人事工作手册

总 目 录第1章 人事部 部门简介及部门职责3第2章 人事部 部门职能3第一节 部门职能招聘管理51. 招聘流程52. 发放、接收招聘需求63. 发布招聘信息、维护招聘渠道74. 筛选简历85. 预约面试96. 背景调查10第二节 部门职能人事管理7. 新进内勤人员入职前的准备工作流程118. 新员工入职办理流程129. 员工试用期考评追踪流程1310. 员工试用期转正提醒流程1411. 合同续签提醒流程1512. 合同管理细则1613. 人员异动相关信息传递流程1714. 人员离职手续办理流程1815. 工号牌管理细则1916. 员工号牌补办流程2117. 人事档案管理细则22第三节 薪 资 管 理18. 考勤管理制度2419. 请假操作细则2920. 值班管理制度31管 理 体 系人力资源部 部门简介及部门职责一、 部门简介：人力资源部主要负责公司人力资源的开发、配置与相关管理工作。制定公司人力资源战略规划与政策；统一监管公司各类人员的招、用、留、升、降、调等工作及其他各类基础人事管理等工作。二、 部门职责：职责描述主要职责计划预算1、编制人力资源战略规划 2、编制年度人力需求计划，招聘计划，分解为月、周计划 3、编制年度人工成本预算、招聘费用支出制度流程4、制定公司各项人力资源管理制度，人力资源工作流程 5、编制员工手册及修正改版工作、部门岗位操作手册招聘管理6、负责公司各部门人员需求的确认 7、制定具体招聘计划 8、负责公司人员配置的及时到位 9、执行招聘具体流程 10、负责组织应聘人员的技能测试工作 11、负责对应聘者的背景调查工作 12、负责对应聘者的回复处理工作 13、负责拓展并维护公司的招聘渠道，与相关机构保持良好的关系薪资管理14、负责考勤卡的核对工作、公司的考勤管理及调休加班等工作 15、负责协助处理劳动监察事件 16、负责公司的档案费管理绩效管理17、负责制定公司中高层人员的考核指标，并监督考核过程的实施 18、监管公司考评的全过程 20、负责动态更新考核指标、考核制度和执行细则员工关系22、负责进行员工的新进、离职、转正面谈工作 23、负责处理员工劝退事宜 24、协助策划各类员工活动 25、协助处理员工冲突，接待员工投诉管 理 体 系人力资源部 部门简介及部门职责二、部门职责：职责描述主要职责人事管理26、负责新员工的入职、离职、异动管理 27、负责员工的工伤报备工作，协助处理劳动争议事宜 28、负责公司工号牌的管理事宜 29、负责新员工试用期转正的提醒工作 30、负责员工档案的保管工作31、拟定公司各类劳动合同、保密协议或竞业限制32、负责代表公司与员工签定劳动合同、保密协议或竞业限制合同管理33、负责劳动合同、保密协议或竞业限制的保管工作 34、负责各类对外的劳务合作合同等的签订、保管等工作人事监管35、负责统一监管公司各类人员的招、用、留、升、降、调等工作其他事项36、积极配合其他部门开展工作37、承办上级领导交办的其他事宜作 业 指 导 书 编 号 页 数版 本发行日期 作业名称 招聘流程职 能 招聘管理作业部门 人力资源部涉及部门 各部门目 的 规范公司内勤人员招聘作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）技能测试部门复试发布招聘信息简历初步筛选预约面试接收招聘信息招聘专员初试背景调查复试薪资洽谈确定入职完毕1、负责岗位： 人力资源部负责人2、时间节点： 接收到部门负责人传递的人员需求增补表3、涉及表单： 人员需求增补表1、负责岗位： 招聘专员2、时间节点： 确认人员需求增补表为有效表单后1、负责岗位： 招聘专员2、时间节点： 及时3、补充说明： 注意做到准确的把握简历的初步筛选1、 负责岗位： 招聘专员2、时间节点： 面试前一天的上午3、补充说明： 注意电话通知面试的技巧1、负责岗位： 招聘专员2、时间节点： 根据预约面试的时间3、涉及表单： 求职申请表面试评估表4、补充说明： 首轮初试关注事项1、负责岗位： 招聘专员安排复试，部门负责人进行复试2、时间节点： 与复试人确认复试时间后，通知应聘者复试3、涉及表单： 面试评估表4、补充说明： 注意对复试结果的追踪1、负责岗位： 招聘专员2、时间节点： 及时3、涉及表单： 背景调查表背景调查反馈表 技能测试评分表 4、补充说明： 对经部门经理复试后，可推荐给分管副总复试的人员进行背景调查和技能测试1、负责岗位： 招聘专员安排复试，分管副总进行复试2、时间节点： 与分管副总确认复试时间后3、涉及表单： 面试评估表4、补充说明： 部门经理级及以上岗位以及总经理分管部门的相关岗位需总经理复试核准1、负责岗位： 人力资源部负责人2、时间节点： 及时作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称 发放、接收招聘需求职 能招聘管理作业部门 人力资源部涉及部门公司各部门目 的 根据公司长远规划，合理招募人员，有效控制人员成本，避免造成人才浪费。