会议运营管理课件第1-3章.ppt

会议运营管理,第一章 绪论 【本章概要】本章首先介绍会议的各种定义，在此基础上总结出会议基本特征，然后讨论会议的几个本质，接着介绍会议的类型，最后论述会议的作用。本章是全书其它各章的基础。 【本章学习目标】 本章学习目标有四个：（1）掌握会议的概念与特征 （2）理解会议的本质属性 （3）熟悉会议的类型 （4）了解会议的作用。,一、会议的定义 会议的定义,我们可以找到很多： 1.“凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循有一定规则者，则谓之会议。” （孙中山） 2.“凡一群人在特定的时间、地点聚集,来研商或进行某特定的活动均称之(为会议)” (沈燕云、吕秋霞),第一节 会议的基本概念,3.“会议是一些人有组织、有领导地为了某种目的而进行讨论和商议的集会,它有别于三言两语的交换意见,有别于天南海北的漫谈,有别于街头巷尾的议论,更有别于消极的聚众闹事。” (杨冠群) 4.“会议是指人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。” （马勇，王春雷）,5.“会议是人们通过不同方式聚集起来，讨论、协议、沟通和商定事情的一种社会活动形式。会议是人类社会生活的重要组成部分，对协调社会关系和促进人类发展有重大作用。” （申金玉） 6.“在一定的时间和空间范围内，为了达到一定的目的所进行的有组织、有主题的议事活动，均可以被称之为会议。” （王书翠）,7.会议是“有组织有领导地商议事情的集会。” （中国社会科学院语言研究所词典编辑室）,【定义】会议是指三人以上的群体为了研究问题、交流信息、获取知识、统一思想等目的中的一个或数个而在特定的时间聚集在特定的地点、按照一定的规则所进行的演讲、发言、讲解、讨论、商议、交流等行为从而集思广益、达成一定结论的活动。 茶话会、朋友间的聚会等不是我们所说的会议，电视会议、电话会议和网络会议等不在本书的讨论范围。,并非所有聚集在一起的人群的活动都可以称作会议, 一个可以称作会议的活动必须具备下列特征: 1.有明确的目的。如研究问题、交流信息、获取知识、贯彻上级指示和统一思想等； 2.有明确的主题和各种议题，即有议论的中心，而不是随意漫谈；,二、会议的特征,3.有一定的结果。无论是达成一致，还是意见不统一，是推迟决定，还是停止讨论，最终都应有一个结论。 4.人数不少于三人。 5.有主持人。 6.遵循一定的规则。如座位有安排，发言有先后，始终有时间 7.是一种短暂性的行为。,第二节 会议的本质 会议的信息性 会议是一种信息的传递、交流、创造活动。 二.会议的社会性 会议是一种社会活动。 电视、电话、网络会议等无法 取代一般会议的根本原因。,三.会议的积聚性,一定的时间内,大量的人流、物流、信息流在一定的空间范围内积聚，相互交汇、碰撞，并带来大量的资金流。,第三节 会议的分类,按会议的性质划分 代表大会 学术会议 研讨会议 股东大会 培训会议 销售会议 ,Congress普通大会、政治性的代表 大会或社团召开的大会 Convention 大型会议, 年会 Conference 专业性会议 Forum 论坛 Seminar 研修会(广泛的参与性) （Academic）Symposium（学术）专 Panal专题研讨会 题研讨会 Colloquium 非正式研讨会,Lecture 讲座 Workshop 小组讨论会 Session 一场(届)会议 Meeting 会议,二. 按会议的主办者来划分,社团会议 企业会议 政府会议 工会会议 教育会议 ,三.按会议参加者的国别划分,国际会议 国内会议,(一)国际会议,国际会议是来自不同国家的人们所参加的会议。,ICCA统计国际会议的标准, 固定性会议 至少3个国家轮流举行 与会人数至少50人,UIA & 新加坡会议社团组织 统计国际会议的标准, 与会人数至少300人 国外人士占与会人数40%以上 与会者来自至少5个国家 会期至少3天,中国国际会议推展社团组织 确定国际会议的标准, 参加会议的国家（含主办国）至少 在两国以上 与会人数需达50人以上 外国与会人数占总与会人数20%以上 以年会、展览或奖励旅游等形式均可,日本国际观光振兴会 统计国际会议的标准,有来自包括主办国在内的两个国家以上的20名以上人员参加的会议称作国际会议。