得、设备制造技术、产品标准化程度低，是文化用品的共性，这些导致产品供应商、产品种类、客户也异常的混乱，这给文化用品店的管理工作和进销存带来了极大的挑战。要想在竞争中获胜就只有在不断提高自身的服务质量和其他增值服务的基础上，利用先进的、适合店面发展的信息系统来提高管理水平和营运水平，加快客户服务反应速度等。削减管理人员和作业人员，这样能够减少资金和人力资源的浪费，为店面的长期发展提供科学保障。根据调查我们发现，一般的文化用品小店，盘点工作量十分繁重，一般需关门，用一天左右的时间来进行盘点，如果更大的店，盘点工作量会更大，甚至增加几倍。所以我们急需为其设计一个功能齐全的信息管理系统，避免盘点工作的繁重。针对这些重点我们把设计选题的方向设在了文化用店的进销存管理信息系统设计上。1 项目计划1.1 项目概况1.1.1 文化用品商店物流信息管理应用现状据财政部统计资料显示, 2002年,全国政府采购的文化用品规模已经突破1000亿元, 其中, 科教文系统采购金额280亿元, 占了近1/3。随着中国政府采购法的出台, 政府采购的增长已成定势。然而，由于中国物流发展起步晚，对于品种繁多，供应商分散的文体用品专卖行业，其物流发展缓慢，物流配送环节不合理，库存管理不科学，退货率高等现象已经成为行业发展的瓶颈，不仅增加了其管理难度而且限制了其发展的规模。实践证明，信息系统的健全将会给各行各业带来前所未有的经济效益和社会效益。据调查显示，一般店面都逐渐开始重视信息系统的建设，他们不断引进POS机等系统，采用自动化来代替手工操作。另外，一般文体连锁店的总部都引进了先进的物流管理信息系统，优化物流配送、仓储、流通加红和分拣等物流流程。随着近几年我校招生人数的持续增加，校区的合并，学校文化用品店的规模随之增大，服务对象也从校内扩展到校外，商品的数量急剧增加，有关商品的各种信息量也成倍增长1.1.2 文化用品商店物流信息管理解决的主要问题通过该系统的设计，主要解决以下问题：第一是能够处理文化用品商店的日常业务，包括进、销、存管理，商品采购、供销商厂商的管理、销售情况统计报表等。第二是能够实现前台营业员的pos机扫描收银与手工收银同时进行，并支持断网收银，时时更新数据库信息。第三是能满足文化用品商店管理对信息的需求，及时准确地收集处理与经营有关的各种信息，并能将其分类整理。第四是提高集中管理水平，充分利用计算机系统处理大量数据的能力，将各个供销商供给的不同类商品集中管理起来，使管理工作规范化，以提高其应变能力。第五是为了提高管理工作效率，本系统要具有信息传递快捷，海量记忆能力和高速处理能力，可以大大提高业务管理中的工作效率。使管理人员能从大量数字工作中解脱出来，通过系统自动生成的日报表，季度报表，年报表，对每类商品在特定的时间段的销售进行对比，来结合赢利等经济效益进行分析，集中做好分析和决策工作。第六是解决文化用品商店库存管理现阶段的问题，使库存成本降低，提高利润。有效地控制库存成本是文化用品商店经营业绩提高的关键。实现库存决策的智能化、自动化。第七是满足文化用品商店人事管理的个性化需要。日后，文化用品商店人事资源发生改变，能够方便添加和修改模块，不需要重新购买其他人事管理类系统就可以满足新需求。第八是能方便学校教职工购买文化用品商店的商品，同时文化用品商店员工可以通过该系统查询和提交相关信息，提高超市管理的综合性，服务性。第九是整体系统按结构化设计，每个模块可以独立运行使用，某些模块可幽选择已商品化的部分软件产品，在硬件配置时，配置要合理，要尽量降低系统威本。1.2 项目计划我们组的设计任务是开发一个适合文化用品商店进销存的信息系统。根据文化用品商店进销存相关的各项数据，对系统进行分析，进行实地调研。以下是对设计任务的一个细致分工。 