作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）发放人员需求增补单给需求部门负责人接收人员需求增补单递交人员需求增补单给人力资源部经理审核将人员需求增补单存档结束1、时间节点：当需求部门负责人提出有人员替补或人员增加的意向即时2、涉及表单：人员需求增补单3、补充说明：需告知部门负责人应详细填写岗位职责和任职资格，以便招聘专员更多的了解部门负责人对需求人员的1、时间节点：需求部门负责人将表单传递给招聘专员的即时2、补充说明：基层员工的需求必须有分管副总的核准；主管及以上岗位人员的需求必须有总经理的核准。1、时间节点：确认需求单已填写完整且有分管副总或总经理的核准2、补充说明：人力资源部经理对于需求部门的申请作出批复1、时间节点：人力资源部经理审核完毕即时2、补充说明：将人员需求增补单按所属中心、所在部门，依照职务的高低先后保存归档。 作 业 指 导 书 编 号 页 数版 本 发行日期作业名称 发布招聘信息、维护招聘渠道 职 能 招聘管理作业部门 人力资源部涉及部门 无目 的 广纳英才，增加简历的投递量，同时扩大品牌知名度，创造品牌价值。 作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）选择发布招聘信息的渠道登录51job网站登录58网站登录赶集网站与人才服务公司联系确定招聘会相关事宜与品牌部合作拟定海报与猎头合作结束1、时间节点：接收经过各部门审核后的人员需求增补表即时2、涉及表单：人员需求增补表3、补充说明：根据需求的岗位、职务、人数有选择性的发布招聘信息 1、补充说明：网站上发布新的招聘信息后，与前程无忧的工作人员取得联系，将公司信息及时更新 每天及时刷新网站的招聘信息 按职务的高低依次刷新，职务低的先刷新，职务高的最后刷新1、 时间节点：每天下午17:00之前2、补充说明：人员一旦到位，及时将岗位停止1、补充说明：人员一旦到位，及时将岗位停止1、时间节点：招聘会展召开之前3天2、补充说明：确定摊位位置、面积、所需海报尺寸、海报的制作方、是否需要电源、参会人员、是否需要加桌凳。 1、时间节点：招聘会展召开之前2天2、补充说明：确定招聘岗位，拟定任职资格1、补充说明：慎重使用猎头推荐人员 作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称筛选简历职 能 招聘管理作业部门人力资源部涉及部门 无目 的海选简历，合则预约，避免造成人力、财力、物力、精力的多重浪费。作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）登录51job网站选择招聘岗位，点击进入选择应聘者人数，点击进入登录 打印符合条件的简历结束1、 时间节点：每天不定时1、补充说明：根据提示的应聘者的居住地、年龄有选择性的浏览1、补充说明：根据应聘者居住的所在地，有选择性的浏览；给每一封邮件回复，条件不符的选择“不录用”,条件合适的选择“通知面试” “通知面试”的回复邮件上详细写明面试地址、附件交通、联系人及联系电话1、 时间节点：每天2次，早上9：30之前及下午17：1517：45之间2、 补充说明：垃圾邮件直接删除； 应聘者简历若符合条件应“另存为”硬盘上的相应文件夹1、补充说明：将打印好的简历装订，按岗位不同分别收藏，方便查阅或传递 作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称 预约面试职 能 招聘管理作业部门 人力资源部涉及部门 无目 的 合理作好工作安排，有的放矢，以免造成工作盲目性。作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）作面试计划安排电话预约短信预约邮件预约面试人员资料存档结束1、时间节点：预约面试前一天2、补充说明：按需求岗位的紧急程度合理安排 按所属中心作人员安排1、 时间节点：面试前一天的16：00之前2、 补充说明：明确告知面试时间、地点、附近交通及所需证件 通知面试时态度友善、语速平缓、不卑不亢1、补充说明：若对方人在户外，不便作记录，为了确保人员到达率， 可以短信方式通知对方。 