采购部运作手册

采 购 部 运 作 手 册Pruchasing DepartmentOperation Mannual汇编: Prepared by:二O一二年十二月十六日目 录INDEX目录采购部门职能说明书采购部架构图及编制说明采购部岗位职责说明书索引采购部岗位职责说明书采购部部门各运作流程索引采购部部门各运作流程采购部部门管理制度索引采购部部门管理制度 采购部门运作表格索引采购部门运作表格采购部部门职能说明书PERSONNEL & ADMINISTRATION DEPERTMENT JOB DESCRIPTION一、行政关系采购部是酒店经营活动所需物资的采购供应部门，是酒店主要后勤保障部门之一。部门工作向总经理负责，部分工作同时向酒管集团公司负责。二、中心任务依照酒店招投标采购流程及酒店采购流程、质量标准、按质、按量、按时、适价地组织和实施酒店经营所需物资的采购工作，以确保和满足酒店经营活动所需物资的供应与需求。三、工作职责1. 了解各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，掌握财务部对各种物资采购成本及采购资金控制要求，熟悉各种物资采购计划；2. 熟练掌握酒店招投标采购流程，严格按照流程规定组织各项招投标工作，确保招标工作公平公正并完善各招标项目的资料存档。3. 采购物品应做到价廉物美、择优录取。进行三家比价，在尽量节约成本的原则下择优选择优质供应商。4. 急用的物品要优先采购，要做到按计划采购，认真核实各部的申购计划，根据仓库存货情况，定出采购计划，对定型、常用物资按库存规定及时办理，与仓管员经常沟通，防止物资积压，做好物资使用的周期性计划工作；5. 采购物品应做到价廉物美、择优录取。时鲜、季节性物资如部门尚未提出申购计划，应及时提供样板、信息供经营部门参考选用；6. 采购物资应严格把好质量关，对不符合质量要求的要坚决拒收，根据销售动向和市场信息积极争取定购货源，根据“畅销多进、滞销不进”原则，保证货源充足；7. 认真贯彻执行合同法，严格审核合同款项，订购业务，必须上报有关领导，研究后方可实施；8. 按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支；9. 调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。不断提高业务技能，确保酒店物资的正常采购量；10. 要熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资和质量要求负有责任；11. 在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来；12. 严格遵守酒店的各项规章制度，达至各项预期的管理目标；13. 建立系统的酒店经营采购清单、供应商名录表、部门的流程与政策及系统的培训教材。14. 完成领导班子交代的其他工作任务。四、工作权限1. 对物资采购的价格有建议权。2. 对供应商的选定有建议权。3. 对采购合同有草拟及建议权。4. 对招标工作有行使权。五、工作关系1. 直接对总经理汇报工作或接受指示。2. 同酒店各部门为提供服务的协作关系。3. 同集团采购部为接收指导监控的关系。七、考评与奖罚由总经理对本部门直接进行监控与奖罚八、部门岗位设置采购部编制共3人部门经理：1人 采购主管：1 人 采购员：1人 详见架构采购部架构图PERSONNEL & ADMINISTRATION DEPARTMENT STRUCTURE 采购部岗位架构图PURCHASING DEPARTMENT ORGANIZATION CHARTGRADE/5.Dept. Head B B级经理1人/7.Captain领班级2人/采购部经理1人采购员2人岗位职责索引Job Description Index编号Ref No.岗位/职务Department / Position页码PagePUR JD001采购部经理PUR JD002采购主管PUR JD003采购员岗位职责说明JOB DESCRIPTION职位名称采购部经理职位代码PUR JD-001所属部门采购部薪金标准职等职级由人事部填直属上级总经理轮转岗位晋升方向直属下级采购主管职位概要:在总经理领导下，组织、实施酒店物品招标、采购工作，为酒店节约成本，控制预算，确保物资物美价廉，负责部门的全面工作，为酒店各部门的经营活动提供物资供应的后勤保障。 