公司办公事务管理规定.doc

文秘知识/规章制度 公司办公事务管理规定 第一章 办公秩序管理第一节 办公秩序一、出勤准则(一)严格遵守考勤制度，按时上下班。(二)严格执行考勤打卡制度，不论任何原因，不得代人打卡。(三)因事请假时，事先要得到主管领导的同意并办理有关手续。二、员工证(一)员工证是百江员工身份标志，应为佩戴它感到自豪和肩负重任。(二)上班时间，应严格按要求佩戴员工证。(三)员工应妥善保管员工证，遗失应立即办理补领员工证，费用自理。三、办公物品摆放(一)应保持办公桌面整洁，桌面不摆放与办公无关的物品。(二)文件夹应正确整齐插立于文件架之中，并在夹侧用电脑标签整齐标注所夹内容。(三)离开办公室 30 分钟以上时，须将桌面文件整理，齐放于文件架中，重要文件入柜上锁，不得散乱于桌面。(四)简易文具可收于笔筒之中，取用后立即放回;其余文具则应收入抽屉中。(五)座椅靠背一律不能放任何物品，不得翘椅，人离开时椅子调正，并推入桌下。(六)外衣提包手袋置挂于橱柜内，不得随意放在办公桌椅上及地柜上。(七)饮水机及其它设备、物品在指定地点摆放，不得随意移动。四、办公区守则(一)工作时间内不在办公区域内化妆或整理衣饰。(二)若电话中断，应立即挂上听筒，等待对方重新打进。(三)结束通话时，要听到对方挂机后，再挂断电话。(四)通话中若要与他人讲话，应向对方致歉，用手捂住听筒再讲话。(五)电话里请对方等候，继续通话时一定先说“对不起，让您久等了”。(六)若对方要找别人，应手捂听筒，招呼他人接听电话。(七)自己如果不能决策时，应请示上级后再作答复。(八)电话中听到重要事情，一定要重复一遍，以确认无疑，然后做好笔录。(九)拨错电话时，应有礼貌地致歉。(十)接到拨错的电话时，应客气地应对。(十一)使用他人电话时应先征询他人同意。(十二)休息日向别人打电话时，需先表示歉意。五、公关接待礼仪(一)与客人相遇，要主动相让;与客人同行，应礼让客人先行;同乘电梯，让客人先上、先下。(二)接待客人时，要面带微笑，姿势端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话、争辩，讲话声音适度有分寸，语气温和文雅，不大声喧哗，听到意见、批评时不辩解，冷静对待，及时上报。(三)遇到客人询问，做到有问必答，不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等，不得以生硬、冷淡的态度待客。(四)接待来客时，如客人职位比自己高时，不应主动要求行握手之礼。客人要求握手时，应及时应对，并面带笑容，姿势端正，用力适度，不能用左手;握手时，左手不得插入口袋里。(五)拜访客人时，通常应优先考虑对方，在对方方便时刻，再决定拜访时间。(六)约定时间应严格遵守，估计会迟到应在约定时间前通知对方。第三节 工作方法基准一、公司员工在工作中应始终坚持高标准、严要求，全面优质完成本职工作和领导交办的一切任务。二、切忌越级报告，架空直接上司。三、请示、汇报工作，应选择适当的时间，并带全材料和笔记本，将请示内容事先列出，并记录有关指示，临行前应复述一遍，发现指示或承接的工作在执行上有困难时，应及时直接提出。四、报告或提建议时，必须掌握准确资料，事先备妥文件说明。如呈紧急提案，须附上时间期限。五、承办其他部门主管交办的事情，须先报告本部门主管。六、工作中应勇于承担责任，不推诿。七、主管交办的事情，应立刻去做，切勿拖延;工作过程中应主动向主管汇报进展情况。八、未经许可，不得随意翻阅不属于自己的文件。九、调离本职工作时，应与主管、财务及有关部门办理交接手续。十、下级与上级交谈，只谈公事，不应涉及上级之间的人际关系与公司机密。十一、严禁泄露公司机密，未经同意，不得以公司名