档案管理数字化的优势及问题分析.pdf

公共管理144 管理观察 2 0 1 4年 4月中旬出版 摘要：计算机和网络的发展给档案实行数字化管 理带来了许多方便和优越性，同时在实施过程中也存 一些问题。本文通过档案数字化管理优越性的认识、 问题的分析、对策的探讨等，思考研究如何利用好计 算机和网络，促进档案管理数字化的发展。 关键词：档案管理 数字化 分析 随着计算机技术和互联网知识应用的迅速发展普 及，文字信息处理技术也发生了前所未有的变化，从 而促进了办公自动化的进程。文件由磁、电、光学及 其他介质为主要载体的形式替代了原始单一的纸质文 件，并由此产生了大量的数字信息，即电子档案。因此， 传统的档案管理模式已不适应现代化管理的要求，这 些变化对档案管理是机遇与挑战并存，档案管理工作 者应抓住有利时机，加快档案管理现代化建设的步伐。 对此，笔者谈点认识。 一、对档案管理数字化的理解 数字化档案管理是信息社会广泛使用数字技术的 产物，也是档案事业发展的必然趋势。为了正确理解 数字化档案管理，就应该先了解数字技术的概念。数 字技术是随计算机技术的发展而产生和发展起来的， 是任何形式的原始信息 （如人们可以感觉到声音、 文字、 图像及其它光信号）通过专用设备转换为电信号，然 后再把电信号转换计算机所需的数字信号，最后通过 计算机和其它设备，再恢复该数字信号转换成光信号。 这种技术被称为数字技术。数字信息技术处理之后，各 类文档被转换成数字信息，并以数字信息的形式存储、 传输和提供。数字化档案管理，顾名思义，就是利用 数字技术进行文件管理。具体来讲，利用数字化对档 案进行管理具有以下优越性： 1. 加快办公自动化，降低档案管理成本 目前，各级机关、企事业单位现有的文书档案内 容繁琐、形式多样、分类细、费时又费力。真正全面 实施数字化后，就可以将所有文件信息通过网络传输 档案管理数字化的优势及问题分析 吕春艳 发放， 不需要打印在纸张上。 存档也只需将文件拷贝 （或 是扫描）一下，交给档案部门统一管理归档即可，这样 可以节省工作时间，提高工作效率，档案管理部门也不 必花费大量人力、物力、财力来建库房，以及相关的防 潮、防尘等工作，也不需要装订、立卷，利用时只需通 过计算机查询就可以了。 2. 提高档案查阅速度，实现资源共享 实现数字化档案管理后，查询节省了时间，提供 了方便。如法令文件，可以在本部门网站上创建一个以 数据文件为基础的网上数据库，无需设置密码，任何人 任何时间都可以点击访问，真正实现文件信息向社会提 供各种服务。对于机密文件，可通过电子邮件等形式授 予他们一次性的查阅权利，不仅方便，而且还解决了保 密和使用之间的矛盾关系。 3. 有利于提高档案管理系统行业的质量，提高档 案管理的专业技能 数字化档案管理的实施对专业人员结构提出了更 高的要求，一方面，高科技的专业计算机和网络设备需 要一些具有较强专业技能知识的技术人员去维护，才能 保障办公自动化的基础设施正常运行。另一方面，随着 专业知识和信息技术发展水平的不断提高，各级应用文 件管理软件需要不断升级和更新，相应的软件开发是必 不可少的。 二、档案管理数字化存在的问题 1. 安全问题 数字化档案管理的运行使工作效率得到很大提高， 同时， 也产生了诸如录入与检索问题、 开放与安全问题、 以及资源的权属问题之间的矛盾。这些问题的产生和处 理又会衍生查找内容不全面、安全保密措施不到位、储 存的信息被不明原因的修改等一系列新问题。