表1-1项目计划序号工作内容主要参与人方法工具进度1系统规划全体成员调研、讨论6.246.25系统分析2目标分析全体成员调研、讨论6.213用户分析李英用户角色分析6.216.224组织结构分析徐立波、吴贵文组织结构图6.226.235业务流程分析徐立波、吴贵文、李英、柴艳业务流程图6.236.256功能分析柴艳组织/功能关系表6.236.257数据分析徐立波、吴贵文、柴艳汇总、检查、分析；U/C矩阵6.236.258库存预警决策流程设计吴贵文库存预测及预警模型、实现、批量进货决策的设计6.29数据流程分析徐立波、吴贵文、柴艳、李英 数据流图、6.236.25系统设计10网络拓扑结构设计吴贵文网络设计三部曲、网络拓扑图6.2611功能模块设计柴艳子系统划分、模块划分、HIPO图6.2612代码设计柴艳规范设计6.2613数据库设计谭黄勇、徐立波、吴贵文ER实体图、关系表6.276.3014处理过程设计谭黄勇、徐立波判定树、判定表、结构化语言6.28系统实现15栏目设计谭黄勇分析、讨论；栏目树形结构6.287.316物理存储结构设计谭黄勇分析、设计6.287.317布局设计谭黄勇分析、设计；ACCESS；VB 6.287.318总体风格设计谭黄勇讨论；ACCESS6.287.32 文化用品商店物流信息系统分析随着文体用品店市场的快速扩展和信息系统软硬件的迅速更新，文体用品店管理系统正在向三个现代化接轨物流信息现代化、管理信息化、商流信息化。文体用品经销存系统最终通过数据库系统，将采购，销售，库存，财务，报表统计查询有机的结合在一起，为店内的管理，决策，日常业务运作提供信息平台支持。2.1需求分析2.1.1 系统目标对文化用品点的进销存进行优化，提高集中管理水平，充分利用计算机系统处理大量数据的能力，将各个供销商供给的不同类商品集中管理起来，使管理工作规范化，以提高其应变能力。2.1.2 系统业务描述先进的管理技术离不开信息系统的支持，我们信息系统的建立可以进行以下几个业务：基本信息管理：员工信息管理，商品信息管理及分类设置销售管理：销售订单处理，销售退货处理，业务查询，收银查询及客户管理采购管理：采购订单处理，供应商管理等库存管理：库存查询，库存盘点等财务管理：挂失结算，应收帐单，应付账款单及其他收入单等报表汇总：销售单汇总，收款明细，商品销售汇总，销售额汇总系统维护：系统设置，备份，恢复，权限设置，操作员密码2.1.3 用户分析质量和服务是文化用品店的价值核心，客户对文化用品店的要求越来越高，而同时客户愿意为得到这点高质量和服务支持较高的价格，目前文化用品店的目标客户主要来自学校、办公场所。系统的用户分为五大类：系统管理员，信息管理员，信息输入员，一般用户 。对各类用户进行具体阐述： （1）系统管理员：类别维护（长时间不用的过期信息数据的删除），系统维护（菜单维护，其他数据维护）。主要负责维护和管理软件系统平台. （2）信息管理员：信息维护（供给信息和需求信息的维护以及刷新信息）。主要负责及时更新文化用品信息,，管理反馈信息。（3） 信息输入员： 主要负责商品编码及其输入。（4） 客户：信息评论(用户可以对我们的服务发表意见，评论，留言，也可以 给我们提出意见或建议)，商品查询，反馈（用户的反馈留言，意见将会直接传达到系统管理员）。2.2组织结构与功能分析在详细调查中，需要了解文化用品商店内部各级组织结构，这样可以使系统分析人员进一步明确调查对象和方向。而为开发一个适应文化用品商店进销存发展的信息系统，对其组织结构与功能分析是必不可少的。文化用品商店为了进行进销存管理，实现商店的目标，必须建立合理的组织结构。它是指其内部机构按分工协作关系和领导隶属关系有序结合的总体，组织结构应该从管理的需要，遵循精简、统一、自主、和高效的原则。文化用品商店的组织结构不仅影响到商店的效率，也直接影响到进销存管理信息系统的实施方案，因此在整个设计中占有重要的地位。本次设计采用的是直线型组织结构形式，以下是文化用品商店的具体组织结构图： 图21 组织结构图为使文化用品商店职能划分情况被更加明显的体现出来，下表对其具体职能范围作出了说明。