,我国的国际会议标准,按我国有关文件的规定，国际会议是指来自3个或3个以上的国家和地区（不含港、澳、台地区）的代表参加、以交流为主要目的的研讨会、报告会、交流会、论坛以及国际组织的行政会议，而对参加会议的国外代表人数和时间的长短没有具体的要求，这就可以认为是我国衡量国际会议的标准。,(二)国内会议,凡来自国外的与会者人数占出席会议总人数的比例达不到国际会议标准的会议均称作国内会议。,第四节 会议的作用,经典语录 “如果在一个城市召开一次国际会议，就好比有一架飞机在这个城市上空撒钱。” 门图特：德国慕尼黑 展览公司总裁,一.传递、交流并创造信息 二.给所在城市或国家的会议业带来 直接收益 【实例】 1999年9月，财富全球论坛年会在上海举行，参加本次论坛的有600多人，每张入场券5000美元（不包括住宿费用），这样仅论坛的入场费收入这一项就超过了300万美元。,三.所在城市或国家的旅游业、 商业等服务业带来间接收益,会议给旅游业、商业等服务业及相关生产行业所带来的间接收益比给会议业所带来的直接收益大得多，后者与前者之比为4101，此比例依会议目的地服务业及及相关生产行业的发达程度而有所不同,1.巴黎每年接待的国际会议有400多个，给这个城市带来将近40多亿法郎收入。 2.99上海财富全球论坛年会期间 的广告、宣传收入达到1亿元以上，上海宾馆业的收入超过3000万元，机场、航空公司、出租车公司、商场、餐饮、旅行社等行业也都获得不菲的收入。,【实例】,四.提升会议目的地的知名度,会议在进行宣传、促销时顺带把会议目的地推向了全国（世界）各地 来自外地（国）的与会者把对会议所在城市（国家）的感性认识传播开去 媒体记者在对会议进行采访报道时也把会议所在目的地推向了世界各地,达沃斯“达沃斯世界经济论坛” 博鳌“博鳌亚洲论坛” 重庆“亚洲议会和平协会（AAPP）第三届年会” （2002年4月举行） 新加坡每年二三百场国际会议 ,【实例】 因会议而成名或提高知名度的城镇,世界经济论坛2009年年会的会议中心,博鳌亚洲论坛国际会议中心,五.促进目的地的建设和经济发展,高规格的会议一般要提前数年确定 举办地，各申办地为了竞办会议，都要对本地提出建设美化计划，取得举办权的申办地为迎接会议的召开，要进行高标准的市政工程建设，对当地“整容”和“美容”，提升当地的环境和管理水平，此举还可以拉动当地或所在国的建筑、钢铁、水泥、装修、装饰等行业的发展，并为当地提供一定的就业机会。 “助推器”。,博鳌“博鳌奇迹”： 一座座造型别致的会议场馆（亚洲论坛永久会址，亚洲论坛国际会议中心等）建起来了 一条条宽敞笔直的马路修起来了 一家家设施齐全的酒店（包括投资二十多亿元的索菲特大酒店）盖起来了 一幢幢异域风格的别墅筑起来了 一片片生机盎然的草坪铺起来了（高尔夫） ,【实例】 因举办会议而获得大发展的城镇,博鳌亚洲论坛国际会议中心,博鳌海洋馆,博鳌高尔夫乡村俱乐部球场,博鳌凯宾斯基别墅度假酒店,2007博鳌21世纪房地产论坛,重庆取得AAPP举办权以后，对山城形象进行了大规模的“整容”和“美容”，投资数千万元用于整修道路、增设公共设施、拆除影响市容的违法建筑、建设绿地，使重庆的城市建设一下子前进了好几年，山城变得更加美丽动人了。,周庄为迎接2001年6月APEC贸易部长非正式会议的召开 00年启动古镇污水处理工程，01年3月投资2000万元的首期工程主管网完成 对河道进行了治理 实施了管线地埋工程 增加绿地6000多平方米 对有关建筑按照粉墙黛瓦的风貌进行 改造，进一步突出了江南水乡的风格 ,六.会议是社会民主的重要手段,会议本身就有着民主的内涵。每个与会者都代表着一定数量的 社会公众,会议本身赋予与会者发表自己观点、见解的权力。会议 成为社会民主的有力表现形式，是实现社会民主的重要手段。,“夫议事之学，西人童而习之，至中学程度则已成为第二性矣，所以 西人合群团体之力常超吾人之上。然中国人受集会之厉禁合群之天性殆失，是以集会之原则、集会之条理、集会之习惯、集会之经验，皆阙然无有。