为了更好 的把新问题解决在萌芽状态，应该做好以下几个方面的 工作：一要选择好储存格式， 依据信息形式特点的不同， 配置高性能、实用性强、容量足够大的存储设备，使信 息在被选用时操作便捷，安全而不易被破坏；二要加强 4中黑白.indd 1442014-4-30 12:46:54 公共管理 145 w w w . g u a n l i g u a n c h a . c o m 管理观察 总第 5 3 8期 标识规范性建设，方便文件分类、归档以及检索；三要 遵守国家、部门相关制度规定，档案法第十九条明 确提出了我国档案开放的期限及其基本原则，要根据 档案的性质做到该开放的对社会开放，限制利用的就 不得对社会开放。档案的开放利用审查鉴定是专业技 术性与政策性相结合的综合性工作。鉴定审查工作包 含档案管理、 行政管理、 公共管理、 知识产权、 法律关系、 信息安全等多方面的事宜，只有充分综合掌握才能正 确对档案的开放性做出确定。 2. 资金保障 数字化档案管理所需资金数字是巨大的。由于现 行的档案管理主体是以纸质为主，不能适应信息化时代 发展的需求，满足不了数字信息利用的要求，只有通过 利用计算机、扫描仪等专业设备进行信息转换，将纸质 档案转化成数字档案，并通过应用软件及硬件设施的支 持才能实现数字化管理。而应用软件的研发和专业硬 件设备的配备都需要一定的财力支持，同时在档案管 理人员的专业技能知识培训上也需要一定数额的资金。 资金的到位，领导的重视是实现数字化管理档案的重 要保障。否则，档案管理实现数字化的发展前景就会 受到不同程度的制约。 三、档案数字化管理的措施 1. 加强人才队伍的培养 档案管理人员要适应计算机应用技术的数字化档 案管理的要求，既要熟练应用相关的软件又要具备维护 处理计算机硬件的能力。同时，还要具有网络方面的处 理技能。所以，加强对档案管理人员在计算机知识方面 的培训，提高在计算机应用上的能力，是实现档案数字 化管理的关键，人才队伍配备了档案数字化管理工作才 能更好地开展。作为档案管理人员，不能仅凭自己现有 的知识和积累的经验管理档案，更要不断拓展知识面， 充实自己的高科技知识水平，适应信息化时代的发展 需要。1 2. 完善保障措施，提供安全保障 在保证设备储存空间充足的前提下，增设防火墙、 防病毒、加密、防拷贝等措施，防止档案资料的泄漏。 档案管理人员要增强忧患意识，学习信息防范新技术 新方法，保证档案数字化管理的安全。当今电子设备 日新月异，数字化管理所用硬件也不断更新和改进， 合理配置存储设备，定期采取异地备份、光盘备份、 移动硬盘备份等，满足电子档案长期保存的需要，避 免设备的故障带来文档信息管理的不安全。2 3. 建立科学统一的标准化操作系统 中华人民共和国行业标准电子文件归档和电子 档案管理规范对电子文件的整理 、鉴定等都作了详 细规定，为数字化管理档案奠定了坚实基础。各级各 部门应根据此标准完善和修订文件管理的具体标准和 规定，对文件档案的格式、分类作统一要求，使数字 化管理系统具有可操作性。 4. 设立高质量的档案信息数据库 为提高数字化管理档案的效能，应建立索引性数 据库和文档性数据库。索引数据库用以检索文档范围 和目录，文件档案存放在文档性数据库。两个数据库 的建立，纸质的文件管理模式就转化成了计算机网络 管理模式，这样，就可以通过网络实现文档的下载和 传输，真正实现信息资源共享。但数据库的建立要准 确、规范，内容要完整，项目要齐全，还要保证数据 的安全稳定。 总之，数字化档案管理是档案发展的必然趋势， 现代科学技术将推动手工档案管理向自动化管理的变 革，从而大大提高了工作效率，降低劳动强度，加速 文件传输。所以，作为档案管理人员只有跟上时代发 展的步伐，利用信息网络新科技，不断探索档案管理 的新思路，新方法，提高档案管理的科学性、规范性， 积极开发档案信息数据资源的利用价值，充分发挥档 案工作的服务效能。 参考文献 : 1 陈红 . 医院综合档案数字化管理的应用和体会 J. 中医药管理 ,2010(9):851-853. 2 沈燕 . 医院档案数字