某公司企划广告部管理系统

第31页 企划广告部管理系统文件编号：PL版 拟定：SEANHE xxxxxx有限公司 企划广告部管理系统规范流程 标准动作 有章可循 监督执行编制：2012年12月21日 文件归属：企划广告部 拟定：sean he 我们的使命：1 为企业赢得信任与尊重，我们责无旁贷。2 成为品牌营销专家，实现自己的价值，而不仅仅是谋生。3 推动公司整个品牌营销的创作水准和提高，建立本企业地位。 价值观：1 你要及时总结工作经验，不管是对的，还是错的，不断地思考、寻求和推行更好的实践经验。2 成为问题的解决者，而不是制造者和唠叨者。3 当你独立承担执行任务的时候，你需要自己去寻求所有的答案。4 勇于创新我们的品牌5 珍惜同事们彼此的时间，你的时间是非常宝贵的，当然别人的时间更不容你浪费。6. 善于让别人帮助你，记住，这意味着你也应该尽力帮助别人。前 言 这是公司企划广告部的管理体系和制度。 只有我们一起努力，理解它、遵守它、维护它、坚持它，它才能成为我们的作业习惯。 为什么我们需要管理系统系 统：一种明确的工作规范。好的系统：明确工作规范之外，可以经过实践形成自我调整的系统再生.系统的价值外部价值内部价值对于我们的员工 有序可循的工作规范 尽可能的诱导对事不对人的方法 对公司有信心对于我们的部门管理 容易知道错在哪里 容易形成管理共识对于我们的部门间合作 安定而可信赖的关系基础 可评估的效率 互动的学习网对于我们的品牌 正规的形象 融入、推广、创新、领悟企划部的系统与部门间服务部门服务部门广告需求业务作业媒介作业 创意制作行政管理财务管理人才管理 管理系统系统事项事项内容企划部基础管理制度企划部工作制度与奖罚条例l 基本工作制度l 工作保密制度l 奖惩制度l 考核制度l 工作进度管理l 工作时间制度l 工作日记l 工作总结企划部工作职能与流程管理系统事项内容概 述l 工作宏观描述l 位置和作用l 主要工作内容部门职责、架构与流程l 部门职责l 部门组织架构l 团队组建与人员架构l 对外作业流程l 部门间衔接沟通流程设计制作管理l 申请设计制作流程l 设计记录活动执行与管理l 活动执行人员岗位职责l 活动执行人员应对能力l 时间管理l 活动执行的工作流程企划部文件档案管理文件存档系统电脑文件管理制度服务器文件管理说明打字作业须知培训系统培训范围培训内容员工职业生涯规划l 企划部人员职业生涯规划l 企划部人员十则广告基础知识l 广告策略基础认识l 行销SWOT分析l 创意策略基本认识l 如何写策略企划员培训资料l 企划员岗位职责l 概念培训l 基础培训l 业务培训l 紧急情况处理活动执行人员培训资料l 活动执行人员岗位职责l 活动执行人员应对能力l 时间管理l 活动执行的工作流程平面设计人员培训资料l 平面设计人员岗位职责l 作业流程：如何使用制作流程单设计记录l 印刷需要注意的问题档案管理培训资料l 文件存档系统l 电脑文件管理制度l 服务器文件管理说明l 打字作业须知奖惩及考核评估系统奖惩制度执行l 初定奖惩l 工作奖惩l 评估执行考核评估l 考核评估说明l 对企划部负责人l 对文案人员l 对设计制作人员l 对活动执行l 对企划员企划部工作制度与奖罚条例一基本工作制度1.企划部全体员工认真遵守公司各项规章制度。认真完成上级领导交办的各项工作，提高工作效率。2.严格按照各岗位工作职责开展工作，在工作中相互配合、团结协作。认真填写工作日记及其他相关工作单，严格指定按照工作流程开展工作。3.上岗前，在企划部负责人督导下进行岗前培训，培训后上岗。4.上班时间，不许上网聊天或用电脑干与其工作无关的任何工作。5.积极配合企划部负责人或其他公司领导的工作，即时执行“回报”制度。6.与公司相关部门保持良好的沟通，避免因沟通不及时导致的错误与工作混乱，对已经发生的工作混乱情况，应与相关负责人及时沟通，迅速解决。7.定时参加公司组织的各种会议，听取相关领导的建议和意见。并引导相关部门献计献策。8.对公司各种广告媒体定期审查，做出效果分析与评估上报领导，发现广告媒体问题点，及时组织相关部门协商并调整。9.保持办公场所的干净整洁；维护办公设备、设施的完好，保证本岗位所采用的办公用品正常使用，发现损坏，及时上报维修。10.每月一次工作总结，工作计划，以书面形式准时上报企划部负责人，统一上报公司领导。二工作保密制度：1保守公司内部的各项信息保密工作，不许向部门意外无关人员透漏。2严格执行企划部档案管理制度，严禁在未经许可的情况下，以任何形式将公司的各种文件材料私自复制，对外传播。