礼貌用语：您好！必捷诺地址：1、补充说明：若对方因某些特殊原因不便作记录，且对方有意愿以邮 件形式沟通的情况下，可以邮件形式通知对方。 邮件行文严谨1、 时间节点：每天下班前2、 补充说明：准确录入应聘者的姓名、应聘岗位、联系电话、面试时间、 面试日期及简历来源等详细信息，方便随时查找 作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称 背景调查职 能 招聘管理作业部门 人力资源部涉及部门 无目 的 为公司输送人才的同时，严把“质量关”最大限度避免企业录用不佳人员作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）确定需背调简历确定背调公司进行背调拨通背调公司电话转接人力资源部进行背景调查并做好记录背景调查情况的传递及反馈结束1、 时间节点：第一时间追踪到复试结果以后，确定需背调人员 2、 补充说明：目前调查的范围为，公司部门经理及以上人员 背景调查的时间为部门经理及以上人员确定可以推荐给总经理核准之前，即背调没有出入的方推荐给总经理进行最后的核准1、时间节点：确定需背调人员后，仔细阅读简历，判定背调的公司 2、补充说明：根据确定好的背调公司进行网上搜索其联系电话 通过“114”声讯台，查询公司的联系电话 确定获取的联系电话是否与应聘者本人提供的证明联系电话一致1、时间节点：确定好背调公司及准备好背调的电话及联系方式后 2、补充说明： 原则上不对目前在职的公司进行背景调查，以免影响就职人员目前的工作 如目前在职的公司长达4年及以上，则背调前司的同时对目前公司进行人员及职位的确定 如背景调查反应应聘者有问题，也会考虑进行其他公司的背调作为参考负责岗位：招聘专员 1、时间节点：确定好背调公司及电话后的工作日 2、补充说明：转人工台说明意图，请前台帮忙转接人力资源部 涉及话语“您好！我们是一家公司的人力资源部，目前有位应聘者来我司应聘，简历反应原先为贵司员工，我们想烦贵司的人力资源协助做个简单的背景调查，麻烦您帮忙转接，谢谢！”1、时间节点：转接至人力资源部之后2、涉及表单：背景调查表背景调查反馈表 3、补充说明： 重复说明意图，针对应聘者的工作时间、在职岗位、工作内容、工作表现及个人评价进行背景调查可使用较婉转的语言进行询问如“如果再有机会贵司还会与他进行合作吗？为什么？”如背调公司需要提供书面的证明方可进行背调，可以将书面证明进行传真将背调的情况记录在背景调查反馈表中1、时间节点：填写完整背景调查反馈表后2、补充说明： 表单首先流转至人力资源经理处，详细阐述背调情况后人力资源经理进行批注意见将背景调查的结果反馈至用人部门复试负责人处，并告知人力资源部意见作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称 新进员工入职前的准备工作流程职 能人事管理作业部门 人力资源部涉及部门各部门目 的 保证新进员工入职工作的有序进行作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）打印空白合同及相关协议文本拟写新员工入职联络函完毕准备个人档案袋为新员工分配工号输入拟入职人员基本信息至信息表中1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 人力资源部经理确认新员工上岗日期后3、涉及表单： 入职登记表4、补充说明： 输入人员相关信息，当人员未正式入职前相关信息暂时没有时，有些项目可先空白，一旦相关人员正式入职后，空白项应填满。1、负责岗位： 人事专员2、补充说明： 1、负责岗位： 人事专员2、补充说明： 个人档案袋上的姓名及考勤卡上的姓名可先用铅笔书写，拟入职人员到岗后可用黑色水笔书写1、负责岗位： 人事专员2、补充说明： 根据其层级确定其合同签订类型、类别1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 新员工到岗前三天，遇紧急岗位，则一天3、补充说明： 将新员工到岗信息用QQ的形式由行政部统一告知相关部门负责人（相关部门指行政部负责人、信息部负责人、培训部负责人、用人部门负责人及部门负责人指定的其他人员）作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称新员工入职办理流程职 