公司公文管理规定(暂行).doc

*有限公司公文管理规定（暂行）为了规范公司公文行文、程序及版式，使公文既统一、美观，又大方、得体，很好的体现*企业文化，彰显企业形象。根据集团相关文件规定，结合实际制订本规定：一、适用范围：本规定适用于*有限公司与*总公司之间、集团公司*之间、其他外单位之间及公司内部各部门（项目部）、科室之间各类公文的起草、审核、传递、存档等管理。二、公文的类别：（一）按级别可将公文可分为：1、一级公文以公司名义起草、下发或上报的各类文件、会议纪要、函、通报、通知、报告、报表等，用以规范或代表全公司或跨多个部门利益行为的公文。2、二级公文以部门名义起草、下发或上报的各类文件、会议纪要、函、通报、通知、报告、报表等，仅用以规范或代表某一个单一部门或某一特定范围利益行为的公文。（二）按类别可将公文可分为：1、函类（会知函或工作联系函）适用于不相隶属部门之间互相商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。其中会知函常用于*与涉外公司之间商洽及答复问题所用，工作联系函常用于*与集团各委员会、*各部门、*内部各部门之间询问、协调及答复问题所用。2、文件制度类（1）公司正式文件执行“*有限公司”唯一红字格式。文件字号为“*（年）号”签发人为总经理。职能部门需要面向全公司或某一方面行文时，由各职能部门起草文件初稿，经分管班子成员审核后，报总经理审定签发，以“*有限公司文件”行文。不经签发人签字一律不得下发、发放。注：因工作需要，公司涉外与政府、行政事业单位之间的行文也执行“*有限公司”红字格式。文件字号为“*文（或呈）（年）号”签发人为总经理，不经签发人或授权专人签字一律不得对外传递、报送。（2）部门或车间对内部人员的管理条例、细则，经部门或车间负责人签字后下发执行。3、会议纪要类以“*（年）第期”下发的公司纪要，仅限班子会议、月度生产经营总结会、总经理主持召开各类专题会议、主管班子成员主持召开的跨系统专题会议，不包括单个部门内部的部门会议。主管班子成员主持召开本系统的会议纪要以“*系统（年）第期”形式下发。所有会议纪要必须要经会议主持人员（总经理或主管班子成员）签发后才能行文，同时必须报综合管理部统一编号下发。4、通报、通知类（1）各部门为了表彰先进，批评错误，传达重要情况和上级有关重要精神，公布阶段性工作进展情况等，都可以起草“通报”、“简报”，但必须有主管班子成员签发。若通报、简报有奖励内容的，经主管班子成员签批同意后仍须报总经理签批同意后，报综合管理部统一编号下发。（2）由总经理或主管班子成员安排的紧急工作，虽涉及面较小，但仍需各相关单位配合、执行时，或者各职能部门开展的涉及整个公司范围的工作时，均可以公司名义发文，由起草单位起草，经主管班子成员或总经理签字同意后，报综合管理部统一编号下发。5、报告申请类申请、报告或请示上级领导或职能部门帮助、协调解决困难或批准事项的公文，原则上属于某个部门需要协调或管辖范围内的问题就署名该部门，但申请、报告或请示事项涉及整个公司，则可以以*公司名义行文，逐级签批，但此类公文不以文件形式办理。6、合同报表类此类公文字体统一为宋体字，字号不做硬性要求，但必须严格按照商务合同或相关报表格式统一行文，但必须确保整体美观、大方、得体。7、其他类等参照公文通用格式要求行文。三、公文的要求1、发放形式及范围（1）*公司文件、会议纪要、系统纪要、内容涉及人事、处罚、考核、决定、奖励的通报，以纸质和OA形式发送至*总经理、*班子成员、各部门（项目部）、科室（车间），必要时以OA形式发送至董事长、副董事长和相关委员会。下发后在公示栏内公示一周（如情况特殊按要求时间公示）。（2）属正常工作安排的系统纪要，仅以OA形式发至相关单位。（3）非公司文件字头的通知类公文，根据涉及内容情况，确定用纸质或OA形式发放。（4）申请、汇报、报告类公文，根据内容要求送至相关单位。备注：以上公文中的文件、纪要、通报在公文的下面注明主题词和发送范围：主题词要求：突出体现公文核心的词语。如：劳动纪律管理规定文件的主题词就可以写为“纪律”、“规定”。发送范围包含：“报送、抄报和发至”，报送是指：发文单位的上级主管部门、领导；抄报是指：发文单位的平级部门、相关领导；发至是指公文涉及的主要规范或要求的部门。如：报送：*领导班子成员 抄报：*领导班子成员 发至：各单位、各车间、各科室2、拟稿、审核及编发（1）坚持“谁管理、谁负责”的原则，即根据公司各单位职责分工，哪项业务由哪个单位管理，该公文就由哪个单位负责起草。（2）文件的起草、审批、下发流程：单位授权人起草人相关部门制度管理部门主管班子成员总经理序号授权反馈意见否盖章编发调研并起草征求意见审核否修改修改是审核审核是否是审核审批是是修改ABCDEF1234567891011 授权人授权起草人起草文件，文件起草人据此进行深入调研，在获得足够信息后开始起草文件，在文件初稿起草完毕后报授权人审核，授权人审核同意后，开始公开征求相关部门意见，相关部门根据各自情况反馈意见，起草部门的起草人根据反馈意见进行修改、完善，修改完善后再次报授权人审核，审核通过后报制度管理部门对格式、语法结构、文字进行审核、把关，通过后报主管班子成员审核，经主管班子成员审核通报后报总经理审批，审批通过后根据意见修改、完善，修改完毕后由制度管理部门盖章、编发。