会展工作进度排期表.xls

时期时期序号序号工作内容工作内容工作细节工作细节时间结点时间结点协助部门协助部门 a 展会创意、卖点、形式组委会 b 展会流程制定组委会 c 展会时间、地点核准组委会 a 实际了解展馆条件（交通、面积、硬件、车辆接送等问题）组委会 b 展馆场地费用预算 （场地租赁费、搭建管理费、保险费、场地保证金、水电费组委会 c 展馆场地合同（ 与主办方确认租借时间、使用物品和费用总额，出具场地租借合 同，并签约支付场地租借费用） 组委会 d 备案：消防备案材料填写等组委会 a 确定展馆搭建内容（展馆布置图、线路图、广告设计、制作、广告位等）设计部、国际部 b 确定展馆搭建费用预算设计部、财务部 c 确定展馆搭建合同（明确搭建方搭建要求与提供物品）国际部 d 展会资料提供给搭建方（例如：设计图样稿）国际部 a 预估参展客户/采购商组委会 b 招商函期宣传单页印制，提供给采购企划部 c 采购招商（跟进招商进度，适时调整方案）国际部、国内部 d 经销商客户预约国内部 a 预算统计，预算中还应包括媒体推广费用、小礼品、宣传物料费用、礼仪、道具费 用等。 财务部 b 合同上报审批 （将“活动预算”、“展馆使用搭建合同”送财务部、行政部等相 关部门审批） 行政部、财务部 c 经费申请（填写付款申请，展会前一周需要填写费用预支单，预支部分费用用于现 场特殊状况的支出） 展前2周财务部 a 宣传页面设计、展会信息展前1个周企划部 b 平台发布（展会详细信息、流程、人员安排分工）展前1个周企划部 a 展会推广计划表已经完成企划部 b 邀请函设计（设计制作邀请函）1.30前企划部 c 场地宣传物品设计（查看场地确定宣传物品名录、设计宣传品）1.30前企划部 a 公司内部信息传达（搭建相关信息、具体人员安排）展前1周组委会 展前1个周 展前1个月 展前2个周 策划 场地 搭建 招商 审批报备 信息发布 设计宣传 6 7 展会工作进度表展会工作进度表 展会前期展会前期 1 2 3 4 5 b 经销商信息传达（采购直接传达信息或召开展前准备会议）展前1周组委会 c 媒体及国内外优质客户（邀请函、短信息通知）展前1周组委会 a 物品准备：展会办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、物品清单 、通讯录等等） 展前1周组委会 b 人员准备：自愿报名人员统计、制作人员工作安排表展前1周组委会 c 召开工作准备会：工作安排告知、细节要求、着装要求；休息日需提前告知技术部 申请加班，填写正式的加班申请 展前1-2天组委会 1准备物品运输整理物品运输至场地 相关人员跟车（根据物品清单）搭建当天物流部 a 负责与主办方沟通、协调（确定搭建时间、确保场地提供物品到位、确保硬件设施 正常使用、建立友好合作关系） 国际部 b 负责与搭建方沟通、协调（监督搭建工程按时完成、协调布展中所出现的问题）设计部 c 负责内部沟通、协调（抽调人员支持）组委会 a 物品保管：负责展会产品与其它公司物品保管专职工作人员 b 物品摆放：整理现场所有物品并进行正确位置摆放设计部、国内部 a 总体控制：随时解决突发状况、监督现场秩序，协调现场组委会 b 主办方协调：负责与主办方各项事宜、违规行为并调解、跟进当天活动效果、估算 参展人流量、订单量、成交比等 张珍 a 负责指引参展客户互换名片，行李储放灯展会工作人员 b 资料发放：宣传单及相关资料装入拎袋统一发放展会工作人员 礼仪管理：负责礼仪的安排和费用结算组委会 翻译使用：负责翻译分工和展员合作搭配组委会 a 人流计数：工作人员入口处计数引导人员 b 场外引导：展馆过滤如展人员，把控展馆内人流量引导人员 5布板和其他资料设置布板整理和其他信息咨询支援展员 6展馆秩序控制会场内各点安排工作人员负责控制工作，维持秩序 7现场信息采集负责拍摄产品和现场氛围 8后勤保障负责安排工作人员午餐、饮水 a 媒体对接：负责引导媒体人士，协助采访 b 业内对接：负责合理引导业内人士与领导沟通 a 紧盯采购单，防止飞单产生，及时与采购商沟通。做好每晚订单汇报小结。国际部 展会引导 媒体和行业对接 *订单和客户跟踪 准备环节 现场协调 物品管理 现场协调 前台服务 礼仪和翻译 传达信息 1 2 3 4 9 10 8 9 2 3 搭建当天搭建当天 展会期间展会期间 b 做好空白区域城市经销商沟通国内部各区经理 整理统计所有定单国际部、国内部 整理所有意愿合作经销商国际部、国内部 2资料收集展会照片、视频收集，意见汇总企划部 a 公司物品清点：负责将公司物品运回公司（根据物品清单整理，重点保管订单）组委会 b 负责监督展馆拆卸，并对有用物料进行回收整理组委会 4展会结束行程安排 参展人员留守安排、车票/机票更换行政部 5后期宣传将活动资料、照片整理进行活动贴后期宣传与讨论企划部 *订单和客户跟踪 订单和经销商统计 活动结束清场 1 3 10 展会后期展会后期 y 物品分类具体内容 请帖打印版200张 订单登记表 预约单400张 讲座ppt（放在u盘内） 投影设备 文具箱（双面胶、笔、纸、封箱带、印章、计算机） 抽奖箱3个 名片盆（盒） 计数器3个 拎带 奖品 电脑(当天带） 419准备物品419准备物品 文件 其它物品 序号序号类别类别商家商家 1龙之梦丽晶大酒店 2宏泉丽笙大酒店 3紫金山大酒店 4吉臣酒店 5上海大厦 6海上宴餐厅 7明轩御膳 8金色港湾浦东店 9今海明珠浦东店 10金尊大酒店 11音乐之声大酒店天山店 12博龙国际大酒店 13陕西商务酒店 14大众大厦 15鲜墙坊 16泛阳度假村 19中房美林会所 20金玉门 21大宁潮府 22泰蓝星酒店 23西郊庄园 17华美达和平大酒店 24金茂罗素 25虹桥城堡别墅 26阳光名邸 2