Word文档使用方法.ppt

二办信息部 10-20,office常用办公软件培训,运行 word2003,word2003包括标题栏 、菜单栏 、工具栏 、格式栏 、文档窗口 、标尺 、状态栏,第一章 Word2003的使用,第一节 、Word2003操作介绍,标题栏：显示应用程序名和当前文档名 菜单栏：涵盖了用于word文件管理和正文编辑的所有菜单命令 工具栏：工具栏是将常用命令以工具按钮的形式表示 格式栏：格式栏主要对文字的设置和文章的编辑操作 文档窗口：文档窗口是用来创建、编辑、修改和查阅文档的地方,第一节 、Word2003操作介绍,标尺：可以查看正文的宽度和高度，同时还可以用来设置段落缩进、左右页边距、制表位和栏宽 状态栏：提供了关于文档当前位置的各种信息,第二节、应用实例,Word有强大的文字编辑功能和表格编辑功能 本节将通过两个实例来讲解word2003的使用 实例1文字编辑 实例2表格的使用,2.1 实例1文字编辑 2.1.1 打开文件,点击工具栏的打开按钮或菜单栏的“文件”-“打开” 在打开对话框中，选择要打开的文件 如打开“秋天的原野”,2.1.2 编辑文章题目,选择题目文字，点击“居中”按钮 然后点击菜单栏“格式”-“字体”选择宋体二号字，再选择加粗 或者在格式栏设置 同样，把“唐雪莲”居中，并且设置字体大小为小四,字体设置,在“字体”对话框还可以设置“字体颜色” 还可以在“效果”里面设置字体效果,字体设置,也可以在“字体间距”选项卡里面设置字体间距,字体设置,还可以在“字体效果”选项卡里面设置字体效果,2.1.3 插入日期,把鼠标定到“唐雪莲”前面 点击“插入”-“日期和时间” 选择一个合适的时间格式 点击确定,段落设置,如果要改变行间的距离和段落间的距离应该怎么样做呢？ 点击“格式”-“段落”，在这里可以设置 如段前段后设置为“0.5行”，行距设置为“多倍行距”，设置值为“1.75”,2.1.4 格式刷,选中第一段正文 设置字体为“四号”字 字体颜色为“蓝色” 点击“格式刷” 然后用格式刷刷剩下的正文 出现什么效果？,2.1.5 查找文字,点击菜单栏的“编辑”-“查找” 在打开的对话框“查找内容”中输入“秋收了” 点击“查找下一处”， 系统会自动找到含有“秋收了”文字的地方,2.1.6插入图片,进过上一步，已经找到了秋收了的地方 把光标定位在“秋收了，秋收了!”的后面 点击“插入”-“图片”-“来自文件” 在打开“插入图片”对话框中选择要插入的图片 点击“插入” 图片便被插入到光标所在的位置了,2.1.7 更改图片属性,点击图片左上角 当鼠标变为双箭头时，向右下拖动鼠标使图片变小 然后用鼠标右键点击图片，选择“设置图片格式” 在弹出“设置图片格式”窗口中，选择“四周型” 点击“确定” 此外还可以在图片编辑工具栏里面对图片进行其它设置,2.1.7 更改图片属性,用同样的方法插入另外一张图片 用鼠标右键点击图片，选择“设置图片格式” 在弹出“设置图片格式”窗口中，选择“四周型” 在“水平对齐方式”中选择“右对齐” 最后点击确定,2.1.8增加背景颜色,点击“格式”-“背景”选择“浅绿色”,2.1.9 插入页码,点击“插入”-“页码” 打开“页码”设置窗口，选择对齐方式在“右侧” 这样页码就添加到页面右下角了,2.1.10 打印,2.1.10 打印,设置好页面后，就可以打印了 点击文件菜单下的“打印” 在打印对话框中选择打印机 页面范围为“全部”，份数为1份 然后点击确定就开始打印了,2.2 实例2表格的编辑,我们以制作一个课程表来学习表格的使用。,2.2.1 插入单元格,点击工具栏的“插入表格”工具 会出现一个表格选择框，拖动鼠标，选择你要的单元格数 也可以通过“表格”-“绘制表格”来绘制表格。 还可以通过“表格”-“插入表格”输入“行数”和“列数”来制作,2.2.2 选择单元格,把鼠标放在所要选的单元格左边，当鼠标变为向右上方的箭头时单击，就会选择一行单元格了 把鼠标放在所要选的单元格上边，当鼠标变为向下方的箭头时单击，就会选择一列单元格了 在一个单元格里面拖动鼠标也可以选择想要的单元格区域 把鼠标移到表格的左上方的十字的箭头，单击，可以选择整个表格,2.2.3增加单元格,选择一列单元格，单击右键，选择“插入列 选择一行单元格，单击右键，选择“插入行” 用同样的方法增加表格到9行7列,2.2.4 合并单元格,选中要合并的单元格后点击右键，选择“合并单元格” 也可以用绘制表格工作删除 点击工具栏上的“表格和边框” 出现表格和边框工具，点击“删除”按钮 删除两条边，也可以变为一个大的单元格,2.2.5 插入表头,把光标定位在第一个单元格，选择菜单栏“表格”-“绘制斜线表头” 选择“样式二”，字体选择“小五” 在输入行标题“星期”，数据标题“课程”，列标题“时间” 最后点击确定 结果便插入了一个表头,输入文本编辑文本,在表格中输入 “星期”和“上午下午” 选择要居中的文本 