能人事管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的保证新进员工入职工作的有序进行作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）请薪资专员为新员工开具起薪单将相关资料入个人档案，并将母表信息补充完整依据新员工用工性质与其签订劳动合同制作工号牌完毕请新员工阅读员工手册 收取相关资料1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 新员工报到当天3、相关资料：身份证原件及复印件、近期1寸彩照2张、最高学历证明原件及复印件、职称证书、户口簿原件及复印件、体检报告或健康证，其他劳务性质证明，人力资源部要求提供的其他资料1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 收取相关资料后3、涉及表单： 员工手册阅读记录表4、补充说明： 中层及以上人员发放员工手册 基管及以下人员阅读员工手册1、负责岗位： 人事专员1、负责岗位： 人事专员1、负责岗位： 人事专员2、时间节点：1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 新员工入职一周后制作完毕3、补充说明： 一周后，人力资源部将其工号牌发给本人，并签收作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称员工试用期考评追踪流程职 能人事管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的保证新进员试用期考评追踪工作的有序进行作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）新员工将每天的工作情况填入表中，交上级领导部门经理写评语并签字新员工将表单交于人力资源部经理处人力资源部经理与其进行面谈同时发放新表单完毕入职时开始发放新员工考评追踪表1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 办理入职手续时3、涉及表单： 新员工考评追踪表4、补充说明： 中层及以上人员发放试用期周小结基管及以下人员发放试用期追踪表1、时间节点： 每天1、时间节点：每周五1、时间节点：每周五1、补充说明： 当新员工转正时，将相关考评表与记录表单交于部门经理处，作为新员工转正的参考依据员工转正后，将考评追踪表放入其档案中：作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称员工试用期转正提醒流程职 能人事管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的保证新进员工转正工作的有序进行作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）将转正申请放入个人档案中告知待转正人员是否如期转正完毕阅读小结及评语并签字交于分管副总签字员工将转正小结交于部门经理，部门经理对转正小结填写评语并签字根据经理确认的名单发放试用期转正申请表并签收根据转正人员名单与其所在部门领导确认提供转正名单给人力资源部经理1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 提前两周1、负责岗位： 人力资源部经理1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 至少在员工转正一周前3、涉及表单： 试用期转正申请表4、补充说明： 发放试用期转正申请表时，仔细、认真的向员工解释如何填写；如遇特殊情况未及时发放的，请给员工做好相关解释工作1、负责岗位： 人力资源部经理2、时间节点： 收到部门经理传递的员工试用期转正申请表3、涉及表单： 试用期转正申请表1、 负责岗位： 人事专员2、时间节点： 转正前1、 负责岗位： 人事专员2、时间节点： 告知待转正人员是否转正后作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称合同续签提醒流程职 能人事管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的保证员工合同续签工作的有序进行作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）根据续约人员名单与其所在部门领导确认根据经理确认的名单发放续约意向并签收按员工提交的意向准备相关合同盖章后一份发放至其本人，并签收一份放入其档案完毕提供续签人员名单1、 