浅议民办高校资金管理存在的问题及对策.pdf

管理观察 2013 年 3 月中旬刊 121 孙晓华 浅议民办高校资金管理存在的问题及对策 【 摘要】民办高校通过近十几年的发展积累了资金，完善资金管理制度势在必行。 本文从目前民办高校资金管理存在的问题及解 决方案两方面进行了论述。 【 关键词】民办高校资金管理问题对策 民办高校经过最近十几年的迅速发展，一些民办高校已经逐 步开始积累起一定的资金量。 尤其是捐资举办、出资人不要求取 得合理回报的民办学校，1999 年之后通过高校扩招增加了大量 的生源，带来了较充沛的学费收入，资金管理方面进行 “ 开源节 流”是民办高校发展的显著特点。因此，对于资金收入的主要来源 即学费的管理、对于资金运营效率的管理、对于资金支出的监督 管理提上日程。本文针对以上三个方面从目前民办高校资金管理 存在的问题及解决方案两方面进行了论述。 1.民办高校目前资金管理存在的问题 1.1 片面重视资金安全性，忽视资金效益型 虽然是民办高校，但其同样对社会、对学生必须承担起保证 学校稳定持续发展的责任，而作为流动性、抗风险能力最强的资 金就必须保证其安全、稳健。因此，很多民办高校在资金管理上只 强调资金的安全性，而对于其资金效益性则没有过分考究。 一方 面是由于资金理财需要较多专业知识，在面对众多理财产品的时 候能 “ 火眼金睛”的选到合适的产品；另一方面，也是因为很多管 理者存在 “ 赚了钱是学校的，亏了钱就要问责甚至承担法律责任” 的思想，导致理财热情不高，回避理财。 以笔者所在学校为例， 学院对资金管理以银行存款为优先选 择，银行存款占总资金量的一半之多；在对银行存款的布局上，又以 流动性为优先选择，大部分为六个月以下的银行存款。 这种理财方 式虽然保证了资金的流动性及安全性， 在学校资金量不大的情况 下，不会显现出较大的弊端，但随着学校资金规模的日益庞大，再沿 用这种理财方式，将会导致学校在资金管理上越来越缺乏效率。 首先，作为短期存款，如果每月均有资金到期，学院财务处及 管理层将会疲于应付安排到期资金，耗费时间与精力，财务经办 人员也要抽出一部分精力奔波于各银行办理资金存取业务；其 次，如果大量采用银行存款方式，银行存款收益率是较低的，难以 跑赢通胀，因此实际上银行存款处于贬值之中，学校资金连最基 本的 “ 保值”功能也无法实现。 1.2 缺乏对学费收入的监督与分析 作为民办高校最主要资金来源的学费收入， 由于众多原因， 要确切的搞清楚这部分收入也不是一件简单的事情。如果把每个 学生都理解为一个往来款个体的话，那么学院财务处面对的将是 上万个 “ 客户”，由于民办高校不同于公立高校，每年民办高校会 有部分学生因出国、家庭原因、身体不适、厌学等各种情况而提出 休学、退学，这些异动情况都必须反映在学费收入上。 学生学籍的管 理隶属教务处职责，虽然大部分民办高校对学籍管理均通过软件达 到了学籍管理功能。 但不可否认的是，软件操作员对工作的责任感 尤为重要。 而往往教务人员不了解财务工作，对学籍管理不及时、不 主动，导致财务处或者空挂应收账、或者没有及时的冲减休退学学 生的学费收入。 由于部分高校财务记账软件与收费软件是两套独立 的系统，相互之间不能进行自动稽核，因此学校财务记账与学费系 统管理两套系统中的应收学费、实收学费总是有差额，每到期末就 需要对这部分差额查找原因、进行处理，这就造成了资金管理的漏 洞，可能 “ 糊里糊涂”的就冲减了应收学费，造成了资金损失。 另外，因为民办高校的精简节约特点，财务人员的岗位设置 都是 “ 一个萝卜一个坑”，财务处对学费管理是否实施有效的内部 控制将直接影响到学院学费收入的真实性， 因为当面对上万个 “ 客户”群体的时候，如果内部监控不严，就会导致学费收入资金 被某些人转入自己的腰包。 1.3 资金管理规章制度全面，但执行不力 民办高校发展到今天，基本上均形成了一整套完整规范的资 金管理规章制度。 应该说，有力执行这套制度基本可以保障学院 资金安全。 但问题的关键在于制度的落实与执行。 比如有的民办 高校建立了资金预算收支计划，并规定了审批权限。 在实际工作 中，又因为各种原因在需要临时增加预算开支的时候能较容易的 获得追加。 预算管理是通过 “ 两上两下”管理模式制定的，是在广 泛的征求各部门意见的基础上最终定稿的，因此，预算下达后应 该具有强大的约束力，预算调整、追加的增多削弱了预算应有的 强制性与严肃性。 有的民办高校领导不重视发挥财务处职能，只单纯强调财务 人员的服务意识而忽视其监督职能，财务处在履行监督职能时受 到很多干扰。 