全国计算机等级考试二级MSOffice高级应用学习笔记.doc

二级OFFICE 各部分分数占比选择题 20*1分 = 20分（计算机基础10+公共基础部分10）Word 30分Excel 30分PPT 20分计算机基础部分世界上第一台电子计算机于1946年在美国宾夕法尼亚大学诞生。名字为ENIAC。1944 由著名数学家图灵研制的一款计算机 模仿游戏美籍匈牙利人 冯诺依曼 EDVAC1、 计算机内部所有的数据的存储和运算都是以二进制的形式进行的。2、 一台完整的计算机必须包含运算器、控制器、存储器、输入设备和输出设备。3、 首次提出了存储程序的概念。扩展名 一个文件的扩展名决定了一个文件的类型。考试的时候，文件是存储于考生文件夹下的，考试的操作系统为win7 ，一般情况下，考试的操作系统没有设置显示文件的扩展名，需要考生自己设置显示，当然不设置也没事，默认的扩展名为.docx 。word文件必须用office2010进行编辑，不得使用其他软件。右键打开方式选择使用office软件打开文件。页面：n/m n代表当前显示的页面页码。m指该word文档包含m个页面。字数：指整个word文档中包含的文字字数，不包含标点符号，不包含数字，不包含空格。中文：是指页面显示的文字样式为中文插入：是一种输入状态，与之相对的为改写，切换两种状态可以直接用鼠标点击，也可以按键盘上的insert键。视图的切换l 页面视图l 阅读版式视图l Web版式视图l 大纲视图l 草稿页面的缩放，可以直接拖动游标进行缩放页面，此种方式仅仅是对页面显示的一种改变，并没有改变页面的实际大小。快捷按钮可以通过点选的方式，选择在面板上显示的按钮。保存：将当前已经编辑完成的文档进行保存。撤消：返回上一次的操作。可以撤消至打开该文件时的状态。恢复：恢复撤消之前的操作，和撤消互为逆过程。文件另存为：将当前的文档另存为另外一个文档，可以改变文档的存储位置或者修改文档的文件名。另存为后，当前编辑的文档为另存为的名称的文档。打开：可以打开word各个版本的文档或其他格式的文档或其他文件。关闭：关闭当前的文档界面。Word是一个文字编辑软件。我们使用的word文档是一个文件，这个文件可以用word这个软件打开。保护文档标记为最终状态：是指将文档当前的状态进行锁定，不允许其他人或用户进行修改。但是这个只是一个建议型的保护，如果用户想要继续修改的话，可以点击继续编辑。用密码加密：word提供了用密码加密的一种方式。密码可以是字符数字或符号。限制编辑：和标记为最终状态差不多。兼容性：大多数软件具有向上兼容的特点。即高版本可以兼容低版本，但是低版本无法兼容高版本。纸张：A4 210mm*297mmPdf文档是一种新的文件格式，不属于Office的范畴，阅读pdf有专门的阅读器，比如Adobe reader，它的特点就是生成之后其中的格式是不能修改的！点击转到 会弹出一对话框，点击管理器左边为被复制的对象文件，右边为复制的对象文件。快捷键缩放页面 Ctrl+鼠标滚轮复制 Ctrl+C剪切 Ctrl+X粘贴 Ctrl+V 加粗 Ctrl+B斜体 Ctrl+I下划线 Ctrl+U增大字体 Ctrl+Shift+ 或者 Ctrl+缩小字体Ctrl+Shift+90)，第一个参数为实际求和区域，第二个参数为条件。2. 有三个参数的情况，=SUMIF(C2:C19,3班,D2:D19)，第一个参数为条件区域，第二个参数为条件，第三个参数为实际求和区域。注意事项：1. 明确参数的个数，根据条件和求和区域的位置。2. 条件可以是等式，不等式，文本等合法字符串或单元格引用。但是字符串必须用双引号括起来。3. 不等于，4. =SUMIF(授课信息表!D3:D72,课时费统计表!E3,授课信息表!F3:F72)，当使用函数过程中出现跨工作表引用时，注意工作表的名称。5. 注意相对引用和绝对引用。3、 sumifs函数作用：多条件求和。使用方法： =SUMIFS(E2:E19,C2:C19,C4,D2:D19,D4)，第一个参数为求和区域，第二个和第三个参数限定一个条件，以此类推！注意事项：1. sumifs函数的参数个数肯定是奇数个。2. 参数的条件区域不能共用！3. 条件里面的等式和不等式适用于任何数据类型。4. 条件顺序可以调换！4、 Vlookup函数。作用：垂直查询函数使用方法：第一个参数为查询依据，第二个参数为查询区域，第三个参数为查询要得到的值所在的列数，第四个参数为逻辑值，其中True代表近似匹配，FALSE代表精确匹配。注意事项：1. 第一个参数必须能够在第二个参数查询区域内的第一列找得到。2. 