工作内容:1执行国家的有关法律规定，执行酒店及上级公司的采购制度，全面负责酒店内的采购工作。拟定采购部工作方针与目标；采购制度的建立与完善。2严格执行公开招标、货比三家的采购原则，控制采购成本。择优、择廉、及时地采购物料，确保工作效率。3严格按酒店招标管理办法做好大宗物品采购的招标工作。4认真核实各部门申购计划，负责采购计划的制定和组织实施。5熟悉和掌握酒店所需各类物质的名称、单价和用途。检查购进物质的质量、规格、型号、数量和使用情况，确保酒店的物质供应正常。6协调采购部内外关系，确保各项采购任务的顺利完成。7与供应商建立良好的合作关系，在平等互利的原则下开展业务活动。8掌握市场行情，跟进价格升降，选定价格合理、质量可靠、信誉好、服务优质的供应商，并从严监控供应商。9督导采购部门全盘业务及人员考核。加强对属下采购人员的督导及考察，使之在从事采购业务活动中遵纪守法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提高专业知识，培养高效廉洁的采购队伍。10主持采购人员的教育和训练。对下属的工作业绩进行考核，根据下属的工作表现对其实施奖惩。11撰写部门月报和总结。12主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。13负责采购部所属辖区的消防、治安、安全、卫生等管理工作。14严格遵守酒店的各项规章制度。15部门的日常管理工作，达至各项预期的管理目标。16接受领导布置的专项任务和临时性任务。职务权限：业 务 事 项职 务 权 限备 注提案权（）审核权（）审定权（）1、部门月度工作计划及工作总结2、文件和材料的草拟、把关、收发、过滤及处理3、档案文书管理4、办公用品管理与发放、办公费用控制5、文字材料打字、复印6、部门资金的支配7、部门会议召开及工作落实情况检查8、各部门采购计划及整个采购过程、物品质量9、部门预算化的管理10、制定本部政策与管理制度架构11、采购价格的管理12、供货合同的草拟任职资格:基本要求： 男女不限，年龄3045岁，男身高1.70米以上，女1.60米以上。 良好的思想道德品质、心理素质和健康体能，能承受处理繁琐事务的工作压力。 自觉遵守广东粤港投资控股有限公司董事会十八条禁令，接受粤海管理理念和广控企业文化的熏陶。教育背景: 大学专科以上学历。职业资格： 具有良好职业操守，熟悉粤海文化。经 验: 3年以上星级酒店该岗位的管理经验，业务熟练技能技巧: 执行国家的有关法律规定，执行酒店及上级公司的采购制度，全面负责酒店内的采购工作。拟定采购部工作方针与目标；采购制度的建立与完善。 能较好的协调采购部内外关系，确保各项采购任务的顺利完成。 督导采购部门全盘业务及人员考核。加强对属下采购人员的督导及考察，使之在从事采购业务活动中遵纪守法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提高专业知识，培养高效廉洁的采购队伍。 熟练使用办公软件及相关的人事管理软件。态 度: 认同并接受粤海集团企业文化。 对人及组织变化敏感，具有很强的沟通、协调和推进能力。 高度的敬业精神及高涨的工作激情，能接受高强度的工作，工作态度积极乐观。 善于与各类性格的人交往，待人公平。工作条件:工作场所: 办公室或户外 环境状况: 危 险 性: 无危险,无职业病危险。员工承诺履行职责：0. 为自己的业绩负责并且为持续的增长而努力。 1. 坚持酒店的员工手册和总的政策与程序。2. 坚持采购部的政策与程序。3. 向管理层汇报存在的问题并提出建议与决策。自觉工作：1. 阐明自己的工作职责并找寻能提升工作技能与知识的机会。2. 了解他人工作并分享成功经验。 3. 了解酒店的设施设备、产品及服务。4. 为客人提供酒店的服务、设备和特殊事件的服务时提供相关的信息。5. 根据需要贯彻执行部门的程序和政策。关注顾客：1. 与内部员工和客人建立和维持积极的关系，以便能有效满足他们的合理需求。2. 预见客人的需要，解答客人的咨询，并为客人解决问题。3. 通过与店内外顾客和内部员工的交谈为酒店树立良好的形象。4. 坚持酒店的品牌标准。5. 保持产品和服务知识的高水准以便更好向顾客解说、出售酒店的服务及设施。6. 根据客人的需要帮助并引领客人到达他们想去的地方。7. 