三奖惩考核制度：1认真做好平面媒体的文案、设计、核对工作，严格遵守确认程序审核报批，如稿件出现错误，视情节严重予以10100元罚款；按照：文字内容错别字、语句逻辑问题20元/处，小标题50元/处，大标题100元/处，活动信息表达错100元/处； 2印刷品、软装饰等制作后出现有误，对相关人员，视情节严重予以10100元内部罚款。3企划员对电视、网络、户外等的广告媒体进行有效的监播和检查。及时发现漏播、漏刊、户外损坏等情况，并配合企划部负责人及时纠正，避免导致经济损失；由于有效监播，发现问题及时解决的，对监播人员奖励10100元/次。如因工作疏忽，未予发现，导致公司蒙受经济损失，罚款10100元/次。4工作电脑不允许非本部门人员擅自使用，如遇紧急情况需使用，本部门人员必须及时通知，并征得企划负责人同意，否则现场未予阻止的所有本部门人员均处以1020元的内部处罚。5企划员严格按照相关咨询、预约、回访规范标准执行，出现违规，视严重程度予以10100元内部处罚。6活动执行人员因工作疏忽大意、细节安排不周，造成预算严重超标；不按计划擅自执行，打乱公司其他部门工作节奏，予以20200元内部处罚。7管理好本岗位所采用的办公用品正常使用，故意或因违规使用造成损坏，视损坏情况和责任认定予以赔偿。8以上错误情况若导致公司受到严重损失，视损失情况和责任认定，按公司管理工作制度相关规定予以处罚，直至除名；企划负责人予以联带处罚。9企划部员工应积极接受公司领导与企划部负责人的相关检查与考核。根据公司管理工作制度和企划部岗位工作制度，参考考核评估表结果，进行奖罚。10参加初定奖惩制度，根据试行情况，对相关人员实行奖惩，具体奖惩细则见初定奖惩制度。11月度工作表现优异奖：由企划部负责人向总经办提出，表扬计功一次，奖励100元，限每月12人。12季度工作表现优异奖：考核工作表现情况，根据考核评估表结果，计大功一次，奖励500元，限12人。13优秀员工奖：年终考核表现优异，由企划负责人提出，参与全公司优秀员工评比，并按全公司优秀员工奖励标准予以奖励。14每季度参加一次工作评估，根据考核评估表结果，由企划部负责人提出晋升、奖励计划，经总经办审批后实行。五工作进度管理A一周工作日记1一周工作日记，企划部员工人手一份，记录近阶段工作进展情况，随时接受企划部负责人和总经理、总经办的监督；2每天上班开始工作前10分钟内首先完成工作日记，由企划部负责人根据需要，上报告给总经办。3文件所在位置：每人分发电子档一份；文件命名办法：姓名起始日期+工作日记4外出情况必须说明外出地点往来时间,拜访对象等。B周工作总结：由企划部所有工作人员，以书面形式向企划部负责人递交工作总结，总结包括。l 工作日记l 常规工作情况回报；l 个人所负责常规工作流程、制度修改意见；l 企划部整体工作修整建议；l 项目工作总结：参与项目（活动、新媒体开发等）发现的问题点，改进方案等；l 工作计划书等：对所提出的问题点进行分析，出台解决方案；C.月度工作总结月度工作总结由企划部负责人判断其重要性，以书面报告形式，在次月的10日前呈报公司总负责人，如遇必要，交董事长。工作总结包括：1咨询工作月度汇总；2企划员电话咨询月度报告；3.当月媒体投播情况汇总；4.当月活动情况总结；5当月重要媒介、制作合同汇总；6下月工作计划等；六工作时间制度1. 企划部员工应严格遵守公司规定的上下班制度。2. 如遇加班至22：00以后，可向企划部负责人申请安排休息，得到企划部负责人许可后，按公司管理工作制度相关条款，办理加班休息。3. 所有工作人员休假请提前1天通知，按管理中心要求填写休假申请，并由企划部负责人安排好交接班工作后，方可休息。4. 除非特殊情况，临时申请休假一般不予考虑。企划部工作职能与流程一、概述1.工作宏观描述目标通过创造性的思维对企业的产品或服务进行准确定位、推广，用最少的投入产生最大的效果，为企业创造更大的价值。企划部是企业策划业务的归口部门，是企业的决策参谋机构，其主要任务是通过策划和策划的实施保证企业阶段性目标的实现，并从长远上符合企业可持续性发展的需要。2.位置和作用作为企业执行前营销的主要职能部门，企划部80%的工作应该在项目的前期定位阶段，20%需要贯穿在整个项目运作的各个环节中，为项目的正常运作和长期发展提供支持平台。3. 主要工作内容（1）编制企业年度营销策划方案战略层面：年度策划课题、课题的组织实施、完成期限和工作标准。以是否关系到企业生存与实质性发展为依据，将课题分为重大课题和一般课题。战术层面：宏观政策、相关项目的各种文案策划及推广素材积累；掌握了解客户需求、积累搜集相关信息和资料，并对产品或服务的定位随时进行调整。（2）根据市场实时状况进行策划并编制企划案根据科学的市场调研结果、结合决策和创意，编制策划方案并进行相关的策划活动。