以一盘散沙之民众，忽而登彼民国主人之位，宜乎其手足无措，不知所从，所谓集合则乌合而已”,他认为搞“民权”的第一步就是要 知道如何开会，会中如何表决，决议后如何执行。这一点若办不到，则假民主便远不如真独裁之能福国利民。英语民族在搞政治上的优越性，就是他们会开会：认真开会和实行开会所得出的决议案。其他民族开起会来都是半真半假,结果便不能搞“分工合作”和“配合工作”。而英语民族在政治上的最大武器便是“配合工作”,“此书譬之兵家之操典，化学之公式，非流览诵读之书，乃习练演试之书也。 凡欲负国民之责任者，不可不习此书。凡欲固结吾国之人心，纠合吾国之民力者，不可不熟习此书”。,七.帮助人们消除隔阂、促进和平,会议可以沟通信息。有隔阂的各方代表坐在一起开会，进行交流、沟通，彼此就可增多理解，减少误会，甚至消除隔阂，避免进一步的纷争。,会议是一种社交活动。有敌意的各方代表能一起开会本身就是彼此友好意愿的表示。在会议过程中，各方代表握手、寒暄、坐在同一个会议场馆，倾听对方的发言，喝着同一种饮料，甚至一起用餐、住在同一个宾馆，又能增进友谊，减少甚至消除仇恨、敌意，最终避免战争，和平共处。,中国战国时期的公元前546年，楚、晋、齐、鲁等一共13个国家聚集在宋国国都商丘，召开了 “弭兵会议”，这次会议划定了各国的势力范围，确立了晋楚两国平分霸权的地位，确保了之后各国间50多年的和平。,【实例】 历史上的和平会议,1814年的维也纳会议是一次著名的和平会议。拿破仑战争结束后，相互敌对多年的6个欧洲国家的君主在维也纳举行了一次会议，重新调整了欧洲各国的疆界，达成了新的“力量平衡”，使欧洲强国的均势得以持续30多年。,八.促进目的地社会文明程度的提高,为迎接会议特别是国际会议的 召开，东道主城市或国家要对有关接待人员进行礼貌礼节等文明知识或技艺的培训，甚至对当地居民进行一次文明礼貌知识的宣传教育。 与会者一般都有较高的文明 礼貌修养，在接待与会者和与与会者交往的过程中，有关人员也会受到影响而自然而然地提高自己的文明礼貌修养水平。,“AAPP第三届年会”在重庆举行，对地处西南内地、相对闭塞的 重庆市民来说，最大收获或许是在 思想观念上，这次高规格的关注和平与发展的国际会议给重庆带来了开放、文明的思想观念，开阔了市民的眼界，促进了市民文明程度的提高， 增强了市民的主人翁精神和责任感。,【实例】 国际会议促进重庆市民文明程度提高,“诚信重庆、知识重庆、礼仪重庆、魅力重庆”的城市精神深入市民人心。 根据中国发展战略研究会咨询中心等部门在AAPP召开前对重庆市民的抽样调查，所有市民都愿意为AAPP做贡献。重庆市社会科学院院长俞荣根深有感触地说：“我看见不少街道、居民区都掀起了英语热。普通市民这种开放、进取的心态令人感动。”,【本章总结】 并非所有聚集在一起的人群的活动都可以称作会议，会议是三人以上的群体为了一定的目的在特定的时间聚集在特定的地点、按照一定的规则所进行的发言、商议、讨论、交流等行为从而集思广益、达成一定结论的活动。会议具有信息性、社会性和积聚性的本质属性和七个特征； 会议的类型有很多,国际会议的标准； （3）会议不仅具有能为举办地带来可观的经济收益，而且可以为举办地带来社会效益。,【本章思考练习题】 1. 你是否同意本章中所列举的会议的定义？请思考、研究、讨论并给出你自己的会议的定义。 2. 你认为本章中确定国际会议的标准是否恰当？请思考、研究、讨论并给出你自己的国际会议的标准。 3. 讨论会议的本质属性。,中国代表团在北京钓鱼台国宾馆同朝鲜代表团举行会前磋商,第二轮六方会谈现场,【案例分析】P1618 一次事先无确定会期的国际会议,案例分析题 1.该会议事先未确定会议结束的日期，中间各方自行临时安排了多次双边磋商，这是否违背了会议的基本规律？ 2.各方出席此次会议的目的是什么？ 3.这次会议可以起到什么作用？,第二章 会议市场及其细分 【本章概要】会议市场的类型、特点、规律，争取各种会议的途径； 社团、企业会议市场和开会的目的。 【本章学习目标】 掌握社团会议和企业会议的特点； 掌握会议主办者主办会议的目的和人们参加会议的目的； 熟悉如何开拓社团会议市场和企业会议市场；熟悉影响社团会议和企业会议策划者选择会议宾馆的重要因素；了解会议市场的基本规律；(6)了解其他会议市场的基本情况。