浅谈卫生专业技术人员档案管理及信息化建设.pdf

公共管理 175 w w w . g u a n l i g u a n c h a . c o m 管理观察 总第 5 2 8期 摘要：对传统的卫生专业技术人员档案的管理工 作方法进行完善和创新，实现档案管理的信息化与办 公自动化，推动信息共享平台的建立，有助于提高卫 生专业技术人员档案的管理和资源利用效率。笔者结 合自身的工作实践经验，分析了卫生专业技术人员档 案信息化的优势，并针对如何顺应医改、推动干部人 事档案信息化建设提出了自己的看法和建议。 关键词：卫生专业技术人员 档案管理 信息化 笔者专职从事基层医疗卫生机构干部人事档案管 理，工作的卫生系统干部人事档案室管理的档案有近 5000 卷，档案室是干部人事档案管理目标一级达标单 位。在卫生系统改革发展和人事管理制度改革的过程 中，现代信息技术应用越来越普及，在医疗卫生单位 信息化程度不断提升的同时，干部人事档案管理工作 的专业化、 标准化、 规范化和现代化程度也在不断提升， 怎么样最大限度地利用卫生专业技术人员档案，加强 卫生专业技术人员档案的信息化建设，是现阶段我们 干部人事档案管理的工作重点。 一、卫生专业技术人员档案的内容 卫生专业技术人员的档案因行业的特殊性，档案 信息着重强调人的个性特点和专业能力，干部人事档 案材料它真实的反映了一个人的政治思想表现、文化 专业水平、 工作态度、 工作表现和工作业绩等各个方面， 它是我们各医疗卫生单位对卫生专业技术人员年度考 核、职称晋升，继教培训、科研课题申报、绩效考核、 工资调整、岗位变动、干部任免等业务工作及合理配 置人力资源的重要依据。 二、卫生专业技术人员档案信息化的优势和意义 干部人事档案的计算机管理，对强化人事管理， 提高工作效率，改进服务质量，有着十分重要的意义。 首先，对档案管理部门来讲，每个卫生专业技术 人员的人事档案记录是动态持续的，我们档案室每年 有大量的考核、工资、学历、职称、培训进修、科研 课题申报、干部任免等多种档案材料归档，需要及时 浅谈卫生专业技术人员档案管理及信息化建设 宋 敏 地更新人事档案信息，所以档案管理工作者的工作量相 对较大，实现档案信息化管理后，既能保证干部人事档 案的动态性、连续性和完整性，而且能够快捷地完成档 案的接收、转递、查借阅和利用等档案业务工作，提高 了档案管理工作效率。 其次，实现档案信息化后，档案部门可以借助信 息化手段，提高档案工作管理水平和服务能力，信息化 的查询功能能够在短时间内及时有效地掌握一个人的 人事档案信息，信息数据库功能为实现卫生专业技术人 员各类信息统计提供了方便，为开发卫生专业技术人员 人事管理信息化提供可靠安全的数据，能更好地满足各 医疗卫生单位对档案信息的利用需求。 三、卫生专业技术人员档案信息化建设 由于计算机技术的快速发展，信息化已不可避免 地进入了档案管理领域，目前档案管理工作已经从传统 的档案管理逐渐过渡到现代化管理，增强了档案管理工 作的科学性和时效性。 1. 加快纸质档案数字化转换 在加快纸质档案数字化转换工作时我们首先要结 合医疗卫生单位工作需求，根据卫生专业技术人员人事 档案信息资源实际情况按重点分阶段地做好数字化对 象材料内容的选择工作，将那些可以开放及利用率较高 的档案进行优先信息化加工，加快档案管理信息化的进 程和提高利用的效率，即把卫生专业技术人员档案中涉 及业务能力、医德考核、科研课题、学术论文、继教、 培训进修等业务内容做为重点，然后在此基础上逐步实 现干部人事档案基础信息、个性特点等各个方面的档案 信息化。 2. 建立档案信息管理系统 干部人事档案信息管理系统应由档案查询系统、检索 管理系统以及信息综合开发系统三部分组成。