第三个参数为要得到的值相对于查询依据所在的列数，而并非第二个参数查询区域的总列数。3. 若非特殊或规定情况下，第四个参数为FALSE，即精确匹配。4. 一句话，根据什么，去哪里，得到什么。5. 相对引用和绝对引用。6. 可以使用定义名称。5、 If函数作用：条件求值使用方法：if（表达式1，表达式2，表达式3），首先判断表达式1的值，若表达式1 的值为非0，则取表达式2的值，否则，取表达式3的值。注意事项：1. 表达式1可以是关系表达式，算术表达式或单纯的数值等合法表达式。2. 注意if函数的嵌套使用。6、 Mid函数作用：截取字符串使用方法：mid（字符串，参数1，参数2），字符串是指将要被截取的对象，参数1是指截取的起始位置，参数2是指截取的字符串的长度。注意：1、 截取的对象可以是字符串或数字等任何合法的字符串对象或单元格引用。2、 截取出来的数字可以当做字符串处理，也可以当做数值型数据处理。7、 AND函数作用：计算多个表达式逻辑与的值使用方式：=AND（表达式1，表达式2，表达式3.。表达式n）注意：1、 表达式可以为任意合法表达式。2、 AND函数中的参数可以为多个，但是，必须是所有的表达式都为非零的时候，函数值才为1，否则，为0.8、 OR函数作用：求多个表达式逻辑或的值。使用方法：=OR（表达式1，表达式2，表达式3.。表达式n）注意：在OR函数中，只要有一个表达式的值为1，函数值就为1，否则，只有在所有表达式的值都为0的时候，函数值才为0.9、 Mod函数作用：求模函数（求余函数）使用方法：=mod（参数1，参数2）注意：1、 函数值为参数1除以参数2得到的余数。2、 假设a为被除数，b为除数，如果a-x能够被b整除，则x为余数。故余数为正数。3、 参与求模运算的参数可以是小数。10、 Rank函数作用：排位函数Rank.AVG 平均排位Rank.EQ 并列排位,向前取排位名次使用方法：rank.EQ(参数1，参数2，参数3)，参数1是指要排位的对象，参数2是指要排位的区域，参数3是指升序或降序。注意事项：1. 注意第二个参数的绝对引用。2. 注意升序还是降序11、 Count函数作用：统计数值型单元格的个数。使用方法：count（一片区域）。12、 Counta函数作用：统计非空单元格的个数。使用方法：counta（区域）13、 Countif函数作用：条件统计函数使用方法：countif（参数1，参数2）参数1是指要统计的区域，参数2是指条件。14、 Countifs函数作用：多条件统计函数使用方法：countifs（参数1，条件1，参数2，条件2，。，参数n，条件n）15、 Today函数作用：返回当前的日期16、 Now函数作用：返回当前的日期和时间17、 Year函数作用：提取当前日期的年份。使用方法：year（参数）参数必须是日期型18、 Month函数作用：提取当前日期中的月份使用方法：month（参数），参数为日期。19、 Hour函数作用：提取一个时间中的小时数。使用方法：hour（时间）20、 Minute函数作用：提取一个时间中的分钟数使用方法：minute（时间）21、 Weekday函数作用：根据日期，返回星期几。使用方法：weekday（日期，星期排序方式）1 1-周日，2-周一，3-周二2 1-周一，2-周二，3-周三22、 Max函数 最大值函数，求一组数据中的最大值23、 Min函数 最小值函数，求一组数据中的最小值24、 Average函数求平均值函数，用法同sum函数。25、 Averageif函数条件求平均值函数，用法同sumif函数26、 Averageifs函数多条件求平均值函数，用法同sumifs函数27、 CONCATENATE函数=concatenate（参数1，参数2，。参数n）字符串连接函数，参数可以是多个字符串，将各参数链接起来。& 字符串连接符非必须的情况下，建议使用函数连接，不要使用连接符。28、 Left函数左侧截取字符串函数，使用方法：left（截取的对象，截取的长度）29、 Right函数右侧截取字符串函数使用方法：right（截取的对象，截取的长度）30、 Abs函数求绝对值函数使用方法：abs（数值）31、 Int函数向下取整函数使用方法：int（小数）7.87-7.8-832、 Round函数四舍五入函数使用方法：round（要四舍五入的数据，保留的小数位数）保留位数源数据四舍五入后数据2123.456123.460123.456123-2123.45610033、 Trunc函数取整函数只保留整数部分7.87-7.8-734、 Trim函数作用：删除字符串中多余的空格。