,会议市场的含义,主办会议的机构 会议市场 参加会议的人们,社团会议市场 企业会议市场 政府会议市场 工会会议市场 教育会议市场 ,会议市场的细分,第二节 社团会议市场,协会 学会 商会 同业公会 联合会 ,社 团 组 织, 内科分会 小儿神经 中华医学会 外科分会 学科小组 儿科分会 小儿肾病 （187） 学科小组 10000个国内会议/年,中国科协,一.社团会议类型,Annual Convention Conference Congress Seminar （Academic）Symposium Lecture ,社团会议,二.社团会议的特点,会议举办频率有规律 多数会议筹备时间长 会员自愿参加 与会者多带会伴 会议节目内容和社会活动很重要 会议地点经常变换 会议人数确定迟 会议组织者通常请PCO帮忙,三.社团会议的平均会期,8天，1%,4.5%,3天 2天 36.2% 16.5% 1天 6天 4天 5天 22.6% 12.8%,天，,天，,.,.,四.影响社团选择会议场所的因素,五.社团会议的决策者,社团组织主席、副主席 秘书长 委员会主席、副主席 理事会成员 秘书 ,六.如何找到社团会议,（一）国际性社团会议 UIA的出版物或网站 国际组织年鉴动态提供目前活跃在300多个国家和地区30000多个组织详细时新的资料 国际会议日历是全球民间社团会议指南，每年有15000个国际会议列入其中，所有会议信息都由召开会议的组织本身提供并确认，相当可靠 搜索引擎,（二）国内社团会议,各级民政部门的社团登记处 中国民间组织管理局的网站（） “相关链接” “社会组织网站” 社会团体 地方民间组织管理局的网站 上海市社会团体管理局 “社会组织信息查询”,搜索引擎 协会组织,浙江省协会,N个,N个,浙江在线 民间组织网 民间组织链接,企业会议市场,跨国公司,国家级企业,省级企业,市级企业,国营企业,合资企业,民营企业 每个企业每年都要开很多各种各样的会议,其目的是为了企业的生存和发展。,一.企业会议类型,新产品推介会 销售会议 管理会议 培训会议 股东会议 专业/技术会议 (出资召开)学术研讨会 奖励(旅游)会议 ,企业会议,二.企业会议的特点,会议举办频率多无规律 多数会议筹备时间短 有关员工必须参加 不需要通过促销吸引人们参加 有些会议地点相对固定 会议人数确定早 会议资金由企业全额支付，只 有一个账户,三.企业会议的会期,多数会议（如管理、股东会议）1天就开好了，一般选择在当地召开，不住宿，吃一顿午餐和一顿晚餐，甚至只吃一顿午餐 有些会议的会期是2-3天 少数会议（如奖励会议）可能会持续5-7天,四.影响企业选择会议场所的因素,五.影响企业选择奖励旅游会议场所的因素,六.企业会议的决策者,1.办公室主任（总秘，行政秘书） 2.总经理（总裁，副总经理，副总裁） 3.市场营销部经理 4.人力资源部经理（人力资源总监， 培训主任） 5.董秘 6.,七.如何找到企业会议,查黄页号薄，然后打电话或上门推销也许会找到一些企业会议，但效率低 最好是让计划开会的企业来找你。,作业,假设你是一家会议公司的市场经理，你将怎样让那些要开会的社团、企业主动来找你？,3 社团组织会议市场 Vs企业会议市场,会议数量对比 会议总人数对比 企业会议 企业会议 81% 64% 社团组织 18% 其它会议 19% 17% 1% 社团组织主要会议,会议总花费对比 企业会议 32.2% 社团组织会议 67.8%,4 会议市场的统计数据,一. 会议参加者人数分布情况,二. 会议召开月份分布情况,5. 开会的目的,了解主办者举行会议和人们参加会议的目的,对于从事会议运作的人非常重要!,1.树立、提高自己的学术地位 Seminar，Academic，Symposium， Conference 2.促进行业内的信息交流，跟上不断前进的现代技术 Conference，Congress，Seminar， Convention，Academic，Symposium,一. 主办者举行会议的目的,3.保持正确的销售目标 企业会议中销售会议、奖励会议。 4.培养团队精神 企业年度总结会议、拓展会议。 5.激励和奖励优秀员工 企业举行的表彰大会、奖励会议。,6.