如何做好供应商管理制度.doc

.供应商管理制度 1总则 11制定目的 为规范供应商管理，提高经营合理化水准，特制定本规章。 12适用范围 凡本公司之供应商管理，除另有规定外，悉依本规章办理。 13权责单位 （1）采购部负责本规章制定、修改、废止起草工作。 （2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。 2供应商管理规定 21供应商开发 供应商开发程序如下： （1）供应商资讯收集。 （2）供应商基本资料表填写。 （3）供应商接洽。 （4）供应商问卷调查。 （5）样品鉴定。 （6）提出供应商调查申请。 22供应商调查 供应商调查程序如下： （1）组成供应商调查小组。 （2）分别对供应商之价格、品质、技术、生产管理作评核。 （3）列入合格供应商名列。 23订购、采购 订购、采购程序如下： （1）请购。 （2）询价。 （3）比价。 （4）议价。 （5）定价。 （6）订购。 （7）交货。 （8）验收。 24供应商评鉴 供应商评鉴程序如下： （1）每月对供应商就品质、交期、价格、服务等项目作评鉴。 （2）每半年进行一次总评。 （3）列出各供应商之评鉴等级。 （4）依规定奖惩。 25供应商复查 （1）每年对合格供应商进行一次复查。 （2）复查流程同供应商调查。 （3）有重大品质、交期、价格、服务等问题时，随时可以作供应商复查。 26供应商辅导 （1）对C等以下之供应商采取必要的辅导。 （2）不合格供应商应予除名。 （3）不合格供应商欲重新向本公司供货，应予辅导及重新作调查评核。 27供应商奖惩 271奖励方式 对优秀之供应商有下列奖励方式： （1）A等供应商，可优先取得交易机会。 （2）A等供应商，可优先支付货款或缩短票期。 （3）A等供应商，可获得品质免检或放宽检验。 （4）对价格合理化及提案改善，品质管理、生技改善推行成果显著者，另行奖励。 （5）A、B、C等供应商，可参加本公司举办之各项训练与研习活动。 （6）A等供应商，年终可获公司“优秀供应商”奖励。 272惩处方式 （1）凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失，由供应商负责赔偿。 （2）C等、D等之供应商，应接受订单减量、各项稽查及改善辅导措施。 （3）E等供应商即予停止交易。 （4）D等供应商三个月内未能达到C等以上供应商之标准，视同E等供应商，予以停止交易。 （5）因上述原因停止交易之供应商，如欲恢复交易，需接受重新调查评核，并采用逐步加量之方式交易。 （6）信誉不佳之供应商酌情作延期付款之惩处。标准的采购流程可以划分为战略采购和订单协调两个环节，战略采购包括供应商的开发和管理，订单协调则主要负责材料采购计划，重复订单以及交货付款方面的事务。统一标准的供应商情况登记表，来管理供应商提供的信息。这些信息应包括：供应商的注册地、注册资金、主要股东结构、生产场地、设备、人员、主要产品、主要客户、生产能力等。通过分析这些信息，可以评估其工艺能力、供应的稳定性、资源的可靠性，以及其综合竞争能力。在供应商审核完成后，对合格供应商发出询价文件，一般包括图纸和规格、样品、数量、大致采购周期、要求交付日期等细节，并要求供应商在指定的日期内完成报价。在收到报价后，要对其条款仔细分析，对其中的疑问要彻底澄清，而且要求用书面方式作为记录，包括传真，电子邮件等。 后续工作是报价分析，报价中包含有大量的信息，如果可能的话，要求供应商进行成本清单报价，要求其列出材料成本、人工、管理费用等，并将利润率明示。比较不同供应商的报价，你会对其合理性有初步的了解。：申请人按“申购程序”提出申请,经本部门经理审查签批后,交供应部经理,进入“寻价比价程序”。 B：供应部经理按资金使用情况,经“寻价比价程序”后,转交财务部,进入“采购申请申查程序”。 C：财务部有关人员分别进行成本、利润核算、出纳备款审核后,决定签批,报总经理批准后，进入“采购程序”。 C1：在财务部审核后决定签否的情况下，将资料退回申请部门，申请部门视情况进入“坚持申请采购程序”或放弃申请。 C2：经过“坚持申请采购程序”后，报总经理审核，如总经理签批，进入“采购程序”；如总经理签否，仍退回申请部门，由部门经理放弃申请，用其他方法解决。 D：进入“采购程序”后，由供应部经理根据采购属于属长期及大宗情况，进入“合同签定及审核程序”；若属小额采购，则由供货商处直接采购。 E：进入“合同签定及审核程序”，由供应部根据供货商提供的资料，形成合同文本，交财务部进行成本利润分析，财务部审核签批后，报总经理，签批后交供应部签定合同并执行，进入“收货程序”；若财务部及总经理审核后浅否，退还供应部与供货商重新谈判。 