电力档案数字化加工的实践探索.pdf

F i l em a n a g e m e n t 档案管理 电力档案数字化加工的实践探索 王勤国网浙江省电力公司台州供电公司 摘要：档案数字化是运用计算机技术、数据库技术、数字影像技 术、多媒体技术、信息存储技术把纸质等传统载体档案资源转化为数 字化的档案信息，以数字方式存储，以网络形式连接，利用计算机系统 进行管理，形成一个有序的档案信息库，以实现在线资源共享，更好地 发挥档案信息资源的作用；又可以实现对档案原件的有效保存，保证 不可再生珍贵档案资源的安全。 关键词：电力系统档案管理数字化管理 开展档案数字化工作，完成本单位及所属各单位的档案全文数据库 建设，是国家电网公司要求系统各单位在2 0 1 3 年底前必须完成的重要任 务；浙江省电力公司统一部署“全面开展公司系统的档案数字化建设”。为 了提升台州供电系统档案管理水平，推进和加快档案数字化建设进度，确 保档案资源的完整性、延续性、准确性、安全性，台州供电公司决定从2 0 1 1 年8 月起开展档案数字化加工工作。 一、档案数字化管理控制体系 建立和完善电子公文接收、归档、管理、利用等制度，统一电子档案格 式标准，规范电子档案管理，保障电子公文的科学保管和有效利用，推进电 子档案集约化、标准化、规范化管理。依托协同办公系统，对当前工作中形 成的各类电子文件全面电子化接收归档，如：在生产、E R P 、营销等系统运 行过程中形成的大量有价值的数据和材料。 二、数字档案化加工的质量和安全控制 档案数字化加工范围广、数量多。自单位成立以来的所有文书档案、 科技档案、特种档案、会计档案，类型种类包括文档、图纸、电子照片、纸 质照片、底片、录像带、录音带、奖牌、奖状等。 本单位1 9 9 4 - 1 9 9 9 年的文书档案已经扫描( T I F F 格式) ，不是国网公 司要求的( P D F 格式) ，不能在国网版档案管理平台中正常查阅；2 0 0 0 年以 后的文书档案文件大多数已从O A 系统中以电子文档形式导人，一部分P D F 格式约有1 6 万页( 其中6 万页还需要条目著入) ，另外有8 万页帐外文件都 需要这次扫描、挂库加工完成。 科技档案已经完成5 0 的扫描工作，其余科技文档5 0 万页、图档1 0 5 万页( 其中7 万页需要条目著入) 、扫描、挂库加工。 声像档案需要通过转换成特定格式流媒体后挂库，实现声像档案数 字化。 照片及底片需要进行必要的修复翻新，再录入、反转、扫描、处理。 因此，数字档案化加工的质量和安全控制就显得尤其重要。我们着重 在以下几个方面开展了工作： 1 领导重视是质量控制的前提 为此特别成立档案数字化建设领导小组和数字化加工工作小组，党 委书记亲自挂帅，具体工作由办公室牵头，财务部协助做好项目经费申报 工作，监督项目实施过程的经费使用情况；品牌管理中心负责提供档案数 字化所需要的照片、录像等多媒体声像资料；科技信息部负责数字化加工 过程和档案信息系统的技术支持工作，做好数字4 t 力n m 所需设备的硬件配 置、设备调试、运行、维护工作以及配合检查数据化成果质量验收工作；安 全监察部协助项目实施人员的进出管理。各部门紧密配合，职责分明。 2 制定档案数字化加工技术规范是质量控制的保障 工作必须符合国家电网公司纸质档案数字化加工技术规范( Q D G w l 3 5 - 2 0 0 6 ) 、纸质档案数字化技术规范( D A T 3 1 - 2 0 0 5 ) 、照 片管理规范( G B T 11 8 2 1 - 2 0 0 2 ) 、浙江省电力公司纸质档案数字化技 术规范的要求。对于不同的文档、图纸调整不同的扫描精度，保证扫描后 的电子文件端正、清晰、完整，形成能被有效识别、能全文检索的数字化文 档，同时扫描后的格式要求： 文书档案、工程文档一般采用黑白二值图像，特殊情况进行真彩色图 像扫描，分辨率为每英寸3 0 0 d p i ，格式为双层P D F ( 或C E B ) ，文件大小控 P 2 7 2 制在5 M 以内，一件保存一个文档。 