点击“表格和边框”的中部居中 居中其它文本 并设置字体大小为5号字,2.2.8调整单元格的大小,可以把鼠标放到单元格边上 当鼠标变为双十字箭头时 拖动鼠标就可以改变单元格的大小 或者选中单元格，右键点击选择“表格属性” 在表格属性的行设置“指定高度”里面输入一个大小,2.2.9 插入时间,把光标定位在左上角，按回车键，表格上方会出现一个空行 输入“课程表”，并改为居中，粗体 点击菜单栏的“时间和日期” 选择一个时间格式，点“确定” 这样就把时间插进入了，再把它居中,2.2.10 保存文件,输入每天要上的课程 然后点击工具栏的保存图标或者点击菜单栏的“文件”-“保存” 在保存对话框中选择要保存的地方 点击“保存” 一个课程表就做好了,第二章 Excel的使用,第一节、Excel基本功能介绍 Excel的主窗口 常用控制区功能 工作区说明 显示区 第二节、Excel的使用实例 实例1年收入清单 实例2学生成绩表,1.1 Excel的主窗口,EXCEL窗口包括标题栏、菜单栏、格式栏、常用工具栏、状态栏等组成 标题栏：显示的是文档名和当前应用程序名 菜单栏：涵盖了用于excel文件管理和正文编辑的所有菜单命令 格式栏：主要对文字的设置等操作 工作区：包括有名字栏、编辑栏、列标、行号、活动单元、工作表标签区,1.2常用控制区功能,它是将常用命令以工具按钮的形式表示 这样用户通过对工具按钮的操作，可以快速执行菜单命令 从而提高工作效率,1.3工作区说明,名字框：在工作表内快速移动或定义区域时,名字框内显示出单元格或新选对象的名字 编辑栏：在编辑栏内可输入或编辑数据或公式 工作表：工作表用来输入放置各种数据，还可放置由数字生成的统计图表和图片等,1.4显示区,单击某工作表标签，该工作表成为当前活动工作表 其标签为白色且下方有一横线 在工作表标签上可移动,复制,删除工作表还可单击右键在弹出的快捷菜单中给工作表更名 状态栏：左边用来显示与当前操作有关的信息 状态栏 的右边用来显示大、小写切换键、屏幕滚动键、数字锁定键是 否打开,第二节、Excel的使用实例,2.1实例1年收入清单 学习知识点： 合并单元格 自动填充数据 自动求和 设置字体 插入单元格,2.1.1合并单元格,选择几个单元格，如A1B1 点击“合并及居中”工具合并单元格 或者点击右键“选择设置单元格格式” 在单元格格式对话框中选择“合并单元格” 这两个单元格就合并了,2.1.2自动填充数据,输入“年收入清单” 并在A2单元格中输入“一月” 然后把鼠标放到此单元格的右下方 当鼠标变为黑体的“+”时，下拉鼠标 是不是自动填充其它的月份 了？,2.1.3自动求和,在“十二月”下面的单元格输入“总收入” 然后在B单元格输入每个月的收入 在输入一个数字后，按回车输入下一个数字 最后选中全部的收入（包括总收入） 点击工具栏的“自动求和”工具，便自动把总数求出来了,2.1.4设置字体,把“年收入清单”设置为16号字，黑体，颜色为蓝色 月份设置为14号字，淡蓝色 收入设置为12号字，淡黄色 总收入设置为红色,2.1.5插入单元格,在第二行单元格点击右键选择“插入” 在新单元格里面输入“月份”和“收入” 一个完整的年收入清单就做好了,实例2学生成绩表,2.2.1 合并单元格 选择AF的单元格，点击格式栏的“合并及居中”按钮 2.2.2 输入数据 合并后输入数据，在输入过程中，按Tab键跳到一下单元格 输入完“平均分”后按回车，回到第一单元格,2.2.3 自动填充数字,在输入学号时，只需输入“2001” 然后当鼠标变为粗体“+”时，往下拉自动填充数字 再点击右下角的小三角符号 弹出菜单中选择“以序列方式填充” 序号栏的序号按序列填充了,2.2.4 自动求平均值,输入数据 选择要求平均值的区域，点击工具栏“求和”按钮旁边的三角符号 选择“平均值”,2.2.5设置小数位数,由于小数点后的位数太多不合我们的要求 我们要把它该为1位小数 选择平均分的区域 点击右键选择“设置单元格格式” 在“分类”里面选择“数值” 小数位数设置为1位，设置好后 按确定 完成设置,2.2.6 插入公式,求平均值也可以以输入公式的方式计算 选中平均分的一个单元格，点击fx插入函数 选择“AVERAGE”函数，它的作用是求平均数 Number1里面的C7:E7是指，求C7单元到E7单元格数值的平均值。 点击“确定” ，就求得平均值了,2.2.7公式的复制和移动,选取含有要复制的公式所在的单元格 将鼠标指针移至单元格的右下方出现填充柄 向下拖曳填充柄，虚框会随鼠标的拖动而扩大 松开左键，便填入了复制的结果,2.2.8表格的美化,调整字体大小和居中，并设置背景颜色 也可以根据自己的要求作其它美化设置,2.2.9冻结窗口,当我们查看一个较大的Excel表格时，如果我们拉滚动条，往往会吧前面的表头给翻上去了，不清下面的数据是属于哪一类的 为解决这个情况，我们可以用冻结窗口来把表条目冻结起来 点击表头下的一个单元格，选择“窗口”-“冻结窗口