F：收货人员按“收货程序”检验所购物品，如不合格，进入“退货程序” G：收货人员按“收货程序”检验所购物品合格，进入“入库程序”和“结算环节”。 G1：进入“入库程序”后，通知申请部门，可以进入“使用、销售环节”。 G2：进入“结算环节”后，由采购部、财务部共同按财务规定完成对供应商的付款。1、 目的 评定、选择合格供应商，通过评审以证实供应商具有提供满足本公司规定要求的产品或服务的能力。 2、 适用范围 适用于所有向本公司提供产品或服务的供应商的评审与选择。 3、 定义 3.1【供应商】为本公司提供产品或服务的组织。本公司供应商主要有以下情况： A类：由本公司直接评审/选定，包括： a) 物料供应商直接为我公司提供标准产品的制造厂商。 b) 外部协作加工商按照特定的要求为我公司制作、加工的部件和器材，简称“外协厂”。 c) 物料代理商根据协议要求为我公司提供标准产品的经销商。 d) OEM-按照规定要求提供完全属于我公司品牌的成品制造厂商。 B类:由可信或有密切合作关系的外部组织推荐其选定的供应和服务商，包括物料供应和货运商等（此类供应商我公司不再进行认证和建立其档案）。 3.2 【产品】（Product）：活动或过程结果。包括服务、硬件、流程性材料、软件或它们的组合。 3.3 【基本物料】是指直接构成本公司产品的物料。基本物料分为采购物料和外协加工物料两种。 3.4【非基本物料】是指不直接构成本公司产品，但生产过程中需要使用/消耗的辅助性物料。 3.5【采购】为取得外部产品所付出成本的商业行为。本文指物料供应采购。 3.6【安规器件】在特定条件下，因其失效或不能承受高压而对人或财产造成损害或危险的物料。如保险丝、隔离变压器和 光耦等。 3.7【物料替代】在不能采购标准物料情况下，行使风险采购方式，采购可以满足使用要求的物料替代标准物料。 3.8【一次性物料替代】在特定条件和要求下，采购不可简单二次使用的替代物料。如有二次使用应在受控状态下进行。 注：“特定条件和要求”应在形成申请单时确定，它可以是以下情况之一：一次生产任务令、规定时期内的用料、限定的产品数量、特指有限的非标产品、一个限定的采购批次、一种技术状态下的用料。 4、 职责 4.1 采购部 a) 负责组织评审/选定供应商活动，建立合格供应商档案。 b) 负责对供应商进行评审、建档和定期复审。确保这些供应商具有提供满足本公司规定要求的产品或服务的能力。 c) 采购部经理或其授权人负责采购合同的批准，和对物料的紧急采购的批准； d) 分派采购任务，负责对采购订单的批准。按计划与认证结果进行采购工作，并跟踪到货情况，确保如期完成采购任务。 e) 接受各业务主管部门的质量信息反馈，协助改善供应商的产品或服务质量。 4.2 公司领导 负责确定相应的供应商评审小组，对选定的供应商进行批准和发布。 4.3 技术工程部 a) 按规定程序验收采购物料。 b) 负责向业务主管部门反馈本公司与元器件供应厂商、外协加工制作厂商合作的质量信息。 5、 过程要求 代号 过程 过程内容与要求 责任者 执行依据和输出 01 初次 甄别 供应商 获取供应商的信息可以使用多种途径，评审、认证活动有指定的负责人组织实施。 采购部 （初定方案） 02 实地 考察 交流 根据初定方案，进行有目的的考察。 对提供有形产品的厂商应考察、了解其：经营的资格、硬件设施、组织管理、质量保证、技术水平、商务条件和售后服务等。 评定小组 参照：供应商评定表 03 技术 认证 在基本满足02要求情况下，必要时，提取样品进行测试或试用（可重复）。 评定小组 04 商务 谈判 在符合技术条件情况下，与其进行商务谈判（和重复谈判）。 评定小组 05 综合 评议 适当时，组织品质、工艺、生产、采购等人员进行综合评议。 评定小组 参照：供应商评定表 06 意向 协议 当双方基本确定时，应交流、确定操作方式和计划日程。需要时，拟签合作意向，或相关备忘记录。 评定小组 07 试合作 a)此期间，我方必须明确并传递与对方采购、加工、验收等要求。 b)需要我方提供技术文件的应予及时提供齐套、有效的文件，以及其他必须品。 c)必要时，我方可派出技术支持人员。 采购部 08 阶段 评定 必要时，对以往合作情况作阶段回顾、总结、评定，并作出或保持现状或签订正式协议或暂停或撤销的意见。 评定小组 供应商评定表 09 签订 协议 条件成熟时，在双方要求都可以接受情况下，签订合作、采购、质量保证等协议，明确双方的职责和义务。 