负责岗位： 人事专员2、时间节点： 合同续签前一个月1、负责岗位： 人力资源部经理1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 合同到期前两周3、涉及表单： 续约意向4、补充说明： 待续约员工需在人力资源部告知前将续约意向提交给人事专员（内勤岗位）1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 接到待续约员工提交的续约意向后3、补充说明： 续约意向时间为一年的，人事专员可直接与其签订相关续约合同续约意向时间不足或超出一年的，人事专员应告知其部门经理，待确认后，可与其签订相关续约合同1、负责岗位： 人事专员1、负责岗位： 人事专员作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称合同管理细则职 能人事管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的规范劳动合同管理作 业 内 容1 合同签订时间人事专员应在员工报到时或正式入职当天与员工签订劳动合同，对拒签者将不予录用。2. 劳动合同的管理对于员工签完字的合同，由人事专员申请用印，经人力资源部经理及总经理审批后，统一加盖公司行政人事章。对加盖过行政人事章的合同一份发放给员工本人并签收，另一份放进员工个人档案。3. 劳动合同的续签对于合同期满人员，应在合同期满前一个月，人事专员应向其发放续约意向书，征求其续约意向，并告知其应将续约意向书在原合同到期之日前7日内交于人力资源部。4. 劳动合同的处理对于同意续约的人员，应在其原合同到期前与其签订相关合同。5. 劳动合同签订的标准5.1 公司中层及以上管理人员需与其签订劳动合同、保密协议、竞业限制协议、一套。5.2 公司基管及以下人员需签订劳动合同、保密协议一套。6. 劳动的合同的解除6.1 辞职员工如要辞职的，可以提前填写书面辞职报告（试用期员工提前七天，试用期满后提前一个月），将由部门经理、分管副总、人力资源经理、及总经理批准后，方可于约定的最后工作日起三日内到人力资源部办理离职手续。6.2 劝退如员工不能胜任本职工作并且无适合岗位进行调配，可根据合同规定，对该员工实行劝退。6.3 开除如员工在工作中严重违反公司规章制度的，公司可予以开除。6.4 解除合同在合同期内，由于特定原因，公司与员工经过协商一致同意，可以解除合同。作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称合同管理细则职 能人事管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的规范劳动合同管理作 业 内 容7. 违约赔偿7.1 对辞职未经批准而擅自离职（含未按规定的离职日起离职）的员工，需按其一个月工资收入作为代通金赔偿给公司。7.2 对因严重违纪而被开除的员工，公司将根据该员工违纪情节轻重或对公司造成的损失情况向其索取赔偿，赔偿金额由公司据实订立。7.3 对批准离职的员工（含辞职，劝退，开除）凡于规定的最后工作日起三日内到人力资源部办理离职手续。作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称人员异动相关信息传递流程职 能人事管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的保证员工异动工作的有序进行作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）完毕调动档案并存档信息传递至薪资专员异动人员原部门经理及分管副总填写意见并签字异动人员接受部门经理及分管副总人力资源部经理填写意见并签字异动员工填写异动申请表并附工作总结1、涉及表单： 异动申请表2、补充说明： 岗位异动（平级调动、职位晋升、职位降低）：异动人员提交异动表同时还需提交工作报告（报告内容包含对原工作的总结及对新岗位的展望和计划）工资晋升：异动人员提交异动表同时还需提交对本岗位工作的总结及对未来的计划异动单上必须由异动人本人签字1、 负责岗位： 人事专员2、时间节点： 人力资源经理签字后3、补充说明： 人事专员将异动单复印后传递给薪资专员1、负责岗位： 人事专员作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称员工离职手续办理流程职 