了解关于酒店特别的节目及事情，以便知晓他们的需要并做出回复。8. 了解酒店最新的信息以便为客人提供信息服务。关注团队：1. 与同事友好合作并对同事、主管、团队给予信任，可跨部门地交流工作成果。2. 通过良好的交流确保交班工作的顺利进行。3. 参与更多的酒店会议。4. 以专业而积极的方式与部门和酒店员工进行接触与交流，促进彼此感情，增进团队精神并保持两种有效的交流方式。适应能力：1. 在工作及日常事务中根据实际需求做出改变2. 工作应符合商业要求的需要。3. 完成管理层指派下来的工作。自我发展：1. 发展/更新知识与技能以便适应变化（内在与外在）。2. 找出并分析存在的不足之处。3. 为自我发展寻求更多的机会。忠诚：1. 确保以最小的监督力量使工作质量符合所要求的标准并及时完成任务。2. 遵循标准、制度及程序。3. 符合酒店现行的标准。人际关系：与来自不同国家、地区具有不同文化、观念的顾客和同事友好相处。内部:与上级主管保持良好沟通,发现任何问题及时向主管汇报外部:与客人保持紧密联系,了解客人的一切需求自我认知：企业少了任何一个个体都将会继续运转，如果我辞职，酒店将会招募或从部门内部选拔适合人员替换我的工作。我已经阅读和理解该职位描述，我将照此执行我的职责。任职者签字：日期：上级主管签字：日期：人事行政部审核：日期： 岗位职责说明JOB DESCRIPTION职位名称采购主管职位代码PUR JD-001所属部门采购部薪金标准职等职级由人事部填直属上级采购部经理轮转岗位晋升方向直属下级采购员职位概要:协助部门经理招标、采购等工作，并负责餐饮物品的询价、定价及采购工作。 工作内容:1服从采购部经理的安排，主要负责餐饮类的采购工作2严格执行货比三家的采购原则，控制采购成本。择优、择廉、及时地采购物料，确保工作效率。3出现大宗用品采购时，配合采购经理做好招投标组织工作。4熟悉和掌握酒店餐饮所需各类物质的名称、单价和用途。检查购进物质的质量、规格、型号、数量和使用情况，确保酒店的物质供应正常。5严格把好质量关，配合使用部门，对不符合要求的用品负责交涉退换。6与供应商建立良好的合作关系，并从严监控供应商。7掌握市场行情，跟进价格升降，选定价格合理、质量可靠、信誉好、服务优质的供应商，并从严监控供应商。8严格遵守酒店的各项规章制度。9具有良好的职业操守，在从事采购业务活动中遵纪守法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提高专业知识。10接受部门经理布置的专项任务和临时性任务。职务权限：业 务 事 项职 务 权 限备 注提案权（）审核权（）审定权（）1、餐料价格的制定2、供应商的选定3、部门工作的协调4、招标文件的草拟任职资格:基本要求： 男女不限，年龄3045岁，男身高1.70米以上，女1.60米以上。 良好的思想道德品质、心理素质和健康体能，能承受处理繁琐事务的工作压力。 自觉遵守广东粤港投资控股有限公司董事会十八条禁令，接受粤海管理理念和广控企业文化的熏陶。教育背景: 高中以上学历。职业资格： 具有良好职业操守，熟悉粤海文化。培训经历: 受过招标管理培训、采购管理制度等。经 验: 3年以上星级酒店该岗位的管理经验，业务熟练技能技巧: 熟悉餐饮类物品市场行情，及时掌握价格信息，确保各项采购任务的顺利完成。 在从事采购业务活动中遵纪守法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提高专业知识，培养高效廉洁的工作作风。 熟练使用办公软件及相关的采购管理软件。 熟练使用电脑常用软件、持有C1或以上级别的机动车驾驶证态 度: 认同并接受粤海集团企业文化。 对人及组织变化敏感，具有很强的沟通、协调和推进能力。 高度的敬业精神及高涨的工作激情，能接受高强度的工作，工作态度积极乐观。 善于与各类性格的人交往，待人公平。工作条件:工作场所: 办公室或室外 环境状况: 舒适危 险 性: 无危险,无职业病危险。员工承诺履行职责：1. 为自己的业绩负责并且为持续的增长而努力。 2. 坚持酒店的员工手册和总的政策与程序。3. 坚持采购部的政策与程序。4. 向管理层汇报存在的问题并提出建议与决策。自觉工作：1. 阐明自己的工作职责并找寻能提升工作技能与知识的机会。2. 了解他人工作并分享成功经验。 3. 了解酒店的设施设备、产品及服务。4. 