见表2-1表2-1 部门职能分工表序号部门名称部门主要职能1店长进行财务管理，制作采购计划和销售计划，销售统计，2收银员结账，销售盘点，财务记录3采购员负责采购订单处理，采购作业，退货处理采购商品信息统计4营业员导购，货架货物盘点和防损，库存统计表2-2组织功能分析表序号业务 功能联系程度组织采购库存销售财务统计查询采购计划采购工作采购任务分配进退货处理采购信息管理入库验货摆货上架库存查询库存统计销售计划销售退货销售统计账款结算账务处理费用支出统计报表汇总查询1店长*2采购员*3收银员*4营业员*注：*表示该业务是对组织的主要业务表示该业务是参与协调该项业务的辅助单位表示该单位是该项单位的相关业务 空格表示单位与对应业务无关2.3文化用品商店物流信息系统业务流程分析业务流程分析可以帮助系统分析人员了解该业务的具体处理过程，发现系统调查中的错误和疏漏，修改现行系统的不合理部分，优化业务处理流程，进行流程重组，为目标系统的开发打下基础。 2.3.1总的业务流程分析在物流信息系统的自动运转过中，业务流程分析是系统智能化运转的基础，也是物流数据流程分析的基础。对现行进销存物流系统的组织结构和功能进行分析，需要将详细调查中有关各项业务流程的资料从业务流程的角度串起来以便作进一步的分析。业务流程分析可以帮助我们全面的了解该业务的具体处理过程和注意事项，发现系统调查和规划过程中的错误和疏漏，修改现行系统的不合理部分，优化业务处理流程，进行流程重组，为目标系统的开发打下基础。 图 2-2 总的业务流程图业务流程说明: 供应商根据订单信息和收款情况后，组织发货，到货后向文体用品店发出到货通知单，由采购员进行到货确认并验收货物。营业员将验后的商品进行摆货上架。对商品进行销售。销售过程中POS机会根据存入的商品数量信息和销售动态需求分析对库存进行预警，营业员根据预警进行库存动态盘点查看，查看后，根据查看的库存信息确认缺货情况，同时用剩余的库存对货架进行补货。然后把库存缺货情况提供给店长，店长根据缺货单和销售报表统计分析得出的预测采购单向供应商发出采购订单，并开始进货作业；采购作业由采购员完成，店长负责采购计划，并和供应商进行财务管理。2.3.2采购管理子系统业务流程分析采购作业流程分析：采购作业包括订单处理、检查商品数量、质量，并将采购的商品基本信息录入计算机系统等。图 2-3 采购子系统业务流程图作业说明：首先是店长根据销售计划报表需求分析和库存缺货单信息制定采购计划，初步形成采购计划单文件，根据采购计划单和计算机统计的供应商信息进行采购任务分配，采购员根据采购任务单组织采购作业发出订单，当供应商到货后采购员对货物进行登记确认后向供应商发出到货通知单，另外采购员根据每次收到的到货通知单进行统计汇总形成采购商品信息汇总表，以便以后对商品的基本信息读取和筛选。2.3.3销售管理子系统业务流程分析销售管理子系统的业务主要包括：销售信息录入、制作销售计划、客户服务、销售退货等。图 2-4 销售子系统业务流程图作业说明：顾客在文化用品店选购好商品后，到柜台将商品交给收银员，收银员通过手持扫描仪将商品信息扫描到pos机里，生成销售信息表，然后pos机会对销售信息进行统计分析，生成销售信息统计报表；店长定期查询销售信息统计报表，并根据销售情况制定销售计划，生成销售计划文件，最后店长要对销售计划进行统计分析，生成销售统计报表。2.3.4库存管理子系统业务流程分析库存管理的作用是要充分考虑最大限度地利用储存空间，最有效地利用劳力，最安全和经济地进行货物摆架，对货物定位储存，最良好地保护和管理货物。具体的作业流程图如下：图 2-5库存子系统业务流图 作业说明：采购员根据到货入库单进行验货登记，对不合格的商品进行退货处理；对验货确认无误的商品接受后形成验货确认单，计算机将确认单信息和储存在数据库中的货架分区信息进行整合，进行摆货分析形成库存信息单，营业员根据此单进行货物上架摆放操作。同时根据库存信息单进行库存更新统计，形成一张库存统计报表。另外，库存子系统具有预警功能首先计算机根据销售报表的动态销售信息和库存信息变化进行自动预警，如果出现预警则产生补货通知单，此时，营业员根据此单信息进行针对性库存动态盘点，检查安全库存，根据查看的库存信息，确认缺货情况，同时用剩余的库存量对货架进行补货。然后再把库存缺货情况提供给店长，店长根据缺货单和销售报表统计分析得出的预测采购单向供应商发出采购订单，并开始进货作业。2.3.5财务管理子系统业务流程图财务管理子系统的主要功能就是记账、定期进行账款结算和财务处理，将整个文化用品店在经营过程中的实收金额和应付账款进行统计汇总，从而了解文化用品店的收益情况，并为制定销售计划和采购计划做财务方面的准备。 