Excel的基础应用.ppt

Excel 日常应用略解,-基于Excel2003版的使用探讨,Excel是什么？,如果我们问：“Excel是用来做什么的？” 我想，很多人都会下意识地回答：“Excel是用来做表格的。” 另外一些人可能会说：“Excel是一个电子表格处理软件，他有强大的数据 处理和数据分析能力，能够把数据做成图表，还可以编程。” 那么请问，你们更赞同那种说法呢？毫无疑问，是后者。为什么，因为后 者字数多些。 如果是我，我两者都不赞同，看到这个问题时，我会反问：Excel不能用 来做什么？这是我的答案。,Excel究竟有哪些功能呢？概括起来说，他主要包括：,1)、数据的记录与整理；,2)、数据计算；,3)、数据分析；,4)、图表制作；,5)、数据传递与共享；,6)、Excel功能和用途的定制。,事实上，你对一个事物了解越多，就越觉得回答与之相关 的问题并不是一件简单的事。对于Excel而言，它总能在适当的时候给你带来惊喜。使用它，你总能在纠结的时候柳暗花明：,一、基本的工作表操作 二、认识行、列及单元格区域 三、输入、编辑和整理表格数据 四、格式化工作表 五、自定义工具栏和菜单 六、其他一些使用技巧,Excel基本操作,一、 工作表的操作技巧主要包括:,1.1 工作表的创建 工作表的创建由两种情况： 第一种是随工作表而创建 ，即打开的时候就有工作表，可以设置打开的工作表的数量；,工作表（WorkSheet）和工作簿（WorkBook）的认识，这对以后的编程有帮助。,一、 工作表的操作技巧主要包括:,1.1 工作表的创建 第二种是在原有的工作薄中新增工作表，可批量新增、单个新增。 新增工作表的集中方法： 1、右键-“插入” 2、运用快捷键“Shift+F11” 3、如果需要批量插入多张工作表，可以在第一次插入工作表之后，按F4，每按一次即可新增一张工作表。,大多数情况下，没有保留太多工作表的必要，空白的工作表反而会增加文件的体积， 造成不必要的容量浪费。所以，必要时，应尽可能减少空白工作表的数量。,一、 工作表的操作技巧主要包括:,1.2 设置当前工作表 当当前工作簿中的工作表很多，在工作表标签栏无法完全显示时，可以利用一些办来实现方便选择： 1、扩大标签显示栏的长度。如图： 2、利用标签显示栏上的微调按钮 3、在标签显示栏的微调按钮区点击右键，选择工作表,一、 工作表的操作技巧主要包括:,1.3 同时选定多张工作表，运用Ctrl+工作表； 1.4 工作表的复制与移动。比如一个多工作表的工作簿中，有一个工作表需要复制或者移动出来，一般运用什么办法呢？复制，然后建个新的工作表，再粘贴？其实可以用到“复制或移动工作表”。选择某一工作表，右键，选择“复制或移动工作表”,1、选择“建立副本”，则是复制，原表依然在原工作簿中； 否则为移动，即移出。,2、选择“新工作簿”，则移动或复制的表会新建一个工作簿； 选择已有的工作薄，则会将表移动或复制到已有的工作薄中， 并可在列举的工作表中选择是否“移至最后”,一、 工作表的操作技巧主要包括:,1.5 拖动工作表； 1.6 重命名工作表； 1.7 删除工作表； 1.8 隐藏与显示工作表。对于某些应用或者基于安全方面的考虑，可以对工作表进行隐藏。选定工作表以后，选择菜单“格式”-“工作表”-“隐藏”，即可将工作表隐藏。需要显示时，则选择“格式”-“工作表”-“取消隐藏”，会弹出取消隐藏对话框，选择需要取消隐藏的工作表即可。,一、 工作表的操作技巧主要包括:,工作薄的多窗口显示； Excel中提供了各种窗口排列管理，包括重排窗口、并排比较、拆分窗口、冻结窗口和窗口缩放等。