开发人力资源，提高员工素质 协会为会员单位举办的培训会议，或企业内部的培训会议 7.贯彻精神与统一思想 企业召开的员工大会、管理人员会议，政府召开的政治性会议 8.沟通、管理和决策 企业召开的管理会议,9.沟通思想，商讨问题，寻求合作 不同国家、地区、企业、组织之间召开的会谈、洽谈会、协商会 10.公共关系需要 政府召开的咨询会、教育/研究院（所）召开的各种会议，企业的新产品推介会、企业出资召开的专家学术研讨会（Academic Symposium）,11.传播教义 宗教组织举行的会议 12.扩大城市知名度，树立城市形象 官方机构或半官方组织主办的高规格的会议（尤其是国际性会议） 中国政府承办的“世界妇女大会”、 “万国邮联大会” 上海市政府承办的“亚太经合组织（APEC）会议”,13.赢利 有些社团组织（尤其是协会）、 会展公司、咨询公司等举办、承办的Conference，Congress，Seminar， Convention，Academic Symposium ,不同类型的会议举办者具有不同的目的；有时,人们召开会议的目的可能同时具有以上两个或数个。,二. 人们参加会议的目的,【本章总结】 通过对会议市场的特点和规律的探讨，我们得出这样的结论：社团会议和企业会议是会议市场的主要构成部分，这两种会议具有非常不同的特点和规律，要运作好这两种会议，必须掌握其特点和规律；通过对会议组织者举办会议的目的和人们参加会议的目的的探讨，我们了解到：掌握上述目的对于我们运作好会议是非常重要的。,【本章思考练习题】 社团会议和企业会议有哪些不同？ 假设你是一家会议公司的总经理，你将怎样让那些要开会的社团和企业等主动来找你？ 为什么说了解人们参加会议的目的对会议举办者非常重要？。,作业,1.列表比较社团组织会议和企业会议的不同。 2.P45案例分析题,中国-诺华小型专家研讨会现场,第三章 会议产品要素 【本章概要】会议产品的涵义,会议服务产品与物质产品的对比,构成会议产品的各个要素，如何生产这些要素从而生产 出完整的会议产品。这是本书的理论主体、重点内容。 【本章学习目标】 理解会议产品的涵义； 明白会议服务产品与物质产品的不同； 熟知会议产品的各个构成要素及其内涵； 熟知会议产品各个要素的生产方法。,会议产品的涵义,会议的参加者从会议所得到的信息、服务、物质等方面的东西。,1 会议主题与议题 （Theme & Topics）,会议主题是会议主要内容的概括，会议的潜在参与者通过它就可以了解会议的大体内容。 选好会议主题是会议成功的重要 因素。会议中所有议题、节目、活动的安排都要紧紧围绕会议主题进行。,2 会议演讲人,会议演讲人的选择很重要，它 决定着会议目标能否顺利实现。 一、演讲人是会议的卖点之一 二、会议演讲人的挑选 由会议组织者挑选（SC) 从应征论文作者中挑选（Call for Papers) 顶尖专家未必是顶尖会议发言人,三、Tips for speakers,Speak 30 cm away from microphone Articulate clearly Dont speak too fast “Time” your presentation Stick to allocated time frame Rehearse speech with visual projections Use neck microphone with overhead projection,3 会议通知与注册,通知Announcements 注册/报名Registration,First Announcement,Pre-announcements of meeting to be held (newsletter, flyer, brochure) Minimum necessary content: Theme Dates Location Contact address Examples: P53,Second Announcement ( Call for papers ),It is very important to the quality of the congress.,Contents:,大会主席的邀请信 会议组织机构 