图 2-6 财务子系统业务流程图作业说明：供应商收到订单后，根据订单信息向店长发货，并发送一份应付账款单，然后店长对应付账款单进行账款处理、统计，对已付款的账单生成已付款单，没有付款的账单生成挂账结算单；店长还要定期将应付账款单和收银员处理的实收金额结算单进行汇总处理，生成的总账报表可以很好的反应商店的收支情况。2.4文化用品商店管理信息系统数据与数据流程分析数据流程分析主要包括对信息的流动、传递、处理、存储等的分析，数据流程分多是通过分层的数据流程图（data flow diagram，DFD）来实现。在此次系统调查中我们收集了大量的数据载体和数据调查表，我们对于这些数据资料加以汇总、整理和分析，使之协调一致，为以后在分布式数据库内各子系统充分的调用和共享数据资料奠定基础。2.4.1数据汇总将调查中收集到得数据资料按以下步骤进行汇总：（1）将系统调查中所收集到得数据资料，按业务过程进行分类编码，按处理过程的顺序排放在一起。（2）按业务过程自顶向下地对数据进行整理。（3）将所有原始数据和最终输出数据分类整理出来。（4）确定数据的字长和精度。2.4.2数据分析通过数据的汇总对数据进行了分类处理，为了进一步收集数据的具体形式以及整体数据的完备程度、一致程度和无冗余的程度，还需对这些数据作进一步的分析。我组采用U/C矩阵来进行数据分析，它可以用于过程/数据、功能/组织、功能/数据等各种分析中。（1）U/C矩阵U/C矩阵是一张表格。它可以表数据/功能系统化分析的结果。它的左边第一列列出系统中各功能的名称，上面第一行列出系统中各数据类的名称。表中在各功能与数据类的交叉处，填写功能与数据类的关系：若某过程产生某数据类，则矩阵中标记为“C”；若某过程使用某数据类，则矩阵中标记为U。 表2-3 U/C矩阵数据 功能采购任务单进货退货信息供应商信息采购计划单入库单补货通知单安全库存量销售汇总单顾客信息货物货位分配信息销售退货信息销售计划文件销售汇总单采购商基本信息挂账结算单实收金额盈利数据采购计划C入库验货CUU进、退货处理UCU客户服务CUU记账UUUC采购作业UUUC摆货上架UUUCU库存预警UCUU供应商信息管理UUCUU帐款结算UUUC销售统计UUUUC查看库存UUCU销售计划C采购任务分配CUUU销售计划录入CU销售退货UCU财务处理UUUC报表统计查询UUUUUUU（2）、正确性检验在建立了U/C矩阵后根据“数据守恒”原则进行正确性检验，即完备性检验、一致性检验、无冗余性检验，系统功能数据项划分和U/C矩阵是正确的。a、 完备性检验。这是指每一个数据类必须有一个产生者(即“C”) 和至少有一个使用者(即“U”) ；每个功能必须产生或者使用数据类。否则这个U/C矩阵是不完备的。 b、一致性检验。这是指每一个数据类仅有一个产生者，即在矩阵中每个数据类只有一个“C”。如果有多个产生者的情况出现，则会产生数据不一致的现象。 数据汇总有错，数据栏是一大类数据的总称，应进一步细分c、无冗余性检验。这是指每一行或每一列必须有“U” 或“C”，即不允许有空行空列。若存在空行空列，则说明该功能或数据的划分是没有必要的、冗余的。 2.4.3数据流程分析数据流程分析基于已有的业务流程分析，把数据在组织内部的流动情况抽象地独立出来，舍去了具体的组织机构、信息载体、物质、材料等，单从数据流动过程来考查实际业务的数据处理模式。数据流程分析主要包括对信息的流动、变换、存储等的分析。数据流程分析的目的就是要发现和解决数据流通中的问题。数据流程分析经过对收集的数据及处理数据的过程进行分析和整理，以形象直观的数据流程图表示出来，作为今后建立数据库系统和设计功能模块处理过程的基础。2.4.4数据流程图数据流程图描述数据流动、存储、处理的逻辑关系，也称为逻辑数据流程图。数据流程图用到四个基本符号，即外部实体、数据处理、数据流和数据存储。数据流程图是通过顶层数据流图逐渐展开的，一般首先画数据流程图的顶层图，初步确定系统的输入、输出和外部实体；然后根据顶层数据流图逐步分解、扩充和调整，进行一、二级细化。