主要包括课题的提出、创意设计、策划描述、策划总结和实施建议。（3）编制可行性研究报告及实施计划主要包括：编写项目可行性研究报告及论证（内、外部环境分析及市场、技术、经济的可行性分析）、项目市场环境分析、区域发展现状及其趋势判断、项目投入产出分析（项目成本估算报告编写）（4）各种资源的整合根据企业不同时期的发展状况，充分整合现有资源、着眼长远规划，使之为我所用、为企业服务。包括与媒体、广告监管部门、工会组织、合作公司等形成良好关系，构建资源平台；建立企业的专家系统，为企业决策提供高水平的专业指导和公正性评判，定期与专家进行信息交流，必要时可采取协议方式聘请顾问、接受咨询或专题评审。（5）品牌塑造及宣传主要包括：广告宣传内容策划、视频专题的策划与实施、平面媒体的采编和编辑、相关公益活动和促销活动的设计实施、销售工具的设计制作、CIS-(企业形象识别)系统的延展与实施。（6）与相关单位的协作主要包括：与新闻媒体、政府广告监管等相关部门和单位保持良好关系，保持交流、沟通；考察选用广告合作单位、评价广告合作单位的工作效果；对企业广告行为进行评估，及时给予调整和修正。二、部门职责、架构与流程1.部门职责1） 负责项目的定位与策划报告的撰写； 2） 负责产品推广与执行； 3） 负责产品创意与推广策略的制定；4） 根据公司有关经营发展战略，制订年度、季度、月度推广方案； 5） 制定各个阶段的推广计划，制订相应的推广策划方案； 6） 根据公司有关推广工作的要求，实施各项推广方案及措施； 7） 负责项目外部公共场地公关活动的组织、策划、实施工作； 8） 负责项目的服务管理工作，制订相关服务措施及相应的管理制度；9） 负责公司企业宣传，与媒体的沟通与协调工作；10） 负责与广告公司的沟通工作；2.部门组织架构图企划广告部经理：seanhe1企划员1资深设计员（兼摄影）1设计员13. 团队组建与人员架构及岗位职责 企划部经理：1）行政隶属上级主管：总经办直接下属：企划员、资深设计、设计员2）主要职责（1）全面管理公司CIS（企业形象）系统的统一制定、设计和实施规划；（2）执行总公司运营方针并按需要组织策划公司统一实施的大型企划方案，检查和监督方案的落实；开展公司营销企划工作，配合公司营销工作和其他各项工作的开展。接受其他部门的监督和指导；（3）负责塑造品牌精神、传递品牌文化，使品牌与顾客之间建立精神层面的深度联系；（4）负责品牌的宣传与推广，制定广告策略并负责落实，提升品牌竞争力；编制企业广告战略，编制广告营销策划方案；编制广告预算，制定广告费用的使用管理程序并实施广告费用管理；（5）负责产品的体系化建设和产品包装设计工作，制定产品包装设计标准化体系；（6）与新闻媒体、网络媒体之广告管理部门，工商管理机关，广告协会、消费者协会等管理机关或协会组织保持密切联系沟通，配合开展相关工作，接受管理监督；对广告的发布实施活动进行事前、事中、事后效果评估，及时给予调整、修正；对各市场进行业务指导、审核、监控、协调，配合各市场开展媒体投放、产品促销等营销活动；（7）建立从品牌标识、海报形象、店面形象到服务规范等一系列品牌管理规范，从品牌相关的各个维度强调和维护品牌的品味和形象；（8）构建和维护良好的媒体关系，以确保品牌传播的有效性和广泛影响力；合理考察、选用广告合作单位，组织配合开展各项广告运作，保持密切沟通，考评广告合作单位的工作业绩和广告效果；与广告公司协作,开展企业新产品推广、市场开拓、广告创意制作、广告发布、产品促销等市场营销策划活动；（9）领导和管理企划团队，负责工作计划，包括战略规划、市场策划、媒体公关、广告宣传、包装设计、平面设计、店面设计、落地活动等方面的工作；（10）定期到各地区按照企划纲要及工作计划进行目标检查和考核；（11）负责全公司企划的业务培训及工作指导；（12）制定企划的组织架构、下属岗位职责、部门发展计划；（13）负责企划人员的选拔、考核、培养、推荐；（14）执行总公司规定任务并按要求下发地区公司负责实施方案的落实、检查、监督、总结，上报总经办执行方案结果和执行总结；（15）负责营运本部企划的日常工作管理及企划部与其他部门的协调。资深设计岗位职责 1）隶属关系上级主管：企划经理直接下属：设计员 2）主要职责（1）协助企划经理运营本部设计的日常工作管理、统筹并完成公司规定的设计工作任务，并向经理汇报结果；（2）负责视觉识别系统（VI）的设计制作和执行标识系统实施方案的落实；（3）负责公司所有对外、对内宣传需求设计及地区门店的形象设计；（4）企划活动中常用标准道具的设计及使用说明；（5）大型企划活动全国性通用的快讯设计稿及媒体广告稿的制作；（6）负责公司企划形象介绍画册、包装设计的印刷看样工作；（8）负责公司大型活动的摄影摄像工作（遇工作原因繁忙时，可由企划员代替）；（9）负责各种设计用品和器材的保管维护；（10）执行经理下达的其他设计事项。