根据每个医 疗卫生单位的实际特点和需求，信息综合开发系统一般要 具有统计功能、分析功能和预测功能三大功能。信息综合 开发系统要建立严谨的资格审查制度，确保基础信息的可 靠性 , 要及时更新卫生专业技术人员的动态信息，不断完 1月上.indd 1752014-1-26 15:03:23 公共管理176 管理观察 2 0 1 4年 1月上旬出版 善充实有价值的档案材料和信息，添加反映干部职工的个 性特点、专业能力和医德考核等方面的信息，加快人事档 案信息更新的速度，确保信息的实效性。 3. 拓展档案信息资源渠道 档案信息化建设的最终目的是加强档案信息资源 的利用。要加大干部人事档案的开发利用工作，通过 档案信息数据库，进行档案信息的开发和再加工，综 合考察、量化分析卫生专业技术人员的政治思想表现、 文化专业水平、工作态度、工作表现和工作业绩，并 及时汇总所得信息，为各医疗卫生单位人事工作和人 力资源管理提供相应的参考凭证，为卫生专业技术人 员职称评定、业务考核、进修培训、科研课题申报等 提供最新的依据。 4. 规范档案信息化管理体系 建立规范的管理体系，坚持档案信息规范性和安 全性原则。为保证档案信息的安全，要按照上级档案行 政管理部门的要求采取有效措施和技术手段，建立档 案数据备份、恢复机制和访问使用安全管理制度，防 止出现非法访问以及对档案信息作非法添加、修改等， 因为电子文字修改后是不留痕迹的。同时要根据卫生 专业技术人员档案信息的内容，处理好档案信息的保 密与开发利用间的关系，保障档案信息的安全性。 四、结束语 实现卫生专业技术人员档案信息化管理，能够有 效地利用档案信息，信息化建设是档案资源科学、有 效整合的手段，档案管理工作者要结合医疗卫生单位 具体工作需求，进一步改进信息化建设体系，提高档 案信息资源建设的质量和效率，保证档案数据的真实 性和完整性、可用性和安全性，更好地为医疗卫生单 位和卫生专业技术人员服务。 参考文献： 1 陈洪 . 医院档案的门类与管理 J. 兰台内外， 2008，25（6） 2 沈培林 . 新时期医院档案管理工作探讨 J. 现代 医院，2010,10（9）：137-138 3 王晓萍 . 医院综合档案网络化管理的思考 J. 现 代医院 .2011(01) （作者单位：绍兴第三医院；浙江 绍兴 312000） 的级别，首先将总体分成若干小的抽样单位，称之为 一级抽样单位，再把抽中的一级抽样单位分成若干更 小的二级抽样单位，依次类推，这样就形成了一个多 级的抽样过程。 计划生育抽样调查存在很多偶然性，也造成许多 人为因素，为心尽量避免推诿、扯皮现象的发生，有时 采用多级抽样。事先不确定抽查的最终样本点，首先抽 取一个县区，到县后抽取一个乡镇，到乡镇后再继续 抽取一个村居做为调查的样本点。这样抽样的好处是， 样本点事先不确，也就不存在人为指定的情况。 六、适合计划生育专项调查的二重抽样 这种抽样方式是先根据本次要达到的调查目标抽取一 个比较大的样本，然后根据样本估计的某些必要的信息作 为再次抽样的标志，将抽出的大样本作为“总体”，从中 抽取适合本次调查范围的样本进行详细的调查。 这种方式较适合专项的计划生育调查，例如政策 外生育原因调查、宣传教育情况调查等。在政策外生 育原因调查时先选取一个政策外生育较多的乡镇，然 后根据事前确定的政策外生育个案调查比率确定调查 个案数；宣传教育情况调查时可先选取一个乡镇，然 后根据乡镇所辖村数按比例抽取样本点。 七、利用比率抽样对指标进行验证 这种抽样方式是将总体按标准划分具有相同标志 的单位，按比率进行抽样。含量大的部分被抽中的概 率大，提高了样本的代表性。 为了验证基层计划生育工作的基本情况，对市地、 县区或乡镇的计划生育综合情况进行评估，可以采取比 率抽样的