（3）涉及专业性强、技术含量高的公文由拟发单位对公文的总体质量把关负责。制度管理部门仅对公文的格式、语法结构等常识性文字把关。（4）凡需以公司名义上报的各种公文，拟稿单位在送总经理之前，先经把关、初审，符合要求的再报总经理审批、盖章、上报等。3、公文档案管理（1）以*公司各类一级公文由综合管理部存档，存档时注意所有公文须留存最终电子档永久保存，同时定期做好备份和保密工作，如文件制度类、会议纪要类、请示报告类、其他特殊签批事项类等公文必须留存纸质最终版（签字）。每年出台的文件制度，由综合管理部制度管理科室在次年的元月31日前汇编成册并发至公司领导及各部门负责人。各单位根据管理需要，每年将自主制（修）订出台的各项规章制度，由本单位在次年元月31日前汇编成册，便于对照和查询。（2）所有*以公司名义或内部各部门之间传递纸质公文时必须实行“签收登记制度”，也即公文发放部门在发放时必须同时携带公文发放、签收登记本见附件一，接收部门在接到本文件时必须进行登记。（3）必须加强档案的保密工作。档案室、资料室属于保密区域，非*（或*集团）正式员工一律禁止进入；公司内部员工需要进入档案室、资料室查阅资料的必须有档案管理人员陪同，并经部门负责人及以上人员签字方可允许进入，且档案室管理人员必须有档案资料借、查阅登记记录本；需要借阅档案室、资料室资料时，必须经主管班子成员及以上人员签字同意方可借阅，但借阅人必须登记且不得带离公司范围之外，若因工作需要必须带离公司范围之外则必须经总经理签字同意，否则一律按泄密行为处理。四、相关要求及考核1、公文起草时应简洁明了、浅显易懂，严谨具体、操作性强，系统实用、便于考核。公文出现重大问题或与上级公文相冲突致使无法执行的，每个文件扣起草人2分，连带部门负责人1分。2、公文起草、部门领导审核时间一般在7天内结束，公示时间不低于3天，每级审核时间最多不得超过3天。否则，每逾期一天罚责任单位或责任人20元。五、本规定由综合管理部制/修订、解释，总经理签批，自下发之日起发布，2014年1月1日起实施、生效。附件一：文件发放、签收记录本附件二：档案资料借、查阅登记记录本附件三：各类公文格式及范本二一三年十二月十二日附件一：文件发放、签收记录本公司文件发放、签收记录 编号：序号下发日期文件编号文件名份数签收人/日期备注附件二：档案资料借、查阅登记记录本档案资料借、查阅登记记录 编号：序号日期资料编号资料名称份数借阅人/时间查阅人/时间归还时间附件三：各类公文格式及范本1、通用格式要求：所有公文统一要求，采用国际A4型（210mm297mm），左侧装订，装订位置位于左侧边线2mm，上下各1/3处；公文文字从左至右横排；标题使用黑体二号字，居中，加粗；正文使用宋体四号字，除小标题加粗外，其他均不加粗，每一事项开头空两格；全文行距设为固定值22磅，页面设置页边距上、下、左、右均为2，页码位于页面底端，居中设置。各类刊头字体要求：详见以下范本。2、具体范本如下：（1）函类（会知函或工作联系函）编号：年+月+日+序号（如：2013121201） 会 知 函（或工作联系函）发函日期：年月日 发函单位公司或部门接函单位对应公司或部门经 办经手起草、传递的人员接函人对应公司或部门负责人审 核负责审核的人员接收人接收函件的经手人员签 发负责批准签发的人员抄送单位需同时传递的相关联部门关于的函公司（或单位或您）：函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的使用范围极广，使用频率极高，可谓公文中的“轻武器”。语言言简意赅，重点突出，一事一函。特此函告公司或部门（印章）二年月日备注：（2）文件制度类：*有限公司文件*（2013）XX号签发人：XXXXXX规定（或制度、方案等）XX本文件由部（小组）制/修订，自下发之日起发布，XX月XX日起生效。二一三年XX月XX日主题词：* * 报送：*班子成员抄报：*有限公司班子成员、*办公室发至：各部门、车间（科室）（共印XX份，存档2份）（3）会议纪要类：会议纪要 *（2013）第XX期XX月XX日XX会议纪要XX月XX日主题词：* * 报送：*班子成员抄报：*有限公司班子成员、*办公室发至：各部门（科室）、车间（共印XX份，存档2份）（4）通报通知（指非公司文件字头）类A、公司常用通报通 报第XX期（XX部）*有限公司 XX年XX月XX日关于XXX的通报XX主题词：* * 报送：*有限公司班子成员抄报：综合管理部、各部门发至：各部门（科室）、车间（共印XX份，存档2份）或专题通报：XXX部XX专题通报第 XX期*有限公司 2013年 XX月XX日 关于XX的通报 XXXXXXX部2013年XX月XX日主题词：* * 报送