对标识系统的目的、意义、特征、寓意进行文字创作和理论培训；负责对全公司标识系统统一实施结果的检查和管理；设计员1）隶属关系上级主管：企划经理资深设计直接下属：无（1) 负责宣传资料与销售工具的平面设计工作；（2) 负责公司内外宣传、环境布置以及所需物料的统筹、设计工作；（3) 协助策划完成方案的创意工作；（4) 针对设计工作与公司其他部门进行沟通；（5) 负责与销售部、市场部、广告公司的沟通工作，反馈不同意见； （6) 负责设计方案的落实和执行细则；（7) 执行企划经理、资深设计分配的其他事项。 企划员岗位职责 1）隶属关系上级主管：企划经理直接下属：无 2）主要职责（1) 对标识系统的目的、意义、特征、寓意进行文字创作和理论培训；（2) 负责对全公司标识系统统一实施结果的检查和管理；（3) 负责公司活动策划的企划工作，完成公司布置的日常工作，并向总监汇报工作结果；（4) 负责公司大型活动的组织策划及实施细案，制定活动的实施细则；（5) 制定大型活动及一般促销活动的分类考核标准及活动投入与收益的比例要求；（6) 组织全公司的策划创意和文案写作培训、组织活动实践的培训；（7) 按时完成公司指定个案的策划和个案实施总结；（8) 负责公司企业文化的宣传方案和公司大事记文案的整理编写工作；（9) 对DM快讯主题的策划实行标准范例化；（10) 对新店开业和重大节日活动的策划文案实行标准范例化；（11) 负责全国优秀文案及日常企划文件的建档管理；对各地区广告投入及规划细则、工作计划的建档管理；（12) 抓好所属市场区域统一实施文案的执行、监督、修正和活动总结；（13) 负责公司内部刊物和宣传栏的征稿、编辑、设计、制作工作；（14) 负责公司大型活动的摄影摄像工作；（15) 完成经理下达的其他工作事项。4.对外作业流程1)项目介入阶段识别需求 了解需求，解答需求问题； 对需求的理解陈述； 界定工作范围； 描述提出方案或方法的基本原理； 项目完成所要求的进度计划； 确认项目执行可能产生的成本预算； 确认提供什么样的交付物； 确认需求的规格和特征； 确定项目框架和目标； 根据期望做准备性调查。2) 调查分析阶段调查分析和座谈会 根据市场部调查具有计划和针对性问题处理。 主持和开展座谈会、讨论会、听取各方面人员的意见和要求。 整理市场部调查数据分析，了解客户竞争对手的情况及客户产业链。调整并提交策划报告 整理分析调查资料，对问题分类。 提供初步改进建议方案框架。 提交报告。3)方案设计阶段提交初步设计方案 在对报告反馈基础上进方案设计，并根据情况实时修改。 向客户提供满足其特殊要求的、可操作的管理改善方案。初步方案征求意见 初步方案分专题向有关部门进行详细介绍，回答有关问题，广泛听取修改补充意见。 针对反馈意见和建议，进行局部调整和补充。 拟定实施计划纲要。方案调整，提交最终报告 按照要求提供最终报告，就报告内容答疑咨询。 协助拟定实施计划。 对存在分歧的问题进行分析研究，提出可选择性解决建议。 共同分析存在的问题和难点，商定可能的解决方案。5.部门间衔接沟通流程1).与市场部衔接沟通a) 市场部主要负责前期市场调研，市场部可以要求企划部配合，企划部可以从企划的角度，提出调研标准和调研细则直接与市场部沟通。b) 市场部负责填写调研表格以及对调研项目的分析和评价。c) 市场部与企划部沟通公司品牌的定位与研判，由企划部最终确认。d) 企划部根据市场部提供的调研信息制作企划报告。e) 企划部和市场部共同协调和执行品牌推广中的工作安排。f) 市场部直接与企划部沟通。2)与销售部衔接沟通a) 销售部定期将月销售计划表与业绩表以表格的形式提供给企划部；b) 企划部每周定期与销售部进行沟通，销售部提出销售思路，并提供初步方案由企划部协助完成；c) 企划部负责活动方案的联系、采购与执行细节的落实工作，销售部在人力方面提供支持；d) 销售部负责与客户或合作商的沟通、协商工作并将最新的信息传到给企划部；e) 销售部对企划部提出的方案有最终的决定权；f) 企划部征求销售部的意见后与广告公司沟通；3)与广告公司的衔接沟通a) 企划部定期组织包括销售部负责人参加的广告会议，提出广告要求和时间进度；b) 企划部定期向广告公司提供销售数据以及新的方向性思路；c) 广告公司应企划部要求参加企划、销售会议。