常用办公软件(Excel).ppt

1,5.2 电子表格Excel 2000,第5章 常用办公软件,主讲: ,电子表格Excel 2000,5.2.1 Excel 2000概述 5.2.2 工作表的基本操作 5.2.3 工作表的常用操作 5.2.4 公式和函数 5.2.5 工作表的格式化 5.2.6 建立图表 5.2.7 数据库管理 5.2.8 打印工作表,3/50,教学目的与要求,掌握Excel的窗口组成； 掌握在Excel中进行文本录入、编辑等操作方法； 熟练掌握Excel中数据的排版方法； 掌握Excel中表格边框和底纹的设置以及图文高级混排； 掌握在Excel中应用函数和公式进行数据的计算,4/50,教学重点,Excel的窗口组成； 在Excel中进行文本录入、编辑等操作方法； Excel中数据的排版方法； Excel中表格边框和底纹的设置； 掌握在Excel中应用函数和公式进行数据的计算,5/50,教学难点教学方法,教学难点在Excel中进行文本编辑的方法；Excel中数据的排版方法；Excel中表格边框和底纹的设置；在Excel中应用函数和公式进行数据的计算 教学方法 讲授法、启发式、实物演示（或投影演示）等直观教学法,6/50,5.2.1 Excel 2000概述,5.2.1.1 Excel 2000应用程序窗口介绍 1. 编辑栏,2. 工作表标签,3. Excel 2000中的鼠标指针,返回本章首页,7/50,5.2.1 Excel 2000概述,5.2.1.2 Excel 2000中的工作表、工作簿和单元格 1. 工作表 工作的主要对象，由行、列组成的表格。 列 A,B.,IV(256)； 行 1,2.65536。 2. 工作簿 系统默认由3张表格组成一个工作簿，最多255张 3. 单元格 行和列的交叉，表格的最小单位。,返回本章首页,8/50,5.2.2 工作表的基本操作,5.2.2.1 在工作表中输入数据 1. 输入文本常量 单元格内换行，按Alt+Enter。 输入数字串前面加单引号“ ” 2. 输入数字常量 输入负数。- 或 （） 输入分数。数字+空格+纯分数 例：0 3/5.2 3. 输入日期和时间的规则 日期格式：年/月/日 年-月-日 时间格式：时:分:秒 在同一单元格输入日期和时间，要用空格分离 注意：默认时，数值数字右对齐，字符左对齐 按Tab、Shift+Tab、 、 单元格间移动,返回本章首页,9/50,5.2.2.2 数据输入技巧,1. 记忆式输入 Excel会自动将当前输入的内容与所在列的其他单元格中的数据进行比较，若有相同的单元格，则把它复制到当前单元格 。 2. 自动填充数据 1、简单的相同数据填充,返回本章首页,10/50,3. 数据自动输入,输入前2个数,选中该2个单元格,指向第2个单元格右下角的自动填充柄 ,拖曳填充柄到结束,工具选项自定义序列,在输入序列框依次输入序列，之间用逗号分隔,(2) 系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙.；?3、6、9.；星期一 、星期二. 方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充。,(3) 用户自定义序列数据,(1)填充等差数列和等比数列,输入第1数,右击鼠标,序列,在序列对话框中决定等差或等比及差数,返回本章首页,5.2.2.2 数据输入技巧,11/50,5.2.2.3 单元格区域的选择,1. 选取单元格：单击单元格 2. 选定单元格区域：拖动或与SHIFT组合 3. 选取不连续区域：CTRL键 4. 选取整行或整列：行标或列标 5. 选取整张工作表：全选框 6. 清除选定的单元格：工作表任意处单击。,返回本章首页,12/50,5.2.2.4 插入单元格、行或列,1、插入单元格 （1）插入空单元格处选定一定数量 单元格，与插入单元格数量相等。 （2）选择“插入” “单元格” （3）选定“插入”方式。 （4）单击“确定”按钮。,返回本章首页,13/50,5.2.2.4 插入单元格、行或列,2. 插入行和列 （1）如要插入一行，单击需要插入的新行之下相邻行中的任意单元格；如要插入多行，选定需要插入的新行之下相邻的若干行，选定的行数应与待插入空行数量相等。 （2）选择“插入” “行” 。 同理可以插入一列或多列。