浅谈民政档案的管理与利用

浅谈民政档案的管理与利用民政部门作为主管社会行政事务的职能部门，承担着最低生活保障、社会团体和民办非企业单位登记管理、优抚、安置、军休、救灾、社会救济、基层政权建设、基层群众自治组织建设、社区建设、婚姻管理、行政区划管理、地名管理、行政区域界线的勘定和管理、社会福利、殡葬改革、救助等多项工作。在保障人民群众基本生活权益，维护社会稳定，促进经济社会发展与社会和谐进步等方面都发挥着重要作用。民政档案管理是民政部门一项重要的基础工作，也是国家档案事业的组成部分。民政档案管理就是按照国家档案管理法律、法规，运用科学的管理手段，对各项民政工作中形成的具有保存价值的不同种类和不同载体的文件材料进行收集、立卷、归档、统计、保管和提供利用等。民政档案包括文书档案和各种专业、专门档案，既是民政部门各项职能活动的历史记录，又是我们研究工作、查考历史、总结经验、正确决策的依据。能否科学地管好用好民政档案，不仅直接影响民政部门职能作用的充分发挥，各项工作的顺利开展。而且还密切关系着民政工作的深化改革和民政事业的健康发展，关系着国家档案财富的积累和档案事业的发展。一、民政档案的管理一要大力宣传档案法规，强化档案意识，进一步加强档案资料的收集。首先，要加强对档案工作的重要性、现实意义的宣传，使广大领导干部真正懂得档案管理的目的、要求和方法，不断提高他们参与档案管理工作的主动性、积极性、自觉性，督促各科室主动上交归档资料，实行集中统一管理。其次，要动员和组织全体工作人员参与档案工作，加强对日常各类文件资料的收集、保管，注意为日后积累史料。对不能立即收集的，要做好清理和交接登记，掌握资料的着落，便于以后的整理归档。二要加强档案管理工作队伍建设，提高档案人员的业务素质。档案数量的不断增长、内容的不断丰富、载体形式的多样化、管理手段的现代化，都对档案人员的科学知识、业务水平及现代化设备操作技能等方面提出了更高的要求。因此，民政部门要从档案事业发展的长远规划着眼，努力建设一支适应时代要求的高素质的民政档案队伍。一要通过各种培训方式，加强民政历史、民政实践、民政理论的学习，突出档案管理的针对性和超前性。二要开展经验交流，提高档案人员信息化管理的知识水平和操作技能，提高工作效率。三要从政治、生活、工作等方面关心支持档案人员，帮助他们解决一些实际困难，不断提高档案人员的积极性和主动性、确保档案队伍的稳定发展。三要建章立制，强化落实，真正做到标准化、规范化、科学化、现代化。要深入贯彻实施档案法，完善档案管理的规章制度，建立健全各项档案管理制度和保密制度，并狠抓落实，使档案管理工作朝着标准化、规范化、科学化、现代化方向发展。同时，也要把档案管理工作与其他各项业务工作放在同等重要的地位，将其纳入民政工作目标考核项目中去，让档案事业与民政业务工作同步发展。二、民政档案的利用管理好民政档案之根本是为了利用好民政档案，利用好民政档案也是管理好民政档案的重要组成部分。注重开发利用民政档案信息资源，让“死档案”变成“活信息”，既能充分发挥民政档案的作用，使档案焕发蓬勃的生命力；也是强化档案服务功能的需要。民政档案工作的整体水平，很大程度上体现于民政档案信息的开发利用水平。（一）开发利用民政档案资源的重要性民政档案资料的利用是民政档案资料工作的根本任务。我们之所以花费大量的人力物力保存如此多的档案资料，就是因为档案资料具有查考、凭证和参考作用，有助于我们研究历史，总结经验教训，改进现实工作。特别是档案的原始性和真实性，是其他任何资料所无法取代的。而要实现档案的这种作用，一方面要保存这些档案，另一方面则要提供利用，只有在利用中才能实现档案的价值和作用。因此建立和发展档案事业，保存档案资料的目的，都是为了提供利用。民政档案资料工作的根本任务就是开发利用民政档案资料，为现实民政工作服务，为经济社会发展服务，为建设中国特色社会主义事业服务。民政档案资料的开发利用，在整个民政档案资料工作中是起主导和支配作用的，是实现档案资料工作目标的重要体现。能否及时、准确、系统地提供档案资料，是衡量民政档案资料工作是否坚持正确方向的标志，是评价民政档案资料工作是否发挥作用的重要尺度。民政档案资料的利用是推动民政工作发展的重要因素。民政工作面广线长，民政档案是民政工作的真实记录，其档案种类繁多、信息量大、专业性强，包括文书档案和各种专业档案。近年来，随着民政工作范围的不断扩展，民政档案的数量越来越多，各种专业档案不断出现，这不仅拓展了民政档案的归档范围，也对档案信息资源的开发利用提出了较高要求。当前的民政工作一定要在过去民政工作基础上进行继承和发展。继承也就是利用民政档案中保存的有价值的东西，发展是在新的形势下的改革和创新。纵观民政工作的各项业务，档案信息资源的开发利用直接为民政事业服务发挥着越来越重要的作用。民政档案工作只有积极主动地开发利用档案信息，才能在民政事业发展中更准确地找到自己的位置，起到自己的作用，实现良性发展。（二）开发利用民政档案资源的途径首先，民政档案要服务于人民群众，民政部门制定的政策大都与人民群众的生活、权益息息相关，人民群众也非常渴望得到这样的政策信息。民政档案开发利用工作应适应人民群众的需求，积极创造条件，从开发利用的角度满足群众的要求。对不保密的文件，应简化手续，提供群众阅览；对重要文献，可采取公告等形式向社会公开。其次，民政档案要服务于本职工作，档案在业务工作中