这些窗口操作在日常工作中运用得当的话，可以给工作带来很大的便利。尤其是并排比较和窗口冻结。 1、并排比较。有些时候，用户需要在两个工作窗口中比较数据，则可以运用“并排比较”的功能，单击菜单“窗口”-“并排比较”，可以使两个工作窗口并排对比，两个窗口可以相对滚动。 2、对于比较复杂的大型表格，有时候我们需要在滚动浏览时始终显示某些行或者列，比如表格结构的表头行或者表头列，这时就可以利用冻结窗口。 选择“窗口”-冻结窗格”，则可以冻结当前鼠标点击的单元格位置的上一行和左一列形成的区域。,工作簿、工作表、工作区域、单元格的保护；,工作薄的保护，工作薄保护中的结构、窗口保护，工作薄保护与工作薄 打开密码设定的区别。（前者仅对工作区域，后者对打开和编辑） 工作表的保护，禁止操作 工作表、单元格的权限设置，允许在权限范围内编辑 单元格的保护，禁止编辑 单元格的不同区域以不同的权限编辑 此处的工作薄、工作表的保护，不同于文件的打开权限,一、 工作表的操作技巧主要包括:,二、 认识行、列及单元格区域:,1、行与列的概念 Excel中，共有最大行数65,536行，最大列数256列。如果数据行列超过这两个数字，则一个Excel表格无法存放。（仅限2003版本以下，2007版本以上已经大大提升了数据存储区域。） Excel中的行列操作包括：选择、设置、插入、移动和复制、删除、隐藏和显示。这些都是Excel中最基本的应用。 2、单元格与区域 单元格为行列组合形成的一个个的格子；区域是单元格的延伸，是多个单元格组成的群组。区域包括连续区域和不连续区域。 区域可以自定义名称，自定义名称的区域在函数和其他高级应用中经常使用。,行与列是Excel的最基本单元，准确把握行与列，是运用函数、公式以及各种高级应用的基础。,二、 认识行、列及单元格区域:,2.1 单元格的选取与定位 1）基本选取，单击； 2）多项选取，运用Ctrl键+单击； 3）在非空区域中连续选取：Shift+END/Home+上下左右键； 4）特殊选取：定位（Ctrl+G） 定位功能有多种用途，其一为一般定位，即定位到某行，某列，格式为在引用位置处 输入需要到达的位置（以单元格引用为表达式）,二、 认识行、列及单元格区域:,2.1 特殊选择：定位的运用 除了运用“定位”进行快速到达之外，还可以利用定位下的“定位条件”实现特殊的选取。 使用方法为：菜单“编辑”-“定位”-“定位条件”,定位条件下选择的含义以及选择运用： 一般运用：批注、常量、行内容差异单元格、列内容差异单元格等（此处需要运用Excel 现场操作）,二、 认识行、列及单元格区域:,2.1 特殊选择：定位的运用 需要特别注意的是，运用“行内容差异单元格”与“列内容差异单元格”的时候，要注意 选取的数据的位置和顺序，选取的位置和顺序，决定定位数据的正确与否。 如下图所示，要选取绿色区域中不等于0的数据，则必须注意选取参照列的顺序。,如果选取的数据顺序不对，那么定位的结果是无法预料的。详见附件,二、 认识行、列及单元格区域:,定位条件的含义：,2.2 选择性粘贴的使用；,选择性粘贴可以实现： 仅粘贴数值、公式或者格式等；可在粘贴时实现加减乘除运算,二、 认识行、列及单元格区域:,2.3 复制、粘贴及神奇的ALT+10的使用；,二、 认识行、列及单元格区域:,我们在使用复制粘贴时，除了上面讲到的选择性粘贴之外，还有一种情况， 就是所见即所得的粘贴。也就是说，复制的是什么格式，粘贴的就是什么格式。 