,返回本章首页,14/50,2. 删 除,选取清除区域,编辑/清除,选择全部、格式、内容、批注,选取删除区域,编辑/删除,删除区域后何单元格填入,5.2.2.5 清除和删除,5.2.2.6 修改输入的错误 方法一：单击单元格,在编辑框修改 方法二：单击单元格，按F2键， 方法三：双击单元格,直接在单元格修改,1. 清 除,返回本章首页,15/50,5.2.2.7 移动和复制单元格,1. 移动单元格和区域 2. 复制单元格和区域,选定单元格或区域 剪切+粘贴 或 直接拖曳,选定单元格或区域 复制+粘贴 或 Ctrl+拖曳,返回本章首页,16/50,5.2.3 工作表的常用操作,5.2.3.1 工作表的更名 双击要重命名的工作表 输入新名字 5.2.3.2 工作表的选取 单个、连续多个SHIFT、不连续多个CTRL。 5.2.3.3 工作表插入 选取插入工作表的位置 插入/工作表 5.2.3.4 删除工作表 选取要删除的工作表 编辑/删除工作表,返回本章首页,17/50,1. 工作簿之间的复制或移动,打开源工作簿和目标工作簿,选取源工作表,编辑/移动或复制工作表,2. 工作簿内的复制或移动 首先选定源工作表 复制: Ctrl+拖曳 移动: 拖曳,选中“建立副本”复选框为复制，否则为移动。,5.2.3.5 移动和复制工作表,返回本章首页,18/50,1. 窗口的拆分 工作表窗口拆分为几个窗口，每个窗口可显示工作表。 水平拆分：选取拆分线的行 窗口/拆分窗口 垂直拆分：选取拆分线的列 窗口/拆分窗口 水平与垂直拆分： 选取拆分线的单元格 窗口/拆分窗口,撤消拆分： 窗口/撤消拆分窗口 2. 窗口的冻结 固定窗口的上部或左部，不随滚动条的移动而动。 也分水平、垂直、水平与垂直冻结，方法同拆分，仅选择“冻结拆分窗口”命令,5.2.3.6 窗口的分割和冻结,返回本章首页,19/50,5.2.4 公式和函数,5.2.4.1 公式中运算符,Excel 2000包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符 算术 、*、%、（） 字符 关系 =、=、 引用: ：、，、! 公式例 ： =C5*1.15+D5 = C5+Sheet2!C5+C6,返回本章首页,20/50,5.2.4.2 公 式,公式形式：操作数和运算符 操作数 ：单元格引用、数字、字符、区域名、区域 公式使用：,返回本章首页,21/50,5.2.4.3 单元格引用,(3) 相互转换,选定单元格中的引用部分,反复按 F4 键,(4) 公式的复制,选择公式单元格 复制 粘贴 或用鼠标拖曳复制,选择公式单元格 复制 粘贴 或用鼠标拖曳复制,(1) 概 念 相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整 绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变 (2)单元格表示 相对引用：列坐标行坐标 例B6， A4 , C5:F8 绝对引用：$列坐标$行坐标 例$B$6, $A$4 , $ C$5:$F$8 混合引用：列坐标$行坐标 例 B$6, A$4, C$5:F$8 $列坐标行坐标 例 $B6, $A4, $C5:$F8 引用不同工作表单元格前面需加工作表名， 如：sheet2!B2+B2,返回本章首页,22/50,公式复制中选择性粘贴的应用,选择性粘贴就是属性的复制，不但复制值、公式还可以是格式。 在对话框进行下列选择：,粘贴选择：全部、 公式 、 数值 、 格式 、有效数据、批注等。,运算选择：无 、加 、 减 、 乘 、 除。 跳过空单元格 转置,23/50,5.2.4.4 使用函数,(2) 输入函数,在Excel 97中提供了9类函数共几百个函数(数学、日期、文字等)。,函数使用形式： 函数名（参数表） 例如：SUM(C2：F2)或SUM(C2,D2,E2,F2)或C2+D2+E2+F2 公式的输入的方法：1、直接输入法 2、利用函数模板输入函数 3、粘贴函数法,(1) 输入公式,选定单元格,输入= 和 符合要求的公式,按回车键或单击编辑栏中的“”按钮,如：=（B2+C2+D2）/2,返回本章首页,24/50,1、 求合函数SUM（）,使用格式： SUM(number1,number2, .) 