该文化用品经销存的各层数据流程图如下所示： （1）、顶层数据流程图图 27 顶层数据流程图 （2）、第一级数据流程图图 28 第一级数据流程图（3）、采购数据流程图图 29 采购数据流程图（4）、销售数据流程图图2-10 销售数据流程图（5）、库存数据流程图图 211库存数据流程图（6）、财务数据流程图图212财务数据流程图2.5数据字典数据字典（Data dictionary）是一种用户可以访问的记录数据库和应用程序元数据的目录，是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据和外部实体进行定义和描述的工具，是数据分析和管理的工具，同时也是系统设计阶段进行数据库设计的重要依据。（1）数据项数据项又称数据元素，是数据的最小组成单位。对数据项的描述，应该包括数据项名称，数据项编号，别名，数据项类型，数据项的长度，数据项的取值范围和取值的含义。数据字典是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据和外部实体进行定义和描述的工具，是数据分析和管理的工具，同时也是系统设计阶段进行数据库设计的重要依据。表2-4数据项定义名 称内 容数据项编号A001数据项名称商品编号别名Commodity No简要说明文化用品店采购商品的编码，有唯一编码类型字符型长度10位取值/含义 第1位第3位供应商编号 第4位第8位顺序号 第9位第10位校验位相关的数据元素或数据结构库存信息有关的处理逻辑采购，送货，收货所有的数据流定义完后，就可以建立一张数据项一览表，如下所示：表2-5数据项一览表编号数据项类型长度小数位值域从属说明A001商品编号字符10商品A002采购批量数据500商品A003库存价货币840商品A004员工编号字符1员工A005姓名字符10员工A006尚欠金额数值820顾客A007备注字符50顾客A008货架编号字符11，0货架A009采购订单编号字符16采购订单A010日期日期8采购订单A011供应商字符201，0采购订单A012退货单价数值840销售退货A013品牌字符10品牌A014供应商编号字符1供应商（2）数据结构数据结构是对数据之间的组合关系进行定义。表2-6数据结构定义名 称内 容数据结构编号S001数据结构名称商品编码简要说明商品的基本信息组成商品编号商品名称商品规格供应商商品单价有关的数据流/数据结构订货单、发货通知单有关的处理逻辑编辑/审核订货单，编辑发货单所有的数据结构定义完后，就可以建立一张数据项一览表，如下所示：表2-7数据结构一览表编号名称组成有关数据流或数据结构有关的处理逻辑简要说明S001商品商品编号、名称、规格、单价、供应商订货单、销售制定订货单， 统计销售和库存信息商品的基本信息S002库存信息商品编号、库存量、进货量、出货量、储位进货信息、出货信息、采购单、生成库存报表、盘点库存仓库内的货物库存信息S003进货信息进货单号、时间、数量采购单、付款通知采购、进货、会计向供应商采购货物的信息S004销售信息商品编号、时间、数量收据会计根据POS机统计的顾客小票S005员工信息工号、姓名、入职日期员工管理的基本信息（3）数据流数据流表达了数据的流向。数据流由一个或一组固定的数据组成。表2-8数据流定义名 称内 容数据流编号D001数据流名称订单简要说明根据采购计划向供应商发送订货单数据流来源库存数据流去向制定采购计划数据流的组成订单号、日期、数量所有的数据结构定义完后，就可以建立一张数据项一览表，如下所示：表2-9数据流一览表数据流编号数据流名称简要说明数据流来源数据流去向数据流组成D001订单根据采购计划向供应商发送订货单销售和库存制定采购计划订单号、日期、数量D002采购任务单向供应商开出的采购凭证店长采购员采购单号、日期、数量D003发货单供应商开出的发货凭证供应商采购人员发货单号、日期、数量D004应付账款单供应商发出货物时的付款通知供应商店长付款单号、日期、数量D005到货通知单供应商给店长的通知采购员供应商到货单号、日期、数量（4）处理逻辑数据字典中的处理逻辑，仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。