为客人提供酒店的服务、设备和特殊事件的服务时提供相关的信息。5. 根据需要贯彻执行部门的程序和政策。关注顾客：1. 与内部员工和客人建立和维持积极的关系，以便能有效满足他们的合理需求。2. 预见客人的需要，解答客人的咨询，并为客人解决问题。3. 通过与店内外顾客和内部员工的交谈为酒店树立良好的形象。4. 坚持酒店的品牌标准。5. 保持产品和服务知识的高水准以便更好向顾客解说、出售酒店的服务及设施。6. 根据客人的需要帮助并引领客人到达他们想去的地方。7. 了解关于酒店特别的节目及事情，以便知晓他们的需要并做出回复。8. 了解酒店最新的信息以便为客人提供信息服务。关注团队：1. 与同事友好合作并对同事、主管、团队给予信任，可跨部门地交流工作成果。2. 通过良好的交流确保交班工作的顺利进行。3. 参与更多的酒店会议。以专业而积极的方式与部门和酒店员工进行接触与交流，促进彼此感情，增进团队4.精神并保持两种有效的交流方式。适应能力：1. 在工作及日常事务中根据实际需求做出改变2. 工作应符合商业要求的需要。3. 完成管理层指派下来的工作。自我发展：1. 发展/更新知识与技能以便适应变化（内在与外在）。2. 找出并分析存在的不足之处。3. 为自我发展寻求更多的机会。忠诚：1. 确保以最小的监督力量使工作质量符合所要求的标准并及时完成任务。2. 遵循标准、制度及程序。3. 符合酒店现行的标准。人际关系：与来自不同国家、地区具有不同文化、观念的顾客和同事友好相处。内部:与上级主管保持良好沟通,发现任何问题及时向主管汇报外部:与客人保持紧密联系,了解客人的一切需求自我认知：企业少了任何一个个体都将会继续运转，如果我辞职，酒店将会招募或从部门内部选拔适合人员替换我的工作。我已经阅读和理解该职位描述，我将照此执行我的职责。任职者签字：日期：上级主管签字：日期：人事行政部审核：日期：岗位职责说明JOB DESCRIPTION职位名称采购员职位代码PUR JD-001所属部门采购部薪金标准职等职级由人事部填直属上级采购部经理轮转岗位晋升方向直属下级职位概要:协助部门经理招标、询价议价、采购等工作，并保持物品信息更新，与营运部门良好沟通。 工作内容:1服从采购部经理的安排，认真完成指派的采购工作2严格执行货比三家的采购原则，控制采购成本。择优、择廉、及时地采购物料，确保工作效率。3出现大宗用品采购时，配合采购经理做好招投标组织工作。4熟悉和掌握酒店所需各类物质的名称、单价和用途。检查购进物质的质量、规格、型号、数量和使用情况，确保酒店的物质供应正常。5严格把好质量关，配合使用部门，对不符合要求的用品负责交涉退换。6与供应商建立良好的合作关系，并从严监控供应商。7掌握市场行情，跟进价格升降，选定价格合理、质量可靠、信誉好、服务优质的供应商，并从严监控供应商。8严格遵守酒店的各项规章制度。9具有良好的职业操守，在从事采购业务活动中遵纪守法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提高专业知识。10接受部门经理布置的专项任务和临时性任务。职务权限：业 务 事 项职 务 权 限备 注提案权（）审核权（）审定权（）1、物品采购价格的制定2、供应商的选定3、部门工作的协调4、招标文件的草拟任职资格:基本要求： 男女不限，年龄3045岁，男身高1.70米以上，女1.60米以上。 良好的思想道德品质、心理素质和健康体能，能承受处理繁琐事务的工作压力。 自觉遵守广东粤港投资控股有限公司董事会十八条禁令，接受粤海管理理念和广控企业文化的熏陶。教育背景: 高中以上学历。职业资格： 具有良好职业操守，熟悉粤海文化。培训经历: 受过招标管理培训、采购管理制度等。经 验: 3年以上星级酒店该岗位的管理经验，业务熟练技能技巧: 熟悉各类物品市场行情，及时掌握价格信息，确保各项采购任务的顺利完成。 在从事采购业务活动中遵纪守法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提高专业知识，培养高效廉洁的工作作风。 熟练使用办公软件及相关的采购管理软件。 熟练使用电脑常用软件、持有C1或以上级别的机动车驾驶证态 度: 认同并接受粤海集团企业文化。 对人及组织变化敏感，具有很强的沟通、协调和推进能力。 高度的敬业精神及高涨的工作激情，能接受高强度的工作，工作态度积极乐观。 善于与各类性格的人交往，待人公平。