功能：计算一组数值的总合 说明：（1） Number1, number2, . 为需要求和的参数。 （2） 如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。 （3） 如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本，将会导致错误。,5.2.4.5 常用函数格式及功能说明,25/50,例如:SUM(3, 2) 等于 5 SUM(“3”, 2, TRUE) 等于 6，因为文本值被转换成数字，而逻辑值TRUE被转换成数字 1。 SUM(“Abc”,8, 2) 等于 10，因为对非数值型的值的引用不能被转换成数值。 如果单元格 A2：E2 包含 5，15，30，40 和 50，则： SUM(A2:C2) 等于 50 SUM(B2:E2, 15) 等于 150,例子：,26/50,例：求C5:C8单元格的平均值，结果存放在C10单元格中。,单击C10,粘贴函数,选取函数类型和函数名,1,2,输入参数,在编辑框直接输入: AVERAGE(C5:C8),2 求平均值函数AVERAGE（）,使用格式： AVERAGE(number1,number2, .) 功能：计算一组数值的平均值 说明： Number1, number2, . 为 需要平均值的参数。,5.2.4.5 常用函数格式及功能说明,27/50,例：求C5:C8区域单元格数值个的最大值，存放在C10单元格中。,单击C10,粘贴函数,选取函数类型和函数名,1,2,输入参数,在编辑框直接输入：MAX(C5:C8),3 求最大和最小值函数MAX（）和MIN（）,使用格式： MAX(number1,number2, .) MIN(number1,number2, .) 功能：求某个区域内或一组数值中的最大值（最小值）。 说明： Number1, number2, . 可以为数值或单元格引用。 例如：MAX（16，28，89，10）的值为89,5.2.4.5 常用函数格式及功能说明,28/50,4 根据条件计数函数COUNTIF（）,使用形式： COUNTIF(区域,条件) 功能：计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。 说明：条件可以表示为 32、“32“、“32“、“apples“。 例1： 假设 A3:A6 中的内容分别为 “apples“、“oranges“、“peaches“、“apples“ COUNTIF(A3:A6,“apples“) 等于 2 例2：假设 B3:B6 中的内容分别为 32、54、75、86： COUNTIF(B3:B6,“55“) 等于 2,5.2.4.5 常用函数格式及功能说明,29/50,例：求C5:C8区域单元格的数值个数，结果存放在C10单元格中。,单击C10,粘贴函数,选取函数类型和函数名,1,2,输入参数,在编辑框直接输入：COUNT(C5:C8),5 计数函数COUNT（）,使用格式： COUNT(number1,number2, .) 功能：计算出某个区域内数值的个数。 说明： Number1, number2, . 可以为数值或单元格引用。 当单元格是文字、逻辑值或空白时，则COUNT不计数。,5.2.4.5 常用函数格式及功能说明,30/50,6 根据条件返回值函数IF（）,使用形式： IF(条件表达式，返回值1，返回值2) 功能：根据条件表达式成立与否，返回不同的结果，条件表达式为 TRUE 则得返回值1，为 FALSE则得返回值2。 例： IF(B2C2,“超过预算“,“OK“) IF(B3C3,30,20) IF(E4=270 ,”优 秀“,“ “),返回本章首页,5.2.4.5 常用函数格式及功能说明,31/50,5.2.5 工作表的格式化,1、格式工具栏： （1）字体,（2）数字,选中单元格格式工具栏对应按钮,（3）对齐,返回本章首页,32/50,5.2.5 工作表的格式化,1、格式工具栏：,（2）数字,选中单元格格式工具栏对应按钮,（3）对齐,（1）字体,（4）边框和填充,33/50,2、命令,选中单元格格式/单元格,返回本章首页,5.2.5 工作表的格式化,34/50,5.2.5.5突出显示满足特定条件的单元格,选定需格式化的区域,格式自动套用格式,选择某种格式,格式工具栏,格式单元格,一般要求,进一步要求,特殊要求,自动套用,选定要设置格式的区域,格式/条件格式,设置条件表达式 和设置条件格式,5.2.5.6 自动套用格式,返回本章首页,条件格式是根据设置的条件动态地为单元格自动设置格式。