能人事管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的保证员工离职工作的有序进行作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）完毕回收工号牌及员工手册（部门经理级以上人员）引领离职人员至薪资专员处开据停薪单及归还劳动手册人力资源部经理签字确认档案移至离职信息内离职人员去人力资源部领取离职会签表 1、 涉及表单： 离职会签表2、补充说明： 离职人员需以书面形式提起申请1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 人事行政部、财务部相关人员在离职会签表上签字确认后3、补充说明： 1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 离职人员的离职会签表完成之后1、负责岗位： 人事专员2、补充说明： 归档之前，查看离职会签表是否填写完整（离职会签表中的每一项都应有人签字确认）作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称工号牌管理细则职 能人事管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的规范员工工号牌管理作 业 内 容1. 目的为建立企业形象，提高员工荣誉感，增进员工互相了解，并配合人力资源部规范管理，由人力资源部统一制发员工工号牌。2. 范围公司全体员工3. 说明3.2.1 员工工号牌为员工出入办公处所识别之用。不得作为其他身份之证明。3.2.2 员工出入办公区，或在办公区范围内，应按规定佩戴工号牌。3.2.3 内勤人员工号牌一律挂在胸前，不得挂于腰间或以其外衣遮盖，内勤人员工号牌的带子统一为蓝色，不得私自更换工号牌袋子颜色或样式，违者予以适当处分。3.2.4 工号牌若有遗失或损坏，应通知人力资源部补发，并扣缴工本费，具体补办流程见工号牌补办流程，员工入职半年以上者，若工号牌自然损坏，可视损坏程度重新补换，若人为损坏，给予适当处分。3.2.5 员工工号牌不得转借他人。3.2.6 员工离职时，应将工号牌交还人力资源部注销。3.2.7 各部门应督促员工挂工号牌，并由行政部或部门主管负责督导检查。未佩戴者初次发现记申诫一次，一个月累计违反三次以上者，罚款30元（或给予适当处分）。3.2.8 凡有下列情形之一者，视情节轻重予以适当处分，解雇或移交法办：利用工号牌在外作不正当的事情者；将工号牌给非本公司同仁，而在外破坏本公司荣誉和肇事者。作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称工号牌管理细则职 能人事管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的规范员工工号牌管理作 业 内 容3.2.9 样表工号牌补办申请表填表日期：姓 名部 门入职日期岗 位补办原因 丢失 损坏 以旧换新部门经理签字人力资源部确认备 注经办日期：经办人：注：若工号牌损坏，将旧的工号牌交还人力资源部，否则不予办理。作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称员工号牌补办流程职 能人事管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的保证员工工号牌补办的有序进行作 业 内 容流程图说明文字说明（含涉及表单）完毕部门经理签字人力资源部予以核实制作新工号牌需补办人员填写补办申请单 1、涉及表单： 工号牌补办申请单1、补充说明： 部门经理据实际情况进行核实1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 及时1、负责岗位： 人事专员2、时间节点： 及时作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称人事档案管理细则职 能人事管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的提高内勤人事档案管理的规范性作 业 内 容1. 人事档案的转入凡招聘（调入）录用员工，在办理好录用（调入）手续后，都要建立员工人事档案。2. 人事档案的整理2.1 员工人事档案主要包括：履历表、学历证书、身份证明、本人相片、劳动合同（及保密和竞业禁止协议）、健康状况证明材料、试用期考核表、人员异动表、绩效考核表、劳动手册等材料。2.2 要按部门进行整理、装订员工人事档案。