d) 企划部直接给广告公司下达广告任务；e) 企划部对广告稿件有最终的审核权，并根据稿件质量确定是否传达销售部审阅；f) 广告公司就每一个设计稿件提供3个样稿，以便企划部审阅；g) 广告公司如果对企划部提出的修改意见有疑义需要用书面的形势阐明自己的观点；h) 企划部设专人就广告稿件与广告公司和销售部沟通。三.设计制作与管理1设计制作申请流程a) 需求部门填立申请单，申请单上必须填写设计内容及规格，明确设计意图为准则（具体见申请单附件）。b) 重大节日活动需要设计或客户要求的专案必须提前20天申请，以便及时完成。c) 设计以轻重缓急，先对外，后对内为依据。d) 申请部门申请单填写完毕之后，由企划部设计员签收并提交企划部经理作初步评估，所申请的设计内容是否有必要设计制作或综合公司现状情况是否决定制作。e) 企划部评估通过以后，由设计员或企划部相关人员呈报总经办审核批示，通过后再开始进行设计制作，如总经办未能通过，由企划部通知申请部门，申请终止。f) 设计稿完成后为避免出现排版、字体、VI不符、印刷及宣传识别错误，由设计人员先行校稿，再由企划部经理审查，申请部门复查而后由总经办核准批示意见，全程多道审核管控，初稿前期采用电子档形式审稿响应环保，尽量无纸化办公。g) 设计稿件审核通过定案以后，由设计人员打印出设计稿会签申请部门、总经办，会签完毕以后如果需要对外印刷或制作，需要复印2份签字稿，一份总经办留存，一份采购作为附件参照，如果对内制作，送交总经办留存一份即可。2设计制作申请流程图1.外部制作：通知申请部门下采购单，由采购通知外部厂商开始制作。重大节日活动需要设计或客户要求的专案必须提前20天申请以便及时完成由设计人员签收并呈交本部最高主管初审评估通过呈总经办审核批示开始设计，完成交由本部门最高主管先行确认。1，对外印刷需两张签字稿，一张采购部门作为采购附件参照，一张总经办留存。递交总经办会签完毕制作完成申请单交予申请部门留用存档。2.内部制作：开始制作即可未通过以JPG格式、电子档形式发送申请部门确认，并抄送给总经办审核批示。需求部门填立申请单终止申请未通过通过进行修改打印签字稿会签申请部门申请单需填写设计内容及推广重点（具体见申请单附件）明确设计意图为准则。设计以轻重缓急，先对客，后对内为依据。2，对内签字稿只需打印一张给总经理助理留存。设计稿完成后由部门主管确认设计知悉申请部门主管进行最后确认并作最后定案签字流程返回企划部申请提示3设计制作申请表（模板）企划广告部设计制作申请表申请部门此次申请发起部门申请人经办人申请日期填表日期使用日期需要的日期使用起止日期开始实行日期和结束日期申请制作主题此次设计制作的物料、文宣品、表单、海报等设计制作的内容简述（必填）描述此次设计制作的重点项目内容和细节，因有时涉及到企划文案撰写和设计人员设计元素部分，尺寸规格、数量等必须描述清楚；内容尽量描述详细化。做何用处此项内容是给公司高层领导及企划广告部，根据公司现行状态是否适合设计制作的可能性。本次设计制作的成本（A+B+C）=XA:此次制作用于向外宣传的成本是多少(不是宣传作用的此项忽略不计)；B:此次设计制作成本是多少（包括印刷、写真或实体购买）等；C:此次活动人力管理成本是多少(无相关可不计算)X:是累计这次活动总共成本；预估成效（销售部与市场部填写，其他部门不用填写）通过科学的数据计算得出这次活动保守盈利最低值。完成/未完成如果活动截止日期未完成预估成效，将剩余值分摊本部门整年营业任务，累计叠加，如完成给予部门奖励值，累计叠加。（填写同上）申请部门最高主管企划广告部经理总经办审核建议：意见：意见：四.活动执行管理1.活动执行岗位职责1）具有巡展、会议、活动策划、工作经验；2）协助项目组的组织协调工作、项目执行部日常管理及上级交办任务；3）根据活动项目制定活动执行活动流程、细则及标准说明的性质手册；4）优秀出色的文案策划能力、提案制作和陈述能力；5）良好的健康心理素质、积极处事态度，在项目执行中能很好的调动团队积极合作性；6）将活动策划方案转化为具体的执行方案，细化工作流程，严格按照时间节点和质量要求 完成工作；7）具有文化、广告、公关公司或同岗位工作经历、熟悉或从事演出行业2.活动人员应对能力要求1） 有2年活动策划及执行统筹经验，具有良好的客户服务意识及维护能力；2） 具备一定的项目执行，有一定的项目风险把控与全局思维能力，与客户沟通、 谈判等技巧；3） 良好的活动策划能力，熟悉提案能力、技巧，具有良好的心理素质、积极处事的态度，在项目执行中积极调动团队的合作积极性；4） 具备执行能力，能够全面合理的配合团队作业分工及资源统筹，善于统筹、判断；5） 良好的沟通能力，项目管理知识、熟悉客户服务流程及各个环节；6） 良好的学习、思维敏捷，条理清晰强烈的责任感，为人正直诚信遵守职业道德；7） 熟练操作各种办公软件，具有高度的工作热情，能够承受较强的工作压力，性格乐观开朗，谦虚谨慎，能适应加班。