会计法强调了财务内部监督的基础作用，在实际 工作中实施财务监督的主体往往是财务处和财务人员，财务人员 承担着会计核算和会计监督的双重任务， 而只强调服务意识，则 会使财务人员在履行监督职能时畏首畏脚， 有的时候不得不向 “ 权威”妥协。 忽视了财务的监督职能，则会导致学院资金管理的 松懈，加大开支的随意性。 对于二级财务资金管理，由于民办高校在二级学院上起步较 晚，很多民办高校是最近几年才开始建立二级学院的。 由于管理 措施不到位，各项责任不明确，使财务部门对二级学院在进行监 督时往往无规章可循，甚至有的被二级学院刁难或者采取拖延等 不配合措施，后果是造成学校财务秩序混乱，报表失真，财力分 散，财务工作失控，影响学校各项事业的发展。 2.完善民办高校资金管理的对策 2.1 根据高校资金收支特点进行资金规划 改变资金管理人员的 “ 不求有功但求无过”的资金理财观念， 财经管理182 管理观察 总第 499 期 结合民办高校 “ 收入集中，每月支出较均匀”的资金收支特点，合 理规划资金。 民办高校通常于每年 8-9 月份集中收取学费，数量 庞大的资金在这一个多月的时期基本到账，而每月的支出则基本 比较均匀。因此，民办高校可以结合最近几年的业务发生情况，统 计出每月资金需求量。 以 1 月初民办高校有 1200 万资金， 每月现金支出 100 万元 建立模型如下图： 可以看出，在没有其他特殊事项支出时，这部分资金呈梯度 递减趋势，最长的可在账面保留 12 个月。这部分资金在规划上最 理想的状态是采取 “ 滚筒式”资金安排方法，即保证每月底都有 100 万元到期作为下个月份的流动资金。 对于资金量比较大的民 办高校来说， 民办高校可以凭借此优势与合作银行进行沟通，制 定个性化的理财要求，使银行配合学校按照 “ 滚动式”资金理财规 划安排资金。 对于长期不用的结余资金，可用一部分考虑中长期 存款等方式，获取较高的银行利率；或者选取其他更有效的理财 方式。但无论怎样，对于民办高校来说，资金安排上一定要把握是 在保证本金安全的前提下获取相对高收益。 以笔者所在学校为 例，通过上述方式，资金收益率提高 60%以上，同时由于资金安排 有序，节省了资金管理人员及财务经办人员的大量精力，实现资 金管理由 “ 被动”转为 “ 主动”。 2.2 完善学费收入监控分析制度 通过学费管理岗位、审核岗位、出纳岗位、记账岗位的相互制 约，达到监控目标，具体工作流程如下： 第一步，于每新学年收费开始前，财务部门与教务部门核实 学生学籍情况，准确确定应收学费金额；确定好后，以此数据做 “ 应收账款”科目期初余额； 第二步，学生缴纳学杂费时，由审核岗从学生收费管理系统 里面打印单据； 第三步，出纳岗位凭收费单据收取学杂费； 第四步，学费管理岗从学生收费收费系统打印前 “ 收费统计 表”，并签名； 第五步，记账岗核对 “ 收费统计表”和收费原始单据进行账务 处理； 第六步，由于学生休退学等原因需要对收费系统数据做出更 改的，都必须由学费管理岗提供原始凭证，记账岗位进行记账； 第七步，学费管理岗每月末查询收费系统，出具 “ 未交学费统 计报表”； 第八步，记账岗核对财务软件 “ 应收账款”科目余额与收费管 理系统 “ 未交学费统计报表”数据，两者数据不一致时，需要找出 原因，提供证明。 流程图如下： 以上步骤通过保持应收学费数据的统一性，把财务软件与收 费软件两个独立的系统链接起来，确保学费收入完整。 2.3 强化财务监督职能 应该说所有一切经济活动最终都会反映在资金收支上，学校 领导要重视财务的监督职能，支持财务工作。 常言道： “ 没有监督 的权力必然导致腐败”，其实没有监督的管理，资金管理也必然走 向无序，加强对资金运动的管理监督，可以使各部门、各单位的经 济行为立于法制和政策允许的轨道上，对单位和个人违反财经纪 律的行为予以及时防止，为民办高校的持续健康发展提供强有力 的资金保障。有人说，在机构组织中，财务和人事是最不受欢迎的 两个部门。 这句话从一个侧面反映出财务工作的不容易。 在坚持 原则的同时，势必侵犯某些个体的利益，如果财务工作得不到领 导的重视与支持，财务工作就会难上加难。因此，必须在民办高校 上上下下宣讲财务监督的必要性，使大家能认识到财务监督关系 到学校长远发展，逐渐弱化、消除教职员工对财务监督的抵触情 绪，真正发挥出财务的监督职能。在预算执行上，要保证预算的强 制性与严肃性。 体现在学院管理上， 财务领导要参与学院的主要决策会议。 比如在一些民办高校，教学和行政被分离开来，有的领导认为教 学方面不需要财务人员的介入，因此学校在教学方面推进的很多 工作财务部门都是后知后觉，直到发生费用报销的时候财务部门 才知道，这会导致财务部门在进行费用审核监督时