工作条件:工作场所: 办公室或室外 环境状况: 舒适危 险 性: 无危险,无职业病危险。员工承诺履行职责：1. 为自己的业绩负责并且为持续的增长而努力。 2. 坚持酒店的员工手册和总的政策与程序。3. 坚持采购部的政策与程序。4. 向管理层汇报存在的问题并提出建议与决策。自觉工作：1. 阐明自己的工作职责并找寻能提升工作技能与知识的机会。2. 了解他人工作并分享成功经验。 3. 了解酒店的设施设备、产品及服务。4. 为客人提供酒店的服务、设备和特殊事件的服务时提供相关的信息。5. 根据需要贯彻执行部门的程序和政策。关注顾客：1. 与内部员工和客人建立和维持积极的关系，以便能有效满足他们的合理需求。2. 预见客人的需要，解答客人的咨询，并为客人解决问题。3. 通过与店内外顾客和内部员工的交谈为酒店树立良好的形象。4. 坚持酒店的品牌标准。5. 保持产品和服务知识的高水准以便更好向顾客解说、出售酒店的服务及设施。6. 根据客人的需要帮助并引领客人到达他们想去的地方。7. 了解关于酒店特别的节目及事情，以便知晓他们的需要并做出回复。8. 了解酒店最新的信息以便为客人提供信息服务。关注团队：1. 与同事友好合作并对同事、主管、团队给予信任，可跨部门地交流工作成果。2. 通过良好的交流确保交班工作的顺利进行。3. 参与更多的酒店会议。4. 以专业而积极的方式与部门和酒店员工进行接触与交流，促进彼此感情，增进团队精神并保持两种有效的交流方式。适应能力：1. 在工作及日常事务中根据实际需求做出改变2. 工作应符合商业要求的需要。3. 完成管理层指派下来的工作。自我发展：1. 发展/更新知识与技能以便适应变化（内在与外在）。2. 找出并分析存在的不足之处。3. 为自我发展寻求更多的机会。忠诚：1. 确保以最小的监督力量使工作质量符合所要求的标准并及时完成任务。2. 遵循标准、制度及程序。3. 符合酒店现行的标准。人际关系：与来自不同国家、地区具有不同文化、观念的顾客和同事友好相处。内部:与上级主管保持良好沟通,发现任何问题及时向主管汇报外部:与客人保持紧密联系,了解客人的一切需求自我认知：企业少了任何一个个体都将会继续运转，如果我辞职，酒店将会招募或从部门内部选拔适合人员替换我的工作。我已经阅读和理解该职位描述，我将照此执行我的职责。任职者签字：日期：上级主管签字：日期：人事行政部审核：日期：政策与程序索引Policies & Procedure Index编号Task No.任务Task页码PagePUR PP001紧急采购工作流程PUR PP002普通采购工作流程PUR PP003生鲜（含员工餐厅）原材料采购工作流程PUR PP004供应商开发与管理工作流程PUR PP005供应商考核工作流程PUR PP006市场询价工作流程PUR PP007应付款办理工作流程PUR PP008更改供应商工作流程PUR PP009采购招标工作流程PUR PP010物品进场工作流程PUR PP011质量管理工作流程PUR PP012零星采购工作流程PUR PP013合同签订工作流程采购部工作政策及程序PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES 制 度：紧急采购工作流程 编 号：PUR PP001 目 的：营业部门在12小时内急需的物品，无需三家报价，达至使用部门的质量要求及成本控制的目标政策/程序：1一般物品（1）营业用急需的物资：由使用部门口头通知采购部经理，经电话请示主管领导后由采购员先到市场现金购买，再补相关手续审批后报销。（2）经审批后的计划因各种原因不能由供应商直接供货时，由定价小组人员直接到批发市场比价比质现购。2贵重餐料：根据餐饮部已审批的计划，由行政总厨或餐饮总监、采购部经理、财务经理或财务总监组成团体前往市场购买，购回后的贵重餐料必须立即进仓。附件：牵涉部门：各部门采购部工作政策及程序PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES 制 度：普通采购工作流程 编 号：PUR PP002 目 的：由酒店各部门根据每月、每个季度物资的消耗率、损耗率的预测，提前编制采购计划并填写采购申请单进行申购，由此达到对质量及成本进行有效控制。政策/程序：1. 各部门根据经营需求，按规定填写采购申请单进入采购程序。2. 采购部收到采购申请单后应尽可能寻找多家供应商及报价，如有需要与使用部门一起确定样版，按正常程序完成市场询价流程。