3. 时间管理（一）如何进行时间管理时间管理的重要性时间格言时间就是效率时间就是金钱时间就是生命一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴 时间的特点：1）总量固定2）无法积蓄3）无法取代4）失不可得时间管理的核心：做重要的事，将时间投入到能获得较大回报的事情上，别花在对事业成功无益的事情上。（二）时间管理的方法时间管理的前题:找出问题时间管理的原则:寻求平衡时间管理的关键:做好规划时间管理的保障:建立自信（三）常见的时间管理问题1）您约会经常迟到吗？2）您是否经常对工作所需要的时间做出错误判断？3）您是否总因为起动太晚而不能在规定的期限内完成工作？需要压力才能行动4）您是否需要设定最后期限来促使您动手做某事？5）您是否把每件事都拖到最后才做，但通常还是能按时完成任务？6）您喜欢挑战危机吗？拖拉推延7）您是否经常因为感到信息不足而推迟决策？ 8）在开始一项工作之前，您是否需要长时间的反复的思考而迟迟不能作出行动？9）对于令您生气的事，您总推迟处理并且希望它们会自行消失？虎头蛇尾10）在事情开始时不假思索立即着手，然后逐渐泄气，最后发现难以完成？11）您是否喜欢一气呵成地将一件事做完，如果不能，就会丧失兴趣？12）您是否在一件工作与另一件工作之间跳来跳去，结果毫无进展？13）您的精力是否容易被分散，虽然嘴上埋怨，而实际上喜欢被打断？14）您是否在打电话、给同事发电子邮件或聊天上用的时间太多？缺乏灵活性15）您是否愿意计划好第一天，但如果没能恪守计划就会感到有压力？16）您是否愿意在某一段时间内持续工作？17）您是否有时因为在某个环节投入太多时间而不能按时完成全部工作？过于忙碌18）您是否有时卷进不属于您分内的事？19）您是否眉毛胡子一把抓，结果忙不过来？20）您是否从来没有时间从事案头工作？（四）时间管理的原则寻求平衡1）思考和行动之间的平衡 “成功人士的法则是他们在思考和行动之间保持了完美平衡。既不强调也不忽略任何一方面，而在两者之间保持恰如其分的平衡”。2）工作效率和工作效果之间的平衡 效率：正确地做事，完成工作的准确性和准时性 效果：做正确的事，完成工作所获得的成效 3）工作和维持工作能力之间的平衡 运动，休息，社交，进修学习是维持工作能力的有效手段4）压力不足和压力过度的平衡 人不能没有压力，但也不能压力过大5）工作和生活之间的平衡6）团队、任务和个人之间的平衡团 队任 务个 人管理者注重团队发展完成团队工作关心团队成员普通成员融入团队当中完成工作任务注重自身发展（五）时间管理的关键做好规划1）做好计划 充分认识计划的重要性 做好周计划、日计划、半天计划 用好你的工作记录本 2）明确目标 将时间投放到你的目标上 3）确定工作优先级别 重要的任务 优先级B 优先级A 重要但不紧要 重要并且紧要 优先级D 优先级C 不重要也不紧要 不重要但紧要不重要任务4.活动执行的工作流程活动策划执行流程项目接洽项目接洽流程策划方案项目策划流程项目筹备项目执行执行总结人员分组物料准备现场台本活动策划宣传策划预算物料申请、审核流程现场照片媒体剪报客户评价执行人员评估执行管控流程开拓、整合资源规范、专业执行构建、完善模式接洽流程策划流程参与部门讨论重点会后工作初次策划会议联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人 项目背景、需求； 是否值得继续跟进； 活动概念和形式。 撰写初步策划案； 报策划总监与分管副总。谈判后协调会议联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人 客户意见； 策划案大体框架； 形式和内容设计； 项目基本成本； 宣传炒作重点； 撰写策划执行方案初稿（含策划方案、宣传方案、预算方案） 方案由设计师进行精包装；细节谈判后协调会议联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人、部门总监 客户意见； 内容、执行细节确定； 现场效果图； 宣传方案确定； 物料方案 预算方案（成本/报价）。 撰写策划执行方案定稿（包括活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划及预算）； 拟定合作协议； 确定需外包工作并开始联络（演艺、制作、场地等） 确定执行工作组。合同签订后协调会议执行工作组成员 项目分解及完成时间图表（甘特图）； 安排各项工作。 