,35/50,5.2.5.7 工作表的保护,工作表保护分为二步： 第一步：锁定单元格 选择“格式”菜单中“单元格”命令，屏幕上出现“单元格格式”对话框，选择“保护”选项卡， 第二步：设置工作表保护 选择“工具”菜单中“保护”子菜单中的“保护工作表”命令，然后在打开的“保护工作表”对话框中选择要保护的项目，还可以设置密码，单击“确定”按钮,返回本章首页,36/50,5.2.5.8 调整行高和列宽,列宽,选定需改变列宽的区域,格式列,最合适的列宽,行高,选定需改变行高的区域,列宽,标准列宽,格式行,最合适的行高,行高,返回本章首页,37/50,5.2.6 数据图表化和地图,图表概念：,图表使数据更直观、形象。,1. 图表类型： 18类图表，有三维、二维，每类还有子类型。 2. 数据源： 作图的数据区域，可以包含说明性文字。 3. 图表选项： 图表中各个对象，有图表区、图形区、分类坐标、图例 背景、标题等。 4. 图表位置：嵌入在工作表内，称为嵌入式图表。 一张独立的图表，称为独立图表或工作表图表。,返回本章首页,38/50,5.2.6.1 创建图表,在第4步骤图表位置中，选中“作为新工作表插入”选项。,选中作图的数据源,图表向导,按图表类型、数据源、 图表选项、图表位置,等4个步骤进行,1. 嵌入图表 在第4步骤图表位置中，选中“作为其中对象插入”选项。 2. 独立图表,返回本章首页,39/50,1. 图表的缩放、移动、复制和删除.,选中图表,鼠标指向图表任意处 拖曳图表,移动,缩放,鼠标指向图表控制点之一,拖曳图表,复制,删除,Del,鼠标指向图表任意处,Ctrl+拖曳图表,5.2.6.2 图表的基本操作,2. 改变图表类型,选中图表,图表/ 图表类型,选择某种图表类型和子类型,返回本章首页,40/50,3.更新图表的数据源 （1）更新图表数据源 （2）添加数据系列 嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表/添加数据命令 。 独立图表：选中图表 图表/添加数据 选中工作表数据 （3）删除数据系列 选中数据系列，Del 键。,5.2.6.2 图表的基本操作,选中图表对象,图表/ 图表选项,选择上述6个标签之一，根据对话框进行设置,4. 设置图表选项 增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。,选中图表,图表/ 数据源,重新选择生成图形的数据源,返回本章首页,41/50,5、图表格式化 指对图表中各个图表对象的格式设置。 不同的图表对象，有不同的格式标签。 数据系列：图案、坐标轴、系列次序、数据标志等标签。 坐标轴： 图案、刻度、字体、数字、对齐标签。 图表区： 图案、字体、属性标签。 图 例： 图案、字体、位置标签。 图形区： 图案标签。,双击图表对象,显示格式对话框,选择上述格式标签进行格式设置,操作方法：,返回本章首页,5.2.6.2 图表的基本操作,42/50,5.2.7 数据管理,5.2.7.1 在工作表上创建数据清单的准则 1. 数据列表 由列标题和每一列相同类型的数据组成的特殊工作表。 2. 建立和编辑 同工作表的建立和编辑，也可利用“数据/记录单”命令建立和编辑。 3. 建立规则 数据列表与其他数据间至少留有空行或空列。 数据列表中不能有空行或空列 数据列表的第一行为列标题（称字段名）。,返回本章首页,43/50,5.2.7.2 利用记录单编辑数据清单,记录单可实现的操作： 添加记录 查找记录 删除记录 修改清单数据,返回本章首页,44/50,5.2.7.3 记录排序,排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。 1. 简单排序,数据排序,选择排序主关键字段名,可以选择次关键字段名,排序区域,选中要排序列任一单元格,常用工具栏/升序降序,2. 使用排序命令排序,注意：简单排序只能对某字段列进行排序。,返回本章首页,45/50,数据,筛选就是根据指定条件，将不符合条件的记录隐藏起来，在工作表中只显示满足条件的记录。,1.