3. 采购部将初步确定的三家供应商名称及价格信息填写在采购申请单上报领导审批。4. 领导审批后，如需签署协议或合同，则按合同签定程序，如不需签署协议或合同，则下采购订单通知供应商送货。5. 货物进场及验收（按进仓流程执行）。6. 由使用部门监察合同的执行，采购部负责协调酒店或供应商的投诉。附件：采购申购单、采购订单、供货合同。牵涉部门：各部门采购部工作政策及程序PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES 制 度：生鲜（含员工餐厅）原材料采购工作流程 编 号：PUR PP003 目 的：中西餐厅及员工餐厅的原材料采购，达至使用部门的质量要求及成本控制的目标政策/程序：1. 每天下午四点前使用部门报第二天的原材料（蔬菜，肉类，水果，餐料）清单（每日市场生鲜采购申请单），必须有厨房及部门负责人的签名。2. 采购员将各类生鲜原料分类后把清单电话或传真至相关的供应商处，如有品种的缺项，马上与出单部门沟通，更改品种或寻求其他解决办法。3. 供应商按时，按质，按量送至使用部门。4. 仓管及使用部门按进货单验收，采购部参与抽检验收货品的数量及质量。5. 如有质量问题，应拒收，并在不影想正常经营的情况下更换货物或更换品种。6. 采购部应不定时咨询或接受使用部门的意见，改进工作，对于书面的建议与意见必须在三日内书面回复使用部门。7. 酒店定价小组对蔬菜、肉类、水果每半个月市场询价一次，对餐料一个月市场询价一次，并与供应商现场定价。附件：每日市场生鲜采购申请单牵涉部门：各部门采购部工作政策及程序PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES 制 度：供应商开发与管理工作流程 编 号：PUR PP004 目 的：建立完善的资料管理体系，保证有关供应商建立完善的资料管理体系，保证有关采购资料充分并便于查找。政策/程序：1. 采购部根据酒店营运物料品种确认分类需求。2. 通过网络、电话、登广告等途径寻找相关的供应商。3. 广泛了解采购信息，考察供应商的有关情况，对供应商能力进行评估。4. 建立供应商的资料库，主要包括：a) 供应商的简介及资料。b) 相关的营业执照及许可证的复印件。c) 供应商的原始报价单（加盖公章）。d) 合同或协议(包括采购订货单)e) 货品图册和资料f) 实物样品5. 定期与供应商保持良好的人际关系，收集对酒店的意见，改进工作。附件：供应商资料牵涉部门：各部门采购部工作政策及程序PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES 制 度：供应商考核工作流程 编 号：PUR PP005 目 的：评估酒店经营物资供应商的综合实力，达至使用部门的质量要求及成本控制的目标。政策/程序：1. 由采购部门对意向供应商进行初步调查，了解供应商的名称、地址、生产能力、所能提供产品的品种、数量、价格、质量还有企业占有的市场份额、运货条件等基本情况。2. 由定价小组根据初步调查的资料进行分析，比较各个供应商的优势和劣势，选择适合于企业需要的供应商。包括：产品的品种、规格和质量水平是否符合企业的需要，价格水平如何。企业的实力、规模如何，产品的生产能力、技术水平如何，企业和管理水平、信用度如何。供应商相对本企业的地理交通情况如何，运输方式、运输时间、运输费用如何，判断运输成本是否合适。3. 必要时需到供应商单位实地进行考察：企业的生产线、生产工艺、质量检验环节甚至管理部门，对其现有的设备工艺、生产技术、管理技术等进行考察，看供应商所提供的产品能不能满足企业的要求。4. 必要时进行样品试制，试制成功后，才算考察合格，出具供应商评估报告。附件： 牵涉部门：各部门采购部工作政策及程序PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES 制 度：市场询价工作流程 编 号：PUR PP006 目 的：多渠道对酒店的经营物资进行询价，保障价格的合理性。政策/程序：1. 采购部确认物品需求，使用部门可提供样板或产品相关技术参数给采购部参考。2. 采购部将根据使用部门的要求寻找合适或类似物品提供使用部门确认定样，并报总经理确认（三天内）。3. 确认后采购部对物品至少三家询价（特型物品除外）。4. 