3. 人事档案的转出人事档案的转出按不同情况作相应的转出程序：3.1 员工离职（在该员工办理好离职交接手续后进行）：、北京户籍的员工离职时，人事专员应在劳动手册上签章后退还本人，并让本人签字登记。同时开具退工单交于其本人；同时应将该员工的档案放入“离职员工档案库”并在电子档案库里及时更新信息。、外来人员离职时，人事专员应将该员工的档案放入“离职员工档案库”并在电子档案库里及时更新信息。4. 人事档案的保管4.1 员工人事档案由人力资源部人事专员保管，保证员工档案及档案柜的安全、完善、及时。4.2 档案管理人员需严格遵守保密制度，未经允许不得删除或销毁档案材料；不得对外透露员工私人信息；不得将档案存放在档案柜之外的地方。4.3 离职人员的人事档案另设档案柜摆放，定期销毁（周期一般是离职人员离职后2年）5. 人事档案的查阅5.1 档案管理人员需严格执行查阅员工档案的范围、方式和手续。5.2 凡因工作需要查阅员工档案的，必须经查阅部门主管同意并在档案调阅表中登记。5.2.1档案调阅表作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称人事档案管理细则职 能人事管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的提高内勤人事档案管理的规范性作 业 内 容人事资料调阅表序号调阅人姓名调阅资料名称预调阅起止时间调阅人签名经办人签名调阅资料归还时间归还人签名备注5.3 查阅部门主管以上管理人员档案，要经总经理审批。5.4 确需外借档案的，要经人力资源部批准，并按规定办理外借手续，在规定时间内归还。5.5查阅员工档案的方式仅限于查看，不得复印、拍照、摄像。 作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称考勤管理制度职 能薪资管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的规范内勤服务支持体系的考勤管理作 业 内 容目的本制度规定了公司内勤服务支持体系人员考勤的相关管理与操作规范，以便规范员工考勤工作。适用范围公司内勤服务支持体系人员。具体操作细则本管理制度分为三章，即，第一章：内勤服务支持体系人员考勤打卡制度；第二章：内勤服务支持体系人员考勤表制作制度；第三章：内勤服务支持体系人员考勤核查制度。1. 考勤签到制度1.1 考勤指纹录入1.1.1 行政部在其入职当日为员工在指纹机录入指纹；1.2 指纹签到的细则1.2.1 公司工作时间:正常时间为9：00-18：001.2.2 员工上班、下班均需录入指纹签到；1.2.3 员工如因外出而未及时录入指纹签到，次日应及时凭未签到情况说明表在相应时间段内注明原由后由部门负责人签字后有效；1.2.4 员工如因遗忘而未录入指纹签到的，次日应凭未签到情况说明表及时交部门负责人确认签字后有效；1.2.5 行政部负责指纹机时间的调整及录入指纹签到的监督；1.2.6 未签到情况说明表所有原件交人事部，部门负责人处留复印件。1.3 考勤表的保存1.3.1 非人事部门人员需要调阅考勤电子版、考勤表内容的，须经人事部经理同意方可查阅。1.4 考勤签到违规操作处理条例1.4.1 迟到早退现象 迟到、早退: 上午9：00以后到达，视为迟到，下午18：00以前离开，视为早退。 对迟到早退人的处罚： 作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称考勤管理制度职 能薪资管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的规范内勤服务支持体系的考勤管理作 业 内 容 （1）迟到： A9：00以后扣除当月全勤奖。每月允许迟到三次在10分钟之内，超过十分钟的每次扣除20元。 B上午10:00以后上班，视为事假半天。 （2）早退： A17：0018：00，扣款30元/次B 17：00以前，视为事假半天。1.4.2 旷工现象 （1）未经批准，擅自离岗者，按旷工处理。旷工期间劳动报酬不予发放； （2）旷工一天除去当天工资另扣100元； （3）旷工两天除扣款外，取消当月所有补贴或奖励； （4）旷工三天，公司有权开除员工，并扣除其当月的工资和提成。1.4.3处理部门：行政部。相应罚款的处理，依据公司相关奖罚制度，由行政部交于财务部。2. 考勤表制作制度2.1 考勤员的确定公司考勤由行政部门考勤员负责统一制定及平常相关各类假单及加班单的收集、汇总及保管工作。