那么，假如现在有下图所示的数据,我们需要把这些数据粘贴成如右图所示，那么，我 们就要找些窍门，其中，使用ALT+10，将是实现这种 数据转换的最佳利器。,二、 认识行、列及单元格区域:,2.4 单元格数据格式：自定义格式的妙用 单元格数据中的格式设定灵活多样，我们可以运用快捷键Ctrl+1进行设置。除了这些 常规设置之外，还有一些比较特殊的形式。比如，我们希望当数据为1是显示为“男”，数 据为0时显示为“女”（If可以做到，但不可运算）,二、 认识行、列及单元格区域:,2.4 单元格数据格式：自定义格式的妙用 自定义格式的格式代码规格。自定义的格式具有如下结构： 正数；负数；零值；文本 分号将格式代码分成四段，每一段对应一种数据表现。比如，自定义格式设置为：; 则不显示所有数据；如果设成0;0，则不显示负数，如果定义为;-#;，则只显示负数。 同样，自定义条件格式也有四个区段，具有如下结构： 条件值1；条件值2；同时不满足条件1和条件2；文本 比如：=1“”;=0“”; 其意义为：当数据等于1时候，显示为勾，当数据等于0时， 显示为叉，当数据不等于1也不等于0时，不显示。如果我们再设置=1“”;=0“”; ”无“ 那么当数据不等于1也不等于0时，显示为”无“。 当然，我们平时使用时，也不需要完全使用4段代码，可以用1-4段之间的任一代码段， 其意义有不同的含义。,二、 认识行、列及单元格区域:,2.4 单元格数据格式：自定义格式的妙用 在实际运用过程中，不必每次都按照四个区域结构来编写格式代码，甚至1个区域段 都是允许的，那么，不同的区域段将产生不同的效果。,而对于包含条件值的格式代码而言，区域可以少于4个，但不得少于2个。其少于4个区 域段的代码含义如下：,二、 认识行、列及单元格区域:,二、 认识行、列及单元格区域:,2.5 单元格数据格式：自定义格式代码符号的含义及作用,三、输入、编辑和整理表格数据:,3.1 数据类型及其分类： 在单元格中可以输入和保存的数据分为4种基本类型：数值、日期、文本和公式。 除此之外，还有逻辑值、错误值等特殊数据类型。 3.2 数据输入使用技巧： 3.2.1 强制换行：在输入数据时，如果需要换行，可以使用ALT+Enter进行强制换行。 这种强制换行和设置格式中的换行有着本质的区别； 3.2.2 分数的输入，假如我们要输入一个数，四又三分之一，在单元格中该如何输入 呢？输入4.3精度不够，4.333333显然不太合适，那么，四又三分之一该如何输入 呢，我们可以先输入4，再空格，输入1/3，即可。 3.2.3 自动输入小数点： 需要指出的是，如果你选择了自动定义小数位数的话，假设你定义了小数位数为2， 那么，在输入数据12的情况下，将显示为0.12，而不是12.00,三、输入、编辑和整理表格数据:,3.3 创建列表及列表选择： 在Excel中，有时候需要在各行中输入一个固定的列表值。比如，我们要在Sheet1表 中的第一列输入数据，这个数据全部在”华东、华南、华中、华北“四个选项中选取。 我们如果每次输入或者复制时，会觉得很麻烦，于是我们想，如果能创建一个下拉 列表，则显得专业且方便，那如何实现这种功能呢？ 分两步： 第一步，创建列表，并将列表区域命名； 第二步：运用数据有效性，选择”序列“,第一步、注意区域命名,效果,第二步、在输入区选择整列，设定数据有效性,三、输入、编辑和整理表格数据:,3.4 包含通配符的查找和替换： Excel中，不但可以根据用户输入的查找内容精确匹配查找和替换，还可以根据一些 通配符进行模糊查找。在Excel查找和替换中，支持两个通配符”*“和”？