价格的初步谈判。5. 供应商必须书面确认价格。附件：采购申请单牵涉部门：各部门采购部工作政策及程序PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES 制 度：应付款办理工作流程 编 号：PUR PP007 目 的：按双方约定时间应支付的货款。政策/程序：1. 采购主管或采购员每天检查应付货款。2. 提前十五天通知供应商，根据合同规定付款方式或双方约定付款方式通知供应商出具书面的收据或发票。3. 采购部出具付款申请书，并附上仓库出具的验收单及相关附件资料，由部门经理签名（二天内），报财务部审核（五天内），总经理审批（五天内）。4. 具体流程按财务部有关的制度执行。附件： 付款申请书牵涉部门：各部门采购部工作政策及程序PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES制 度：更改供应商工作流程 编 号：PUR PP008目 的：因原供应商不能满足酒店的需要，须更换供应商，达至使用部门的质量要求及成本控制目标。政策/程序：1. 供应商因质量，价格，售后服务等原因，不能满足酒店的需要。2. 采购部发出书面要求整改，二次整改仍未能满足酒店的需要。3. 采购部将向采购申请单第二供应商进行采购，或寻找新的供应商。4. 第二供应商依旧不能满足酒店需要的情况，采购部将通知申请部门重新申购。5. 书面通知撤消原供应商的合作关系。附件： 牵涉部门：各部门采购部工作政策及程序PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES制 度：采购招标工作流程 编 号：PUR PP009目 的：年度项目或一个供应商累计支出在10万元以上的物资均须通过招标的形式确定供应商，以降低采购成本。政策/程序：1. 成立招标领导小组/招标工作小组；2. 准备招标报批手续，（如需要）向上级有关部门提交招标有关文件，包括合同格式文本或主要条款。3. 发出招标公告或者邀请书。4. 收集投标申请书或回执。5. 资格预审确定符合条件的投标人（实际业务需采用资格后审的，另由招标文件酌定）。6. 对必须实地考察的项目须进行实地考察，其它项目应尽量的组织实地考察。7. 举行招标会议（必要时）及发放招标书、组织勘察现场，组织必要的答疑或补充招标文件；（如需要）编制和审核标底。8. 组成评标小组和监标小组（或建议名单）。9. 收集投标书。10. 举行会议（必要时）宣布投标截止和开标。11. 评标并确定前3名候选中标人。12. 向招标领导小组和主办公司提交评标报告，由酒店管理层及上级公司审定；与候选中标人洽谈合同待决问题；13. 发出中标通知书。14. 签订合同（如有必要可与发出中标通知书同时进行）。15. 归档保存招标有关文件和资料。附件： 牵涉部门：各部门采购部工作政策及程序PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES制 度：物品进场工作流程 编 号：PUR PP010目 的：货物进场，严格按照财务部有关货物进场验收流程。政策/程序：1. 采购部按采购申请单上注明的时间要求供应商准时履行送货。2. 通知使用部门及仓库。3. 严格按照财务部有关货物进场验收流程。4. 采购部负责协调酒店或供应商的投诉。附件： 牵涉部门：各部门采购部工作政策及程序PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES制 度：质量管理工作流程 编 号：PUR PP011目 的：对采购部的日常管理进行监控。政策/程序：1部门自检（1）部门经理每天按照采购部的质量管理标准自查。（2）如有不足之处，三天内完成改进，不作书面记录。2酒店检查（1）酒店周例行检查工作:配合酒店每周的质量检查工作，书面提出具体改进的要求。（2）采购部三天内完成改进，书面回复。（3）备案存档。附件： 牵涉部门：各部门采购部工作政策及程序PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES制 度：零星采购工作流程 编 号：PUR PP012目 的：各部门计划外的采购物品单价在人民币200元以下或单项总额人民币500元，达至使用部门的质量要求及成本控制的目标。政策/程序：1. 各部门根据经营需求，按规定填写采购申请单进入采购程序。