评定小组 协议 10 执行 采购 a)按协议要求执行下单、采购。 b)当技术要求变更时，订单应予明示。 c)无协议约定的，按即时条件采购。 采购部 采购订单 11 验货 按程序要求实行验货。 合格，办理入库；不合格按不合格品处理。 技术工程部 检验和试验程序 验货记录 12 反馈质量信息与考核 检验部门应适时向采购部反馈质量信息；采购部门应适时向供应商沟通质量信息，推动其实施改进行动，有考核要求时，应进行考核。 对已不能满足规定要求或对突发质量问题未能做有效的纠正和预防措施的供应商，可降为试用供应商，直至取消其合格供应商资格。 采购部 品质报告 13 复评 与 改进 根据历次合作、考核等情况，为实施持续改进，在以下情况进行复评： a) 质量问题频繁或严重； b) 合作能力不能满足公司发展需要； c) 成本控制需要； d) 公司经营策略调整； e) 其他重要原因。 评定小组 采购部 供应商评定表 6、 管理程序 6.1 操作程序 6.1.1 本公司规模经营情况下，对基本物料的定点外协厂、OEM的选择（A类供应商）按照“过程要求”执行。 6.1.2 以下情况的选择厂家和执行采购可参照（但不受制于）“过程要求”执行。 a) 试用新物料； b) 小数量加工； c) 当前供应商不能供货而执行物料替代流程； d) 进口物料； e) 来自关联公司的物料； f) 已获得行业品牌认可的标准物料； g) 元器件代理商； h) 友好合作厂家的物料； i) 非基本物料； j) 运输、服务等供应商； k) 其他新情况。 6.1.3 在保证过程受控的条件下，“过程要求”中的01至10过程可以并行或超前。 6.1.4 其他另外情况以公司领导批准为准。 6.2 供应商控制程序 6.2.1 直接选用的外部组织推荐的供应商，各业务主管部门/ 质量检验部门应定期向评审小组反馈与之合作的质量信息。 6.2.2 风险采购和一次性临时服务需求可不在此列，但其相应的供应商必须由评审组织进行确认。 6.2.3 评审人员应拥有工程技术背景，良好的商务谈判、管理才能以及对制造商质量体系进行评审的能力。 6.2.4 评审和认证活动应由指定的小组进行，成员必须包括技术、质量、商务等专业人员，活动形式可以是以下方法或其组合： a) 现场考察、验证； b) 样品检验和试验； c) 以提供可证实质量保证能力的数据进行验证； d) 试合作一定的期限； f) 历史业绩情况； g) 委托外部组织验证或认证； h) 直接选用由可信或有密切合作关系的外部组织推荐其选定的供应商。 6.2.5 所有的合格供应商都应建立并保存见证性文件和记录。 6.2.6 凡复审不合格的供应商，可终止业务合作关系或降为试用供应商，每次评审结果应反馈给供应商。 6.2.7 B类供应商在本公司无评审要求。 6.3 采购控制程序 6.3.1 采购工作以“采购计划”和“认证结果”为依据。 6.3.2 采购安全性关键器件必须是其获得了安规认可。 6.3.3 在可行时，可以委托物料加工者或采购代理方进行进货检验，但应与之形成质量保证协议。 6.3.4 采购人员必须具备采购活动需要的专业知识，能熟练运用电脑在信息网上进行数据处理工作，有一定的英语水平和较好的谈判技能。 6.3.5 根据生产计划，采购部下达经批准的基本物料采购计划、零星采购计划，该计划是采购活动中“采购什么？采购多少？何时到货？”的基本依据。 6.3.6 采购部根据器件的分类，把基本物料采购计划分配给不同的采购责任人。 6.3.7 采购责任人员在收到采购计划后，应认真核对计划的可执行性，如有不可执行的项目，应以书面形式反馈给计划制订部门，以便计划部门及时调整计划。 6.3.8 采购人员将采购计划逐项核对评定的供应商相关信息，拟制采购订单，采购订单应清楚列明采购物料对应的本公司编码、生产厂家、相应的厂家规格/型号、采购数量和要求交货的日期等。货期不能满足时，需注明新的定约时间。 6.3.9 采购订单必须按采购订单审批、签返流程进行规范化和审批，采购人员将经采购经理或其授权人批准的订单发给供应商，并要求供应商在规定时间内签返以示确认。采购订单签返后即生效，其复印件应由采购部存档并妥善保管。 6.3.10 签返的订单如有价格、货期、包装的更改，采购人员应重新评议。 6.3.11 采购计划中，未列入评定合格供应商的物料，则属风险采购；风险采购必须在申请单获得准许后，方可实施采购。此物料的使用应由相关技术人员明确特定用途和要求，不可简单二次使用的此类物料，如有二次使用应在受控状态下进行。 6.3.12 订单下达后，采购人员负责跟单，不断提醒供应商按期交货。 6.3.13 货到暂存库，采购员应告知暂存库