工程图纸采用黑白二值图像，分辨率为每英寸3 0 0 d p i ，格式为T I F F ， 一张图纸保存一个文档，经过矢量化处理的图纸保存格式为D W G 。 照片档案应采用J P G 或T I F F 格式文档保存，一张照片保存为一个文档。 扫描图像质量要求：确保图像顺序正确，页面清楚去污点、黑边，数字 图像的偏斜角度，J 、于1 度，图像的偏斜不超过页面内半个文字。保证扫描后 图像文件打开端正、内容不发生改变；并对图像文件准确命名，要求与原纸 质档案档号保持一致。在使用高速扫描仪前，要注意根据不同的文件调整 设备参数。档案扫描时，要做到安全、准确、不重复、不遗漏；扫描完成后， 拆除过装订的档案，应按照档案保管的要求重新装订，保持档案的原貌。 完成扫描后的文件、图纸，进行原文挂接到档案管理系统平台，图像文件 命名和档案数据挂接的准确率要求达至r J l O O ，连接是否正确可行。 对档案数字化加工质量，进行随时抽查和每周定期检查。数据质量验 收时抽查比率不低于2 0 。对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查；检查 有无漏扫、排列顺序与原件不一致、有无错误或不规范的案卷题名、文件 名、责任者、起止时间，页数等，发现不符合要求，立即进行修改处理。 5 。在保证质量的同时，切实加强安全保密工作 要提高安全防范意识，加强与科技信息、安全保密部门的联系，认真 执行档案信息化保密的各项制度，严格档案权限管理；实时开展档案数据 备份，并与档案原件进行严格比对，规范操作，确保数据存储的安全；切实 保障档案在保管和利用环节的安全，档案实体与档案信息的安全。在档案 数字化加工过程中，要选择符合加工要求又方便档案交接的场所，防止失 密、泄密事件发生，确保实体档案不毁损、不遗失。 4 历史档案的鉴定和销毁 根据公司档案数字化建设的统一安排，节约人力和物力，避免不必要 的数字化加工，造成浪费，提高档案数字化加工质量和效益，要求档案库 存质量鉴定工作同步进行。 自2 0 1 1 年1 0 月开始，历时2 年多，对1 9 7 8 - 1 9 9 8 年的文书档案进行整 理、鉴定，共鉴定不归档收文( 共1 9 5 2 5 件) 无须保存。与此同时，科档管理 人员对科技档案进行了全面检查清理。鉴于1 1 0 干伏椒江变电站异地重建 和1 1 0 千伏路桥变电站原址缩小重建，原样保留工程建设前期管理文件、合 同、可行性研究、初步设计、竣工决算、审核报告等档案，但对其设备开箱、 安装记录、图纸档案已无利用价值。全市2 2 0 干伏、1 1 0 千伏变电站多( 少) 油断路器设备已拆除多年，相关设备档案均巳无利用和保存价值，( 不包含 2 2 0 干伏临海变电所) 共2 7 2 0 件。经与省公司办公室、市档案局沟通咨询， 决定予以不同批次，进行全程监管打浆销毁，销毁清册归档永久保存。 另外对保存到期的2 0 0 5 - 2 0 1 1 年，未中标厂家投标文件资料与物资供 应中心、监察审计部沟通，决定进行全程监管打浆销毁。 三、提高队伍业务能力，强化人员责任意识 人员素质在很大程度上决定着数字化工作的质量，随着各种先进设 备和技术被广泛运用到档案数字化领域，档案管理对人员的综合素质也就 有了更高的要求。为了提高业务能力，我们根据需要参加省、市档案局和省 公司组织的档案业务培训；并对本公司各部门兼职档案员、各县市局专职 档案员开展档案业务培训。 同时，随着人员素质的提高，保证档案数字化加工的质量，提高工作 效率，责任意识非常重要。我们针对档案服务跟踪、资源使用效果调查以 及各单位使用反馈，制定规范操作规程，把责任落实到具体经手人、责任 人，保证了数字化档案的