2. 采购部收到采购申请单后判断采购物品是否符合零星采购标准，如果符合零星采购标准，采购部则直接进行市场调查并将初步确定的供应商名称及价格信息填写在采购申请单上报领导审批。3. 领导审批后，由采购部下达采购订单通知供应商送货或直接采购。4. 货物进场及验收（按进仓流程执行）。5. 由使用部门监察合同的执行，采购部负责协调酒店或供应商的投诉。附件： 采购申请单牵涉部门：各部门采购部工作政策及程序PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES制 度：合同签订工作流程 编 号：PUR PP013目 的：与供应商签定供货合同，严格按合同条款执行。政策/程序：1. 采购部与供应商初步拟定合同初稿。2. 报使用部门初审，修改。3. 采购部填写合同审定表，报使用部门、法律顾问、领导班子审核签名。4. 双方签定合同，一式四份。5. 在签定合同的过程中，应保证合同条款的真实性、完整性、合法性、并要求供货单位提供如下资料：包括供货单位营业执照、税务登记证、卫生许可证及加盖公司公章的报价表等相关资料一份，只有在上述资料全部提供到位时，该商品合同书方可报批生效；6. 财务部、人事行政部正本存档，采购部及使用部门存复印件。附件：各类合同牵涉部门：各部门部门管理制度索引Rules & Regulations Index编号Task No.任务Task页码PagePUR RR001部门内部管理制度PUR RR002工作任务管理制度PUR RR003合同管理制度采购部管理制度PURCHASING DEPT Rules & Regulations制度：部门内部管理制度 编号：PP RR001规范部门的内部管理，提高工作效率。流程与制度：1. 考勤管理：严格执行酒店的考勤管理制度，上下班须打卡及部门签到及签走，中途离开超过半小时，须经部门经理同意，请假及休假须按有关规定流程执行。每月制作部门的排班表及考勤表。2. 仪容仪表管理：严格执行酒店的仪容仪表管理制度，部门上班前须检查，并要求随时随地注意个人的仪容仪表。3. 卫生状况管理：严格执行酒店的卫生管理制度，部门文员随时随地注意办公室的卫生状况，并按照标准摆设的要求，保持办公室的整齐，洁净。4. 客户及内部投诉管理：高度重视客户及内部的投诉，严格按照采购部规定的客户及内部投诉流程去处理。5. 设备保养：每月检查部门的办公设备，发现问题，随时报修，并跟进维修的情况，保障正常的经营管理活动。6. 节能管理：为了酒店节约用电，节省酒店成本，提升酒店的竞争力，办公室做到人走灯灭，关闭空调，如离开超过半小时，还须关闭电脑。7. 会议管理：依时参加酒店的各类工作会议及部门主办的例会，高效沟通，协调。高效解决公作中存在的问题。8. 档案管理：部门文员专人专管，严格按照酒店总经办的档案管理制度执行，所有往来文件均须有记录，按照文件性质进行分类归档，每天都要进行清理归档，以免资料堆积。9. 资产管理：严格执行酒店的资产管理制度执行，由部门文员负责，每月协助财务部门进行盘点，保障企业的财产。10. 奖罚管理：为了促进相互了解和加强员工的自律，建立员工行为标准。严格执行酒店的员工奖罚管理制度，对于优秀的员工给予奖励，对于犯过失的员工给予处罚。11. 信息管理：由部门文员负责每天通过网站等途径，收集与采购部有关的各类信息，存档。为部门的工作开展提供有效的参考。12.事项审批管理：所有上报的文件均有最迟的审批时间，由直接负责人负责跟进及落实，以免影响经营部门的正常经营。13. 保密管理：严格执行酒店的保密管理制度，在采购行为的过程中，维护酒店的利益，严禁把内部的情况透露给供应商。14. 职业操守：树立良好的职业操守精神，严格履行自己的职责，认真学习，努力提高自己的业务水平，与企业共同发展。15. 行为管理：严格执行酒店的员工手册管理制度，为酒店的规范化管理建设及酒店品牌的建立出一分力。16. 钥匙管理：办公室大门钥匙由部门经理管理，各办公桌均设有备用钥匙由专人专管。17. 管理原则：以人为本，真诚相待，严格要求，善待员工。每一个人只有一位直属上司：我们每一位员工所承担的岗位责任均只对其直属上司负完全责任。一般的来说，管理者只能越级检查，但是不能越级指挥，反之，其员工有权拒绝执行其指令。18. 大事记管理制度：为及时地记录本部的发展历程和其中的重大事件，保留本部的珍贵历史。大事记为本部机密文件，其编写与