旅行社计调业务PPT课件.ppt

旅行社计调实务,学习重点： 1、掌握计调实质，了解计调部机构设置。 2、熟悉计调的岗位职责和素质要求。 3、熟悉计调部的流程和工作内容。,1,一、什么是计调 二、计调部的机构设置 三、计调人员的主要职责及素质要求 四、计调工作的流程和内容,2,一、什么是计调,计调就是计划与调度的结合称谓，是在旅行社内部专职为旅游团(或散客)的出行安排接待计划及相关业务调度。 其主要任务就是落实团队在吃、住、行、游、购、娱等方面的的具体事项，以确保行程正常进行。 在从事国际旅游业务的旅行社中通常又称之为0P(operator)，意为操作者”。,3,二、计调部的机构设置,中小型旅行社计调部机构设置,4,大型旅行社机构设置,5,三、计调人员的主要职责及素质要求 （一）计调人员的主要职责,1、负责安排旅游团、发团、接团、协调,2、搜集和了解不断变化的旅游市场信息和同行信息,3、完善旅游线路,4、力争“低成本、高效益”,5、及时了解反馈信息,6、做好归档工作,6,（二）计调人员的素质要求,礼仪、礼貌,地理、历史知识、写作和计算能力,较强的交际能力,谈判的技巧,学习和创新能力,素质,风险和法律意识,市场意识,熟悉使用有关电脑软件，熟悉使用地图册、列车时刻表、航班时刻表,认真细致的工作态度,7,？计调三宝是什么,地图 交通时刻查询表 火车时刻表（铁路、公路航空交通常识） 航班时刻表（时差、汇率、Ok票和OPEN票） 计算器,8,四、计调工作的流程和内容,9,.,10,11,与大交通 部门合作,与餐饮部门 合作,与旅游点 合作,（二）计调部工作内容,与旅游定点 商店合作,与小交通 部门合作,与保险公司 合作,与饭店部门 合作,12,向交通部门申请建立合同关系，签订正式经济合同书。,13,（2 ）注意事项,1.计调需要多建立票务关系，防止出现拿不到票的现象。,2.大量的车票，应当通过多家关系来保证。,3.订票前需要了解有关交通工具的大概情况。,14,2、与饭店部门进行合作,（1）合作的步骤 根据客人的要求，在旅行社的签约供应商中寻求价格最低、最适合旅游行程的饭店进行合作。 通过各种单据进行客房初步预定。,15,将酒店的详细情况通知组团社或客人，待客人对酒店无异议后，进行预定。 待酒店确认后，完成定房程序。 如团队行程或客人发生变化，需要填写客房变更或取消通知单。 如果在旅行社的签约客户中并未有合适的供应商，就需要旅行社寻找新的酒店洽谈合作事宜。,16,（2）注意事项,定房时，如有重点团队，旅行社经理人团队或团队中有VIP客人时，旅行社应事先通知饭店销售部，在其客房内摆放鲜花或水果等。 对旅游团队需要举行小型欢迎仪式，或需悬挂欢迎横幅的，应事先征的饭店的同意，并在指定地点举行，避免影响饭店的正常营业。 在线路设计时，应当考虑不同游客对于住宿条件的不同要求，不能一味的追求高档次。,17,3、与餐饮行业合作,（1）步骤 根据客人的要求，在旅行社的签约供应商中寻求价格较低、而饭菜质量较有保证的餐馆进行合作。,18,通过各种单据进行餐的初步预定。 待餐厅确认后，完成定餐程序。 签发结算单 如团队行程或客人发生变化，需要填写餐饮变更或取消通知单。 如果在旅行社的签约客户中并未有合适的供应商，就需要旅行社寻找新的餐厅洽谈合作事宜。,19,（2）注意事项,重要团队需要详细定出菜单 一定要在订餐通知单上标明客人的喜好与禁忌。 在餐饮的选择中，应当尽可能的体现出本地的特色。 提醒餐厅，结算用的“餐饮费用结算单”上，必须有陪同导游的签字，否则无效。 提醒导游，严格按照财务的规定签单，不允许有计划外的开支，如需增加计划外开支，经计调部经理或计调人员的同意才可以。,20,4、与参观游览点合作的步骤及注意事项,21,（2 ）注意事项,1.需要导游及景点签字,2.旅行社还应与游览单位附属的服务部门和 相关服务公司建立合作关系，签订合作协议书。,22,5、与旅游定点商店合作步骤,根据行程和游客的需求派发“购物结算单”。 嘱咐导游在进购物店后，需要商店的盖章和导游的签字。 根据旅游团的实际行程，通常会多派发一些“购物结算单”，但在进店时要严格按照合同履行进店的次数。 在选择旅游购物店时，要严格挑选，优先考虑旅游定点商店和较诚信的商店进行合作。,23,6、与小交通部门的合作,（1）步骤 根据合同选择车辆，同时还需要考虑车况、路况、消费者的消费习惯、路程的远近、车辆的特点来决定 。 下发用车通知单，并附行程计划。 接受和保存用车确认书。 如果是按公里用车，请导游带上车辆结算单，要请导游把好公里数，最后请导游和司机签字。带回结算单。,24,（2 ）注意事项,1.要选择正规的车队来进行合作，车辆的手续要齐全。,2.尽可能同旅游行程涉及的其他城市 有关旅游车队保持较好的联系。,3.要选择正规的车队来进行合作，车辆的手续要齐全。,25,7、与保险公司的合作,将每一个投保的旅游团接待通知（含名单）及时发给保险公司，并请保险公司及时回复传真确认，以此作为投保依据。 注意接受和保存保险公司的承保确认书。 依据投保的准确人数每季向保险公司缴纳保险费。,26,当旅游途中发生意外事故或遇到自然灾害，必须及时向第一线导游了解情况，以最快速度通知保险公司，必要时去现场考察。并还应在三天之内向保险公司呈报书面材料，其中包括：,旅行社游客旅游保险