表2-10处理逻辑定义名 称内 容处理逻辑编号C001处理逻辑名称销售简述顾客进店购买，并付款后取走输入数据流销售信息输出数据流销售信息统计处理根据对已销售信息的处理过程有关的数据存储销售信息统计报表所有的处理逻辑定义完后，就可以建立一张数据项一览表，如下所示：表2-11处理逻辑一览表处理逻辑编号处理逻辑名称输入数据流输出数据流处理有关的数据存储C001销售销售信息销售信息统计根据对已销售信息的处理过程销售信息统计报表C002采购销售统计报表、库存缺货单采购任务单对库存和已销售信息的处理制定采购计划供应商信息、采购商品信息汇总C003财务实收金额结算单、应付账款汇总总账根据实收和应付账款统计出总账应付账款单、顾客小票C004库存到货通知单、销售信息统计表货架补货单，缺货单通过对库存和销售信息的处理确定库存补货货物货位分配单（5）数据存储数据存储是指在系统中应该保存的数据结构以及具体的数据内容，不涉及数据存储的物理组织。表2-12数据存储定义名 称内 容数据存储编号D29数据存储名称库存统计报表数据存储简要说明存放的商品库存量和单价数据存储的组成商品编号商品名称单价库存量备注关键字商品编号相关联的新处理P4.1，P4.2，P5.6是否有立即查询要求有所有的数据存储定义完后，就可以建立一张数据项一览表，如下所示：表2-13数据存储一览表编号数据存储名称组成部分立即查询D14库存缺货单商品编号有商品名称单价库存量备注D29库存统计报表商品编号有商品名称单价库存量需求日期备注D12库存补货通知单商品编号有商品名称单价库存量缺货量备注（6）外部项外部项是信息系统数据的来源和去向。表2-14外部项定义名 称内 容外部项编号W001外部项名称顾客外部项简要说明购买本店商品的顾客外部项产生的数据流购物信息系统传给外部项的数据流已销售信息所有的外部项定义完后，就可以建立一张数据项一览表，如下所示：表2-15外部项一览表外部项编号外部项名称简要说明输入数据输出数据W001顾客购买本店商品的顾客购物信息已销售信息A014供应商向本本店供应商品的供应商采购定单发货通知单W002店长制定销售和采购计划采购计划、销售信息采购任务分配A004-01采购员采购商品采购任务到货通知A004-02营业库存盘点验货确认单货架补货单A004-03收银员结账，销售盘点，账务记录销售信息销售计划报表数据流程图和数据字典等工具相互配合，就可以从图形和文字两个封面对系统的逻辑模型进行完整的描述。3系统设计3.1功能模块设计模块分析是描述系统需求的一个过程，需要将需求分析中的感性描述进行抽象，提取出要实现的功能，这时整个系统开发的一个关键过程。分析的根本目的是在开发者和提出需求的人之间建立一种理解和沟通的机制。在进行功能模块分析之后，就对系统的功能模块进行设计。3.1.1子系统的划分把整个系统按功能划分成若干子系统，明确各子系统的目标和功能。必须具备以下原则：1相对独立性，子系统之间数据依赖性尽量小尽量减少各种不必要的数据调用和控制联系，并将联系比较密切、功能近似的模块相对集中，这样对于以后的搜索、查询、调试、调用比较方便。划分时将联系较多者列入子系统内部2考虑今后管理发展的需要子系统划分后，留在子系统小方块外面的还有若干个U元素，这些U元素就是今后子系统之间的数据联系，即共享的数据资源。为每一个子系统命名，如下表所示：表 3-1子系统的划分数据 功能采购计划单采购任务单进货退货信息采购商基本信息供应商信息入库单货物货位分配信息补货通知单安全库存量销售计划文件销售汇总单顾客信息销售退货信息销售汇总单挂账结算单实收金额盈利数据采购计划C采购任务分配UCUU进、退货处理UUC采购作业UUUC供应商信息管理UUUUC入库验货CUU摆货上架UUCUU库存预警UCUU查看库存UUUC销售计划C销售计划录入UC客户服务UCU销售退货UUC销售统计UUUUC帐款结算UUUC记账UUUC财务处理UUUC报表统计查询UUUUUUU在子系统划定之后，所有数据的使用关系都被小方块画隔成了两类。一类在小方块以内。