35、 Len函数作用：测字符串的长度36、 Datedif函数DATEDIF函数是Excel隐藏函数，在帮助和插入公式里面没有。 返回两个日期之间的年月日间隔数。常使用DATEDIF函数计算两日期之差。Datedif（起始日期，终止日期，返回值类型）第三个参数有以下几种情况：Y 时间段中的整年数。M 时间段中的整月数。D 时间段中的天数。MD start_date 与 end_date 日期中天数的差。忽略日期中的月和年。YM start_date 与end_date 日期中月数的差。忽略日期中的年。YD start_date 与 end_date 日期中天数的差。忽略日期中的年。37、 Roundup函数作用：向上取整函数Roundup（参数1，参数2）参数1为要取整的对象，参数2为保留的小数位数。定义名称将Excel中的一片区域，定义一个名称，在使用函数的时候，我们可以直接使用定义好的名称，而不必须去框选区域。但是，我们在使用定义名称的时候，可以不用考虑绝对引用。获取外部数据1、 ACCESS是一个数据库管理系统，可以直接从相关文件里面读取数据。2、 自网站。网站上的数据，如果是以二维表的形式显示的话，我们可以直接进行导入。3、 自文本，所谓文本，是指在。Txt文档中的数据，可以导入到Excel表中，但是在文本文档中，数据和数据之间是有间隔的，如果没有间隔的话，我们可以使用固定列宽设置。a) 确认分隔符的类型。b) 确定数据的类型。4、 XML文件是一种网页文件。直接在根目录下选择相关的网页文件，然后导入数据。a) 一个文件的扩展名决定了一个文件的类型，但是，扩展名不同，其解码方式可能是一样的，如htm和xml。但是有些时候，扩展名不同文件是不一样的。在这样的前提下，如使用不同的打开方式，就会导致错误。扩展选定区域，如果不扩展会造成数据的不对应。主要关键字，是指进行排序的时候的参考依据。添加条件，在排序的情况下，主要关键字决定了排序的依据，但是当主要关键字出现重复的时候，可以再添加排序条件，用于再次确认排序。分类汇总1、 分类的依据。分类字段，就是根据什么区分类，要求分类的依据必须通过排序占据一段连续的区域2、 分类的方式。平均值或求和，根据需要设置。3、 汇总的对象，那些对象需要汇总。4、 注意题目的要求，要不要分页显示、。PPT（.pptx）Ppt和word和excel不同，在word中，页面视图下，可以直接在可编辑区域进行编辑文档。而在excel中，可以在某一个单元格中编辑数据或文本。但是在PPT中，刚打开时，是没有可编辑区域的。必须新建幻灯片，在幻灯片上面进行编辑，但是幻灯片上面也不可以直接进行编辑，必须插入文本框才可以，在默认的版式中，每个幻灯片自带一些文本框，这些文本框，我们称之为占位符。新建幻灯片可以直接新建幻灯片，也可以指定幻灯片的版式进行新建。幻灯片（从大纲）在填充幻灯片的时候，可能需要从word文档中读取数据或文本用于幻灯片。重用幻灯片可以将两个或多个幻灯片文档合并成一个。根据是否要求保留原格式选定保留格式。如果不选定，则只复制内容，不复制格式。PPT的版式节在PPT中，可以设置多个幻灯片为一个小节，类似于在word中的分节符。可以通过右键重命名进行给节设置节标题。插入新建相册，PPT提供了一种可以从文件中读取照片，然后读入到PPT中，并且以相册的形式展示出来。插入超链接超链接不仅仅可以连接到外部的网页，还可以设置链接到本文档中的其他幻灯片。插入幻灯片编号注意：由于主题设置的问题，可能会导致某些幻灯片没法显示编号和页脚。这个不用在意插入音频如果要设置音频在整个幻灯片播放期间都有音乐的话，要设置成跨幻灯片播放、。设计设计是指设置幻灯片的主题，由于设置幻灯片主题的时候默认的为给所有幻灯片设置同一主题，那么如果想要给选定幻灯片设置主题，则可以点击右键-选择给相应幻灯片设置主题。切换切换是指幻灯片与幻灯片之间的切换效果。可以设置切换效果的方向、持续时间等！动画动画是对幻灯片中的对象设置的动画效果。1、 作为一个对象：是指将选中的对象作为一个进行设置2、 整批发送，不是一个对象，但是可以一起出现3、 逐个，在对象中又分了多个小一点的对象，可以一个一个的出现4、 一次级别，同一级别的对象同时出现。对动画的排序设置动画的时候，如果有多个动画效果不同时出现，可以改变出现的次序。幻灯片放映自定义放映可以选取幻灯片中的一部分幻灯片进行组合放映。母版视图幻灯片母版就是可以在该视图下，对相关的版式效果进行设置，以便于改变幻灯片的背景或其他组件1、 设置幻灯片母版，是为了对所有的幻灯片中的组件进行修改，所以要包含所有的幻灯片版式2、 如果只是对应设置某一个幻灯片版式，则无法改变其他版式的内容。视