“ *，星号，可以代替任何字符，包括单字符和多字符； ？，问号，可以代替任何单个字符。 比如，需要查找以”中联“开头，”公司“结尾的数据，则可输入”中联*公司“，查找的结果会 出现中联电气公司、中联路面公司、中联混凝土公司等；如果要查找”中联“开头，以”气“字 结尾，中间只有一个字的字符，则输入”中联？气“，查找结果包括中联电气、中联水气等。,注意：如果用户需要查找 * 本身，而不是他所替代的内容，那么，就要在查找是，在*前面加上 一个 符号，？也一样。而如果需要查找 字符，则需要输入两次 ,3.5 Excel查找替换的不足： 虽然Excel查找替换支持这两个通配符，但他不能像Word一样支持更多的通配符， 如%等。更不能在替换中使用通配符进行同等替换。,三、输入、编辑和整理表格数据:,小练习：包含通配符的查找和替换(包括格式的替换)：,替换成结果如下：,三、输入、编辑和整理表格数据:,3.5 排序、筛选数据与高级筛选： 3.5.1 基本排序和筛选 Excel提供了数据的排序和自动筛选，通过排序和自动筛选，可以将数据清除明晰 地显示出来，从而实现高效处理。 3.5.2 运用高级筛选选取唯一值 在Excel中，我们还可以运用高级筛选，来对有重复值的行列进行唯一性筛选：,“数据”-“筛选”-“高级筛选” 选择“将筛选结果复制到其他位置/或在本列上显示 勾选”选择不重复记录“ ”列表区域“：为原始数据所在列的数据 ”复制到“：为需要放置不重复数据的列，选择单元格 ”条件区域“：默认为空，可以设定条件值,三、输入、编辑和整理表格数据:,小题目： 现有A、B两列数据，其中A列数据包含了B列数据，A/B两列数据无序且不唯一。 要求： 1、将A列数据中与B列数据相同的删除。 2、A列数据中原有的次序保持不变。,此处将用到查找并删除可能的空值，可以用到定位。 在使用高级筛选的时候，要使用条件区域，需要列标题一致。详见附件-,四、 格式化工作表:,4.1 自动套用格式： 格式化工作表主要包括设置边框、文字、背景等。其中菜单中提供了一个叫做”自 动套用格式的功能。可以根据自动套用格式的格式设置制作的表格。,四、 格式化工作表:,4.2 条件格式的基本运用： Excel中还提供了一种条件格式的功能，条件格式功能强大，综合运用引用、公式等可以 将条件格式的功能发挥到最大。这里我们先了解一些基本的内置条件格式功能。,要实现输入区域中，大于等3，小于等于8 的突出显示，则使用条件格式 先将区域选中，然后单击菜单“格式”选择 “条件格式”然后再进行设置。,五、自定义工具栏和菜单,工具栏日常功能 按钮的重置： 选定可变单元格,6.1 批注的显示与隐藏；,六、其他一些使用技巧,A、手动重算将导致计算结果无变化 B、以显示精度为准将在计算时自动截取非显示部分。,6.2 自动重算与手动重算；,六、其他一些使用技巧,撤销上步操作：Ctrl+Z 恢复上步操作：Ctrl+Y 重复上步操作：F4 剪切：Ctrl+X 复制：Ctrl+C 粘贴：Ctrl+V 查找：Ctrl+F 替换：Ctrl+H 定位：Ctrl+G 插入批注：Shift+F2 打开“插入函数”：Shift+F3 选择单元格所在整列：Ctrl+Shift+空格 选择多个元素：按住Ctrl再单击各个元素 打开“单元格格式”对话框：Ctrl+1 向下填充：Ctrl+D 连续选择：Shift+Home/End+上下左右 向前/向后切换工作簿：Ctrl+PageUp/PageDown 公式文本和计算结果切换键： Ctrl+ 当前日期输入键： Ctrl