主题与议题Theme，Topics 征文要求 会议初步日程 初步旅游线路 秘书处联系方法Address secretarial,重要日期（Dates and location）（会议时间与地点，论文投稿的截止日期，注册通知书的发放日期和预先注册的截止日期等） 论文摘要表Abstract Form (例P188) 反馈表Reply Form（例P170),Third Announcement (Invitation Program),Must contain ALL information required by potential participant to make the decision to participate and to justify this decision.,Content:,大会主席的邀请信或欢迎信 会议组织机构 会议主题与议题 详细会议日程 Dates and location，speakers, moderates 学术参观Study tourspre and post 社会活动Social programs 会伴活动 Partner programs,付款方式与退款政策Cancellation conditions 一般信息Practical information ( climate, currency etc) 注册事宜与注册表Registration form P68-70 宾馆预订与预订表 accommodation (different categories /price ranges),旅游活动与旅游预订表 交通与地图 秘书处联系方法 ,4 会议专业活动安排,会议的核心活动。 大会特邀演讲 大会分组演讲 大会张贴演讲 专业参观,5 会议场地与会场布置,一、会议场地 大会会议室与小会议室 贵宾休息室 展览场地 厅堂 登记台 办公室 存储区 ,Facilities: /index.pl Convention Halls Ballrooms Exhibition Halls Meeting Rooms,Auditorium Concourse Lobby Gallery Floor Plans,A multi-purpose space on level 3 that is perfect for opening ceremonies,wedding dinners and exhibi- tions. With 930 square metres of space, it can cater for up to 600 persons banquet-style.,The Gallery is 3,700 square metres of versatile space located on the third floor of Suntec Singapore . The Gallery can cater for 1,000 delegates in a banquet-style setting or 3,000 delegates in a theatre-style setting.,作业,研究P7386内容，做P109的【复习思考题】1,二、会场布置,（一）会场布置的基本模式,（二）会议基本设施的布置,讲台 投影设备 幻灯机 实物投影仪 多媒体投影仪 录像机 ,6 会议事务,会议印刷品 会议内容摘要 最终程序手册（Agenda、Hotel lists，List of participants） 会议资料汇编 Name badges,讨论,1.下页图中的两个名卡设计得如何？ 2.让与会者佩带名卡的目的是什么？ 3.如何实现这些目的？,7 会议住宿（Accommodation）,与会者的具体情况决定会议住宿酒店 类型和级别选择： Five stars, four stars or three stars hotels? Budget hotels? Youth hostels? Dormitories?,一.宾馆名录与挑选 二.办理住宿预订 三.与会者住房表 四.总账户与个人账户,8 会议餐饮Catering,餐饮是影响会议成功与否的重要因素之一， 必须认真对待