09会议

第九讲：会议礼仪的运用与规范,办会礼仪 参会礼仪 仪式礼仪,第二单元:行 -职业交际行为(5),会议的基本概念,公务会议是社会组织进行民主决策、领导管理、沟通信息、接触联络的有效方式，是塑造组织形象的重要场合,根据参加人员的身份类型可分为： 外部会议:研讨会.座谈会.新闻发布会; 内部会议:计划会.总结会.部门例会; 熟悉公务会议的礼节与规范对于提高会议的绩效,树立组织与个人形象具有十分关键的作用。,效率原则：办公的组织者要科学地计划与控制人力、物力、财力的投入，会议形式力求灵活，避免浪费； 主题原则：办公的组织者要力求明确主题,内容精简，凡与主题相关的参考资料以书面形式提供与会者，避免杂乱； 计划原则：办会的组织者要事先设计好会议的日程,对于起止、发言、讨论与休息时间严格控制，避免拖沓。 平衡原则: 办会议的组织者要讲究礼宾次序,在会议接待中体现公平.惯例与对等,避免出现厚此薄彼的印象.,会议礼仪的基本原则,一.办会礼仪,规格与规模: 会议名称、议程安排、组织落实、人员邀请； 环境与场地： 室内室外与场地布置(名卡、名签、文具、资料袋、饮品) 效果与美化: 环境控制(空气流通.温度湿度.音响照明、录音录像)与人员 控制(人数、秩序)； 批准与通报：上级领导、新闻媒体、公安保卫的批准与通报； 文件与资料: 报告决议、音像资料与现场演示；,1.筹备工作,大型会议 前高后低 中高侧低 左高右低 （国内政务会议）,小型会议 面门设座 依景设座 自由择座,签到：签名、交券、刷卡； 引导:餐饮、住宿、交通; 记录：笔记、打印、录入、录音、录像。,2.服务工作,3.会议主持,态度:公平、公正、客观； 介绍:全面、周到、礼貌； 气氛:有效调动与控制会场气氛； 秩序:有效协调与维护会场秩序； 时间:严格规定与控制发言时间；,4.会议结束,处理文件:公务会议结束时务必及时下发或公布会议决议、纪要， 对于会议期间的图文、音像材料要做好细致的收集、整理、汇总、存档或销毁等工作； 协助返程:公务会议的主办单位应为外来的与会者准备好交通工具，订购好车、船票，安排专人为特殊人士或团队送行；,埃菲社21日报道:没有招待晚宴，没有红地毯，没有与记者的“非正式对话”，也没有保安人员之间的友好关系，亚太经合组织（APEC）首脑会议及领导人正式访问的传统礼仪，因为美国总统布什过于苛刻的安全措施而被破坏了。 智利总统拉戈斯原计划为美国总统布什举行的招待晚宴被迫取消，因为智利政府不愿向美国总统保安部门让步。后者要求所有到智利政府所在地拉莫内达宫出席晚宴的宾客都要接受极为严格的安全检查。这次招待晚宴原计划有200多人出席，最后改成了一次只有20多人参加的工作晚餐。这与领导人正式访问的传统礼仪完全不符。,二.参会礼仪,原计划出席招待晚宴的宾客并没有因为晚宴取消而抱怨，相反，他们都认为拉戈斯总统做出了一个“明智”的决定。此外，拉戈斯也没有与布什按照有关礼仪一起走过通往拉莫内达宫前广场上80多米长的红地毯。负责布什安全的人员认为这段露天的路程“过于危险”，结果布什的40多辆“装甲”专车直接开到了拉莫内达宫门前。布什总统本人还参与一场“拯救”保安人员的“行动”。在他前往参加 APEC领导人正式晚宴时，他的一名保安与智利警方发生了冲突，布什突入人群，将他的保镖“救”了出来。 报道最后说，尽管智利和美国政府的发言人都试图淡化处理这一事件，但许多圣地亚哥市民都在大街上向勇敢的智利警察热情致意。APEC领导人非正式会议期间的安全措施极端严格，以至于领导人们“让记者过来采访”这样的意愿无一例外地落空。参加会议的官方代表团和参与采访的记者团之间被无法跨越的障碍分隔开。,1.仪表得体:庄重严谨，避免休闲随意； 2.仪态得当:准时参会，避免迟到早退；遵守会议秩序，避免喧哗吵闹；注意互动倾听，避免心不在焉；,3.礼貌发言:严格遵守会议规定的发言时间,避免拖沓冗长,影响会议进程;发言时应环顾会场,向所有与会者礼貌示意,发言中如有掌声要随时调整讲话的间隔;发言完毕时应向会议的组织者,主持人以及所有与会者表示感谢;,三.仪式礼仪,仪式是指为了激发公众情感、引起社会重视而郑重举行的合乎规范、讲究程序的某种具体活动形式,因此,重在营造与表现盛大、庄严、隆重、热烈的氛围，热烈、隆重的公务仪式对于社会组织表明态度、树立形象、扩大影响具有关键的作用。“良好的开始是成功的一半”，在商界，任何一个企业的创建与开业，任何一个项目工程的完工与落成等都是一项来之不易、可喜可贺的成功，有经验的商家都要为此而举办专门的开业仪式。商务庆典包括开业、周年、荣誉、业绩、发展等主题。,仪式礼仪的基本原则,规模适度：主办者要对仪式活动准确定位,根据本组织的实际情况确定恰当的规格与规模； 隆重热烈：主办者要对仪式活动精心策划,对内唤起本组织人员的自豪感，对外引起社会的广泛关注； 经济俭省：主办者要对仪式活动精心安排,认真策划仪式活动的各项程序，作到周密安排、增减有度。,宣传：时间地点、经营特色、顾客优惠； 邀请：地方领导、上级主管、合作单位、社会团体、知名人士、新闻媒体； 场地：红地毯、彩带、横幅、标语、气球、牌匾、花篮、签到簿、资料袋等； 分工：接待人员、礼仪人员、剪彩人员（上级领导、本组织负责人、社会名流、合作伙伴或员工代表不超过5人）； 礼品：宣传性、纪念性、独特性；,1.筹备工作,剪刀:崭新、锋利,确保剪彩者在剪彩时一举成功，而切勿一再补刀; 缎带：使用整匹红色绸缎并结成数朵花团, 花团硕大、醒目，数目较现场剪彩人数多一个，使每位剪彩者处于两朵花团之间； 地毯，铺设红色地毯,长度视剪彩人数的多寡而定，宽度不少于一米。,剪彩准备,主办方礼仪:仪容整洁（女士淡妆修饰）、服饰统一、遵守时间、态度友好、行为自律； 宾客礼仪:准时到达、赠送贺礼、结识朋友、礼节支持（鼓掌、合影、参观、留言等）、礼貌告辞。,2.人员要求,仪式开场： 奏乐：礼仪人员引领来宾就位； 宣布仪式开始，介绍来宾； 致辞：主办方代表、上级