在小方块以内所产生和使用的数据，则今后主要考虑放在本子系统的计算机设备上处理。另一类在小方块以外。在小方块以外的数据联系，表示的是各子系统之间的数据联系，这些数据资源今后应考虑放在网络服务器上供各子系统共享或通过网络来相互传递数据 表 3-2 数据联系模块分析数据 功能采购计划单采购任务单进货退货信息采购商基本信息供应商信息入库单货物货位分配信息补货通知单安全库存量销售计划文件销售汇总单顾客信息销售退货信息销售汇总单挂账结算单实收金额盈利数据采购管理子系统采购计划C采购任务分配UCU进、退货处理UUC采购作业UUUC供应商信息管理UUUUC库存管理子系统入库验货CUU摆货上架UUCUU库存预警UCUU查看库存UUUC销售管理子系统销售计划C销售计划录入UC客户服务UCU销售退货UUC销售统计UUUUC财务管理子系统帐款结算UUUCC记账UUUC财务处理UUUC统计、查询报表统计查询UUUUUUU3.1.2模块划分及HIPO 图子系统划分后，进行模块的划分，最后得出系统HIPO图：图3-1文化用品商店进销存管理信息信息系统HIPO图文化用品店进销存管理信息系统共分为5个模块：采购管理、财务管理、库存管理、销售管理、统计查询。1采购管理：该模块主要完成文化用品店商品的采购管理。采购计划、采购任务分配、进退货处理、采购作业，并进行供应商的相关信息管理。2财务管理：该模块主要对公司的资金进行管理，包括应付账款结算系统、应收账款系统、票据和发票管理、员工薪资管理及运营费用管理。3库存管理：该模块主要完成文化用品店采购商品的入库以及在库管理维护。包括入库管理：主要完成入库时程安排、入库单的输入与打印、入库商品的检验、商品的摆货分析、货架分区信息采集、并进行相关统计查询；在库管理：库存盘点、库存预警、商品报损、补货信息等。4销售管理：该模块是对销售信息录入、统计分析、分类汇总，并根据销售信息制定销售计划，以及客户服务和商品退货管理。5统计查询：该模块主要是对各项报表进行查询并对其进行统计分析。主要有销售报表、采购报表、财务报等报表的统计打印，进而由店长对销售情况、商店运营绩效进行分析决策。 以上5个模块是文化用品店进销存管理信息系统的核心功能，在这里我们在重点阐述一下对库存预警和批量进货的功能设计。3.2 库存预警决策流程设计在文化用品商店的经营活动中，库存占有极其重要的地位。因为商品就是文化用品商店经营的核心，同时库存中的商品是一种重要的流动产，库存占用的资金对于文化用品商店来说也是一笔较大的数目。因此，库存管理历来都受到文化用品商店的重视。库存预警支持模块其功能为：通过对于数据库中大量历史数据的分析和归纳，根据各种商品在不同季节、不同时间段的不同销售量和库存量的历史数据，不同的需求计划，确定出库存商品的最高最低库存量，并且能够对于当库存商品数量高于设定的最高库存量或低于设定的最低库存量时，自动产生商品库存预警单和补货通知单。其主要目的是为了给库存商品设定最高最低库存量限制，降低库存商品资金占用。库存预警决策流程如下图所示：图3-2 库存预警决策流程图3.2.1 库存预测及预警模型：1.指数平滑法指数平滑法是一种权数特殊的加权平均法。前期实际销售量以a表示(加权因子或平滑系数)，前期预测的销售量乘以(1一a)，这两个乘积相加便得出本期预测销售量。其计算公式为：Yt=Yt-1+a(Xt-lYt-1)=a Xt-l -a Yt-1+ Yt-1=a Xt-l +Yt-,-a Yt-1=a Xt-l +(1-a) Yt-1式中：Xt-l 表示上期实际销售量：Yt-1 表示上期预测值： Yt 表示本期预测值：a 表示平滑系数。平滑系数a，代表了新旧数据的分配比值，a取值范围为Oal。一般在001一O3之间较为合适，这是经验数据。指数平滑法预测，实际上包含了所有的原始数据。只是随着时间的推移，距离目前越远的数据加权越小。各期平滑系数分别为a，a(1一a)，(ala)2，a(1一)a。它的取值大小，实际上表现了不同时期的因素在预测中所扮演的不同角色。a取值越大，则上期实际值所占比重越大：a取值越小，则预测值之趋势较平滑，越接近长期趋势线。2.季节平均系数分析法季节平均系数分析法适用于全年销售而有一定季