项目正式立项 落实各项资源、外包 执行管控参与人员准备工作洽谈重点初步接触联络人公司宣传册及相关资料本公司自有优势资源、活动经验； 了解项目规模、场地及其可操作性； 了解合作方关键人物、组织机构，合作意向，资金条件； 了解对方的想法和建议； 细节洽谈（多次）联络人、活动策划、执行统筹自有资源、案例介绍PPT文档项目初步策划案框架（包括：活动主题、形式、主要内容建议；执行流程安排；大体预算） 讨论策划案，获取客户对活动的具体要求及意见； 获知项目的着重点及难点； 客户的倾向性。项目汇报联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人根据客户意见修改后的策划案(包含策划执行方案、宣传策划案；详细预算)准备汇报用投影仪、手提电脑、方案PPT文档；策划文案打印、装订成册；汇报流程安排：开场人员，主要讲述人员，答疑人员。 项目汇报； 合同条款认定。管控流程管控环节具体内容时间管控时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。供应管控要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。比如在活动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，这些对专业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理。人力管控活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。风险管控风险管理覆盖了活动管理的所有领域，比如活动的安全风险，预算超支等风险等等。标准管控工具：甘特图表任务：把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。时间段：对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）。优先顺序：设定任务的优先顺序。节点：因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。分工：每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。总结流程财务结算：l 尾款催收l 演员劳务结算l 制作尾款结算l 项目费用结算资料收集、归档l 合同l 方案策划、执行台本l 宣传（网络、电视、报媒、杂志等）资料收集l 现场照片、录像l 物料设计稿、照片工作总结：l 对内、对外等总结报告l 参与人员评估与奖惩5. 活动执行人员培训选择要求场地情况目的和程序预算构思团队组成项目推进表工作说明书前期准备活动场地团队组成和时间表车辆安排核心内容说在前面的话来宾接待（记者）现场布置后勤工作停车场接待用车特殊嘉宾媒体接待基础文件公关活动策划与执行培训说在前面的话前期准备目的前期准备确立目标的程序前期准备预算前期准备构思 摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充： 每个环节可能出现问题的地方 每个环节所需用到的物料 每个环节是否可以再优化 每个环节是否给人惊喜 在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ 在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？团队构成和时间表团队团队构成和时间表项目推进表 项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3 ） 项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容 物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 人员分工：列出每个子项目负责人 必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？ 场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 其他不可控因素 预定的检查时间通报: 向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐 使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? 