2.2 考勤表的制作 依据员工的考勤电子版、加班单、请假单、调休单、未签到情况说明表等制作考勤表；行政部考勤员每月10日前将考勤表及电子版发送给人事部。必须使用人事部统一发放的考勤表；如若不使用，人事部有权退回，由此导致工资的延误发放，由相关考勤员负主要责任，其部门负责人负连带责任；制作考勤表时，应按照相关符号要求进行填写；加班单、请假单、调休单、未签到情况说明表应附在考勤表后，以备人力资源部核查；考勤表填写要求字迹清晰，不得潦草；不得使用铅笔或红色墨迹填写； 作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称考勤管理制度职 能薪资管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的规范内勤服务支持体系的考勤管理作 业 内 容行政部考勤员制作完毕考勤表后，各部门负责人应签字确认，并交人事部；如若无相关负责人签字的，人事部将不予接收，由此导致工资的延误发放，由相关行政部考勤员负主要责任，其部门负责人负连带责任。2.3 考勤表制作违规操作处理条例考勤人员在制作员工考勤表时，不得随意进行篡改，不得出现作假现象，如若出现此类现象，人事部有权作出相应处罚处理，考勤人员、当事人、部门负责人按照7：2：1的比例承担相应连带责任。加班以半小时为单位，不足半小时不计。考勤电子版上如若某天未签到，而其考勤表上却显示出勤记录的，追究相关考勤员的责任，处以10元/人/次的现金罚款，同时其部门负责人负连带责任，处以5元/人/次的现金罚款；人事部会将相关人员名单报行政部，由行政部进行相应处理。请假单应严格遵循签批权限的规定进行签批，人事部在核实过程中若发现无签批权限人签字的，视为申请未通过，人事部将做旷工处理；特殊情况下，如平时固定延长工作时间的，可由其部门负责人申请，作统一报告，写明延长工作时间的原由、参与人的姓名、延长工作时间的时数，呈报上级领导审批后，报人事部；否则如出现月底累计只填写一张加班单的，人事部将视为无效处理； 由于考勤员记录出错而导致工资核算错误的，由考勤员写明情况并呈报上级领导及分管副总签字确认后，由人事部在次月中做出弥补，逾期的人事部将不予处理。注：主管级人员只限于部门内人员工作层级的安排，不具备人事、经济签批权；人事部在核查过程中，考勤表、加班单、请假单均以部门负责人及具备签批权限人员的签字为准，否则人事部将视为无效单据处理，其后果由当事人自行负责。3. 考勤核查制度为了促进公司考勤工作的规范化、标准化，须定期对考勤进行相关核查。核查主体3.1.1 人力资源部3.1.2 行政部督导 作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称员工请假操作细则职 能薪资管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的规范公司内勤人员请假管理作 业 内 容请假权限1.1 员工请假权限请假人员T1天1天T3天T3天基层管理人员及以下人员部门经理部门经理副总经理副总经理总经理中层管理人员副总经理副总经理总经理高层管理人员副总经理总经理2. 假期类别及相关处理办法2.1 法定假日员工享受全薪法定节假日，包括：元旦1天，春节3天，清明节1天，五一劳动节1天，端午节1天，国庆节3天，中秋节1天。2.2 年休假入司满一年以上的基层管理人员及以上人员可享受年假福利。1）年假取假原则：A：在公司工作满一年后才能取假。B：年假标准：已婚的员工可享受5天；未婚的员工可享受3天；（不含六日）C：年假以当年为限，不得延续至次年，未休完者不得累积。D：各部门因员工休假需要借工，而公司又无法解决的，员工不得休假。E：不得与国家法定假日连续使用。2）年假充抵原则：A：如当年年休假尚有剩余，员工请病、事假时，可按年休假取假审批流程从年休假中折抵，经审批同意后可作年休假处理。 作 业 指 导 书 编 号页 数版 本发行日期作业名称员工请假操作细则职 能薪资管理作业部门人力资源部涉及部门各部门目 的规范公司内勤人员请假管理作 业 内 容3）年假取消原则： 凡符合以下情况之一的，不享受当年年假：A：一年内一次性病假超过20天或累计超过30天；B：一年内一次性事假超过10天或累计事假超过20天；C：如在年休假后再请病假/事假超过上述规定时间的，则在下一年度取消年休假。注：u 年休假规则自2012年3月1日起执行；u 为了年休假实际实施时更为规范、简便，年休假截算时间节点统一定以整月计算。例：某员工入司时间为11年2月3日，正常司龄时间截算为12年2月2日为满一年，若按统一时间