应付意外情况、赢得补救机会项目推进表的分解正确制定并运用子目标团队构成和时间表工作说明书 活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） 活动物料汇总 部门工作（接待）流程和要求 活动现场具体分工（人员位置和要求） 文案准备 新闻稿 主持人台本 领导讲话稿 重要领导的现场文件夹内容资料 通讯录工作说明书的主要目的确定活动基本要素/相互关系及检查点场地选择列出要求 需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 来宾人数：测算最小面积要求 活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？ 周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间 费用限制：能够用于场地租赁的最高限额场地选择询问 是否有档期？ 是否有足够的布展时间？ 场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？ 场地清扫需要特别安排吗？ 场地可容纳多少人？ 使用该场地是否需要办理特别手续？ 是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ 场地能够提供什么设施？它们是否收费？ 现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？ 场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？ 是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ 场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？ 场地是否有存放杂物或资料的地方？车辆安排停车场 停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？ 停车场的开放和关闭时间？ 停车场需要什么凭证？ 是否可以专辟停车场？ 是否有VIP专用停车场？ 是否有“停车已满”标志牌？ 停车场是否有保安管理？ 工作用车停在哪里？是否需付费？车辆安排活动班车 来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？ 以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数 班车品牌？新旧程度？ 司机素质如何？会否迷路？联系方式？ 班车途经路线是否有拥堵可能？ 预留至少一辆机动车辆车辆安排特殊来宾接待 特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？ 特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？ 特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？ 由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？） 特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒来宾接待 当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始： 来宾是否拿到了正确的机票？ 来宾是否方便抵达机场？ 当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？ 来宾是否知道下飞机后应该如何做？ 突发情况处理： 航班延误 个别来宾迟到来宾接待 当来宾走下飞机后： 确保第一时间知道接站人位置 在班车等候时间不能超过30分钟 在班车行程中为来宾播放轻松音乐 突发情况处理： 班车损坏 部分来宾延误 班车迷路来宾接待 当来宾抵达接待区时： 确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 预估每批来宾人数，保障足够的接待人力 如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台 在接待区预备休息区 如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